管理模式級(jí)企業(yè)信息化風(fēng)險(xiǎn)控制方法

何秋燕 胡樂 楊珍 趙明霞 杜曉靜

鎮(zhèn)江船艇學(xué)院計(jì)算機(jī)教研室 江蘇 212003

0 引言

在計(jì)算機(jī)技術(shù)迅猛發(fā)展的今天，企業(yè)的信息化已經(jīng)成為企業(yè)提高自身競(jìng)爭(zhēng)力的一個(gè)重要途徑。雖然我國(guó)的企業(yè)信息化已經(jīng)取得了一定的成果，但從總體上看，我國(guó)的企業(yè)信息化仍處于初級(jí)階段，國(guó)內(nèi)企業(yè)信息化的建設(shè)依然存在著各種各樣的問題。信息化是高投入高回報(bào)的項(xiàng)目，這就意味著信息化的高風(fēng)險(xiǎn)性，在信息化的過程中，識(shí)別和評(píng)估出會(huì)發(fā)生的風(fēng)險(xiǎn)并相應(yīng)控制，會(huì)使得企業(yè)信息化成功的可能性大大增加。在識(shí)別出信息化的相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)后，在風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生之前，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行全面綜合的分析和評(píng)估，量化風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性和對(duì)信息化最終目標(biāo)的影響程度，據(jù)此對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行排序，為后期的風(fēng)險(xiǎn)控制提供依據(jù)。也就是說，在對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別、評(píng)估后，最重要的是進(jìn)一步考慮選擇相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)控制措施，以盡最大可能地減少由風(fēng)險(xiǎn)帶來(lái)的相應(yīng)損失。本文主要是在企業(yè)信息化能力能熟度模型(EICMM)的研究基礎(chǔ)上，針對(duì)處于第三級(jí)(管理模式級(jí))的企業(yè)在信息化過程中遇到的各類風(fēng)險(xiǎn)提出相關(guān)的控制措施與方法。

1 企業(yè)信息化能力成熟度模型(EICMM)

每個(gè)企業(yè)都有其自己的發(fā)展目標(biāo)，企業(yè)信息化能力成熟度模型(EICMM)是根據(jù)企業(yè)的發(fā)展目標(biāo)提出的相對(duì)靜態(tài)的級(jí)別標(biāo)準(zhǔn)，這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)確定了企業(yè)信息化在能力成熟度上所處的階段和企業(yè)信息化過程中能力的發(fā)展程度。

如圖1所示，EICMM是階梯狀分層模型，其框架是針對(duì)企業(yè)信息化過程的進(jìn)化性是設(shè)計(jì)的。該階梯共有五個(gè)級(jí)別，分別是第一級(jí)初始級(jí)別，第二級(jí)技術(shù)支撐級(jí)別，第三級(jí)管理模式級(jí)別，第四級(jí)綜合集成級(jí)別以及第五級(jí)優(yōu)化級(jí)別。

圖1 企業(yè)信息化能力成熟程度的等級(jí)標(biāo)準(zhǔn)

1.1 初始級(jí)

處于該級(jí)別的企業(yè)的管理方式基本是傳統(tǒng)方法，用手工方式來(lái)處理信息，雖然使用一些信息技術(shù)來(lái)管理，但信息技術(shù)的使用比較片面，沒有形成系統(tǒng)，甚至沒有要形成系統(tǒng)的想法，這部分的信息技術(shù)的使用是混亂無(wú)序的，沒有形成企業(yè)基本的軟硬件的平臺(tái)。企業(yè)相當(dāng)于并未進(jìn)行信息化，項(xiàng)目的成功與否更多地取決于人為因素。

1.2 技術(shù)支撐級(jí)

