ERP系統(tǒng)實施前期準備工作研究

吳俊生

摘 要：ERP系統(tǒng)實施準備工作是否充分是ERP項目實施成功的關鍵因素之一，也是上線后ERP系統(tǒng)順暢運行的關鍵因素之一，文章從ERP系統(tǒng)實施準備工作的內(nèi)容和次序進行論證，闡述了ERP系統(tǒng)實施準備工作的主要內(nèi)容和工作方法。

關鍵詞：ERP系統(tǒng) 準備工作 內(nèi)容 方法

中圖分類號:F270 文獻標識碼:A

文章編號:1004-4914（2011）06-232-02

進入21世紀以來，各個領域的信息化趨勢越來越明顯，不論是國家、企業(yè)還是百姓的日常生活，都越來越明顯的感覺到信息化技術(shù)和產(chǎn)品帶來的變革。企業(yè)是信息化的最大受益者和推動者，企業(yè)管理要不要信息化的爭論不多了，這使得ERP系統(tǒng)在我國的企業(yè)逐漸普及，企業(yè)逐步認識到實施ERP系統(tǒng)可實現(xiàn)科技與管理兩條腿走路齊頭并進，使企業(yè)的管理水平和經(jīng)濟效益得到提高。然而，目前企業(yè)在ERP應用過程中仍存在各種共性和普遍性的問題，在很大程度上與企業(yè)沒有認真做好ERP項目前期準備工作有著必然的關系，特別是在明知準備不充分的情況下實施ERP系統(tǒng)效果更差。

一、統(tǒng)一企業(yè)高管層思想和意見，集體決策

企業(yè)高管層決策是否需要實施ERP系統(tǒng)，一般有來自外界和自身發(fā)展需要兩種：

1.來自外界的需要，企業(yè)必須實施ERP系統(tǒng)。例如國家法律法規(guī)的要求或者企業(yè)是集團公司的下屬單位，集團公司已經(jīng)決定在集團范圍內(nèi)實施ERP系統(tǒng)，這種情況下企業(yè)管理層決策的重點是如何組織開展好ERP系統(tǒng)的實施。如果是國家法律法規(guī)要求企業(yè)實現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營管理信息化，企業(yè)高管層要決策滿足國家法律法規(guī)的要求是實施ERP的唯一目標，還是在滿足法律法規(guī)要求的前提下通過實施ERP系統(tǒng)提升企業(yè)的管理水平。如果企業(yè)是集團公司的下屬單位，企業(yè)不要坐等集團公司推廣到本單位才開始行動，企業(yè)要積極同集團總部聯(lián)系，除了滿足集團公司實施ERP系統(tǒng)的各種要求外，還要積極把本單位將來實施ERP系統(tǒng)的骨干推薦到集團公司項目組，或派到正在實施ERP系統(tǒng)的兄弟單位參加ERP系統(tǒng)的實施，更深入地理解集團公司的實施理念和要求，了解兄弟單位在實施ERP系統(tǒng)過程中可能遇到的問題和處理辦法，為本企業(yè)實施ERP系統(tǒng)積累經(jīng)驗。

2.企業(yè)自身發(fā)展的需要。這種情況企業(yè)是否需要實施ERP系統(tǒng)要認真進行分析研究，要根據(jù)企業(yè)的實際需要出發(fā)，而且要徹底拋棄“上ERP系統(tǒng)是找死，不上ERP系統(tǒng)是等死”的觀念，很多優(yōu)秀的企業(yè)并沒有先進的信息系統(tǒng)，管理水平同樣很高，同樣有很強的核心競爭力，能用成本最低的方式和最簡潔的方式實現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營目標，有時候更能為企業(yè)創(chuàng)造效益。企業(yè)高管層要充分討論是否需要實施ERP系統(tǒng)并集體決策，發(fā)出清晰一致的決策意見，一旦企業(yè)的最終決策意見發(fā)布，高管層要向全體職工表明一致的態(tài)度并且只能有一種聲音，嚴禁私下議論、表達個人意見。企業(yè)一旦決定實施ERP系統(tǒng)，這是ERP系統(tǒng)實施成功的前提和保證。

