運(yùn)用信息化手段助推企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理

許大衛(wèi)，袁 翔

（北京超高壓公司，北京 100052）

0 引言

企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化是企業(yè)管理的一項(xiàng)基礎(chǔ)工作，是管理方式方法和流程的優(yōu)化，是提升員工素質(zhì)和提高管理水平的有效手段。通過信息化手段，推行企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化，鞏固企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成果。

1 信息化手段助推標(biāo)準(zhǔn)化管理主要思路

以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理為基礎(chǔ)，以業(yè)務(wù)需求為導(dǎo)向，充分運(yùn)用信息化技術(shù)資源，構(gòu)建集標(biāo)準(zhǔn)化管理之標(biāo)準(zhǔn)化系統(tǒng)、信息資源庫、崗位工具箱和工作應(yīng)用平臺于一體的企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化信息系統(tǒng)，優(yōu)化企業(yè)管理流程，實(shí)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)的信息化。同時實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)體系文件統(tǒng)一管理、動態(tài)修訂、綜合查詢，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，打造強(qiáng)有力的流程管理體系、及時有效的問題解決機(jī)制、量化細(xì)化的績效評價(jià)體系，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化管理工作的深入推進(jìn)，真正通過信息化手段助推企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化管理。

2 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信息管理系統(tǒng)主要功能

建設(shè)實(shí)施企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理信息系統(tǒng)，主要滿足四大功能：一是實(shí)現(xiàn)企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系文件（管理標(biāo)準(zhǔn)、工作標(biāo)準(zhǔn)、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)）統(tǒng)一管理，實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)文本動態(tài)修訂，多角度綜合查詢；二是通過系統(tǒng)固化各職能部門主要業(yè)務(wù)流程并具備自由搭建流程的功能，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理工作從職能管理向流程管理的轉(zhuǎn)變；三是建立崗位工具箱，使崗位工作與崗位職責(zé)、工作流程、工作計(jì)劃的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)崗位工作標(biāo)準(zhǔn)化；四是建立績效評價(jià)體系，通過真實(shí)科學(xué)的統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)，合理反映所有系統(tǒng)用戶的流程處理效率，工作安排的完成情況，作為績效管理工作的評價(jià)依據(jù)。

2.1 標(biāo)準(zhǔn)化流程管理

標(biāo)準(zhǔn)化流程管理是企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)信息管理系統(tǒng)的主要功能和突出特點(diǎn)。它將完整的流程分解為不同的角色節(jié)點(diǎn)，通過標(biāo)準(zhǔn)化的數(shù)據(jù)傳輸來進(jìn)行業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)，并按照原有的流程結(jié)構(gòu)形成全新的閉環(huán)管理。它可以精確控制各個功能模塊信息傳遞和各種信息之間的交互傳輸，保證工作流轉(zhuǎn)的標(biāo)準(zhǔn)化。系統(tǒng)具備流程自由搭建、流程自啟動、流程處理時效的圖形化監(jiān)控等功能。流程通知可通過短信、郵件等多種方式提醒，結(jié)合VPN等技術(shù)手段來進(jìn)行遠(yuǎn)程的業(yè)務(wù)處理，或通過代理處理的方式解決因人員外出導(dǎo)致的流程停滯。

流程搭建界面及工作流監(jiān)控見圖1、圖2。

圖1 流程搭建

圖2 流程圖形化監(jiān)控

2.2 崗位工具箱

崗位工具箱將個人崗位職責(zé)與業(yè)務(wù)流程、待辦文件和工作日程等有機(jī)結(jié)合，為新人員快速適應(yīng)崗位需求創(chuàng)造條件，同時作為工作標(biāo)準(zhǔn)的補(bǔ)充部分，引入創(chuàng)新型的“角色”元素，使得業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)更加順暢自如。具體功能頁面如圖3所示。

圖3 崗位工具箱

2.3 報(bào)表統(tǒng)計(jì)

