有效時(shí)間管理規(guī)則36條

王一恒

以下的36條規(guī)則是用來有效利用時(shí)間的。前20條對(duì)任何人都適用，后16條是針對(duì)經(jīng)理人等管理角色的。一般人時(shí)間管理規(guī)則：

規(guī)則1：有選擇性地閱讀。這條規(guī)則適應(yīng)于那些陷于閱讀材料(如信件、雜志、報(bào)紙、書籍和小冊(cè)子等)的人們。除非是為了消遣，要像讀報(bào)紙一樣略過不重要的部分。即使是非常重要的材料，其重點(diǎn)也大部分在文章和段落的開頭。

規(guī)則2：將每天需要完成的事情列一個(gè)單子。不但要關(guān)注你今天要做的事情，而且要關(guān)注你每天要完成的事情。

規(guī)則3：每件物品都有其固定的位置。隨意擺放物品會(huì)使你在找東西上花費(fèi)很多的時(shí)間，這會(huì)打斷你當(dāng)前的工作。

規(guī)則4：將你的任務(wù)按照重要性排序。每天你首先要將注意力集中于重要的任務(wù)，然后再處理緊急的事情。在第二次世界大戰(zhàn)期間，艾森豪威爾將軍就嚴(yán)格遵守規(guī)則4，他每天將自己的注意力集中于只有他才能夠處理的重要事情，而其他的事情讓下屬去做。

規(guī)則5：在一段時(shí)間做一件重要的事情，在一段時(shí)間內(nèi)同時(shí)做幾件不重要的小事情。當(dāng)所做的事情不需要過多思考的時(shí)候，你可以同時(shí)完成幾件這樣的事情。

規(guī)則6：將在5到10分鐘可以完成的事情列出來。這可以幫助你充分利用邊角時(shí)間。不過一定要注意，不要將注意力集中于這些小事情而忽視了重要的事情。

規(guī)則7：將一個(gè)大的任務(wù)化整為零。這可以幫助你避免產(chǎn)生被巨大的、重要的任務(wù)壓垮的感覺。如果一個(gè)任務(wù)太大，會(huì)讓人有工作超載的感覺，因此可能會(huì)推遲完成。

規(guī)則8：20％原則。做好20％最重要的事情。

規(guī)則9：將最好的時(shí)間段留給最重要的事情。不要將不重要的任務(wù)安排在你最好的時(shí)間段。在你精力下降的時(shí)候去處理那些日常的事務(wù)。

規(guī)則10：為自己留出一些別人不能夠打擾你的時(shí)間，利用這些時(shí)間完成一些重要但是并不緊急的事情，或者在這一段時(shí)間思考一些重要的事情。這些時(shí)間也許是別人還沒有來到辦公室的時(shí)間，或者是別人已經(jīng)上床休息的時(shí)間。

規(guī)則11：不要拖延。

規(guī)則12：弄清自己是怎樣利用時(shí)間的。這是一條非常重要的規(guī)則。除非你知道自己是如何利用時(shí)間的，否則你不可能提高你管理時(shí)間的技能，也不可能緩解時(shí)間不足帶來的壓力。你應(yīng)該用時(shí)間日志的方法記下每天所從事的活動(dòng)。但是記錄的頻率不要太頻繁，以免給自己造成不必要的負(fù)擔(dān)。一般情況下，每個(gè)半個(gè)小時(shí)或者一個(gè)小時(shí)記錄一次就可以了。

規(guī)則13設(shè)定最后期限。這會(huì)幫助你提高利用時(shí)間的效率。如果你不為自己定一個(gè)期限的話，可能完成一件任務(wù)會(huì)需要更多的時(shí)間。

規(guī)則14：等待的時(shí)候做一些有意義的事情。據(jù)估計(jì)，每個(gè)人有20％的時(shí)間用來等待?？梢岳眠@段時(shí)間來完成閱讀、計(jì)劃、準(zhǔn)備、復(fù)習(xí)等任務(wù)。

規(guī)則15：在一天特定的時(shí)間里處理一些需要迅速完成的事情。按照前面的論述，一個(gè)人很容易用簡(jiǎn)單的工作擠掉重要而困難的工作。因此，除非到了自己規(guī)定的時(shí)間，否則不讀郵件和報(bào)紙。

規(guī)則16：每天至少完成一件事。一天下來，如果一件事情也沒有完成(哪怕是一個(gè)10分鐘的小任務(wù))會(huì)讓人產(chǎn)生時(shí)間壓力。