二、明確ERP系統(tǒng)實施的目標

1.明確實施ERP系統(tǒng)的管理需求。企業(yè)一旦決定要實施ERP系統(tǒng)，一定要弄清楚為什么要實施ERP系統(tǒng)，給出具體需求，不能只給出提高企業(yè)管理水平的宏觀概念，企業(yè)要深入分析本單位所處的行業(yè)、規(guī)模、管理基礎等基本現(xiàn)狀，在此基礎上深入研究企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略，探索企業(yè)實現(xiàn)戰(zhàn)略目標的瓶頸。

2.ERP系統(tǒng)實施要以信息規(guī)劃為依據(jù)，符合公司總體信息化目標。企業(yè)的信息規(guī)劃是企業(yè)業(yè)務戰(zhàn)略的支撐，信息規(guī)劃是企業(yè)信息化工作的指導性文件，每年應滾動更新保持信息化規(guī)劃的可操作性。信息規(guī)劃為企業(yè)信息化建設工作指明了方向，或者說信息化建設的路線圖，ERP系統(tǒng)的實施要嚴格按信息化規(guī)劃進行，需要的信息化基礎具備了再開始實施ERP系統(tǒng)，切不可盲目實施ERP系統(tǒng)。

如果企業(yè)沒有信息化規(guī)劃，要先制定信息化規(guī)劃再實施ERP系統(tǒng)；或者要認真分析企業(yè)的信息化基礎條件，主要從信息系統(tǒng)應用情況和各部門業(yè)務管理的計算機化水平分析。分析企業(yè)的信息應用已經(jīng)覆蓋的業(yè)務范圍和應用情況，能否方便的同其他系統(tǒng)接口和數(shù)據(jù)導入導出，信息系統(tǒng)的開發(fā)商是否繼續(xù)同企業(yè)保持密切合作并提供支持；分析企業(yè)核心業(yè)務如財務、采購、銷售、生產(chǎn)、物料與倉儲管理等是否有良好計算機應用基礎，基礎數(shù)據(jù)管理是否實現(xiàn)了計算機化，能否快速得到準確真實的數(shù)據(jù)，業(yè)務流程是否規(guī)范等。進行全面評估后向企業(yè)管理層提出是否實施ERP系統(tǒng)的建議。

3.有明確的項目范圍和項目目標。ERP系統(tǒng)實施的功能范圍和項目組織范圍一定要明確，企業(yè)要思考好自己實施ERP系統(tǒng)的哪些模塊，解決什么問題，并不是越多越好；實施的組織范圍也要確定，保證實施計劃的嚴肅性和可執(zhí)行性。項目實施要有策略和方法論，可以從理論上指導ERP系統(tǒng)的實施，特別是對集團企業(yè)的ERP系統(tǒng)實施更有意義，可保證集團的下屬單位實施思想和集團總部保持一致，特別是在制定具體的ERP項目目標時，能保證對ERP系統(tǒng)有一個合理的期望值和具體明確目標，企業(yè)就會對ERP系統(tǒng)有一個正確的認識，既不依賴ERP解決所有的管理問題，也不會認為ERP系統(tǒng)只是數(shù)據(jù)統(tǒng)計工作或是存儲器，廣大基層員工更容易接受具體的目標從而有的放矢，知道如何配合ERP系統(tǒng)項目的實施工作，對ERP的了解也就沒有了恐懼心理，配合公司的宣傳與培訓，企業(yè)實現(xiàn)全員參與ERP系統(tǒng)的實施，就能為成功實施ERP系統(tǒng)打下良好的基礎。

