高?；〞?huì)計(jì)檔案管理若干問(wèn)題探析

黃 平

一、高校基建會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

1.原始資料的粘貼、裝訂不規(guī)范，不僅不易于原始資料的保管，造成憑證附件丟失的現(xiàn)象，且缺乏美觀

高校大規(guī)模的擴(kuò)建，極大地增加了基建會(huì)計(jì)的業(yè)務(wù)量，改變了以往基建會(huì)計(jì)憑證一個(gè)月裝訂一本，甚至幾個(gè)月合訂一本的現(xiàn)象，并且每張憑證后附的單據(jù)也隨之不斷增多，大的諸如合同、決算等，小的像出租車票等。基建會(huì)計(jì)檔案管理人員最基礎(chǔ)的工作就是原始票據(jù)的粘貼和裝訂，由于基建會(huì)計(jì)檔案管理人員多數(shù)為兼職，且人員不夠固定，缺乏足夠的技術(shù)經(jīng)驗(yàn)，往往就前來(lái)報(bào)賬人粘貼的原樣僅做一簡(jiǎn)單的整理就裝訂成冊(cè)，結(jié)果裝出來(lái)的憑證造成“大肚子”（由于票據(jù)都粘貼在粘貼單的中間部分造成）現(xiàn)象，外觀極其難看；紙張大一點(diǎn)的原始資料雖然折疊成憑證大小，但不注意用剪刀檢出裝訂線，造成日后翻閱不便，甚至?xí)霈F(xiàn)將原始資料撕爛的現(xiàn)象；票據(jù)粘貼太靠粘貼紙左側(cè)不給裝訂留位置，或者裝訂太靠里造成查閱時(shí)看不到相關(guān)內(nèi)容；粘貼時(shí)所用膠水粘度不夠，原始附件時(shí)有脫落；相關(guān)合同、決算的重要附件不付憑證之后，造成日后查賬資料不全……種種現(xiàn)象表明憑證裝訂是會(huì)計(jì)檔案管理的基礎(chǔ)工作，其重要性顯而易見(jiàn)。

2.管理重紙質(zhì)檔案、輕電子檔案

目前許多高校只注重紙質(zhì)的憑證、賬簿、報(bào)表、合同的檔案管理，而對(duì)電子介質(zhì)檔案缺少必要的統(tǒng)一管理。特別是隨著業(yè)務(wù)量的擴(kuò)大，為了滿足管理者的需要，軟件更新?lián)Q代比較快，對(duì)基建財(cái)務(wù)系統(tǒng)電子檔案缺少必要的存儲(chǔ)立檔，使得基建財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)電子介質(zhì)檔案基本上處于空白，不利于無(wú)紙化查閱、信息共享、提高工作效率。

3.傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)間與高校擴(kuò)建日益增多的基建會(huì)計(jì)檔案翻閱頻率不相適應(yīng)

根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案只能在財(cái)務(wù)部門的留存時(shí)間僅為一年，一般到第二年初單位檔案管理部門即會(huì)通知財(cái)務(wù)部門，要求其進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案移交工作，這同基建工程建設(shè)期長(zhǎng)，會(huì)計(jì)處理銜接性強(qiáng)，頻繁的檔案查詢的特點(diǎn)不相適應(yīng)，而且院檔案室一般和財(cái)務(wù)處辦公地點(diǎn)不在同一個(gè)辦公樓或同一個(gè)校區(qū)，借閱手續(xù)又比較繁雜，日常的查詢業(yè)務(wù)給基建會(huì)計(jì)工作帶來(lái)了極大的不便。

4.管理制度不完善，憑證時(shí)常有遺失現(xiàn)象

由于財(cái)務(wù)處的檔案管理很難引起領(lǐng)導(dǎo)重視，檔案管理人員大多都是“閉門造車”，得不到專業(yè)的培訓(xùn)，僅憑經(jīng)驗(yàn)進(jìn)行管理，難免造成管理上的漏洞。比如檔案查閱制度不健全，隨意翻閱、外借，憑證查閱后不能及時(shí)歸位，會(huì)計(jì)憑證遺失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，對(duì)于高?；窘ㄔO(shè)來(lái)說(shuō)，多數(shù)業(yè)務(wù)基本都是龐大的支出，一旦原始資料丟失，由此引起的經(jīng)濟(jì)損失是十分慘重的。

二、加強(qiáng)高?；〞?huì)計(jì)檔案管理工作的辦法

1.財(cái)務(wù)處應(yīng)當(dāng)安排專人負(fù)責(zé)基建會(huì)計(jì)檔案的管理工作，并保持會(huì)計(jì)資料相對(duì)的穩(wěn)定性

