新建本科院校紙質(zhì)文獻(xiàn)采訪質(zhì)量保障措施探索

徐淑琴

文獻(xiàn)采訪是高校圖書館建設(shè)的基礎(chǔ)性工作，也是一項(xiàng)核心工作。采訪質(zhì)量直接決定圖書館的館藏質(zhì)量及館藏結(jié)構(gòu)，關(guān)系到圖書館的服務(wù)水平和讀者的滿意程度，進(jìn)而影響學(xué)校教學(xué)、科研質(zhì)量。近年來，圖書采訪工作的外部環(huán)境發(fā)生了巨大的變化，圖書出版數(shù)量猛增，而出版質(zhì)量急劇下降，高質(zhì)量的圖書十分有限，重版書僅占圖書出版總量的三分一左右，一些出版社為了追求高額利潤，迎合大眾消費(fèi)口味，媚俗出版導(dǎo)致圖書出現(xiàn)錯(cuò)字連篇、倒裝、脫頁、缺頁的質(zhì)量問題非常嚴(yán)重，給圖書采訪工作帶來了很大困擾。我校是2006年升本的新建本科院校，現(xiàn)有紙質(zhì)圖書42萬冊，年度購書經(jīng)費(fèi)100多萬元，涉及文學(xué)、理學(xué)、工學(xué)、法學(xué)、教育學(xué)、歷史學(xué)、醫(yī)學(xué)等7個(gè)學(xué)科門類，面臨館藏?cái)?shù)量不夠，圖書購置經(jīng)費(fèi)緊張，合格評估壓力大等問題，那么，如何在提高采購數(shù)量的同時(shí)兼顧圖書質(zhì)量，夯實(shí)教學(xué)與學(xué)術(shù)發(fā)展基礎(chǔ)，采訪質(zhì)量就顯得尤為重要。本文根據(jù)新建本科院校圖書館工作實(shí)際，從四個(gè)方面探討了保障文獻(xiàn)采訪質(zhì)量的舉措。

一、采訪前期的質(zhì)量控制

（一）制訂科學(xué)、詳盡、可操作性強(qiáng)的采訪計(jì)劃

采訪計(jì)劃一般分為長期計(jì)劃和短期計(jì)劃。長期計(jì)劃與學(xué)科、專業(yè)建設(shè)思路，圖書館在較長一段時(shí)間所需要達(dá)到的規(guī)模、各類文獻(xiàn)的比例結(jié)構(gòu)等相一致；短期計(jì)劃則落實(shí)到每類圖書的種、冊比例上，根據(jù)年度文獻(xiàn)采購經(jīng)費(fèi)具體確定每類文獻(xiàn)采購的種、冊、金額等計(jì)劃。采訪計(jì)劃制訂要參考多種渠道搜集到的讀者需求信息，如設(shè)立讀者需求箱，舉辦讀者座談會(huì)，發(fā)揮圖書館成立的讀書協(xié)會(huì)作用，在校內(nèi)印發(fā)各種文獻(xiàn)信息小報(bào)等。采訪工作人員還可與圖書館流通部門保持聯(lián)系，通過了解圖書流通率、拒借率、預(yù)約次數(shù)等數(shù)據(jù)分析讀者需求，再根據(jù)招生計(jì)劃，教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)置、人才培養(yǎng)方向，專業(yè)設(shè)置、學(xué)科增減變化，重點(diǎn)學(xué)科科研情況及發(fā)展動(dòng)態(tài)等情況進(jìn)行全面分析、匯總、制定科學(xué)、合理、詳盡和可操作性強(qiáng)的文獻(xiàn)采購計(jì)劃。

（二）廣開薦購?fù)緩剑嗲啦杉墨I(xiàn)采訪信息

傳統(tǒng)的圖書采訪主要從兩大書目即《科技新書目》和《社科新書目》中搜集文獻(xiàn)發(fā)行信息，從中標(biāo)書商處獲取圖書采訪信息。采訪途徑單一，且兩種方法都難以確保圖書的采全率，兩大書目僅能提供當(dāng)年全部出版信息的四分之一，其中符合高校圖書館的文獻(xiàn)很少；而書商提供的文獻(xiàn)采訪信息不但專業(yè)文獻(xiàn)組織力度不夠，文獻(xiàn)信息重復(fù)嚴(yán)重、特價(jià)文獻(xiàn)信息摻雜甚多，甄別這些文獻(xiàn)采訪信息的真?zhèn)魏臅r(shí)耗力。

