淺談水文電子文件歸檔

□史維丹

隨著水文信息化的進(jìn)一步推進(jìn)，水文系統(tǒng)電子文件與日俱增。對(duì)于檔案工作者來(lái)說(shuō)，與紙質(zhì)文件相比，電子文件歸檔是一項(xiàng)更為艱苦細(xì)致的工作，主要原因是電子文件形成者囿于傳統(tǒng)觀念，誤認(rèn)為電子文件不是文件而忽視其歸檔；或由于電子文件對(duì)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的依賴性，必須借助計(jì)算機(jī)編目歸檔，以及其查閱時(shí)對(duì)其形成原始文件的操作系統(tǒng)的依賴性等等。這對(duì)不熟悉操作技術(shù)的立卷人來(lái)說(shuō)，不像從事紙質(zhì)文件立卷工作駕輕就熟，容易產(chǎn)生畏難情緒。筆者認(rèn)為，推動(dòng)水文電子文件歸檔工作的著眼點(diǎn)要高，立足點(diǎn)要實(shí)，在規(guī)劃電子文件歸檔工作時(shí)，應(yīng)從水文辦公自動(dòng)化與信息管理工作的大局出發(fā)，順應(yīng)其規(guī)律，摸清信息產(chǎn)生的源頭，促使電子文件歸檔納入辦公自動(dòng)化和水文信息化的工作程序，建立歸檔制度。

一、電子文件歸檔方式

一般來(lái)說(shuō)，紙質(zhì)檔案的載體較為穩(wěn)定安全，而電子文件的載體穩(wěn)定性差，易損壞，歸檔方式的選擇至關(guān)重要。我省水文系統(tǒng)檔案的網(wǎng)絡(luò)移交有兩一個(gè)途徑：

(一)借助計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)，開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線。隨著全省水文計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)的建立與發(fā)展，越來(lái)越多的重要文件被傳輸上網(wǎng)。這些文件經(jīng)過(guò)各業(yè)務(wù)管理部門(mén)挑選，以反映職能活動(dòng)的概貌。上網(wǎng)前，又按照水文信息管理部門(mén)的統(tǒng)一要求進(jìn)行了文件格式的轉(zhuǎn)換，在一定程度上保證了數(shù)據(jù)的可靠性和通用性，是水文電子檔案歸檔的重點(diǎn)。對(duì)那些未輸送到計(jì)算機(jī)信息管理網(wǎng)上的、具有保存價(jià)值的電子文件，應(yīng)由電子文件形成部門(mén)編目整理，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)向檔案室傳輸，可以借助水文信息管理網(wǎng)絡(luò)在各業(yè)務(wù)管理機(jī)構(gòu)與檔案部門(mén)之間開(kāi)通電子文件歸檔專(zhuān)遞網(wǎng)線，建立依附在水文信息管理網(wǎng)上的歸檔專(zhuān)用子系統(tǒng)，將上網(wǎng)與未上網(wǎng)的具有保存價(jià)值的電子文件通過(guò)此系統(tǒng)傳輸給檔案室。檔案室經(jīng)與辦公自動(dòng)化和信息管理部門(mén)協(xié)商后，要對(duì)歸檔的電子文件提出格式要求，但不能是唯一性的，應(yīng)認(rèn)可幾種通用性較強(qiáng)的軟件，如：.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二)選擇電子文件信息的匯集點(diǎn)，一般由水情中心負(fù)責(zé)傳輸至檔案室歸檔。為適應(yīng)水文辦公自動(dòng)化工作發(fā)展的需要，人們?cè)絹?lái)越注重水文信息工作的系統(tǒng)化和標(biāo)準(zhǔn)化水平，計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)也從以往的“分散各異”轉(zhuǎn)向“集中統(tǒng)一”，打破了立卷單位人界限，更趨向基于某一方面或幾方面職能活動(dòng)的內(nèi)容而建立系統(tǒng)。水情中心的計(jì)算機(jī)與信息管理員負(fù)責(zé)規(guī)劃、統(tǒng)籌全局信息管理工作，是開(kāi)發(fā)集中統(tǒng)一型水文信息系統(tǒng)的牽頭部門(mén)，成為電子文件信息的匯集點(diǎn)，再將匯集后的水文信息轉(zhuǎn)至檔案室，由他們負(fù)責(zé)將日常工作中形成的具有保存價(jià)值的水文電子文件歸檔。水文系統(tǒng)的計(jì)算機(jī)與信息管理中心利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)建立全省水文信息管理系統(tǒng)，分為水情、水質(zhì)、地下水、站網(wǎng)等多個(gè)子系統(tǒng)。這些數(shù)據(jù)產(chǎn)生后，由各部門(mén)分別處理后，再進(jìn)行集中處理，經(jīng)匯總的數(shù)據(jù)通過(guò)信息中心又輸送給各業(yè)務(wù)管理部門(mén)共享。隨著每年數(shù)據(jù)的更新，過(guò)期數(shù)據(jù)應(yīng)由信息中心按檔案室的統(tǒng)一要求，進(jìn)行鑒定，編目整理，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳輸，移交給檔案室保存，或直接存入光盤(pán)，定期歸檔。

