建立信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)高值耗材全程動(dòng)態(tài)監(jiān)管

劉曉華，薛昕昀，許鋒，田金，欒笑笑

北京大學(xué)第三醫(yī)院 醫(yī)學(xué)工程處，北京100191

隨著《醫(yī)療器械臨床使用安全管理規(guī)范（試行）》的頒布，醫(yī)用耗材使用安全及管理越來越受到政府及醫(yī)院的關(guān)注，如何提高以植入耗材為重點(diǎn)的醫(yī)用高值耗材管理已經(jīng)成為政府監(jiān)管部門、醫(yī)院和行業(yè)研究的熱點(diǎn)。隨著醫(yī)用耗材使用量的逐年增加，高值耗材的管理是否科學(xué)、規(guī)范，關(guān)系著醫(yī)院的診療水平甚至直接關(guān)系到患者的生命安全。因此，加強(qiáng)高值耗材，特別是植入耗材的管理意義重大，建立一套科學(xué)的高值耗材監(jiān)控管理系統(tǒng)勢(shì)在必行。

我院通過多年來在高值醫(yī)用耗材管理過程中的總結(jié)，把條碼技術(shù)應(yīng)用到高值醫(yī)用耗材信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，對(duì)高值耗材管理流程進(jìn)行了優(yōu)化，最終取得了比較顯著的管理效果。

1 現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)快速發(fā)展給耗材管理帶來的問題和挑戰(zhàn)

現(xiàn)代醫(yī)療技術(shù)的快速發(fā)展給高值耗材管理帶來了如下問題和挑戰(zhàn)。

1.1 高值耗材管理難度大

高值耗材使用量大，覆蓋面廣，品種繁多，規(guī)格型號(hào)復(fù)雜，專業(yè)性強(qiáng)，造成了管理難度大。尤其植入材料是醫(yī)用耗材產(chǎn)品中潛在風(fēng)險(xiǎn)最高的一類，一旦出現(xiàn)問題，將對(duì)患者造成傷害導(dǎo)致醫(yī)療糾紛，因此其有效性和安全性必須要嚴(yán)格控制。

目前，骨科植入耗材管理成為各大醫(yī)院耗材管理工作的難點(diǎn)和重要環(huán)節(jié)。骨科植入材料的使用存在一些特殊性：① 骨科材料分創(chuàng)傷、脊柱、人工關(guān)節(jié)等幾類，在品牌、種類、規(guī)格型號(hào)及價(jià)格等方面存在很大差異，造成對(duì)骨科材料追溯困難，增加了管理難度；② 所用骨科植入材料往往只有在手術(shù)臺(tái)上才能確定，普遍采用的方法是術(shù)后管理，存在滯后性等弊端。因此，建立規(guī)范的骨科材料管理體系勢(shì)在必行。

1.2 原有管理流程存在管理弊端

高值耗材管理物流環(huán)節(jié)多且相對(duì)獨(dú)立，雖然多數(shù)醫(yī)院耗材庫房都已引進(jìn)計(jì)算機(jī)，但往往只涉及物資出入庫管理。高值耗材信息管理系統(tǒng)需要對(duì)準(zhǔn)入、出入庫、使用、計(jì)費(fèi)、追溯等各環(huán)節(jié)進(jìn)行全程監(jiān)管。目前，醫(yī)院高值耗材管理流程普遍存在如下一些問題：① 耗材管理系統(tǒng)沒有與HIS系統(tǒng)集成，憑借人工傳遞紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行耗材計(jì)費(fèi)，往來票據(jù)混亂，使收費(fèi)缺乏透明度，無法控制收費(fèi)準(zhǔn)確性。② 耗材管理部門無法實(shí)時(shí)監(jiān)管高值耗材使用情況，僅根據(jù)紙質(zhì)單據(jù)補(bǔ)辦出入庫及結(jié)賬手續(xù)，充當(dāng)為耗材貨款報(bào)銷的角色，造成高值耗材全方位監(jiān)管職能的部分缺失。③ 耗材管理過程中，物流、信息流和資金流無法做到有效整合，無法實(shí)現(xiàn)對(duì)植入耗材的有效追溯，及有效控制已結(jié)賬耗材外流或非準(zhǔn)入耗材流入現(xiàn)象。

1.3 耗材管理服務(wù)質(zhì)量的高要求

隨著醫(yī)院業(yè)務(wù)量逐年增加，物流量不斷增大，庫存量的攀升使得庫存面積和人員緊張，對(duì)醫(yī)用耗材服務(wù)質(zhì)量的提高提出挑戰(zhàn)。

