做好企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案管理的幾點思考

戴麗霞

（牡丹江恒豐紙業(yè)集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 牡丹江 157013）

企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案是指企業(yè)在科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營、項目建設(shè)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作中所形成的具有憑證、參考價值的文字、圖表、聲像等的重要信息及其載體，是企業(yè)檔案的重要組成部分。為了維護(hù)企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確，必須建立完善的企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案服務(wù)體系以適應(yīng)新形勢的發(fā)展。筆者認(rèn)為，管理好企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案應(yīng)從以下幾方面入手：

一、加強(qiáng)檔案法制宣傳，提高檔案意識

通過多種形式學(xué)習(xí)、宣傳、貫徹《檔案法》等法律、法規(guī)，進(jìn)一步提高企業(yè)各級領(lǐng)導(dǎo)、技術(shù)部門、檔案部門、工程技術(shù)人員對科學(xué)技術(shù)檔案重要性的認(rèn)識，使廣大工程技術(shù)人員了解、熟知檔案法規(guī)，增強(qiáng)工程技術(shù)人員的檔案意識，讓工程技術(shù)人員明確“負(fù)責(zé)科學(xué)技術(shù)文件材料的形成、積累、整理、歸檔”是其工程技術(shù)人員應(yīng)盡的職責(zé)和義務(wù)。從而在思想上重視科學(xué)技術(shù)檔案工作，自覺承擔(dān)積累科學(xué)技術(shù)檔案資料的義務(wù)，主動履行科學(xué)技術(shù)檔案歸檔的職責(zé)，切實將科學(xué)技術(shù)檔案工作納入科學(xué)技術(shù)管理職責(zé)范圍。

二、加強(qiáng)檔案制度建設(shè)，為檔案管理創(chuàng)造條件

一是建立科學(xué)技術(shù)檔案歸檔制度。凡是記載和反映本企業(yè)的產(chǎn)品、科研、基建、設(shè)備等方面，具有保存價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的科學(xué)技術(shù)文件材料必須歸到企業(yè)檔案部門統(tǒng)一保管；二是建立科學(xué)技術(shù)檔案整理制度。整理必須維護(hù)和確?？茖W(xué)技術(shù)檔案的齊全完整，抓好標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作，對接收的科學(xué)技術(shù)文件材料進(jìn)行分類、編目。三是要建立科學(xué)技術(shù)檔案借閱制度。借閱檔案時應(yīng)根據(jù)檔案的機(jī)密等級履行不同的審批手續(xù)，歸還時，應(yīng)詳細(xì)檢查。借閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，注意安全和保密，嚴(yán)禁私自涂改、翻印、抄錄、拆散及轉(zhuǎn)借。四是要建立科學(xué)技術(shù)檔案鑒定銷毀制度。檔案工作人員與有關(guān)部門及人員組成鑒定小組，定期對科學(xué)技術(shù)檔案進(jìn)行鑒定，剔除并銷毀已失去保存價值的案卷，同時根據(jù)本企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案的種類和價值，編制保管期限表，作為鑒定工作的主要依據(jù)。

三、加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)檔案的收集，豐富檔案信息資源

科技檔案管理人員在科學(xué)技術(shù)檔案收集工作中應(yīng)提前介入，主動服務(wù)：一是要主動到企業(yè)有關(guān)部門收集應(yīng)歸檔的材料，不能坐等上門；二是要經(jīng)常督促有關(guān)工程技術(shù)人員及時補(bǔ)辦缺少和不符合歸檔要求的文件材料，解決科技文件資料歸檔不全的問題；三是要協(xié)助有關(guān)部門制定科技文件材料的歸檔范圍，要積極參與新產(chǎn)品定型、科技成果鑒定、基建項目、設(shè)備儀器開箱驗收等環(huán)節(jié)的工作，幫助他們建立健全科學(xué)技術(shù)檔案的收集、整理、歸檔制度，抓住各個重要環(huán)節(jié)和關(guān)鍵階段，協(xié)助有關(guān)部門及人員搞好科學(xué)技術(shù)文件材料的收集工作，不斷拓寬檔案收集范圍，加強(qiáng)對科學(xué)技術(shù)檔案形成過程的控制，保證科學(xué)技術(shù)檔案的齊全、完整，豐富檔案室藏。

四、加強(qiáng)企業(yè)科學(xué)技術(shù)檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，實現(xiàn)資源共享