實(shí)現(xiàn)對流程執(zhí)行、文檔管理等方面的統(tǒng)計(jì)查詢，為開展績效管理提供評價(jià)依據(jù)，同時可以根據(jù)各類流程的各個環(huán)節(jié)進(jìn)行報(bào)表的自定義，按需生成相應(yīng)報(bào)表。具體頁面效果見圖4。

圖4 流程處理時長統(tǒng)計(jì)

2.4 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)文庫

系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)對標(biāo)準(zhǔn)體系文件的統(tǒng)一管理，可實(shí)現(xiàn)按照定義的字段要求進(jìn)行綜合統(tǒng)計(jì)查詢，也可按照標(biāo)準(zhǔn)體系文件的樹狀結(jié)構(gòu)進(jìn)行查詢，系統(tǒng)具有創(chuàng)新特點(diǎn)的是能記錄訪問標(biāo)準(zhǔn)體系文件的人員登錄日志，便于了解標(biāo)準(zhǔn)體系文件被瀏覽和執(zhí)行的最新情況。

2.5 工作日程管理

系統(tǒng)可以將員工的工作計(jì)劃和日程安排進(jìn)行管理，通過自定義周期性工作來實(shí)現(xiàn)計(jì)劃的自動實(shí)施，同時上級主管領(lǐng)導(dǎo)還可在日程中添加交辦工作。上級可通過查詢下級員工的工作日程，來實(shí)時了解員工的動向和工作狀態(tài)，確保上下級之間的工作信息暢通。

3 企業(yè)實(shí)施案例

3.1 系統(tǒng)應(yīng)用基本情況

北京超高壓公司自2008年7月7日啟動企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理信息系統(tǒng)建設(shè)項(xiàng)目，2008年10月1日試運(yùn)行，2008年11月1日正式上線運(yùn)行，系統(tǒng)覆蓋了公司生產(chǎn)、經(jīng)營、行政等共計(jì)14個職能處室（中心）共計(jì)58個主要業(yè)務(wù)流程。

截止到2009年12月31日，共啟動系統(tǒng)流程3 000余個，涉及到公司所有職能處室和二級單位共計(jì)18個部門，管理公司標(biāo)準(zhǔn)文件達(dá)605個，目前系統(tǒng)用戶已經(jīng)達(dá)到了200余個，同時在線用戶每天達(dá)50余個。

3.2 系統(tǒng)應(yīng)用帶來的新變化

系統(tǒng)用戶每天上班第一件事情就是登陸企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理系統(tǒng)處理待辦工作及會議安排，檢查是否有超期未執(zhí)行的流程，編制工作計(jì)劃，查看工作日程，查看自身發(fā)起或者參與流程的最新狀態(tài)，查閱和學(xué)習(xí)公司標(biāo)準(zhǔn)體系文件，系統(tǒng)具備的短信提醒流程通知功能，確保了員工即便是暫時離開，也能隨時隨地掌握待辦事宜，及時處理完成相應(yīng)業(yè)務(wù)流程。標(biāo)準(zhǔn)化主管每天打開系統(tǒng)查看標(biāo)準(zhǔn)文件的瀏覽狀況，及時了解哪些標(biāo)準(zhǔn)文件被經(jīng)常關(guān)注，哪些文件被冷落，以便于領(lǐng)導(dǎo)可以通過系統(tǒng)輕松查閱公司所有系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)流程的實(shí)時狀態(tài)，同時還可以輕松掌握下屬的工作任務(wù)和日程安排，所有的管理工作頓時變得井然有序。

3.3 促進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用的方式方法

為了進(jìn)一步推進(jìn)系統(tǒng)深化應(yīng)用，促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)成果真正落地，確保系統(tǒng)應(yīng)用提升標(biāo)準(zhǔn)化管理水平，將標(biāo)準(zhǔn)信息系統(tǒng)與績效管理相融合，將系統(tǒng)應(yīng)用作為各部門月度關(guān)鍵績效指標(biāo)。北超公司生技處作為標(biāo)準(zhǔn)化管理歸口部門，每月編制系統(tǒng)應(yīng)用評價(jià)報(bào)告作為評價(jià)各部門績效完成情況的主要依據(jù)。

