淺述瀘定水電站工程檔案管理體系

周 靚，黃潤(rùn)澤

（四川華電瀘定水電有限公司，四川 瀘定 626100）

1 工程檔案管理概況

瀘定水電站位于四川甘孜州瀘定縣境內(nèi)，大渡河干流中游，為大渡河干流規(guī)劃調(diào)整推薦22級(jí)方案的第12個(gè)梯級(jí)電站。電站采用大壩擋水、右岸引水至地面發(fā)電廠房混合開(kāi)發(fā)方式。最大壩高79.5 m，裝機(jī)容量920 MW。工程樞紐主要由粘土心墻堆石壩、泄洪建筑物 （3條泄洪洞）、引水發(fā)電系統(tǒng)等建筑物組成。

瀘定水電站按照國(guó)家、省有關(guān)重大建設(shè)項(xiàng)目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，制定了項(xiàng)目檔案分類方案，現(xiàn)已接收水電站工程截流階段所形成的招投標(biāo)、設(shè)計(jì)、1號(hào)導(dǎo)流洞等項(xiàng)目檔案816卷?，F(xiàn)有臨時(shí)檔案庫(kù)房120余m2，檔案柜96組，檔案室配備有計(jì)算機(jī)、打印機(jī)等硬件設(shè)施，基本具備檔案的保管保護(hù)條件。歸檔文件材料的制成材料和字跡材料符合規(guī)范要求，簽字手續(xù)完備，內(nèi)容真實(shí)準(zhǔn)確，移交手續(xù)完備，整理規(guī)范，編有檢索利用工具。根據(jù)瀘定水電站工程檔案具體需求，修改后的檔案管理軟件能順暢地進(jìn)行檢索查詢以及打印檔案編目需要輸出的案卷封面、卷內(nèi)目錄、備考表、全引目錄等文字表格，這既使工作效率顯著提高，也有效的保證了檔案數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確和規(guī)范。

2 工程檔案管理體系的建立

2.1 檔案管理體系的設(shè)置規(guī)范化

瀘定水電站按照統(tǒng)—領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一制度、分級(jí)管理的原則，對(duì)工程檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，成立公司內(nèi)外歸口中心——工程檔案室。為確保檔案管理工作順利進(jìn)行，成立了工程檔案領(lǐng)導(dǎo)小組，指導(dǎo)、協(xié)調(diào)檔案管理工作，同時(shí)也要求各參建單位成立工程檔案收集、整理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，設(shè)立工程檔案收集、整理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)對(duì)本單位形成的工程檔案編制、收集、整理和歸檔等工作的協(xié)調(diào)，并按照有關(guān)要求安排落實(shí)移交本單位所承擔(dān)項(xiàng)目的工程檔案，形成業(yè)主—監(jiān)理—檔案室—各參建方的4級(jí)檔案管理網(wǎng)絡(luò)，形成全面的工程檔案資料收集渠道，為工程項(xiàng)目建設(shè)提供更好的服務(wù)。

在健全組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的基礎(chǔ)上，瀘定水電站結(jié)合自身實(shí)際情況，制定了檔案例會(huì)制度，定期召開(kāi)。每一次例會(huì)通過(guò)對(duì)上一階段工作的檢查和總結(jié)，全盤(pán)掌握檔案工作全貌，這樣既可以集中解決工作中遇到的普遍性問(wèn)題，又能保證合理安排下一階段的工作計(jì)劃，還為參建各方互相交流經(jīng)驗(yàn)、取長(zhǎng)補(bǔ)短提供了平臺(tái)，在控制檔案質(zhì)量上起到了良好的作用。檔案例會(huì)上形成的決議性意見(jiàn)則以會(huì)議紀(jì)要的形式及時(shí)下發(fā)，以便各方參照?qǐng)?zhí)行。

