ERP中庫(kù)存管理模塊的開發(fā)與應(yīng)用

于蕭榕，郭昌言，陳 剛

(江蘇科技大學(xué) 計(jì)算機(jī)科學(xué)與工程學(xué)院，江蘇 鎮(zhèn)江 212003)

計(jì)算機(jī)公司是一個(gè)集生產(chǎn)制造、銷售、系統(tǒng)集成、服務(wù)為一體的大型公司，但是目前一些計(jì)算機(jī)公司中的庫(kù)存管理方法還是采用傳統(tǒng)的手工管理模式來進(jìn)行入庫(kù)、出庫(kù)、庫(kù)存管理等操作。在入庫(kù)操作中，存在入庫(kù)材料信息不全，致使在統(tǒng)計(jì)中對(duì)入庫(kù)商品存在容易出錯(cuò)的可能；在庫(kù)存管理中，每個(gè)月底進(jìn)行統(tǒng)計(jì)庫(kù)存時(shí)要浪費(fèi)大量的人力，不但容易出錯(cuò)，而且工作效率低下；在出庫(kù)操作中，每個(gè)商品的庫(kù)存數(shù)量不能實(shí)時(shí)反映出來，致使銷售人員不能及時(shí)了解當(dāng)前公司的庫(kù)存，造成商品的積壓，同時(shí)因出庫(kù)商品的信息不全，往往對(duì)已售商品不能進(jìn)行分析和決策，對(duì)公司的發(fā)展不能提供良好的參考。因庫(kù)存管理應(yīng)變能力上的不足及公司主管對(duì)庫(kù)存信息的不能及時(shí)了解，致使進(jìn)貨主管不能及時(shí)對(duì)庫(kù)存不足商品進(jìn)行補(bǔ)充，導(dǎo)致銷售上的延誤，造成公司的損失。在很多行業(yè)中，許多企業(yè)都建立了一些適合本企業(yè)和本部門的ERP系統(tǒng)，所以庫(kù)存管理也是公司ERP的一個(gè)重要組成部分，也是公司信息化的標(biāo)志之一[1]。

1 本文的技術(shù)方案

1.1 總體功能框架

ERP(Enterprise Resource Planning)中的庫(kù)存管理模塊用于實(shí)現(xiàn)完成商品的入庫(kù)、庫(kù)存商品管理、商品的出庫(kù)等三大模塊的功能。用戶要求入庫(kù)操作包括商品的正常入庫(kù)、贈(zèng)送入庫(kù)、退回庫(kù)三種類型的操作。庫(kù)存商品管理包括庫(kù)存商品的各種查詢、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)、庫(kù)存控制預(yù)警等操作。商品的出庫(kù)包括裝機(jī)單操作、銷售單操作、借條操作。數(shù)據(jù)庫(kù)使用Sql Server2005進(jìn)行管理，在網(wǎng)絡(luò)內(nèi)的所有計(jì)算機(jī)都可以登錄到該系統(tǒng)中，如圖1所示。

圖1 庫(kù)存管理模塊框架圖

1.2 目標(biāo)及收益

本庫(kù)存管理模塊是在現(xiàn)有的管理模式的基礎(chǔ)之上，經(jīng)過對(duì)計(jì)算機(jī)公司現(xiàn)有庫(kù)存管理的詳細(xì)調(diào)研和系統(tǒng)分析后，結(jié)合計(jì)算機(jī)信息處理的優(yōu)點(diǎn)，設(shè)計(jì)出一套適合計(jì)算機(jī)公司內(nèi)部運(yùn)行的庫(kù)存管理系統(tǒng)，旨在提高公司的總體經(jīng)濟(jì)效益，完善入庫(kù)、出庫(kù)操作中的信息登記，理順庫(kù)存管理流程，提高工作效率(包括提高入庫(kù)、管理、出庫(kù)的效率)，進(jìn)一步科學(xué)分配人力和勞力；減少入庫(kù)、管理、出庫(kù)中庫(kù)存商品匯總統(tǒng)計(jì)、查詢等操作中的錯(cuò)誤率；降低庫(kù)存量，盤活公司的流動(dòng)資金；全程監(jiān)控商品的進(jìn)貨、庫(kù)存、出庫(kù)、銷售、售后的情況，利于公司的決策分析；進(jìn)行庫(kù)存管理中的控制操作，即進(jìn)行進(jìn)貨最低數(shù)量的預(yù)警控制，借條超期的預(yù)警控制等。