三、成立ERP系統(tǒng)實施組織機構(gòu)，全面管理ERP系統(tǒng)實施工作

1.成立ERP系統(tǒng)實施項目組織機構(gòu)。ERP系統(tǒng)是一項技術(shù)性和綜合性比較強的工作，一般實施ERP系統(tǒng)應成立決策機構(gòu)、管理機構(gòu)和執(zhí)行機構(gòu)三個層次的組織機構(gòu)。項目組團隊成員的組建一定要與ERP系統(tǒng)的運行維護結(jié)合起來考慮，ERP系統(tǒng)上線運行后具體操作在各業(yè)務部門，所以業(yè)務部門最好有人員參加項目組，將來推動ERP系統(tǒng)在本業(yè)務部門的應用，如企業(yè)計劃將來成立專門的信息化機構(gòu)來支持維護ERP系統(tǒng)，那就提前考慮人員參加項目組，并在項目組承擔主要工作，項目結(jié)束后，該團隊馬上就能投入到支持維護工作中。

2.制定ERP實施項目考核標準。項目組要根據(jù)ERP系統(tǒng)實施的目標制定項目的考核標準，主要包括項目實施過程的考核與管理及項目上線后效果的考核。項目實施過程的考核與管理主要包括項目的管理策略和階段質(zhì)量驗收標準、項目結(jié)束的標準和驗收方案，以及項目要求的交付品，項目的過程考核要重視階段驗收、嚴格把關，協(xié)調(diào)好與項目進度之間的關系。項目上線后效果的考核要結(jié)合實際和項目的主要目標，不必過于繁瑣和細致，因為管理上的提升是需要時間檢驗，而企業(yè)只有加大利用ERP系統(tǒng)和開發(fā)ERP系統(tǒng)的功能，才能逐漸體會到ERP系統(tǒng)帶來的提升。

3.提前考慮ERP實施項目的后勤保障。項目的后勤保障也是不容忽視的環(huán)節(jié)，后勤保障做的好可以大大提高工作效率，避免不必要的麻煩，提高工作人員的士氣。后勤保障主要包括辦公環(huán)境、辦公設備、辦公用品、網(wǎng)絡等基礎條件的準備，同時還要考慮交通、團隊建設和預算的來源等問題。

四、提前預測ERP系統(tǒng)實施的重點和難點

企業(yè)要結(jié)合自身實際和購買ERP系統(tǒng)的特點預測系統(tǒng)實施的重點和難點工作，提前做好準備，給予人力、物力、財力和領導決策的支持。

1.數(shù)據(jù)工作。數(shù)據(jù)是信息系統(tǒng)的血液，強大的統(tǒng)計、分析、計算功能是信息系統(tǒng)的主要特點之一，通過加工數(shù)據(jù)滿足客戶的各種需求也是信息系統(tǒng)的主要應用之一，ERP系統(tǒng)也不例外。在系統(tǒng)開始實施前就要仔細研究并制定數(shù)據(jù)管理策略，ERP系統(tǒng)的每個模塊的數(shù)據(jù)都有其特點，有其業(yè)務特性，靜態(tài)數(shù)據(jù)和動態(tài)數(shù)據(jù)的工作量和難度也不一樣。由于數(shù)據(jù)質(zhì)量非常重要，要針對企業(yè)所處的行業(yè)、選購的ERP系統(tǒng)的特點統(tǒng)一考慮數(shù)據(jù)工作，而且針對數(shù)據(jù)工作量制定上線步驟，不一定非要在ERP系統(tǒng)實施期間把所有數(shù)據(jù)都導入系統(tǒng)，但要有一個整體策略，最好在項目實施期間有一個專門的數(shù)據(jù)小組，統(tǒng)一管理數(shù)據(jù)工作，確保數(shù)據(jù)工作的質(zhì)量和進度，能按要求及時導入系統(tǒng)。

2.報表。報表是ERP系統(tǒng)上線后帶來的直接效益和應用，報表開發(fā)要制定長期策略，報表不是ERP系統(tǒng)的強項，因此有必要購買或開發(fā)專門的報表軟件或平臺，分析利用ERP系統(tǒng)中數(shù)據(jù)寶藏為企業(yè)服務。

