視覺效果在商務(wù)文書編排中的運(yùn)用

李 靜 （東華大學(xué) 上海 200053）

在當(dāng)今知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息社會(huì)新時(shí)期的推動(dòng)下，人們之間的溝通和交流變得相對(duì)頻繁而追求高效、高質(zhì)。企事業(yè)單位、公司之間的交流除了接洽商談，還包括利用撰寫商務(wù)文書解決商務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的各種問題，維護(hù)企業(yè)的合法權(quán)益，通過傳播進(jìn)而加強(qiáng)人與人、部門與部門、區(qū)域與區(qū)域、國(guó)家與國(guó)家之間的聯(lián)系，最終促進(jìn)企業(yè)經(jīng)營(yíng)健康有序地開展。

當(dāng)一份完整的商務(wù)文書呈遞到讀者面前時(shí)，在其具有實(shí)用性、簡(jiǎn)明性、真實(shí)性、時(shí)效性、思維邏輯性、格式穩(wěn)定性等基本特征的基礎(chǔ)上，我們還需要賦予文書一個(gè)很好的視覺框架，這樣才能使得文書的主次更加清晰、整體更加突出，才足以抓住讀者的眼球，最終達(dá)到預(yù)期的效果。

如果文書僅僅只滿足行文的基本要求，也許在傳播過程中是符合商務(wù)文書的基本特征的，讀者也能夠閱讀并理解其相關(guān)內(nèi)容。但是，倘若它的內(nèi)容在視覺效果上沒有進(jìn)行合理的設(shè)計(jì)編排，可想而知，當(dāng)讀者閱讀時(shí)，從視覺角度而言就無法快速捕捉內(nèi)容的關(guān)鍵信息，特別是對(duì)于內(nèi)容相對(duì)冗長(zhǎng)的文書來說，容易使讀者花費(fèi)較多的時(shí)間在文書上。而這些無疑告訴我們，視覺效果在商務(wù)文書內(nèi)容的傳達(dá)上具有十分重要的作用。運(yùn)用掌握的好，你的這份文書足以吸引讀者的注意力，引起讀者的重視，而你的工作也將起到事半功倍的效果。

那么，商務(wù)文書在設(shè)計(jì)編排方面有哪些基本的手法呢？怎樣通過視覺效果的設(shè)計(jì)編排來吸引讀者的眼球，讓文書更容易給讀者留下深刻的印象呢？我們可以通過以下幾個(gè)方面來加強(qiáng)商務(wù)文書視覺效果方面的學(xué)習(xí)：

一、字號(hào)大小一般不超過3-5種

商務(wù)文書的標(biāo)題字號(hào)一般要求醒目、直觀，因此字號(hào)設(shè)定應(yīng)較大但不夸張；正文針對(duì)讀者在閱讀時(shí)視覺的普遍接受性，一般采用常規(guī)的小四字號(hào)即可；主題句或者段落主旨句是領(lǐng)銜各段之間中心思想的句子，因此可使用大于正文的字號(hào)來突出表現(xiàn)，一般可采用四號(hào)字體，或?qū)⑽淖旨哟謥磉_(dá)到強(qiáng)調(diào)的效果；備注、附錄等，一般采用小于正文的字號(hào)，但是也要在視覺接受范圍內(nèi)設(shè)定，一般五號(hào)或者小五號(hào)即可。

二、標(biāo)題要加粗強(qiáng)調(diào)，突出關(guān)鍵要點(diǎn)

標(biāo)題的作用要能夠突出文章中最重要的幾個(gè)觀點(diǎn)，引出大多數(shù)自然段，讓讀者把注意力集中在主要思想上。所以在設(shè)定時(shí)通常將標(biāo)題的文字放大、加粗，來強(qiáng)調(diào)關(guān)鍵信息。

三、語句長(zhǎng)度盡量不超過20個(gè)字，切忌冗長(zhǎng)或表達(dá)不全面

商務(wù)寫作是為解決實(shí)際問題或達(dá)到某種目的而寫，它并非像文學(xué)作品一樣以審美為宗旨，關(guān)注精神與靈魂的統(tǒng)一，多數(shù)作品都是超越功能性和實(shí)用性的。所以，在陳述表達(dá)時(shí)要注重語句的簡(jiǎn)明性，做到文字簡(jiǎn)潔且表達(dá)全面、準(zhǔn)確。

四、使用短段落和句子群，最多5—6行

在進(jìn)行行文和文書編排時(shí)，為了避免讓大段文字模糊讀者的視覺焦點(diǎn)，可以使用短段落或句子群來吸引閱讀速度較快的讀者的注意力。段落在撰寫時(shí)盡量控制在5—6行之間，內(nèi)容要表達(dá)全面，高度概括。

五、空白和縮進(jìn)

在文書行文過程中，執(zhí)筆者對(duì)于要表達(dá)的中心內(nèi)容的關(guān)鍵信息，可預(yù)先設(shè)計(jì)思想框架，對(duì)于設(shè)定好的行文框架進(jìn)行有層次的排列。此時(shí)，可使用段落間空行或段首縮進(jìn)的方法，這樣有助于增加文字的易讀性。

六、粗體和斜體可以更好地突出重要信息

商務(wù)文書行文的特點(diǎn)，是將關(guān)鍵信息放于最醒目的位置，目的是讓讀者能夠一目了然的理解中心思想。一般情況下，執(zhí)筆者會(huì)按行文框架的邏輯思維來進(jìn)行文書的撰寫，通常將關(guān)鍵信息放于每段的段首。此時(shí)，對(duì)于關(guān)鍵句我們可以使用粗體和斜體將其進(jìn)行視覺化強(qiáng)調(diào)，以達(dá)到突出重要信息的目的，那么，讀者在閱讀時(shí)就能很快的捕捉到文書的關(guān)鍵點(diǎn)。

七、采用編號(hào)或項(xiàng)目符號(hào)列表

采用編號(hào)或項(xiàng)目符合列表，是對(duì)于文書的內(nèi)容進(jìn)行有層次的視覺劃分，達(dá)到邏輯清晰、直觀的效果。

八、用圖表、示意圖和表格的形式來組織復(fù)雜信息

在商務(wù)文書的撰寫中，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)數(shù)據(jù)分析、行業(yè)類型調(diào)研等對(duì)比信息，如果僅僅使用文字來表述信息，難免會(huì)出現(xiàn)冗長(zhǎng)、理解障礙的現(xiàn)象。此時(shí)，若執(zhí)筆者使用圖表、示意圖和表格將信息歸納、整理后，文書在內(nèi)容的理解上以及視覺的直觀效果上能起到很好的效果。

九、色彩的使用

由于商務(wù)文書的寫作模式是帶有規(guī)范性、邏輯性的，所以在色彩的使用上一般限用兩種顏色，目的是為了突出信息，若文書在顏色的使用上變化較多，會(huì)造成視覺混亂、視覺中心點(diǎn)不明確的現(xiàn)象，那么，讀者在閱讀時(shí)就會(huì)產(chǎn)生視覺疲勞。所以，在色彩的使用上，一定要慎用。色彩是服務(wù)于商務(wù)文書的，使用得當(dāng)最終可以增加視覺吸引力，提升文書的質(zhì)量。

[1]王春穎.商務(wù)寫作[M].商務(wù)印書館，2010.

[2]諸葛鎧.設(shè)計(jì)藝術(shù)學(xué)十講[M].山東畫報(bào)出版社，2006.