施工合同段竣工文件編制方法總結(jié)

張 偉，王桂軍

（中交一公局廈門工程有限公司，福建廈門 361021）

1 公路工程竣工文件

公路工程竣工文件是公路基本建設(shè)項目從立項審批開始經(jīng)過工可、設(shè)計、施工、竣工驗收，直到移交、投入使用這一基本建設(shè)程序執(zhí)行過程中形成、積累的主要資料，具有保存、查考、利用價值的各種形式和載體的歷史記錄，是建設(shè)實施的科學(xué)技術(shù)總結(jié)及成果匯集，也是其后投入運(yùn)營管理的主要依據(jù)。因此保證工程建設(shè)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和有效利用，為工程竣工后的運(yùn)營、維修和改擴(kuò)建服務(wù)就顯得十分重要。

2 施工合同段竣工文件

公路工程竣工文件以建設(shè)項目為主體，內(nèi)容廣泛，貫穿整個工程建設(shè)項目的始終，主要包括：綜合文件、決算和設(shè)計文件、監(jiān)理文件、施工文件、科研和新技術(shù)文件、項目后評價文件、電子文件等多項內(nèi)容。工程承包單位主要負(fù)責(zé)編制施工文件，也稱為施工合同段竣工文件（以下簡稱施工文件）。

施工文件主要包括：竣工圖表；卷首語、人員表、開工令、施組設(shè)計、開完工及天氣記錄；施工準(zhǔn)備工作文件；會議紀(jì)要、往來函件和重要技術(shù)文件；原材料出廠證明及試驗報告；試驗報告及統(tǒng)計、匯總表；分項開工申請批準(zhǔn)文件；質(zhì)量檢驗文件；重要施工項目、工序施工原始記錄統(tǒng)計表及匯總表；工程變更文件；工程質(zhì)量評定和安全事故報告；進(jìn)度控制文件；計量支付和決算文件；大事記、日記、總結(jié)；聲像資料；電子文檔。

施工文件是施工過程中形成的實實在在的，內(nèi)容十分豐富的真實性記錄的文件材料，工程施工質(zhì)量達(dá)到和滿足技術(shù)規(guī)范要求的程度全部得到了反映，這也是工程建設(shè)中最重要最關(guān)鍵最核心的問題。

3 施工文件的編制過程

通過施工文件包括的內(nèi)容可以看出，項目多，內(nèi)容廣，是一項長期工作。因此在工程建設(shè)過程中，應(yīng)自始至終做到認(rèn)真收集、整理、匯總各種文件材料，才能編制出符合要求的竣工文件，最終達(dá)到合格移交的標(biāo)準(zhǔn)要求。

3.1 檔案室和檔案員

施工合同段在組建項目經(jīng)理部時必須設(shè)檔案室。按照要求配備標(biāo)準(zhǔn)的檔案架、檔案盒等，做好防潮、防火、防盜等措施，建立健全檔案室管理制度、檔案借閱制度、檔案保密制度，專門承擔(dān)存放檔案文件的任務(wù)。

檔案室至少配備一名專職技術(shù)人員，負(fù)責(zé)項目經(jīng)理部的日常檔案管理工作，并充分認(rèn)識科技檔案工作的重要性，明確工程建設(shè)與科技檔案質(zhì)量的關(guān)系，強(qiáng)化檔案質(zhì)量意識，為工程檔案終身負(fù)責(zé)。

3.2 施工文件的形成要求

3.2.1 文件材料系統(tǒng)完整

文件材料在時間上要能記錄工程項目的全過程，在空間上要能涵蓋工程實體的全方位。例如一座橋的文件資料，在時間上必須要體現(xiàn)該橋的開工時間、施工時間、交工驗收時間，文件資料必須具備大橋的總體開工報告，大橋各分項工程的施工資料，大橋交工驗收報告。在空間上必須要體現(xiàn)該橋的每一個施工部位，包含基礎(chǔ)、下部、上部、橋面系及附屬工程，以分項工程為單元完整記錄大橋的每一道施工工序，包括測量、試驗、質(zhì)檢、評定等資料。

3.2.2 圖表數(shù)據(jù)真實準(zhǔn)確

施工單位必須對所編制文件材料的真實性，準(zhǔn)確性承擔(dān)責(zé)任。所有資料中填寫的數(shù)據(jù)、繪制的圖表、拍攝的照片都必須出自工程實體，真實準(zhǔn)確地反應(yīng)所要表達(dá)的工程部位。例如隧道超前錨桿支護(hù)資料，質(zhì)檢資料中的數(shù)據(jù)必須真實記錄錨桿的長度、孔徑、鉆孔深度等，附圖中需準(zhǔn)確地繪制超前錨桿的環(huán)向布置示意圖，照片中準(zhǔn)確拍攝該樁號位置的超前錨桿施工過程。通過不同記錄方式的文件，互相印證，達(dá)到真實準(zhǔn)確的目的。