處于技術(shù)支撐級(jí)的企業(yè)信息化的重點(diǎn)是基礎(chǔ)建設(shè)，這類企業(yè)有著固定的信息化組織機(jī)構(gòu)部門，往往會(huì)從系統(tǒng)化的整體視角來(lái)策劃企業(yè)信息化項(xiàng)目的重點(diǎn)方面。由于建立了基本的信息化的項(xiàng)目管理過程，信息化投資的重點(diǎn)在于包括了計(jì)算機(jī)硬件，基礎(chǔ)軟件，通訊設(shè)備，網(wǎng)絡(luò)等等的軟硬平臺(tái)。這類企業(yè)往往會(huì)比較注重成本，會(huì)注意降低成本以及盡量規(guī)避由于投資不當(dāng)而出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)，從初始級(jí)走向技術(shù)支撐級(jí)主要的成果體現(xiàn)在效率的提高上。

1.3 管理模式級(jí)

這類級(jí)別是建立在第二級(jí)技術(shù)支撐級(jí)的基礎(chǔ)之下的。如圖2所示，企業(yè)信息化慢慢深入影響到企業(yè)的組織模式，進(jìn)而產(chǎn)生組織模式變革，該級(jí)別企業(yè)信息化能力成熟度的重點(diǎn)標(biāo)志在于企業(yè)內(nèi)部的管理模式的改進(jìn)。由于信息技術(shù)的應(yīng)用，傳統(tǒng)的管理模式受到?jīng)_擊，組織的當(dāng)前職能制度和先進(jìn)的管理制度需要研究室到一個(gè)新的平衡點(diǎn)，進(jìn)而從提高效率轉(zhuǎn)向效益。

處于管理模式級(jí)的企業(yè)信息化的工作主要是在整個(gè)企業(yè)范圍內(nèi)建立一個(gè)有效的信息系統(tǒng)來(lái)整合企業(yè)內(nèi)部的信息，改變部門之間相互獨(dú)立的現(xiàn)狀，打破壁壘進(jìn)而可以合理地安排內(nèi)部資源，重組企業(yè)業(yè)務(wù)流程，使得企業(yè)信息流流動(dòng)更合理和有效。

這個(gè)階段的信息化，涉及到了企業(yè)的核心工作，投資比較大，信息化和組織變革帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)也相應(yīng)變大，需要密切關(guān)注潛在風(fēng)險(xiǎn)，對(duì)其進(jìn)行管理。

圖2 技術(shù)支撐級(jí)與管理模式級(jí)

1.4 綜合集成級(jí)

企業(yè)的信息化不僅取決于企業(yè)自身的情況，也受著外界環(huán)境的影響，全球經(jīng)濟(jì)日益趨于一體化，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)大范圍普及，數(shù)字資源被更多地共享以及電子商務(wù)在各行業(yè)中的應(yīng)用越來(lái)越多，企業(yè)的信息化在這樣一個(gè)外部環(huán)境下不可避免地要邁向一個(gè)新的臺(tái)階。

在這樣的要求下，企業(yè)不得不重新思考經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略是否合理，不得不進(jìn)一步評(píng)價(jià)行業(yè)內(nèi)部的競(jìng)爭(zhēng)情況以及影響行業(yè)發(fā)展的因素，以便認(rèn)識(shí)企業(yè)自身在目前和將來(lái)的環(huán)境中會(huì)有的機(jī)會(huì)及會(huì)面臨的威脅，并確定出企業(yè)的核心優(yōu)勢(shì)。當(dāng)企業(yè)的信息化的標(biāo)準(zhǔn)建立后，企業(yè)之間的信息溝通的方式會(huì)發(fā)生改變，企業(yè)的數(shù)據(jù)資源也會(huì)進(jìn)一步共享。

1.5 優(yōu)化級(jí)

處于該級(jí)的企業(yè)總是不斷地追求自身能力和水平的提高，不斷地完善信息化的過程、所選用的管理模式以及綜合集成的應(yīng)用，并且對(duì)通過各種新的方法(如新概念、新技術(shù))得到的有用的信息進(jìn)行定量的分析。

該級(jí)別的企業(yè)不斷地對(duì)信息化的進(jìn)程進(jìn)行改進(jìn)，結(jié)合企業(yè)自身性質(zhì)以及能力范圍，不斷地對(duì)信息化的過程進(jìn)行調(diào)整，以期達(dá)到信息化的最佳效果。