2 系統(tǒng)具體分析與實(shí)現(xiàn)

2.1 入庫(kù)管理

商品入庫(kù)時(shí)總體考慮為進(jìn)貨商品自動(dòng)進(jìn)行入庫(kù)，即商品在進(jìn)貨時(shí)的基本信息自動(dòng)轉(zhuǎn)入庫(kù)存信息庫(kù)中，但倉(cāng)庫(kù)管理員要進(jìn)行審核驗(yàn)貨的過程，同時(shí)也能進(jìn)行手工輸入具體詳細(xì)的入庫(kù)信息操作。

(1)正常入庫(kù)：入庫(kù)商品包括公費(fèi)入庫(kù)商品、自費(fèi)入庫(kù)商品，進(jìn)行商品正常入庫(kù)時(shí)應(yīng)有區(qū)分標(biāo)志，區(qū)分標(biāo)志為該商品進(jìn)貨時(shí)以上家是否提供發(fā)票為準(zhǔn)。填寫入庫(kù)單時(shí)應(yīng)分為公費(fèi)、自費(fèi)兩種單據(jù)，分別進(jìn)行編號(hào)和填寫。公費(fèi)入庫(kù)單填寫內(nèi)容為：?jiǎn)螕?jù)編號(hào)、商品來源、發(fā)票號(hào)、商品編號(hào)、商品條形碼編號(hào)、商品名稱及規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、總值、用途、制單人、驗(yàn)收人、倉(cāng)庫(kù)人、財(cái)務(wù)主管等信息。自費(fèi)入庫(kù)單填寫內(nèi)容為：?jiǎn)螕?jù)編號(hào)、商品來源、商品編號(hào)、商品條形碼編號(hào)、商品名稱及規(guī)格、單位、數(shù)量、單價(jià)、總值、用途、制單人、驗(yàn)收人、倉(cāng)庫(kù)人、財(cái)務(wù)主管等信息。

(2)退回庫(kù)：退回庫(kù)商品包括裝機(jī)整機(jī)退回、借條商品、用戶整機(jī)退貨商品、用戶散件退貨商品。

①裝機(jī)整機(jī)回庫(kù)：應(yīng)在每件商品上注明此裝機(jī)單編號(hào)，整機(jī)的價(jià)格等信息在生產(chǎn)制造子系統(tǒng)中反映。

②借條退回：應(yīng)進(jìn)行查詢此物品是在哪張借條上，并注銷該借條上的物品，使物品入庫(kù)，退回時(shí)填寫退回?cái)?shù)量，將此數(shù)量的商品進(jìn)行入庫(kù)。

③用戶整機(jī)退貨商品：應(yīng)輸入用戶的整機(jī)編號(hào)、退貨金額、退貨時(shí)間、驗(yàn)收人、倉(cāng)庫(kù)人、財(cái)務(wù)主管等信息。同時(shí)，庫(kù)存中將該整機(jī)的所有信息還原，并注明退貨時(shí)間。

④用戶散件退貨商品：應(yīng)輸入用戶的銷售單編號(hào)、商品條形碼編號(hào)、商品名稱及規(guī)格、退貨金額、退貨時(shí)間、驗(yàn)收人、倉(cāng)庫(kù)人、財(cái)務(wù)主管等信息。