3.2.3 卷面書寫、組卷裝訂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

3.2.3.1 竣工文件使用材質(zhì)和卷面書寫的標(biāo)準(zhǔn)要求

（1）所使用的材料質(zhì)量優(yōu)良、文件內(nèi)字跡清楚、線條清晰、圖表整潔、格式統(tǒng)一、裝訂整齊美觀、簽字、蓋章齊全完備。

（2）復(fù)印、打印文件字跡、線條清晰、清楚，竣工圖案卷內(nèi)各頁面必須為優(yōu)良紙張的打印件。

（3）影像十分清晰、說明文字字跡清楚、內(nèi)容完整。

（4）錄音、錄像和電子文件應(yīng)保證載體的有效性（包括信息的可識別性、存儲系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等）。錄音、錄像和電子文件應(yīng)以光盤為長期儲存介質(zhì)。

（5）以紙質(zhì)材料形成的文件，均為A4或A3標(biāo)準(zhǔn)幅面，按目錄內(nèi)容分別歸類形成案卷并裝訂成冊。小于標(biāo)準(zhǔn)幅面的應(yīng)粘貼補(bǔ)足，大于者按規(guī)定折疊。

（6）文件內(nèi)所使用的符號、計量單位、代碼必須符合相關(guān)現(xiàn)行行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。

（7）所有數(shù)量記載必須清晰易讀，不能進(jìn)行書面涂改，如果確需修改必須加蓋修改者的修改章。凡是試驗數(shù)據(jù)表格，未能或不需填寫完全的，應(yīng)在空白處畫“斜杠”或印“以下空白”章。

（8）禁止使用紅墨水、純藍(lán)墨水、圓珠筆、鉛筆、復(fù)寫紙等易褪色書寫材料書寫、審簽和繪制。

3.2.3.2 組卷裝訂的標(biāo)準(zhǔn)要求

（1）文件材料的排列順序無統(tǒng)一的固定模式，應(yīng)根據(jù)其內(nèi)容特點(diǎn)確定組卷方法，靈活掌握。

（2）工程施工工序類文件不能按日期順序組卷，而應(yīng)重視工序流程的作用。

（3）變更令文件則需要按變更令編號順序組卷，盡管有可能出現(xiàn)時間顛倒交叉的情況。

（4）工程質(zhì)量自檢評定資料必須按合同段質(zhì)量評定、單位工程質(zhì)量評定、分部工程質(zhì)量評定和分項工程質(zhì)量評定的順序組卷。

（5）每卷的最大厚度原則規(guī)定不超過3 cm（以外封的面和底之間厚度計算），一般宜在2～2.5 cm范圍為佳。

（6）文字材料卷內(nèi)組成順序：卷封（硬皮外封）——卷內(nèi)目錄——內(nèi)封（彩色皮紋紙）——具體材料內(nèi)容——備考表（特殊卷按規(guī)定增加相關(guān)內(nèi)容）。

（7）竣工圖卷內(nèi)組成順序：卷封（硬皮外封）——卷內(nèi)目錄——內(nèi)封（彩色皮紋紙）——竣工圖封面——竣工圖目錄——竣工說明——工程竣工數(shù)量匯總表——圖頁——備考表。

（8）照片集卷內(nèi)組成順序：卷封（硬皮外封）——照片檔案目錄——內(nèi)封（彩色皮紋紙）——照片說明——照片——備考表。

（9）文件材料統(tǒng)一采用左側(cè)“三孔一線”式裝訂，裝訂線距文件材料左側(cè)15 mm，孔徑5 mm，相鄰孔間距87.5 mm。

3.2.4 內(nèi)在聯(lián)系緊密且合理合法

要全面反應(yīng)一項實體工程往往需要多個施工文件，這就要求這些文件內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系緊密、合情合理、符合實際，同時文件中的文字記錄、數(shù)據(jù)記載必須符合國家規(guī)范要求，符合設(shè)計文件和施工合同要求，符合該項目業(yè)主和監(jiān)理的專項要求。例如：高速公路項目臺背回填第10層施工資料，質(zhì)檢資料中要有壓實度、寬度、橫坡、縱斷高程等項目的檢測記錄。同一位置第10層和第9層高程測量記錄之差即為填筑厚度，按照規(guī)范規(guī)定填筑厚度不得超過15 cm，那么同一位置相鄰兩層的高程之差就必須符合這一要求。壓實度按照規(guī)范要求不得小于96%，通過試驗檢測如實記錄壓實度結(jié)果。如果在設(shè)計文件或施工合同中明確提出，要求該區(qū)域壓實度不得小于98%，那么壓實度檢測結(jié)果就必須達(dá)到更高的要求。