企業(yè)信息化成熟度模型(EICMM)的目的在于明確每階段所應(yīng)該達(dá)到的目標(biāo)，每一階段的信息化中存在的難點(diǎn)，將不可控制因素盡量可控制化，將不可度量評(píng)價(jià)盡量地度量化，以最大限度地規(guī)避信息化風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生和減少信息化風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生會(huì)帶來(lái)的負(fù)效益，進(jìn)而使得企業(yè)信息化給企業(yè)帶來(lái)的效益最大化。

處于管理模式級(jí)的企業(yè)的信息化，無(wú)論從管理方面，還是業(yè)務(wù)方面，都涉及到了企業(yè)的核心部分，投資比較大，相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)也就比較大，如果成功的話將給企業(yè)帶來(lái)可觀的利潤(rùn)回報(bào)。對(duì)于信息化處于這個(gè)階段的企業(yè)信息化風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和控制能有助于企業(yè)的信息化成功。

2 管理模式級(jí)企業(yè)信息化風(fēng)險(xiǎn)控制方法

2.1 如何控制服務(wù)提供商風(fēng)險(xiǎn)

服務(wù)提供商給企業(yè)信息化帶來(lái)風(fēng)險(xiǎn)主要是因?yàn)槠髽I(yè)對(duì)于服務(wù)提供商的選擇存在風(fēng)險(xiǎn)和服務(wù)提供商本身由于自身的利益而可能給企業(yè)的信息化項(xiàng)目帶來(lái)不利。

針對(duì)這兩種情況，為了有效地控制服務(wù)提供商帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該采取如下措施。

2.1.1 分而治之

雖然選擇一家服務(wù)提供商會(huì)相對(duì)節(jié)約管理費(fèi)用，但是，如果這家服務(wù)提供商出現(xiàn)了問題，將會(huì)給企業(yè)帶來(lái)巨大的損失，整個(gè)信息化項(xiàng)目可能會(huì)就此擱淺。為了信息化項(xiàng)目的順利進(jìn)行，應(yīng)該把信息化項(xiàng)目分割為不同的可以獨(dú)立運(yùn)行的幾個(gè)小計(jì)劃，外包給幾個(gè)不同的服務(wù)提供商來(lái)完成。這樣雖然會(huì)增加企業(yè)信息化的成本，但是卻可以減低風(fēng)險(xiǎn)。并且由于分割成小計(jì)劃，會(huì)比面對(duì)一個(gè)大系統(tǒng)更加容易發(fā)現(xiàn)問題。

2.1.2 明確合同范圍

服務(wù)提供商由于自身的利益問題而會(huì)對(duì)企業(yè)信息化帶來(lái)不利主要來(lái)源于企業(yè)和服務(wù)提供商的委托-代理關(guān)系，委托-代理問題可以通過明確合同范圍來(lái)有效地控制，在合同簽訂和項(xiàng)目啟動(dòng)以前，雙方應(yīng)該就項(xiàng)目的工作范圍(包括項(xiàng)目需求、所有要完成的任務(wù)以及具體完成各項(xiàng)任務(wù)的時(shí)間)達(dá)成明確的一致，否則項(xiàng)目實(shí)施過程會(huì)比較混亂，項(xiàng)目驗(yàn)收也會(huì)由于雙方理解不一樣而產(chǎn)生很多麻煩。

2.2 如何控制組織變革風(fēng)險(xiǎn)

企業(yè)信息化過程中面對(duì)組織變革風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)來(lái)對(duì)該風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行控制。

