對(duì)人事檔案管理的思考

趙金卓 梅瓊

摘 要：人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，人事檔案是人才建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。人事檔案管理中存在的問題：一是檔案的內(nèi)容平淡，利用價(jià)值較低；二是人事檔案管理手段落后，開拓創(chuàng)新精神意識(shí)不強(qiáng)；三是檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定。今后應(yīng)強(qiáng)化檔案法制意識(shí)，提高人事檔案的管理水平及管理工作人員的素質(zhì)，使人事檔案建設(shè)得以加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理；思考]

人事檔案工作是高校組織人事工作的重要組成部分，人事檔案是人才建設(shè)、干部隊(duì)伍建設(shè)的重要基礎(chǔ)性工作。它主要是由確鑿的原始材料和歷史證件構(gòu)成，并真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過程，是歷史地、全面地考察人的重要手段[注1]。隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，大量人才頻繁流動(dòng)，人事檔案成為人才市場(chǎng)交易、信息資源開發(fā)的寶貴陣地。下面筆者就目前人事檔案管理中存在的問題和今后人事檔案的工作發(fā)展思路談幾點(diǎn)看法。

一、人事檔案管理存在的問題

1、人事檔案管理手段落后，開拓創(chuàng)新精神意識(shí)不強(qiáng)

人事檔案材料的鑒別、編排、裝訂、查閱、檢索等一系列環(huán)節(jié)均以手工操作，工作效率低下，準(zhǔn)確性差。它與科學(xué)化、現(xiàn)代化的要求差距甚大，目前由于計(jì)算機(jī)、掃描儀、縮微設(shè)備等現(xiàn)代高新技術(shù)尚未在人事檔案管理中得到廣泛應(yīng)用，大多數(shù)工作仍停留在原始的手工整理上，這種管理手段落后、費(fèi)工費(fèi)時(shí)、效率低下的方式使管理人員的大部分時(shí)間都必須停留在檔案的整理和保管上，從而沒有時(shí)間從事檔案資料的編研、開發(fā)和利用，服務(wù)方式依然滯留在坐等上門的被動(dòng)服務(wù)階段，不能及時(shí)有效地為高校選才用才提供信息，為開發(fā)各方面人才提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，這將嚴(yán)重制約檔案管理的發(fā)展，影響人才的使用和選拔。有人認(rèn)為，人事檔案管理是一成不變，墨守成規(guī)，不求有功，但求無過，在思想上形成傳統(tǒng)的保守的思維方式，開拓創(chuàng)新意識(shí)欠缺，思想比較狹窄，視野不開闊。

2、檔案的內(nèi)容平淡，利用價(jià)值較低

一個(gè)單位的人事檔案應(yīng)充分反映出一個(gè)人的整體面貌，包括德、能、勤、績四個(gè)方面的總體評(píng)價(jià)。但是，在目前的人事檔案中有關(guān)組織鑒定、考核、評(píng)議等材料里幾乎都是固定的套話，只有通過‘動(dòng)態(tài)的即不斷發(fā)展變化的大量數(shù)據(jù)、資料及考核的定量綜合分析，才能達(dá)到科學(xué)的定性結(jié)論，從而歷史地、全面地、準(zhǔn)確地反映出一個(gè)人的實(shí)績情況。人事檔案材料的定量化，是人事檔案管理科學(xué)化的必然途徑，但是，目前高校的人事檔案中，在評(píng)價(jià)某個(gè)人時(shí)多是“服從分配，熱愛本職工作，認(rèn)真鉆研業(yè)務(wù)，任勞任怨，積極肯干，成績顯著”等一套籠統(tǒng)的，毫無個(gè)性的模式語言，沒有動(dòng)態(tài)地，經(jīng)常性地實(shí)際考核?？己藬?shù)據(jù)，考核材料，不能及時(shí)、準(zhǔn)確、完整地反映出一個(gè)人的綜合情況。人事檔案中一般反映一個(gè)人過去的歷史、家庭出身、社會(huì)關(guān)系材料較多，而在反映個(gè)人愛好、業(yè)務(wù)專長、脾氣性格、思想品質(zhì)、進(jìn)取意識(shí)、科學(xué)態(tài)度、創(chuàng)造力、學(xué)習(xí)或進(jìn)修及工作實(shí)績的材料較少，這樣不利于考察一個(gè)人目前的思想修養(yǎng)，精神風(fēng)貌、專業(yè)特長以及分析預(yù)測(cè)一個(gè)人今后的發(fā)展趨勢(shì)等情況，這將直接影響了對(duì)人才的了解和人才的使用，進(jìn)而導(dǎo)致人事檔案的利用價(jià)值偏低。有時(shí)為了起用某一個(gè)干部，就不得不重新組織對(duì)一個(gè)人的全面考核。

3、檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定，培訓(xùn)工作差

人事檔案管理人員多屬兼職，流動(dòng)頻繁，大多數(shù)是半路出家，專業(yè)基礎(chǔ)差，加之未參加任何正規(guī)化培訓(xùn)，只能靠在平時(shí)工作中模索，有的不能評(píng)聘檔案專業(yè)的專業(yè)技術(shù)職稱，覺得干起來沒勁頭、做起來沒前途，不去很好地去研究檔案管理工作中的新情況、新問題，更談不上主動(dòng)尋找解決問題的方法和途徑。同時(shí)，檔案管理人員接受培訓(xùn)時(shí)間較少，不具有與其他人員同等的進(jìn)修、學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)。難以接觸新事物，學(xué)習(xí)新經(jīng)驗(yàn)。導(dǎo)致檔案管理人員視野不開闊，思想保守、僵化，檔案工作管理停滯不前。