基于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的文獻(xiàn)采訪工作不僅保留了傳統(tǒng)的書店、書商采購方式，而且拓寬了文獻(xiàn)采訪的途徑，網(wǎng)上書店以其海量的文獻(xiàn)采訪信息和豐富的檢索工具，拓展了圖書館文獻(xiàn)采訪的范圍和種類。首先，采編部利用校園網(wǎng)發(fā)布圖書采訪征集信息，面向全校師生征集文獻(xiàn)信息。然后，采訪人員制作圖書備選目錄并公布在校園網(wǎng)上，邀請各院系組織專業(yè)人員圈選所需文獻(xiàn)。備選目錄一般都按照本校的專業(yè)設(shè)置和辦學(xué)特色，把核心出版社如高等教育出版社，重點(diǎn)大學(xué)出版社，九章出版社等做為文獻(xiàn)采訪范圍，通過面談、電話、電子郵件等方式采訪或?yàn)g覽各大出版社網(wǎng)站查詢，參加各種圖書訂貨會(huì)等渠道采集文獻(xiàn)信息，經(jīng)過采訪人員初步篩選、整理，制作而成的供專業(yè)人員選擇的圖書目錄。最后，采訪人員在全面平衡采購經(jīng)費(fèi)、藏書結(jié)構(gòu)的基礎(chǔ)上，確定年度文獻(xiàn)采購目錄。

二、采訪中的質(zhì)量控制

（一）采取預(yù)訂、現(xiàn)購、補(bǔ)購相結(jié)合的采訪策略

高校圖書館最主要的采訪方式是預(yù)訂圖書的采購方式，對館藏文獻(xiàn)的系統(tǒng)性和館藏結(jié)構(gòu)的合理性有一定的保障作用，容易實(shí)施且成本較低，但缺點(diǎn)也同時(shí)存在，一是所購文獻(xiàn)滯后。圖書從出版社到供貨商再到圖書館流通必須經(jīng)過一段時(shí)間的周轉(zhuǎn)，對一些時(shí)效性強(qiáng)的如考試類、計(jì)算機(jī)類圖書到館時(shí)間就顯得尤為重要，這類文獻(xiàn)到館時(shí)間的延誤會(huì)失去其應(yīng)有的利用價(jià)值；二是預(yù)訂文獻(xiàn)不能保證100%的到貨率。因多種因素，圖書館往往難以購全預(yù)訂文獻(xiàn)，尤其側(cè)重于許多重要的、專業(yè)性強(qiáng)的圖書，遭到漏采的現(xiàn)象很普遍。圖書館如果對漏采的這部分文獻(xiàn)置之不理，年年積累下來，就會(huì)造成嚴(yán)重的專業(yè)圖書缺口，影響?zhàn)^藏結(jié)構(gòu)。

利用現(xiàn)場采購和補(bǔ)購相結(jié)合的方式可以有效彌補(bǔ)預(yù)訂導(dǎo)致的專業(yè)圖書缺口。現(xiàn)購一般由采訪人員或?qū)W科帶頭人或各院系指定專業(yè)人員直接到合作書店現(xiàn)場采購，其優(yōu)點(diǎn)是圖書到館周期短、采購量大、針對性強(qiáng)，采購人員了解文獻(xiàn)信息更充分，彌補(bǔ)了預(yù)訂圖書滯后且漏采的缺點(diǎn)；補(bǔ)購一方面是對本年度文獻(xiàn)采購未采到或漏采文獻(xiàn)的補(bǔ)充訂購，如我館近三年文獻(xiàn)采購結(jié)果顯示，每年都有60%的預(yù)訂專業(yè)理論文獻(xiàn)未采到，這些文獻(xiàn)多為九章出版社出版的數(shù)理化類圖書，體育理論、音樂理論、美術(shù)理論方面圖書也尤為缺失，我館采用補(bǔ)購方式彌補(bǔ)這部分專業(yè)文獻(xiàn)的缺口。另一方面補(bǔ)購是圖書采訪人員將學(xué)術(shù)性、核心出版社的出版文獻(xiàn)數(shù)據(jù)與本館館藏書目數(shù)據(jù)或同類權(quán)威圖書館的館藏書目數(shù)據(jù)進(jìn)行對比，查找到本館缺失的文獻(xiàn)，進(jìn)行有目的采購的采購方式，但這種方式因耗時(shí)、耗力，一般不采用。