2.2.1 組織的變革要經(jīng)過調(diào)查和論證

無(wú)論是對(duì)管理職能、業(yè)務(wù)管理還是組織機(jī)構(gòu)的變革都要經(jīng)過科學(xué)系統(tǒng)的調(diào)查，經(jīng)過進(jìn)一步論證可行性的再進(jìn)行實(shí)施，以免引起生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和管理活動(dòng)的混亂。為此，隨著信息化的發(fā)展將管理結(jié)構(gòu)扁平化，將管理工作網(wǎng)絡(luò)化并非是簡(jiǎn)單地撤除和調(diào)整管理部門，而是要在保持企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)有序地進(jìn)行、企業(yè)的管理活動(dòng)能平穩(wěn)過渡的條件下，根據(jù)企業(yè)的信息化要求和企業(yè)自身情況，對(duì)企業(yè)的組織結(jié)構(gòu)和管理工作變革進(jìn)行科學(xué)的調(diào)查和論證后開始實(shí)施組織變革。

2.2.2 大力推進(jìn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造

業(yè)務(wù)流程是企業(yè)得以運(yùn)作的基礎(chǔ)，因此，要使組織的變革得以順利進(jìn)行，首要考慮的問題便是業(yè)務(wù)流程再造問題。

企業(yè)業(yè)務(wù)流程再造是一種管理思想。是指以業(yè)務(wù)流程為對(duì)象和中心、以更多得滿足客戶的需求和獲得客戶滿意度為目標(biāo)，來(lái)對(duì)現(xiàn)行的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行創(chuàng)新性的再思考和關(guān)鍵性的再設(shè)計(jì)，并且利用先進(jìn)的信息技術(shù)和現(xiàn)代化的管理手段，最大限度地實(shí)現(xiàn)技術(shù)上的功能集成和管理上的職能集成，從而使得企業(yè)最終能節(jié)約成本、提高質(zhì)量、優(yōu)化服務(wù)以及加快發(fā)展。

2.2.3 加大員工的培訓(xùn)

在組織變革過程中，通過加大員工的培訓(xùn)力度，使得員工更加了解信息化對(duì)于企業(yè)的必要性和重要性，增加員工的現(xiàn)代化管理意識(shí)，提高員工對(duì)于新的組織形式的適應(yīng)能力，調(diào)整員工對(duì)于組織變革的逆反心理；通過對(duì)員工培訓(xùn)力度加大，使得企業(yè)的管理層能力增強(qiáng)，便于進(jìn)一步削減不必要的管理層，進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)的組織變革。

2.3 如何控制管理變革風(fēng)險(xiǎn)

對(duì)于管理變革的風(fēng)險(xiǎn)控制，應(yīng)該做到以下兩點(diǎn)。

2.3.1 決策層的高度重視和參與

首先，從認(rèn)識(shí)上，企業(yè)的決策層要對(duì)信息化充滿信心，要堅(jiān)信通過信息化的實(shí)施能推動(dòng)本企業(yè)的變革和創(chuàng)新，能為企業(yè)帶來(lái)效益。

其次，企業(yè)的決策層只有直接參與信息化的建設(shè)和實(shí)施的具體工作，才能與技術(shù)人員進(jìn)行全面和深入的溝通與探討，才能根據(jù)企業(yè)的信息化進(jìn)程來(lái)對(duì)管理制度進(jìn)行變革，才能使企業(yè)在信息化過程中的管理制度適應(yīng)信息化的發(fā)展。

另外，決策層還應(yīng)該親自宣傳信息化在企業(yè)實(shí)施的益處，增加員工對(duì)于信息化的信心。

2.3.2 梳理內(nèi)部管理

企業(yè)的管理在信息系統(tǒng)的支持下會(huì)更有效率，同樣，信息化的建設(shè)在管理的框架下進(jìn)行才會(huì)更有序。在信息化的過程中，企業(yè)的管理會(huì)發(fā)生變革，但這種變革并不是隨意地?zé)o序變動(dòng)，而是應(yīng)該在現(xiàn)在的管理基礎(chǔ)上，由現(xiàn)管理層決定變動(dòng)工作。要使得管理變革有序地進(jìn)行，就必須對(duì)現(xiàn)有的企業(yè)內(nèi)部管理工作進(jìn)行全面的梳理，理清現(xiàn)有的管理流程、運(yùn)營(yíng)標(biāo)準(zhǔn)、操作規(guī)程以及規(guī)章制度，才能使得接下來(lái)的管理變革工作更清晰，并且提供有效的數(shù)據(jù)和信息支持。