對(duì)于采購(gòu)人員，需要確定耗材各項(xiàng)信息以及最佳的采購(gòu)周期，客觀評(píng)估和管理供應(yīng)商服務(wù)質(zhì)量；對(duì)于庫房管理人員，需要從繁重的物流工作中解脫出來，獲取準(zhǔn)確數(shù)據(jù)，進(jìn)行全局統(tǒng)籌；對(duì)于臨床科室和二級(jí)庫管理人員，需要實(shí)現(xiàn)耗材請(qǐng)領(lǐng)準(zhǔn)確，頻次適當(dāng)。這些都需要通過信息系統(tǒng)便捷的數(shù)據(jù)收集和信息共享來實(shí)現(xiàn)。

2 我院高值耗材管理系統(tǒng)的建立

我院骨科、運(yùn)動(dòng)醫(yī)學(xué)學(xué)科在國(guó)內(nèi)處于領(lǐng)先水平，每年手術(shù)量達(dá)6000多例，骨科及運(yùn)動(dòng)醫(yī)學(xué)科醫(yī)用耗材使用價(jià)值占到全院的49%，是我院耗材管理工作的重點(diǎn)。2010年1月，衛(wèi)生部印發(fā)了《醫(yī)療器械臨床使用安全管理規(guī)范（試行）》，要求醫(yī)療機(jī)構(gòu)按照國(guó)家分類編碼的要求，對(duì)醫(yī)療器械進(jìn)行唯一性標(biāo)識(shí)，并確保這些信息具有可追溯性。在此背景下，我院成立了醫(yī)學(xué)工程處牽頭的項(xiàng)目組，建設(shè)高值耗材全程動(dòng)態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)。管理流程如圖1所示。

圖1 骨科、介入類高值耗材管理流程圖

2.1 骨科類植入材料的管理

我院利用信息系統(tǒng)優(yōu)化了骨科材料的管理流程，具體方法是：

（1）骨科組套條碼化管理：針對(duì)骨科材料的特殊性，我院對(duì)其采取以“組套”為基本單位的管理模式，共整理現(xiàn)用骨科組套153個(gè)，并結(jié)合我院耗材管理經(jīng)驗(yàn)和實(shí)際需要，將組套按4層14位進(jìn)行分類編碼，按照耗材碼、分類碼、供應(yīng)商編碼、流水號(hào)等信息進(jìn)行編碼。以人工膝關(guān)節(jié)組套為例，標(biāo)簽如圖2所示。

圖2 人工膝關(guān)節(jié)條形碼標(biāo)簽

（2）耗材編碼與物價(jià)收費(fèi)編碼作對(duì)應(yīng)：目前我院對(duì)應(yīng)耗材編碼與物價(jià)收費(fèi)編碼數(shù)據(jù)4000多條。對(duì)于新增的骨科耗材，在字典更新后，相關(guān)信息會(huì)通過系統(tǒng)傳遞到物價(jià)科，提示及時(shí)添加收費(fèi)編碼。以此有效建立起耗材與收費(fèi)信息的對(duì)應(yīng)關(guān)系，保證正常收費(fèi)。

（3）術(shù)中計(jì)費(fèi)：貼有條形碼標(biāo)簽的手術(shù)包消毒后進(jìn)入手術(shù)間。手術(shù)結(jié)束前，由巡回護(hù)士在計(jì)費(fèi)系統(tǒng)中掃描組套條碼，根據(jù)實(shí)際使用情況勾選確認(rèn)耗材組套明細(xì)，系統(tǒng)自動(dòng)核算高值耗材費(fèi)用。

（4）雙簽確認(rèn)：耗材使用信息填寫完畢后，需要雙人進(jìn)行再次審核，確認(rèn)無誤后輸入密碼進(jìn)行數(shù)據(jù)提交，完成高值耗材術(shù)中計(jì)費(fèi)。

（5）實(shí)耗實(shí)銷：手術(shù)室收費(fèi)信息提交后，由HIS實(shí)時(shí)反饋到高值耗材管理系統(tǒng)中。術(shù)后，醫(yī)學(xué)工程處與系統(tǒng)中信息核對(duì)無誤后，辦理相關(guān)手續(xù)。

2.2 二級(jí)庫的管理

傳統(tǒng)的“采購(gòu)→庫存→發(fā)放”供應(yīng)模式會(huì)造成大量庫存資金的擠占，針對(duì)這一問題，我院在心內(nèi)科導(dǎo)管室及介入血管外科導(dǎo)管室實(shí)行“二級(jí)庫房”信息化管理。供應(yīng)商將耗材送貨到醫(yī)學(xué)工程處庫房，驗(yàn)收合格后掃描產(chǎn)品條形碼辦理代銷入庫和代銷移庫手續(xù)；使用科室二級(jí)庫管理人員清點(diǎn)所收耗材，并根據(jù)貨到情況在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行移入確認(rèn)。