3.4 系統(tǒng)上線應(yīng)用后的效果

通過項(xiàng)目建設(shè)和系統(tǒng)成功上線應(yīng)用，系統(tǒng)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)逐月豐富，流程關(guān)閉率逐月提高，標(biāo)準(zhǔn)體系文件的查閱頻率逐月提升，系統(tǒng)應(yīng)用數(shù)據(jù)的變化帶來了企業(yè)面貌的變化，企業(yè)員工標(biāo)準(zhǔn)化意識得到了明顯增強(qiáng)，達(dá)到了了通過系統(tǒng)應(yīng)用促進(jìn)標(biāo)準(zhǔn)化成果鞏固，規(guī)范和提升職能管理水平，優(yōu)化和改進(jìn)工作方式的目的。系統(tǒng)經(jīng)過一年多的運(yùn)行，目前整體運(yùn)轉(zhuǎn)正常，應(yīng)用情況良好。

3.5 管理效益分析

系統(tǒng)自上線以來，原來需要走紙質(zhì)的審批文件，現(xiàn)在全部轉(zhuǎn)化到從系統(tǒng)走審批流程，原來未按照流程執(zhí)行的工作，現(xiàn)在全部嚴(yán)格按照流程執(zhí)行，系統(tǒng)上線應(yīng)用使流程執(zhí)行更加規(guī)范，更加透明，更加高效。另外從標(biāo)準(zhǔn)文件的管理角度來說，標(biāo)準(zhǔn)文件版本得到了有效控制，所有的文件文本都是唯一的，確保了文件內(nèi)容的嚴(yán)肅性，同時將標(biāo)準(zhǔn)文件的制修訂流程通過系統(tǒng)進(jìn)行固化，確保了企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)的規(guī)范和有效。該系統(tǒng)的另外一個特點(diǎn)是創(chuàng)建了崗位工具箱功能，也即是將個人的崗位職責(zé)和業(yè)務(wù)流程、管理制度、日程安排、待辦工作等內(nèi)容有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)了崗位管理標(biāo)準(zhǔn)化，同時為新人員快速適應(yīng)崗位創(chuàng)造了培訓(xùn)條件。

3.6 經(jīng)濟(jì)效益分析

系統(tǒng)將公司各類管理制度和標(biāo)準(zhǔn)體系文件進(jìn)行管理，不需要再打印和保存紙質(zhì)的標(biāo)準(zhǔn)體系文件。通過系統(tǒng)固化業(yè)務(wù)流程，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程網(wǎng)上驅(qū)動，節(jié)省了大量的紙張，初步統(tǒng)計(jì)，每年可節(jié)省辦公紙張費(fèi)用10余萬元。同時工作流程可根據(jù)企業(yè)實(shí)際進(jìn)行靈活定制，業(yè)務(wù)流程發(fā)生變更，不需要再進(jìn)行底層程序修改，只需要修改配置即可，維護(hù)方便，降低了系統(tǒng)維護(hù)費(fèi)用，經(jīng)濟(jì)效益非常明顯（表1）。

表1 效益統(tǒng)計(jì)明細(xì)表

4 結(jié)語

北京超高壓公司以企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)管理信息系統(tǒng)為契機(jī)，構(gòu)建一套完整的管理信息平臺，作為公司信息系統(tǒng)實(shí)用化工作的重要組成部分，通過統(tǒng)計(jì)分析、監(jiān)督考評等手段，迅速完成了部署應(yīng)用，在企業(yè)管理業(yè)務(wù)辦理、崗位責(zé)任、計(jì)劃工作及信息檢索等方面起到了積極重要的作用，取得了良好的管理效益及經(jīng)濟(jì)效益。