2.4 如何控制技術(shù)變革風(fēng)險(xiǎn)

在技術(shù)變革方面，風(fēng)險(xiǎn)產(chǎn)生的緣由主要是軟硬件的更新速度快以及對(duì)于信息化系統(tǒng)的管理重視度不夠。因此，要控制技術(shù)變革風(fēng)險(xiǎn)，要做到以下兩點(diǎn)。

2.4.1 選擇合適的軟硬件信息設(shè)備

在軟硬件的技術(shù)選擇方面一般有兩種傾向：一種是“少花錢多辦事”，軟硬件的選擇都走低端路線；另一種是“要上就上最好的”，走一流配置路線。對(duì)于前者，信息技術(shù)發(fā)展日新月異，盲目追求廉價(jià)的選型方式只會(huì)導(dǎo)致系統(tǒng)和設(shè)備的淘汰速度加快，會(huì)增加企業(yè)再次投資的成本；而對(duì)于后者，盲目追求技術(shù)的先進(jìn)做的只是如同夸父逐日般的無(wú)用功，軟硬件的發(fā)展速度是企業(yè)永遠(yuǎn)無(wú)法追趕上的。我們對(duì)于軟硬件技術(shù)的選擇標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)該是與企業(yè)的業(yè)務(wù)需求最相匹配，以上兩種想法最終都會(huì)導(dǎo)致成本的增加。

2.4.2 重視系統(tǒng)的安全和維護(hù)

企業(yè)的信息化是一個(gè)不間斷的過程，沒有終點(diǎn)，在信息化項(xiàng)目結(jié)束后，企業(yè)的信息化還在進(jìn)行。特別是隨著企業(yè)信息化的建設(shè)，將會(huì)有很多重要的資料、數(shù)據(jù)和文件在系統(tǒng)上運(yùn)行。因此，信息化的安全問題和信息化后期的維護(hù)工作是一個(gè)關(guān)鍵性的問題。只有加強(qiáng)對(duì)系統(tǒng)的安全防范工作和不斷地對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)才能使得信息化有效地進(jìn)行下去。

2.5 如何控制環(huán)境及其它因素帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)

環(huán)境及其它因素帶來(lái)的風(fēng)險(xiǎn)是屬于變數(shù)，它們的發(fā)生不受企業(yè)的控制，一旦發(fā)生，帶來(lái)的負(fù)面效益可能會(huì)很大，但是發(fā)生的可能性又不確定。對(duì)于這樣的風(fēng)險(xiǎn)，企業(yè)能做的只能對(duì)綜合風(fēng)險(xiǎn)權(quán)重比較大的風(fēng)險(xiǎn)作好應(yīng)對(duì)措施，對(duì)于綜合風(fēng)險(xiǎn)權(quán)重比較小的可以考慮風(fēng)險(xiǎn)自留，當(dāng)作信息化成本處理。

3 結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)的信息化并非是一個(gè)一蹴而就的行為，而是一個(gè)持續(xù)發(fā)展的動(dòng)態(tài)的不間斷的過程，它會(huì)從不成熟走向成熟，從不完善到完善。在信息化的過程中，需要對(duì)各種風(fēng)險(xiǎn)采用不同的方法進(jìn)行規(guī)避或是控制，從而降低風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的可能性或是減少風(fēng)險(xiǎn)對(duì)企業(yè)信息化帶來(lái)的負(fù)面影響。只有不斷地改進(jìn)，才會(huì)最終使企業(yè)的信息化向利于企業(yè)的方向發(fā)展。

[1] 柳純錄,劉明亮.信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理師教程.北京:清華大學(xué)出版社.2005.

[2] 冷曉彥,馬哲明.企業(yè)信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)因素分析.經(jīng)濟(jì)縱橫.2005.