臨床科室在耗材使用后掃描條形碼進(jìn)行計(jì)費(fèi)，耗材及收費(fèi)信息進(jìn)入HIS，并實(shí)時(shí)反饋給耗材管理系統(tǒng)，由醫(yī)學(xué)工程處進(jìn)行耗材出庫確認(rèn)。醫(yī)學(xué)工程處能夠?qū)崟r(shí)監(jiān)管二級(jí)庫高值耗材使用情況，包括產(chǎn)品名稱、規(guī)格、批號(hào)、費(fèi)用、入庫出庫時(shí)間、使用日期、病人姓名、主刀醫(yī)生等。二級(jí)庫房信息化管理把醫(yī)學(xué)工程處、臨床科室、財(cái)務(wù)處有機(jī)地聯(lián)系在一起，為我院對(duì)高值耗材的有效監(jiān)管提供了保障。

2.3 其他功能

我院醫(yī)用耗材網(wǎng)上請(qǐng)領(lǐng)模塊實(shí)現(xiàn)了臨床科室通過登錄系統(tǒng)客戶端進(jìn)行醫(yī)用耗材網(wǎng)上請(qǐng)領(lǐng)。目前我院醫(yī)用耗材網(wǎng)上請(qǐng)領(lǐng)量每月約400單。填寫請(qǐng)領(lǐng)信息后，系統(tǒng)自動(dòng)生成請(qǐng)領(lǐng)請(qǐng)求并發(fā)送給耗材庫房，庫管人員通過審核、配發(fā)、上賬等流程完成對(duì)臨床科室耗材的發(fā)放。系統(tǒng)還提供請(qǐng)領(lǐng)記錄查詢、請(qǐng)領(lǐng)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等功能，以完善信息系統(tǒng)對(duì)醫(yī)用耗材請(qǐng)領(lǐng)業(yè)務(wù)流程的控制管理。

供應(yīng)商資質(zhì)管理模塊實(shí)現(xiàn)了耗材供應(yīng)商注冊(cè)證等資質(zhì)文件的電子信息儲(chǔ)存、查詢以及注冊(cè)證有效期預(yù)警等功能，避免了紙質(zhì)文件存放難以及時(shí)了解供應(yīng)商的注冊(cè)證或授權(quán)是否過期的問題。

庫存預(yù)警模塊提供了設(shè)置耗材的安全庫存及最高庫存量的功能，實(shí)現(xiàn)了耗材訂貨策略的科學(xué)制定，防止出現(xiàn)耗材的積壓或短缺。

3 我院信息化管理創(chuàng)新點(diǎn)

3.1 引入供應(yīng)鏈管理思想，實(shí)現(xiàn)實(shí)耗實(shí)銷

依據(jù)供應(yīng)鏈管理將物流、信息流及資金流一體化整合的思想，通過全程監(jiān)管系統(tǒng)對(duì)高值耗材從入庫到最終使用，再到患者身上進(jìn)行全程跟蹤管理，實(shí)現(xiàn)高值耗材削減庫存、醫(yī)院計(jì)費(fèi)和臨床使用同步進(jìn)行。

3.2 條碼化管理健全追溯機(jī)制

條碼化管理對(duì)高值耗材進(jìn)行唯一性標(biāo)識(shí)，并記錄來源和最終去向，一旦發(fā)生醫(yī)療事故，可以為確實(shí)舉證提供相關(guān)材料，健全高值耗材追溯機(jī)制。

3.3 “雙簽”計(jì)費(fèi)提高嚴(yán)謹(jǐn)性

我院特別提出的高值耗材術(shù)中“雙簽”計(jì)費(fèi)，這一細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)有效提高了高值耗材收費(fèi)的嚴(yán)謹(jǐn)性，確保高值耗材監(jiān)管力度和管理水平。

4 結(jié)束語

在高值耗材管理的信息化建設(shè)中，一方面要重視新的信息技術(shù)的應(yīng)用，另一方面也要重視信息系統(tǒng)和管理的互動(dòng)，既要根據(jù)自己的管理流程來選擇適合的信息系統(tǒng)，也要通過信息系統(tǒng)來優(yōu)化和再造自己的管理流程。

為了進(jìn)一步做好醫(yī)用耗材的規(guī)范性管理工作，我們正在加強(qiáng)學(xué)習(xí)醫(yī)用耗材管理方面的專業(yè)知識(shí)，發(fā)掘醫(yī)用耗材管理的先進(jìn)理念，力爭(zhēng)使我院醫(yī)用耗材的管理更合理、更完善。

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