3.ERP系統(tǒng)的知識轉(zhuǎn)移。ERP系統(tǒng)實施階段的知識轉(zhuǎn)移非常重要，關系到ERP系統(tǒng)上線后能否持續(xù)順暢運行和對管理的支持力度。ERP系統(tǒng)實施咨詢服務公司是知識的擁有者、是企業(yè)的老師，比用戶更懂ERP產(chǎn)品，更懂得企業(yè)所處行業(yè)對ERP應用的需求和一般規(guī)律，企業(yè)要尊重咨詢服務公司不能以甲方自居，但企業(yè)又更加了解自己，知道需要優(yōu)化的問題和企業(yè)發(fā)展的瓶頸之所在，只有雙方互相進行知識轉(zhuǎn)移，用戶掌握了ERP系統(tǒng)的知識、咨詢服務商掌握了企業(yè)的知識，才能在雙方的交流中形成有效的知識誘發(fā)和協(xié)同知識共創(chuàng)。要達到這樣的效果就需要雙方以平等、互信、合作的要求形成一個團隊和一個共同的目標。

4.變革管理。ERP系統(tǒng)既是一套軟件，又是一套管理思想和管理理論，它的實施必然帶來企業(yè)的變革，在實施前做好變革計劃和管理策略尤為必要，甚至有時是項目成敗的關鍵因素。ERP系統(tǒng)實施一定是一把手工程，變革團隊更應是強勢團隊或與項目實施團隊合二為一。一定要在公司內(nèi)廣泛宣傳、培訓ERP知識，使大家認識ERP、了解ERP，盡量把對ERP的恐懼感轉(zhuǎn)化為危機感，在公司內(nèi)形成實施ERP系統(tǒng)是公司發(fā)展的必經(jīng)之路，在公司高層和全體員工中形成實施ERP系統(tǒng)的共識。

變革管理要與考核與激勵結(jié)合起來，針對ERP系統(tǒng)實施帶來的工作和行為轉(zhuǎn)變提前制定預案，實施ERP系統(tǒng)肯定有人反對或不支持、肯定發(fā)生內(nèi)部沖突或摩擦、肯定要放棄一些短期利益，要針對這些困難制定應對措施。在ERP實施過程中，初始階段工作量加大是必然的，有的單位ERP系統(tǒng)和舊系統(tǒng)要并行以相互教研，工作量就更成倍數(shù)增加了。ERP系統(tǒng)上線后對人員素質(zhì)提出了更高的要求，引起部分人的崗位危機；ERP系統(tǒng)上線還會掃除一些灰色地帶，會觸犯一部分人的既得利益。在這種情況下，只有持續(xù)變革、堅持長期變革管理才能鞏固成果，否則很快就恢復原狀。

五、評估ERP系統(tǒng)實施風險，做好應對措施

ERP系統(tǒng)實施后既改變企業(yè)的管理方式也改變企業(yè)員工的工作方式，變革幾乎涉及企業(yè)的方方面面，實施前要充分評估ERP系統(tǒng)實施的風險，重點應考慮幾方面：ERP系統(tǒng)的軟件與企業(yè)特點的適應程度；ERP實施的深度與企業(yè)信息化發(fā)展水平的適應程度；ERP系統(tǒng)實施范圍目標與企業(yè)資源投入的適應程度；ERP實施團隊人員素質(zhì)的要求與實際人員素質(zhì)適應程度；ERP系統(tǒng)實施與業(yè)務部門的結(jié)合程度等等?？梢岳枚喾N風險識別和評估方法，去發(fā)現(xiàn)評估風險，提前做好應對措施。

六、結(jié)論

ERP系統(tǒng)實施前期準備要細致，要從多角度考慮實施需具備的條件，要考慮ERP系統(tǒng)實施前期準備、ERP系統(tǒng)實施期、上線支持期和正常運行期各階段的需求和需要；把這些需求和需要進行整理分析，在準備期間就提出應對方案，盡可能把工作考慮周詳。

參考文獻：

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3.黃梯云.管理信息系統(tǒng)[M].北京：高等教育出版社，2006

（作者單位：中海石油煉化與銷售事業(yè)部 北京 100029）（責編：賈偉）