淺談如何做好醫(yī)院檔案的開(kāi)發(fā)利用

周喜強(qiáng)

摘要：檔案利用是檔案工作的出發(fā)點(diǎn)和根本目的，如何做好檔案的提供利用，發(fā)揮檔案的利用價(jià)值，本文進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞： 檔案開(kāi)發(fā) 利用 信息反饋 效益原則

檔案保存的目的是為了提供利用。利用是為了查找有利用價(jià)值的憑證和依據(jù)。開(kāi)發(fā)和利用檔案信息資源，是為了使檔案在工作中能更好地發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。以往工作中存在著檔案利用的傳統(tǒng)化和被動(dòng)服務(wù)，直接影響著檔案的提供利用，也嚴(yán)重影響著檔案信息資源的開(kāi)發(fā)和檔案事業(yè)的健康發(fā)展。

一、在檔案信息資源開(kāi)發(fā)和信息反饋工作中的問(wèn)題

（一）長(zhǎng)期以來(lái)，在以醫(yī)療為中心的醫(yī)院管理中，檔案工作由不被重視、缺乏科學(xué)規(guī)范的管理，到近年來(lái)通過(guò)開(kāi)展檔案目標(biāo)管理考核，檔案管理逐步走向規(guī)范化、制度化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，成為醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要組成部分。但只局限于檔案的被動(dòng)利用，不注重檔案利用價(jià)值的信息反饋和檔案價(jià)值的時(shí)效性，反映不了醫(yī)院工作的全貌，不主動(dòng)提供利用檔案，也就不能及時(shí)地收集到有價(jià)值的檔案信息資料，也就失去了檔案保存的價(jià)值。

（二）在檔案室利用檔案時(shí)，存在著檔案內(nèi)容界定不清、管理范圍不明、填寫(xiě)利用目的比較簡(jiǎn)單等問(wèn)題。只是在利用時(shí)，填寫(xiě)“借”和“還”，失去了很多檔案利用信息反饋的機(jī)會(huì)，也就失去了進(jìn)一步改善檔案利用工作的針對(duì)性依據(jù)。

（三）對(duì)檔案利用價(jià)值的體現(xiàn)，關(guān)鍵還在于檔案的管理。計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了越來(lái)越多的電子文件；醫(yī)療保險(xiǎn)制度改革的實(shí)施和醫(yī)保專門(mén)檔案的數(shù)量日益增多，醫(yī)院檔案內(nèi)容不斷更新，數(shù)量日益增多。因此，醫(yī)院檔案必須做好基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作。一是擴(kuò)大檔案材料的收集范圍，進(jìn)一步完善歸檔制度，積極做好各門(mén)類、各種載體檔案材料的收集歸檔工作，防止檔案材料流失，豐富館藏。二是搞好檔案材料的價(jià)值鑒定工作，對(duì)超期保管的各類檔案進(jìn)行鑒定銷毀，優(yōu)化室藏。三是搞好檔案材料的整理工作，提高案卷質(zhì)量。對(duì)形成的檔案材料要按照檔案分類方案進(jìn)行基礎(chǔ)的分類、排列和編目，組成有序體系便于提供利用。四是完善檔案檢索工具體系，滿足醫(yī)院各部門(mén)對(duì)開(kāi)發(fā)利用室藏檔案的需要。五是做好平時(shí)檔案材料的收集、分類歸檔、編研利用及實(shí)例檔案的匯集，促進(jìn)檔案的開(kāi)發(fā)與利用。

二、主觀與客觀并舉，發(fā)揮檔案的最大效益

建立科學(xué)的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。檔案的提供利用基于檔案工作的方方面面，如平時(shí)的收集、分類的準(zhǔn)確、利用者情況統(tǒng)計(jì)等等。因此，檔案工作的各個(gè)方面都應(yīng)加強(qiáng)，以為提高檔案利用價(jià)值提供保障。

（一）要對(duì)有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同材料做好平時(shí)集中收集。以前有不少單位的領(lǐng)導(dǎo)，不注重檔案管理，對(duì)檔案工作重視不夠，將有價(jià)值的文字材料保存在個(gè)人手中，導(dǎo)致人員離退，有價(jià)值的檔案材料隨之丟失，給檔案工作和以后的查找利用造成損失和困難。

（二）要做好檔案的鑒定工作。確定檔案的保管期限很重要，把定期列為永久，把永久列為定期保存，都不能最大限度地發(fā)揮其檔案自身的利用價(jià)值，同時(shí)，把珍貴有價(jià)值的檔案列為定期保存，到期銷毀，那就永遠(yuǎn)失去了檔案的價(jià)值。因此，做好檔案的鑒定工作，提供編寫(xiě)檔案摘要和匯編，都能最大發(fā)揮檔案的利用價(jià)值。

（三）隨著科技的進(jìn)步，社會(huì)的發(fā)展，檔案的內(nèi)涵和外延都在發(fā)生變化。特別是在醫(yī)院，檔案的范圍由最初的文書(shū)檔案、照片檔案、病歷檔案、人事檔案等發(fā)展到今天的科研檔案、膠片檔案、病理檔案、設(shè)備檔案、實(shí)物檔案、印模檔案、聲像檔案、計(jì)算機(jī)磁盤(pán)檔案、計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)檔案等等。掌握檔案利用信息，并對(duì)這些信息進(jìn)行分析，進(jìn)一步了解社會(huì)和單位對(duì)檔案利用的需求和利用者利用效果評(píng)價(jià)，從而改進(jìn)我們的服務(wù)形式，拓寬利用渠道，讓更多的利用者了解檔案，熟悉檔案，利用檔案，發(fā)揮檔案的作用，為衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展服務(wù)。