3.3 堅持檔案工作“三同步”，定期檢查檔案資料進(jìn)展情況

在工程項目的日常工作中，普遍存在偏重外業(yè)，忽視內(nèi)業(yè)的弊病，導(dǎo)致竣工資料遲遲不能通過驗收，因此必須堅持工程項目檔案工作與實體工程“三同步”。即簽訂合同協(xié)議與提出竣工文件材料歸檔同步；隨時跟蹤檢查工程進(jìn)度與檢查文件材料形成情況同步；工程交工驗收與驗收檔案同步。

按照“三同步”的要求，施工項目應(yīng)結(jié)合項目特點(diǎn)制定檔案資料定期檢查計劃，對檔案資料必須定期實施檢查，及時總結(jié)檔案資料進(jìn)展情況，指導(dǎo)檔案工作與工程實體同步跟進(jìn)。

3.4 分階段完成評定、分項工程交工證書

工程質(zhì)量檢驗評分以分項工程為單元，在分項工程評分的基礎(chǔ)上，逐級計算各相應(yīng)分部工程、單位工程、合同段的評分值。因此在施工準(zhǔn)備階段就要根據(jù)合同段建設(shè)任務(wù)和施工管理的需要，按照《公路工程質(zhì)量檢驗評定標(biāo)準(zhǔn)》（JTG F80/1-2001）附錄A劃分單位工程、分部工程和分項工程。

評定資料的形成從分項工程開始，當(dāng)一個實體分項工程全部施工完成后，就要及時進(jìn)行評定。分項工程質(zhì)量檢驗內(nèi)容包括基本要求、實測項目、外觀鑒定和質(zhì)量保證資料四個部分。只有在其使用的原材料、半成品、成品及施工工藝符合基本要求的規(guī)定，且無嚴(yán)重外觀缺陷和質(zhì)量保證資料真實并基本齊全時，才能對分項工程質(zhì)量進(jìn)行檢驗評定。在評定時需注意以下幾點(diǎn)。

（1）涉及結(jié)構(gòu)安全和使用功能的重要實測項目為關(guān)鍵項目，其合格率不得低于90%，且檢測值不得超過規(guī)定極值，否則必須進(jìn)行返工處理。

（2）實測項目的規(guī)定極值是指任一單個檢測值都不能突破的極限值，不符合要求時該實測項目為不合格。

（3）分項工程中涉及壓實度、強(qiáng)度等試驗評定的關(guān)鍵項目，不符合要求時該分項工程評為不合格。

（4）分項工程的評分值滿分為100分，按實測項目采用加權(quán)平均法計算，存在外觀缺陷或資料不全時，應(yīng)予減分。

分項工程評定完成后及時填報該分項工程的交工資料，簽認(rèn)齊全后交檔案室存檔。當(dāng)一個分部工程所屬的分項工程全部評定完成后，進(jìn)行該分部工程的評定。以此類推完成單位工程和合同段的評定。

3.5 排序存檔，總結(jié)匯總

施工文件在檔案室存檔時要特別重視排列順序，務(wù)必把握施工管理的內(nèi)在規(guī)律，以施工項目為類別，以施工管理流程為順序的原則來確定材料的排列順序和方式，不要打亂施工過程中已形成的系統(tǒng)材料順序，按規(guī)定組卷，最后形成案卷。這樣的組卷方式可以極大地保留施工中形成的資料，不致再重新分割而破壞資料的內(nèi)在聯(lián)系。

存入檔案室的文件資料及時編寫索引目錄，根據(jù)索引目錄，當(dāng)一個施工項目全部完成時，按照竣工文件的要求編制交工驗收需要的匯總和總結(jié)文件。當(dāng)標(biāo)段的所有施工項目全部完成后編寫合同段施工總結(jié)報告，準(zhǔn)備交工驗收需要的相關(guān)匯總文件。

3.6 組卷裝訂

施工文件材料必須通過組卷成冊，然后才能移交歸檔。組卷要遵循施工文件的形成規(guī)律和成套性特點(diǎn)，保持卷內(nèi)文件的有機(jī)聯(lián)系；分類科學(xué)，組卷合理。

巫奉A(yù)17標(biāo)按照要求共裝訂了550卷，編制了標(biāo)段案卷總目錄。裝訂好的案卷整齊、美觀，受到業(yè)主的好評（見圖1～圖3）。

圖1 裝訂好的案卷外封實樣

圖2 排列好的案卷實樣

圖3 裝訂好的案卷內(nèi)封實樣

4 結(jié)語

公路工程檔案是公路建設(shè)的重要組成部分，是工程內(nèi)在質(zhì)量和工程竣工驗收的重要依據(jù)，是檢驗項目建設(shè)工作和質(zhì)量的法律憑證。

施工單位作為施工文件編制工作的重點(diǎn)和主體，必須認(rèn)真負(fù)責(zé)采取各種可靠措施，按照竣工文件編制辦法的各項要求，在規(guī)定的時間內(nèi)完成竣工文件的編制任務(wù)并合格移交。