2.2 檔案管理體系的制度科學(xué)化

根據(jù)國(guó)家檔案管理的法律、法規(guī)，瀘定水電站檔案室先后編制了 《瀘定水電站竣工檔案收集整理細(xì)則》、 《瀘定水電站竣工檔案分類實(shí)施細(xì)則及說(shuō)明》、 《瀘定水電站工程建設(shè)檔案收集范圍和保管期限表》、 《瀘定水電有限公司工程檔案室職責(zé)》、《瀘定水電有限公司工程檔案管理制度》、 《瀘定水電有限公司工程檔案管理實(shí)施細(xì)則》、 《瀘定水電有限公司工程檔案借閱管理制度》、 《瀘定水電有限公司聲像檔案管理制度》、 《瀘定水電有限公司工程檔案庫(kù)房管理制度》、 《瀘定水電有限公司工程檔案保密制度》等一系列制度，進(jìn)一步明確了檔案工作的基本任務(wù)、工作體制、立卷要求、歸檔范圍，規(guī)定了參建各方以及瀘定水電站各職能部門檔案收集整理的職責(zé)，并將這些規(guī)定納入到瀘定電站公司的管理制度，貫穿于工程建設(shè)過(guò)程中，使工程檔案管理有了可靠的制度保證。為提高各參建單位檔案人員的積極性，進(jìn)一步健全瀘定水電站工程檔案制度，還補(bǔ)充了 《工程檔案 （資料）達(dá)標(biāo)考核獎(jiǎng)懲管理細(xì)則》。

2.3 檔案管理體系的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)化

瀘定水電站檔案室嚴(yán)格要求參建各方做好職責(zé)范圍內(nèi)的工程檔案整理、組卷、編目、歸檔工作，遵循工程檔案的形成規(guī)律，既保持檔案資料有機(jī)聯(lián)系，又使單項(xiàng)工程相互獨(dú)立，遵循檔案利用的原則，構(gòu)成分類清晰、連續(xù)成套的標(biāo)準(zhǔn)化竣工檔案。遵循“誰(shuí)形成、誰(shuí)收集、誰(shuí)整理歸檔”的原則，要求參建各方嚴(yán)格執(zhí)行瀘定水電站竣工檔案編制要求。通過(guò)定期組織召開(kāi)檔案例會(huì)、開(kāi)展專家現(xiàn)場(chǎng)咨詢會(huì)的形式加強(qiáng)與各參建方的溝通，強(qiáng)化檔案質(zhì)量意識(shí)，個(gè)別輔導(dǎo)和集中學(xué)習(xí)相結(jié)合，深入到各參建單位現(xiàn)場(chǎng)，在工程文件材料的形成階段就做好檔案質(zhì)量控制和把關(guān) （如原件、正本、簽字、格式的規(guī)范、閉環(huán)管理等），及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正出現(xiàn)的問(wèn)題，確保檔案的形成質(zhì)量，減少因意見(jiàn)不一致而造成的返工工作量。杜絕不合格工程檔案入庫(kù)，通過(guò)歸檔質(zhì)量的層層把關(guān)，嚴(yán)格遵守竣工文件編制、審核、驗(yàn)收，對(duì)不合格檔案提出整改意見(jiàn)，并要求限期整改提交復(fù)查，力爭(zhēng)移交精品工程的同時(shí)移交精品檔案。

3 實(shí)施工程檔案管理體系采取的措施

在瀘定水電站工程建設(shè)過(guò)程中，影響工程檔案收集歸檔的因素主要有工期緊、任務(wù)重，部分人員不重視等原因。針對(duì)于此，瀘定水電站采取有效措施，從增強(qiáng)檔案意識(shí)入手、從強(qiáng)化制度執(zhí)行力和堅(jiān)持有效控制等方面多管齊下，管促結(jié)合，確保工程檔案收集歸檔工作的正常有序進(jìn)行。

3.1 增強(qiáng)檔案意識(shí)，轉(zhuǎn)化檔案管理觀念

為確保工程檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，就要特別注重平時(shí)對(duì)檔案的收集和積累，必須把事后控制改為事前控制，將項(xiàng)目檔案的管理從末端移到前沿，將后續(xù)工作變?yōu)榍爸脳l件，把檔案工作從一個(gè)工作環(huán)節(jié)擴(kuò)展為貫穿始終的全程控制的記錄體系，要將檔案工作和工程建設(shè)一樣納入程序管理，與工程建設(shè)的各階段同步進(jìn)行，從項(xiàng)目籌劃、開(kāi)工時(shí)就先期導(dǎo)入檔案管理，直至竣工驗(yàn)收，使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。

瀘定水電站開(kāi)工初期，就在參建4方的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)人員中廣泛地開(kāi)展檔案工作重要性的宣傳，統(tǒng)一思想，提高了大家對(duì)檔案工作的認(rèn)識(shí)；此外檔案人員還走訪各參建單位，進(jìn)行歸檔工作方法、程序的輔導(dǎo)，不斷強(qiáng)化歸檔意識(shí)。因此，各參建單位在項(xiàng)目開(kāi)工之初，檔案的收集就納入了日常管理，提前介入，把對(duì)工程檔案質(zhì)量的要求貫穿到檔案形成的全過(guò)程。