（四）檔案專業(yè)人員的綜合素質(zhì)參差不齊，與時(shí)代發(fā)展的要求懸殊較大。表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員較少，專業(yè)知識(shí)更新慢，相關(guān)學(xué)科知識(shí)面較窄，知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，學(xué)歷普遍偏低，外語(yǔ)水平不高，這些情況已不適應(yīng)新形勢(shì)下的檔案事業(yè)發(fā)展，也直接影響著檔案利用價(jià)值的發(fā)揮。在衛(wèi)生體制改革工作中，醫(yī)院檔案工作面臨著范圍廣、內(nèi)容新、任務(wù)重、責(zé)任大的挑戰(zhàn)，這就要求檔案工作者不僅要加強(qiáng)自身修養(yǎng)，狠抓業(yè)務(wù)水平的提高，還要積極參加學(xué)術(shù)研究和學(xué)術(shù)論文寫(xiě)作。研究能力的提高可使檔案人員不斷地發(fā)現(xiàn)工作中存在的問(wèn)題，及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，更好地將檔案理論應(yīng)用于實(shí)踐中去。

三、對(duì)策

（一）樹(shù)立檔案工作求效益的觀念

一是要樹(shù)立檔案工作的動(dòng)態(tài)觀。醫(yī)院檔案工作的發(fā)展是動(dòng)態(tài)的，在檔案管理中檔案人員要改變“管理就是保管”、“坐等上門(mén)”的傳統(tǒng)觀念，圍繞醫(yī)院各項(xiàng)工作需要，積極主動(dòng)提供利用檔案。二是要樹(shù)立檔案工作的時(shí)效觀。醫(yī)院在參與醫(yī)療市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中，檔案人員要樹(shù)立效率觀念，在檔案提供利用工作中，及時(shí)、準(zhǔn)確地為利用者提供檔案。三是樹(shù)立檔案的價(jià)值觀。檔案人員要充分認(rèn)識(shí)檔案的價(jià)值和作用，特別是要認(rèn)識(shí)到醫(yī)學(xué)科技檔案就是潛在的生產(chǎn)力，一旦發(fā)揮作用，就能為醫(yī)院乃至社會(huì)創(chuàng)造效益，更主要的是服務(wù)于患者，提高廣大人民的健康水平，努力開(kāi)發(fā)檔案信息資源，為醫(yī)院創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益服務(wù)。

（二）開(kāi)展檔案數(shù)字化工作，提高利用效率

一方面，醫(yī)院檔案門(mén)類較多，尤其較繁忙的醫(yī)療業(yè)務(wù)活動(dòng)，須保留大量的業(yè)務(wù)歸檔材料，如人事、基建、設(shè)備、病案、影像資料，每年幾萬(wàn)份，全部以傳統(tǒng)的方法貯存，將占用很大的空間。另一方面，高科技的發(fā)展，也使檔案載體更加豐富多樣。隨著科學(xué)技術(shù)和經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，醫(yī)院各方面管理對(duì)檔案信息的需求有增無(wú)減，而且要求快速、準(zhǔn)確、系統(tǒng)地提供利用。因此，醫(yī)院檔案必須改進(jìn)檔案管理手段和方法。首先，編制檢索工具要做到科學(xué)、適用，切忌盲目追求數(shù)量而搞多、濫、雜；其次，在一個(gè)單位內(nèi)編制何種檢索工具，建立何種檢索工具體系，都必須考慮其能否迅速、準(zhǔn)確地滿足利用者多角度查詢檔案的需要。要本著“實(shí)用與效能”的原則，選編具有較強(qiáng)針對(duì)性的檢索工具，確定目標(biāo)，統(tǒng)籌安排，逐步實(shí)施，加速醫(yī)院檔案信息由傳統(tǒng)管理向現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變的進(jìn)程。

（四）努力開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，增強(qiáng)服務(wù)功能

一是檔案人員要做好常規(guī)查檔的接待工作，而且要加強(qiáng)與醫(yī)院各管理部門(mén)的聯(lián)系，及時(shí)了解醫(yī)院各項(xiàng)工作的利用需求，為利用者準(zhǔn)確提供檔案信息服務(wù)。二是搞好編輯研究工作，提供編輯研究服務(wù)，如提供全宗介紹、專題匯編、文摘題要等。三是為保證檔案材料收集的齊全和完整，搞好跟蹤服務(wù)。特別對(duì)歸檔難度比較大的科研課題和基建檔案，檔案部門(mén)可采用跟蹤服務(wù)的方法取得寶貴資料。四是醫(yī)院檔案管理部門(mén)要以開(kāi)發(fā)利用價(jià)值為目標(biāo)，逐步從“封閉型”向“開(kāi)放型”、從“保管型”向“參與決策型”轉(zhuǎn)變。檔案室藏由“單一型”向“綜合型”方向發(fā)展，搞好檔案、資料、情報(bào)信息的一體化服務(wù)，這樣可以使醫(yī)院的各種信息互相補(bǔ)充，互相滲透，構(gòu)成醫(yī)院信息的完整體系，使檔案室成為信息儲(chǔ)藏中心和利用中心，發(fā)揮檔案的最大利用價(jià)值。

作者單位：山東省煙臺(tái)毓璜頂醫(yī)院