（二）發(fā)揮學(xué)科帶頭人在圖書采訪中的指導(dǎo)作用

圖書館的采訪人員受專業(yè)知識水平限制，不可能熟悉所有的學(xué)科門類，單純的讓一個(gè)采訪人員完成文獻(xiàn)采訪工作，對所購文獻(xiàn)質(zhì)量、全面性就很難保證，很容易造成采訪人員了解、熟悉的圖書質(zhì)量就高，而采訪人員不了解、不熟悉的文獻(xiàn)質(zhì)量就差的結(jié)果。為了解決這一普遍存在的問題，筆者認(rèn)為應(yīng)成立以學(xué)科帶頭人為主組成的文獻(xiàn)采購咨詢小組，發(fā)揮學(xué)科帶頭人在圖書采訪中的指導(dǎo)作用，定期從圖書館采訪人員搜集、整理到的文獻(xiàn)采訪信息中根據(jù)各自的專業(yè)選擇相關(guān)文獻(xiàn)，再由采訪人員根據(jù)本館的經(jīng)費(fèi)與采訪政策綜合平衡加以取舍，文獻(xiàn)采購咨詢小組參與文獻(xiàn)選購可以直接體現(xiàn)教學(xué)、科研和學(xué)科發(fā)展的實(shí)際需求，能把各學(xué)科最具代表性的學(xué)術(shù)著作選購進(jìn)來，提高文獻(xiàn)的專業(yè)利用率。

（三）嚴(yán)格執(zhí)行、落實(shí)采購計(jì)劃

一份完美的、科學(xué)的采購計(jì)劃如果執(zhí)行不力等同于一張廢紙，毫無價(jià)值可言。

采訪人員在圖書采訪過程中，一定要嚴(yán)格執(zhí)行采購計(jì)劃，按時(shí)或提前完成采購任務(wù)，但絕不能滯后。有些在采訪中以難搜集到的專業(yè)的、核心出版社出版的文獻(xiàn)，做為采訪人員不能一味的為了完成圖書總量采購任務(wù)，用一些比較容易采訪到的如勵(lì)志、經(jīng)濟(jì)、歷史、消遣方面的文獻(xiàn)信息來補(bǔ)充，采訪人員要吃苦耐勞，想法設(shè)法通過各種渠道搜集、篩選、整理這部分文獻(xiàn)采訪信息，可以考慮在采購中對這部分文獻(xiàn)單列一個(gè)標(biāo)段，制定一個(gè)合理的折扣率，以貼近折扣率的供貨商作為中標(biāo)商，確保這部分文獻(xiàn)的質(zhì)量和采全率。

三、嚴(yán)格執(zhí)行中標(biāo)合同，確保文獻(xiàn)質(zhì)量

為確保文獻(xiàn)質(zhì)量，招標(biāo)文件中采購招標(biāo)項(xiàng)目的內(nèi)容及要求必須明確具體，尤其“供書要求”和“服務(wù)要求”項(xiàng)目要詳盡、準(zhǔn)確。如我館要求所供圖書品種符合率必須達(dá)到85%以上。若達(dá)不到85%，以85%為基準(zhǔn)，每降低1%罰款1000元，達(dá)到85%以上，經(jīng)驗(yàn)收合格后，付款90%；所供圖書每種按5冊的復(fù)本量配送，3—4冊允許配送，1—2冊不許配送，訂準(zhǔn)率、到書率、采訪數(shù)據(jù)、編目數(shù)據(jù)、到館期限、驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)以及退貨的規(guī)范、文獻(xiàn)加工、打包、隨包清單格式等方面都有詳細(xì)的要求。

四、分析圖書利用數(shù)據(jù)，增強(qiáng)采訪工作的預(yù)見性

圖書利用率（包括預(yù)約次數(shù)、拒借次數(shù)）、需求量、適應(yīng)的讀者群以及讀者評價(jià)等都直接反映館藏質(zhì)量的高低。圖書館采訪人員要定期通過圖書集成管理軟件系統(tǒng)，對這些數(shù)據(jù)進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)分析，發(fā)現(xiàn)文獻(xiàn)采購中存在的問題，找到解決問題的途徑，及時(shí)了解讀者閱讀流向，及時(shí)調(diào)整采訪范圍、數(shù)量和方向，增強(qiáng)采訪的準(zhǔn)確性、預(yù)見性。

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