俗話說(shuō)“熟能生巧”，穩(wěn)定的檔案管理人員在日常操作中會(huì)積累許多好的經(jīng)驗(yàn)，進(jìn)而不斷完善檔案的管理工作。目前我校財(cái)務(wù)處就有專門的會(huì)計(jì)檔案管理人員，長(zhǎng)時(shí)間的基本操作加上潛心研究，我校財(cái)務(wù)檔案管理人員摸索出一套比較可行的基本操作辦法。首先，學(xué)院財(cái)務(wù)處統(tǒng)一印制了票據(jù)粘貼單，大小與記賬憑證紙相同，左側(cè)2公分處做好裝訂線標(biāo)記，并標(biāo)明“請(qǐng)將票據(jù)自上而下、自右而左錯(cuò)開(kāi)依次粘貼”字樣，對(duì)經(jīng)常報(bào)賬的人員實(shí)行簡(jiǎn)單的粘貼指導(dǎo)，如膠水盡量使用粘度比較高的，小票粘右邊，大票粘左邊，上下左右均不可超出粘貼紙的邊緣，票據(jù)粘貼的距離可根據(jù)單據(jù)的多少而定，多則密粘，也可多粘幾張粘貼單，少則疏粘，左邊粘貼時(shí)不能超過(guò)裝訂線，這樣粘出的票據(jù)不但不會(huì)出現(xiàn)“大肚子”，還避免了票據(jù)重要內(nèi)容被裝訂住看不到的現(xiàn)象；紙張比較大的原始資料應(yīng)按憑證紙的大小進(jìn)行折疊，左邊留好裝訂的位置并用剪刀自上而下或自下而上沿裝訂線將折疊部分剪開(kāi)（注意不要剪到附件內(nèi)容），以便日后查閱時(shí)容易打開(kāi)資料，不至于撕爛；整冊(cè)憑證整理好后，如果左側(cè)較右側(cè)薄，可適當(dāng)加墊些小的硬紙片以平衡厚度，這樣裝訂出來(lái)的憑證冊(cè)就像一本精致的小書(shū)，既美觀又耐用，而且還保證了原始資料的完整性；又厚又大的合同、決算等資料應(yīng)將其重要的頁(yè)面復(fù)印放置在原始憑證之后，并注明“合同另存”或“決算另存”字樣，如工程決算入賬時(shí)可將“工程決算書(shū)”中的審計(jì)部門出示的審計(jì)報(bào)告主頁(yè)及顯示建設(shè)單位、施工單位、審計(jì)單位簽章并有決算總數(shù)據(jù)的頁(yè)面復(fù)印附憑證后，其他相關(guān)明細(xì)資料可以工程項(xiàng)目名稱單獨(dú)分類另存，在其頁(yè)面上可表明相關(guān)的憑證號(hào)，隨憑證一起交到檔案室統(tǒng)一管理，以便于日后查詢。

2.建立高校內(nèi)部相關(guān)職能部門網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)基建會(huì)計(jì)檔案信息化管理

在基建會(huì)計(jì)檔案歸檔和移交時(shí)，應(yīng)將同一份檔案電子版同時(shí)歸檔和移交，在高校相關(guān)職能部門之間按照權(quán)限建立內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，將電子基建會(huì)計(jì)檔案上網(wǎng)，這樣可以滿足相關(guān)職能部門的日常查詢、數(shù)據(jù)分析和編制報(bào)表的需要，從而達(dá)到檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱和方便高效的目的，既避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損，還有利于電子檔案資源的統(tǒng)一管理，極大地提高了工作質(zhì)量和工作效率，為高校領(lǐng)導(dǎo)決策提供真實(shí)、有效的信息支持。

3.根據(jù)實(shí)際情況，可適當(dāng)延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間

根據(jù)基本建設(shè)工期較長(zhǎng)的特點(diǎn)，原財(cái)務(wù)處可臨時(shí)申請(qǐng)?jiān)簷n案室延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的保存時(shí)間，一般來(lái)說(shuō)一個(gè)基本建設(shè)項(xiàng)目?jī)赡曛畠?nèi)基本上完工并決算完畢，為了方便資料查詢，筆者認(rèn)為基建會(huì)計(jì)檔案在財(cái)務(wù)處的保存時(shí)間可延長(zhǎng)至兩年，由于目前高?；〞?huì)計(jì)與事業(yè)會(huì)計(jì)實(shí)行的會(huì)計(jì)準(zhǔn)則不同，會(huì)計(jì)處理仍然是兩套賬，基建會(huì)計(jì)檔案裝訂成冊(cè)、編號(hào)等和事業(yè)會(huì)計(jì)檔案互不影響，因此適當(dāng)延長(zhǎng)基建會(huì)計(jì)檔案的移交時(shí)間并不影響事業(yè)會(huì)計(jì)檔案的移交期限，從而為基建會(huì)計(jì)人員的查賬工作帶來(lái)了極大的便利，既能提高工作效率，又能為學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)提供及時(shí)、準(zhǔn)確的相關(guān)會(huì)計(jì)資料。

4.建立健全基建會(huì)計(jì)憑證的管理制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度，加強(qiáng)基建會(huì)計(jì)檔案的管理。嚴(yán)格基建財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的查閱、復(fù)印、外借手續(xù)，基建會(huì)計(jì)檔案只限本院的基建會(huì)計(jì)人員查詢，原則上不得外借，如有外單位特殊需要申請(qǐng)查詢、復(fù)印，須報(bào)經(jīng)財(cái)務(wù)處領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)并履行登記手續(xù)（填制：檔案借閱（復(fù)?。┑怯洷恚┖蠓娇刹樵?，實(shí)際操作由基建會(huì)計(jì)人員來(lái)完成。未經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)同意，任何相關(guān)工作人員都不得泄露基建會(huì)計(jì)檔案秘密。除此之外，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案的管理工作，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員的技能培訓(xùn)，為會(huì)計(jì)檔案管理者多提供一些向兄弟院校學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，取長(zhǎng)補(bǔ)短，通過(guò)多渠道的學(xué)習(xí)培訓(xùn)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的實(shí)際工作能力及責(zé)任心，更好地為學(xué)院服務(wù)。

目前，高校基建財(cái)務(wù)管理和基礎(chǔ)工作正在規(guī)范化的建設(shè)過(guò)程中，高校基建會(huì)計(jì)檔案管理是其中一個(gè)極其重要的環(huán)節(jié)，也是學(xué)院持續(xù)發(fā)展的主要組成部分，新的形勢(shì)給我們帶來(lái)了新的挑戰(zhàn)。讓我們從基建會(huì)計(jì)檔案管理這項(xiàng)基礎(chǔ)工作抓起，不斷完善各項(xiàng)基建會(huì)計(jì)管理制度，為學(xué)院的健康發(fā)展提供可靠的保證。