規(guī)則17：給自己留一些私人的時(shí)間。每個(gè)人都需要一段安靜的時(shí)間。在這段時(shí)間你可以規(guī)劃一下自己，或者確定任務(wù)的優(yōu)先權(quán)，或者是放松自己。

規(guī)則18：不要持續(xù)不斷地?fù)?dān)心任何事情?？梢栽试S自己在某個(gè)特定的時(shí)間為一些事情擔(dān)心，不要在其它時(shí)間考慮那些令人心煩的事情。這可以使你的心情放松，從而專心于手頭的事情。這個(gè)規(guī)則具體實(shí)施起來有些困難，但是控制你的憂慮時(shí)間可以使你更加有效地利用時(shí)間。

規(guī)則19：將自己長期的目標(biāo)寫下來。這條規(guī)則可以使你保持任務(wù)和行為的一致性。你可能辦事井井有條，并且效率極高，但是如果方向不明確的話，你將不能取得任何成績(jī)。寫下你的長期目標(biāo)可以不斷提醒你。

規(guī)則20：學(xué)習(xí)他人的一些關(guān)于時(shí)間管理方面的有效方法。

經(jīng)理人時(shí)間效率管理規(guī)則

規(guī)則1：將例會(huì)安排在每天工作結(jié)束前。精力和創(chuàng)造力水平在每一天開始的時(shí)候是最高的，因此不能浪費(fèi)在一些瑣碎的小事情上。

規(guī)則2：采用站立的方式開一些短會(huì)。這個(gè)規(guī)則可以保證會(huì)不變長。舒適可以使會(huì)議變長。

規(guī)則3：設(shè)定一個(gè)時(shí)間限度。這可以對(duì)會(huì)議什么時(shí)候結(jié)束有一個(gè)預(yù)期。在通知開會(huì)的時(shí)候就確定會(huì)議的長度。

規(guī)則4：偶爾取消一些會(huì)議。除非必須，否則不要開會(huì)。如果議程沒有安排滿，或者不能達(dá)到目的，可以將會(huì)議取消。

規(guī)則5：寫下議程，并且按照議程進(jìn)行。這些規(guī)則可以幫助人們準(zhǔn)備會(huì)議、確定主題并保持工作定位。

規(guī)則6：按時(shí)開會(huì)。這可以保證人們按時(shí)到會(huì)。有些經(jīng)理人有意將時(shí)間定得很滿意，如10：13，這樣可以保持對(duì)時(shí)間的清醒記憶。按時(shí)開會(huì)是對(duì)按是到會(huì)的人的獎(jiǎng)勵(lì)。

規(guī)則7：準(zhǔn)備會(huì)議記錄。這可以保持會(huì)議的目標(biāo)而不至于偏離主題。

規(guī)則8：堅(jiān)持讓下屬提出解決問題的辦法。這個(gè)規(guī)則的目的是消除向上授權(quán)的傾向。你授權(quán)下屬完成的事情有時(shí)會(huì)反饋給你。下屬往往通過向你詢問問題達(dá)到這一目的。最好的辦法是讓你的下屬提出更好的解決辦法。

規(guī)則9：在門口會(huì)見來訪者。通過控制你的辦公室的空間可以控制你的時(shí)間。站著談話可以使會(huì)見的時(shí)間變短。

規(guī)則10；到下屬的辦公室開一個(gè)短暫的會(huì)議。如果條件允許的話，這一辦法很有用。這樣做的好處是，你可以在認(rèn)為滿意的情況下自由離開會(huì)場(chǎng)。如果到下屬的辦公室需要很多的時(shí)間，這一規(guī)則就不可取了。

規(guī)則11：不要把每天安排得太滿。在每一個(gè)工作日，你應(yīng)該有一些空余的時(shí)間。別人的會(huì)議和需求可能會(huì)破壞你的時(shí)間安排，除非你盡力遵守自己的時(shí)間表。

規(guī)則12：授權(quán)別人幫你接聽電話和檢查E－mail。

規(guī)則13：找一個(gè)不受打擾的工作地點(diǎn)。當(dāng)一個(gè)任務(wù)的期限快到的時(shí)候，這可以幫助你專注于自己的工作。安定心神有時(shí)會(huì)浪費(fèi)很多的時(shí)間。

規(guī)則14：對(duì)一些文書工作一次性處理清楚。這可以使你避免不斷重復(fù)同樣的工作，如打開文件，思索如何處理等。

規(guī)則15：保持工作場(chǎng)所清潔有序。這可以減少你尋找文件的時(shí)間。

規(guī)則16：學(xué)會(huì)授權(quán)。確定授權(quán)給其他人的工作量，并且相信他們能夠成功。高效授權(quán)是管理時(shí)間的有效策略。