3.2 提供組織保障，強(qiáng)化制度執(zhí)行力

企業(yè)中涉及檔案的人和行為不僅只有檔案人員，還同時(shí)涉及企業(yè)內(nèi)相當(dāng)多的部門及人員，對(duì)這些人和行為引用檔案標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理在許多情況下是不適當(dāng)?shù)?，這就需要從另外的角度，即企業(yè)行政管理的角度來(lái)考慮。瀘定水電站建立了覆蓋業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理、施工等單位的工程檔案業(yè)務(wù)管理網(wǎng)絡(luò)，并逐步落實(shí)獎(jiǎng)懲管理制度，強(qiáng)化控制手段，嚴(yán)格執(zhí)行相應(yīng)的考核制度，責(zé)任層層落實(shí)到崗，對(duì)竣工檔案編制優(yōu)秀的先進(jìn)單位表彰獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)進(jìn)度滯后質(zhì)量不達(dá)標(biāo)的參建單位進(jìn)行通報(bào)批評(píng)和懲罰，強(qiáng)化檔案制度的執(zhí)行力度。

3.3 提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)

為進(jìn)一步提高檔案工作的規(guī)范化、科學(xué)化管理水平，從2007年至今，瀘定水電站共派檔案管理人員10余次參加國(guó)家檔案局、四川省檔案局、華電國(guó)際、清華紫光等單位舉辦的關(guān)于檔案知識(shí)、重大建設(shè)項(xiàng)目檔案整理以及檔案程序應(yīng)用的學(xué)習(xí)，較快的提升了檔案人員的專業(yè)知識(shí)水平和實(shí)際操作能力。另外，還積極參加四川省甘孜州檔案局經(jīng)科協(xié)作組組織的學(xué)術(shù)交流活動(dòng)，加強(qiáng)了與兄弟單位的交流。

3.4 注重過(guò)程跟蹤，堅(jiān)持有效控制

為了保證文件材料收集的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性，瀘定水電站重點(diǎn)設(shè)置了3項(xiàng)有效控制措施。

（1）堅(jiān)持工程檔案工作與電站建設(shè)三同步：工程建設(shè)開(kāi)始，檔案工作就已同步進(jìn)行，在制定工程項(xiàng)目計(jì)劃時(shí)，也對(duì)檔案工作提出相應(yīng)的要求和計(jì)劃；在簽訂合同、協(xié)議時(shí)，同步明確規(guī)定竣工圖的編制和工程檔案的收集、整理及移交等條款，從源頭對(duì)檔案進(jìn)行控制；檔案人員認(rèn)真履行職責(zé)，同步參加設(shè)備、儀器開(kāi)箱驗(yàn)收，按規(guī)定將有關(guān)文件收集到檔案室，及時(shí)歸檔。

（2）堅(jiān)持將檔案工作實(shí)行 “三納入”： 將工程文件材料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程項(xiàng)目建設(shè)管理工作；納入施工管理及考核范圍；納入有關(guān)人員崗位職責(zé)。

（3）堅(jiān)持將上級(jí)指導(dǎo)和內(nèi)部自查相結(jié)合：為了確保竣工檔案符合國(guó)家檔案規(guī)范要求，在檔案管理體系建立的各個(gè)階段，聯(lián)系有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和專家對(duì)過(guò)程進(jìn)行指導(dǎo)檢查，經(jīng)常向檔案專家請(qǐng)教、交流，并積極參與工程質(zhì)量4次階段性巡檢、年度達(dá)標(biāo)投產(chǎn)檢查，深入解析工程檔案階段性進(jìn)展?fàn)顩r，總結(jié)自檢報(bào)告。

4 結(jié)語(yǔ)

水電站工程建設(shè)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過(guò)程，從工程建設(shè)的立項(xiàng)、設(shè)計(jì)到施工、階段驗(yàn)收、竣工驗(yàn)收，工程檔案都處于一個(gè)相對(duì)變化的動(dòng)態(tài)階段，直至竣工驗(yàn)收以后，才能相對(duì)穩(wěn)定。工程檔案記載了工程建設(shè)的全過(guò)程，是項(xiàng)目工程的寶貴信息資源。要進(jìn)一步提高工程檔案管理，僅靠檔案工作人員埋頭進(jìn)行具體業(yè)務(wù)工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，建立并不斷完善工程檔案管理體系確實(shí)有著舉足輕重的作用。

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［2］ 楊培鷹，王毓慧.論企業(yè)檔案管理制度體系的建立［J］.中國(guó)檔案， 2002（11）:28-29.