淺析新時期技師學(xué)院的檔案管理

王金玉

（黑龍江省技工教師進修學(xué)院 黑龍江 哈爾濱 150040）

技師學(xué)院檔案管理工作是衡量學(xué)院教育質(zhì)量和管理水平的重要標準，是學(xué)院各項評估工作的重要內(nèi)容。目前，技師學(xué)院正面臨著重大的變革，作為技師學(xué)院工作重要組成部分的檔案工作也面臨著嚴峻的挑戰(zhàn)，那么，如何適應(yīng)新形勢，加快技工院校檔案工作發(fā)展的步伐呢？本人根據(jù)《檔案法》的要求，結(jié)合自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就如何做好技師學(xué)院的檔案管理工作探討如下。

一、技師學(xué)院檔案管理工作現(xiàn)狀分析

（一）領(lǐng)導(dǎo)不太重視

就目前的技師學(xué)院檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分院校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的認識較為膚淺，對加強檔案管理的重要性認識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進作用，認為學(xué)院不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴格。

（二）檔案管理人員缺乏，素質(zhì)較低

專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有限是技師學(xué)院普遍存在的問題。有的學(xué)院的檔案管理人員只有一個人，而且是臨時配備的或是兼職的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識。檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高，專（兼）職檔案員缺乏系統(tǒng)培訓(xùn)，對檔案工作的分類、歸檔、整理、保管、利用等未能很好掌握，很難使檔案工作走上規(guī)范化。

（三）檔案信息載體結(jié)構(gòu)單一

目前技師學(xué)院檔案館（室）的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進行加工，如調(diào)整與編目。這種機械的手工抄寫，不僅重復(fù)性勞動工作量大、時間長、速度慢，同時也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價值的檔案資料進行有效地開發(fā)利用，查閱檔案也因管理方式落后，案卷調(diào)動頻繁，而造成磨損嚴重，且檢索速度慢，查找準確率低、查全率低。

（四）收集資料不夠完整

外出參加會議的人員不會主動把會議文件交給檔案人員歸檔，而檔案人員對學(xué)校外派人員參加會議的情況不了解造成了會議文件未能及時歸檔。某些教師對教學(xué)檔案的歸檔持抵觸態(tài)度，認為教案、自編講義等材料是自己在教學(xué)過程中取得的成果，屬于私有財產(chǎn)，若經(jīng)檔案部門歸檔后就會成為公有財產(chǎn)，容易抹殺個人的成績，并且再利用時借用手續(xù)繁瑣，還是自己保管放心、方便。

（五）硬件設(shè)施不達標

有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求，檔案材料隨處散放，造成極大隱患。檔案保管設(shè)備不齊全，大部分學(xué)院檔案保管箱是20世紀七八十年代購置的，個別學(xué)院仍用木頭箱，很不規(guī)范，影響保管使用效果。

二、加強技師學(xué)院檔案管理工作的對策

（一）提高認識，加強領(lǐng)導(dǎo)，強化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機制

提高和增強學(xué)院全體員工對檔案工作重要性的認識，是搞好學(xué)院檔案工作的先決條件。這就要求我們要認真學(xué)習(xí)《檔案法》、《歸檔文件整理規(guī)則》，深入進行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認識到學(xué)院檔案工作的重要意義，樹立和增強全民的檔案意識，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義短期行為。扎扎實實地搞好學(xué)院檔案工作，建立起嚴密并切實可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實際問題，促使學(xué)院檔案工作跟上當今新形勢，跟上教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全院的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計、學(xué)籍、團隊等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負責收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

（二）加強人員配備，搞好檔案實施建設(shè)

為了不使那些奠基性材料缺失，學(xué)院教學(xué)檔案要實行統(tǒng)一保存和科學(xué)管理，首先要配備一名思想好、責任心強、熟悉學(xué)院工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強業(yè)務(wù)能力的同志來負責，健全工作人員崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、借閱制度、保密制度，保管制度、嚴格按規(guī)章辦事。其次，硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，同時也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，教學(xué)檔案按文書類、教學(xué)類、學(xué)籍類、聲類分別設(shè)櫥，配備六防（防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬）實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

（三）加強檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平

檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先觀念現(xiàn)代化，即要正確確立技師學(xué)院檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次在具體管理上要與時俱進，要正確確立技師學(xué)院檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運行機制。第三，檔案管理中實現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計算機、傳真機、掃描儀和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。

（四）加強檔案的收集和整理

學(xué)院檔案工作應(yīng)堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

建立健全學(xué)院檔案，實行檔案管理，有利于對學(xué)院的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)院進行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量，只要努力把學(xué)院檔案建好、管好、用好，就一定能把學(xué)院辦出成績，辦出特色，辦出水平。