一是利用先進(jìn)的計算機(jī)設(shè)備和軟件，將企業(yè)傳統(tǒng)紙質(zhì)的科學(xué)技術(shù)檔案進(jìn)行數(shù)字化，構(gòu)建科學(xué)技術(shù)信息數(shù)據(jù)庫，實現(xiàn)資源共享。數(shù)據(jù)庫以文本為主，包括聲像等多種媒介的信息。二是建立網(wǎng)絡(luò)，及時進(jìn)行企業(yè)科技信息報道和科學(xué)技術(shù)咨詢服務(wù)工作。同時，還可以開展網(wǎng)上咨詢服務(wù)工作，為企業(yè)產(chǎn)品的推廣、應(yīng)用提供快捷方便的信息服務(wù)。

五、加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)檔案安全保密工作，保障信息安全

首先，健全和完善科學(xué)技術(shù)檔案保密制度。隨著企業(yè)的發(fā)展，科學(xué)技術(shù)檔案保密制度需要不斷完善。使科學(xué)技術(shù)檔案保密工作做到有章可循。其次，加強(qiáng)涉密檔案日常管理。對涉密文件特別是機(jī)密文件單份盒裝保存，解決密與非密文件材料混卷問題；在提供利用時，對與所查內(nèi)容無關(guān)的涉密文件進(jìn)行密封。同時，按科學(xué)技術(shù)檔案中的文件密級編制目錄或卡片，建立涉密文件統(tǒng)計臺賬和存放地索引，為科學(xué)管理、準(zhǔn)確掌握、有效保密創(chuàng)造條件。檔案庫房管理也是保密工作的重要環(huán)節(jié)，應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)管理，制定嚴(yán)格的庫房管理制度。第三，嚴(yán)格機(jī)密檔案利用的逐級審批管理。機(jī)密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無權(quán)擅自調(diào)閱。機(jī)密檔案使用完畢后，應(yīng)及時清對、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問題，應(yīng)及時查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

六、加強(qiáng)科學(xué)技術(shù)檔案編研工作，做好檔案信息開發(fā)

一是發(fā)揮群體優(yōu)勢?？茖W(xué)技術(shù)檔案編研工作作為一項科學(xué)研究工作，決定了其不是檔案管理部門的自身任務(wù)，需要企業(yè)各技術(shù)部門及工程技術(shù)人員的積極配合，共同參與，這樣可以發(fā)揮檔案管理人員和工程技術(shù)人員的協(xié)作互補(bǔ)優(yōu)勢，取得良好的編研效果。二是加強(qiáng)橫向聯(lián)合?？茖W(xué)技術(shù)檔案編研工作不應(yīng)關(guān)起門來，而要加強(qiáng)企業(yè)檔案館（室）之間的聯(lián)合。不同企業(yè)檔案館(室）的科學(xué)技術(shù)檔案信息資源在構(gòu)成狀態(tài)、資料信息量、質(zhì)量上都有較大差異，但又各有特點，各有優(yōu)勢，如果加強(qiáng)橫向聯(lián)合，取長補(bǔ)短，發(fā)揮各自優(yōu)勢，聯(lián)合開展科學(xué)技術(shù)檔案編研或編研信息交流，實現(xiàn)資源共享，無疑有助于推動科學(xué)技術(shù)檔案編研工作，對推進(jìn)科學(xué)技術(shù)檔案產(chǎn)業(yè)化也具有積極意義。因此要加強(qiáng)企業(yè)檔案館（室）之間科學(xué)技術(shù)檔案編研信息的交流。

七、提高科學(xué)技術(shù)檔案工作者自身素質(zhì)，塑造良好形象

一是要有良好的協(xié)調(diào)能力?？茖W(xué)技術(shù)檔案工作者要得到企業(yè)各方面的支持，除靠有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度外，還要充分發(fā)揮自身的協(xié)調(diào)能力。二是要有較高的文化和專業(yè)基礎(chǔ)知識。在信息技術(shù)發(fā)達(dá)的今天，人才是關(guān)鍵?？茖W(xué)技術(shù)檔案信息資源開發(fā)利用是一項知識密集型工程，對人才素質(zhì)的要求比較高，除了必須具備一定的專業(yè)知識外，還要懂得信息化、網(wǎng)絡(luò)化知識，以促進(jìn)科學(xué)技術(shù)檔案信息資源的有效利用。因此，檔案部門應(yīng)配備素質(zhì)較高的科技檔案管理人員，同時還要加強(qiáng)在職人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，使他們盡快熟悉現(xiàn)代化技術(shù)在科學(xué)技術(shù)檔案管理工作中的運(yùn)用，有效促進(jìn)科技檔案信息的收集、開發(fā)和利用工作。三是要有能運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案的能力。檔案部門提供科學(xué)技術(shù)檔案不只是紙質(zhì)檔案，還有大量的電子檔案。檔案工作者要具備能夠?qū)n案信息進(jìn)行數(shù)字化處理，能夠快速收集信息，安全保護(hù)信息和及時準(zhǔn)確提供信息的能力。