二、人事檔案管理的發(fā)展思路

1、強(qiáng)化檔案法制意識(shí)，提高人事檔案的管理水平

搞好人事檔案管理工作，首先要得到領(lǐng)導(dǎo)干部對(duì)檔案工作的重視， 同時(shí)要求檔案管理人員必須弘揚(yáng)愛崗敬業(yè)精神，使《檔案法》深入人心，自覺守法，這是搞好人事檔案管理工作的基礎(chǔ)。同時(shí)，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要根據(jù)社會(huì)和學(xué)校的改革發(fā)展對(duì)人事檔案管理工作的需要，做好以下工作：一是制定人事檔案管理工作發(fā)展規(guī)劃，建立人事檔案管理的各種制度，使人事檔案有章可循。二是要實(shí)行科學(xué)化、信息化管理，21世紀(jì)是信息時(shí)代，管理信息化是人事檔案管理的必經(jīng)之路，為此，人事檔案管理的重心必須從實(shí)體管理逐步轉(zhuǎn)移到科學(xué)化、信息化管理上來。三是檔案管理人員必須提高業(yè)務(wù)和思想素質(zhì)，增強(qiáng)科學(xué)的管理水平，加強(qiáng)培訓(xùn)，努力學(xué)習(xí)，掌握現(xiàn)代化管理手段和技能。

2、加強(qiáng)人事檔案建設(shè)

加強(qiáng)人事檔案建設(shè)要做到以下幾點(diǎn)：一要穩(wěn)定人事檔案隊(duì)伍，它是搞好檔案管理之關(guān)鍵。領(lǐng)導(dǎo)要重視檔案工作，對(duì)檔案管理人員給予關(guān)心、支持，為他們提供專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)，提高他們業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，以適應(yīng)當(dāng)前檔案管理工作的需要。二要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理方法的研究。原始手工整理人事檔案已不適應(yīng)現(xiàn)代信息社會(huì)的需要，必須實(shí)行科學(xué)化、信息化的管理。人事檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性較強(qiáng)的工作，要加強(qiáng)對(duì)其原理和方法的研究。隨著人事制度改革的不斷深入，人事檔案工作出現(xiàn)了許多新特點(diǎn)、新情況，需要我們?nèi)パ芯亢吞剿鳎⒁坏偨Y(jié)人事檔案管理的新經(jīng)驗(yàn)，提高管理手段。三是努力改善人事檔案的保管和利用條件，實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。為適應(yīng)檔案信息社會(huì)之需要，高校應(yīng)努力改善人事檔案管理的工作條件，添置必要的設(shè)備，建立實(shí)用性較強(qiáng)的信息化檔案管理系統(tǒng)，提高檢索效率，快速有效準(zhǔn)確地為高校改革服務(wù)。四是加強(qiáng)對(duì)人事檔案的宏觀指導(dǎo)，實(shí)現(xiàn)管理水平的法制化。高校的人事檔案歸屬于綜合檔案室統(tǒng)一兼管，并由組織人事部門指定人員專管，制定統(tǒng)一的、專門的人事檔案管理政策法規(guī)，對(duì)人事檔案實(shí)行法制化管理，使人事檔案管理水平與質(zhì)量有較大的提高。

3、提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)

人事檔案工作是整個(gè)高校的一個(gè)重要組成部分，隨著社會(huì)的發(fā)展和高校改革的不斷深入，高校檔案工作隊(duì)伍的建設(shè)直接關(guān)系到高校改革的進(jìn)程和高校工作的開展及工作效率[注2]。因此，提高人事檔案管理工作人員的素質(zhì)迫在眉睫，一是思想政治素質(zhì)。人事檔案工作是一個(gè)不引人注目的崗位，整天與文字、表格、材料打交道，工作瑣碎，枯燥，待遇偏低，無轟轟烈烈的場(chǎng)面，也無任何‘實(shí)惠和‘好處。因此，從事此項(xiàng)工作的人員必須具有優(yōu)良的思想政治素質(zhì)，敬業(yè)愛崗，甘于寂寞，勇于奉獻(xiàn)，不計(jì)個(gè)人得失的品質(zhì)。二是技能素質(zhì)。人事檔案工作要實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、信息化標(biāo)準(zhǔn)化，目錄工作要滿足新標(biāo)準(zhǔn)，新規(guī)范的要求，檔案管理也逐步向計(jì)算機(jī)方面發(fā)展，這就要求檔案管理人員具備較為全面的知識(shí)技能。因此在配備檔案工作人員時(shí)，必須充分考慮檔案工作的性質(zhì)、特點(diǎn)和發(fā)展趨勢(shì)，挑選工作認(rèn)真負(fù)責(zé)，知識(shí)結(jié)構(gòu)合理，理解接受能力較強(qiáng)的知識(shí)性人才，并且在實(shí)際工作中積極為他們創(chuàng)造條件，通過培訓(xùn)、交流、學(xué)習(xí)等方式，不斷給他們提供接觸新知識(shí)、掌握新技能、新標(biāo)準(zhǔn)的機(jī)會(huì)，縮短知識(shí)更新周期，以保證檔案工作科學(xué)、規(guī)范、有序的進(jìn)行。

參考文獻(xiàn)

[注1]中共湖北省委組織部《干部人事檔案工作目標(biāo)管理文件資料匯編》2002年5月版

[注2]凌玉華人事檔案工作人員提高自身素質(zhì)需要注意的幾個(gè)問題，學(xué)校檔案2000年第39-40頁

作者簡介：趙金卓（1963-），女，湖北隨州人，湖北醫(yī)藥學(xué)院副研究館員，主要從檔案管理研究。