入庫(kù)管理流程圖如圖2所示。

2.2 庫(kù)存管理

(1)庫(kù)存盤點(diǎn)：定于每月26日進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，這樣可以避開二月的閏月問題，同時(shí)對(duì)盤點(diǎn)的時(shí)間上有一天的緩沖的時(shí)間，利于庫(kù)存工作的開展。

圖2 入庫(kù)管理流程圖

(2)庫(kù)存查詢：分為查詢一種商品的庫(kù)存，查詢商品的進(jìn)價(jià)、批發(fā)價(jià)、銷售價(jià)、上家進(jìn)貨單位等(權(quán)限限制)通用的查詢，按裝機(jī)單查詢和借條查詢等。

(3)庫(kù)存控制預(yù)警：入庫(kù)數(shù)量低限預(yù)警，各種商品的庫(kù)存數(shù)量低限的數(shù)量的輸入功能，對(duì)到達(dá)低限數(shù)量庫(kù)存商品的預(yù)警的控制，給予提示信息(對(duì)有此權(quán)限的人員的控制)，庫(kù)管人員在每天打開機(jī)器時(shí)，機(jī)器會(huì)自動(dòng)檢索數(shù)據(jù)庫(kù)，發(fā)現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)量低于最低數(shù)量的商品則通過彈出信息窗口，信息可以打印。借條超期的預(yù)警有借條超期的時(shí)間的輸入功能，對(duì)到達(dá)超期借條的預(yù)警的控制，給予提示信息(分兩種情況：一種是對(duì)倉(cāng)庫(kù)管理員提示，一種是對(duì)此借條人員的提示，當(dāng)此借條人一打開該系統(tǒng)時(shí)彈出消息)。

2.3 出庫(kù)管理

銷售出庫(kù)與裝機(jī)出庫(kù)由其他專門的銷售裝機(jī)模塊實(shí)現(xiàn)，本文主要實(shí)現(xiàn)借條出庫(kù)，借條的出庫(kù)類型有：零售借出、維修配件借出、工程施工借出和其他借出等。借條歸還形式主要有：重新入庫(kù)并注銷借條上的商品，分兩種情況：一是整個(gè)借條全部歸還，將此借條整體注銷，商品入庫(kù)；二是只歸還借條上的部分商品，此時(shí)，將借條上歸還的商品進(jìn)行注銷，剩余商品保留在借條上，轉(zhuǎn)入為維修借條，即正常借條類型為維修借條。圖3所示是借條管理流程圖。

圖3 借條管理流程圖

其他出庫(kù)類型還有退貨上家出庫(kù)，退貨出庫(kù)為將商品退還給進(jìn)貨上家，退貨時(shí)應(yīng)注明退貨時(shí)間、原因、退貨上家信息、退貨形式、退貨金額等。破損出庫(kù)：商品破損后將此商品進(jìn)行報(bào)廢出庫(kù)操作。過有效期報(bào)廢出庫(kù)：商品超過有效期后進(jìn)行報(bào)廢出庫(kù)操作。圖4所示是破損出庫(kù)、過有效期報(bào)廢出庫(kù)等報(bào)廢處理過程。

圖4 破損出庫(kù)流程圖

3 ERP系統(tǒng)中庫(kù)存管理模塊界面

公司庫(kù)存管理人員進(jìn)行庫(kù)存警告界面如圖5所示，可以監(jiān)控商品的入庫(kù)、庫(kù)存商品管理、商品的出庫(kù)的整個(gè)過程。

本文通過在庫(kù)存管理過程中進(jìn)行嚴(yán)格的控制與全過程的監(jiān)控，對(duì)公司人員的規(guī)范操作起到指導(dǎo)和監(jiān)督控制作用，提高了入庫(kù)、管理、出庫(kù)的效率，進(jìn)一步科學(xué)分配人力和勞力，有利于公司的決策分析，降低了公司管理工作的強(qiáng)度，提高了工作效率和管理上水平。

圖5 庫(kù)存監(jiān)控報(bào)警界面

[1]閃四清.ERP系統(tǒng)原理和實(shí)施(第一版)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2006.