無(wú)論利用何種途徑歸檔，必須由這些水文電子文件形成單位按統(tǒng)一格式編目整理后，傳輸給檔案室，不能由檔案室自行從網(wǎng)上下載，以保證電子文件形成部門(mén)對(duì)其數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)。檔案室接收的電子文件應(yīng)存入光盤(pán)，最好不用磁盤(pán)存貯。

二、建立水文電子文件歸檔制度

經(jīng)過(guò)多年實(shí)踐，水文檔案的紙質(zhì)文件歸檔有較好的工作基礎(chǔ)，各立卷部門(mén)都設(shè)立了分管領(lǐng)導(dǎo)和立卷牽頭人，負(fù)責(zé)督促檢查立卷工作。開(kāi)展水文電子文件歸檔也要以人為本，形成一支專(zhuān)業(yè)隊(duì)伍，承擔(dān)此項(xiàng)工作。由于大多數(shù)計(jì)算機(jī)與信息管理人員對(duì)水文檔案工作較為陌生，不像紙質(zhì)立卷歸檔人員與檔案室多年合作，建立了相對(duì)穩(wěn)定的業(yè)務(wù)關(guān)系，容易與檔案室在電子文件歸檔上達(dá)成共識(shí)。因此，依靠原紙質(zhì)檔案立卷工作骨干，建立電子檔案歸檔工作隊(duì)伍更穩(wěn)妥。由于整理紙質(zhì)檔案大多采用手工操作的方法，這與電子文件處理手法相差甚遠(yuǎn)，需要新的知識(shí)和技術(shù)手段，現(xiàn)有的立卷隊(duì)伍尚不適應(yīng)工作發(fā)展的需要，要通過(guò)組織業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)和技術(shù)培訓(xùn)，盡快地使他們掌握信息管理自動(dòng)化的基本知識(shí)和技能，擔(dān)負(fù)起水文電子文件歸檔工作的重任。

水文電子文件來(lái)源于業(yè)務(wù)管理部門(mén)的承辦人，還有數(shù)據(jù)錄入員、信息管理與計(jì)算機(jī)技術(shù)人員等。將頭緒如此之多的水文電子文件收集歸檔，必須靠制度約束，使執(zhí)行制度變成歸檔人員的自覺(jué)行動(dòng)。要將電子文件歸檔工作納入立卷歸檔制度，列入水文信息管理工作程序，在布置、檢查、總結(jié)、考核水文信息管理工作的同時(shí)，布置、檢查、總結(jié)、考核電子文件歸檔工作。

與紙質(zhì)文件相比，水文電子文件歸檔所涉及的問(wèn)題更加廣泛，受制約因素更多，僅靠檔案室人員很難完成，應(yīng)采取電子文件形成部門(mén)、檔案室、計(jì)算機(jī)與信息管理人員三結(jié)合的方法。水文電子文件形成部門(mén)熟悉各項(xiàng)管理業(yè)務(wù)，了解電子文件的自然形成規(guī)律和歷史聯(lián)系，是承擔(dān)水文電子文件歸檔工作的主要責(zé)任者，在鑒定工作價(jià)值時(shí)最有發(fā)言權(quán)；檔案室掌握歸檔的原則、方法，又了解全局情況，可以發(fā)揮把關(guān)和統(tǒng)籌作用；計(jì)算機(jī)與信息管理人員既是電子文件的形成單位，又是設(shè)計(jì)和維護(hù)信息管理網(wǎng)絡(luò)、管理電子信息的專(zhuān)業(yè)技術(shù)部門(mén)，在水文電子文件歸檔制度化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作中處于舉足輕重的地位。三項(xiàng)職能應(yīng)相互滲透，揚(yáng)長(zhǎng)避短，發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)，在水文電子文件歸檔中集成一體，共同形成質(zhì)量較好的電子文檔。

三、“兩套制”歸檔的必要性與適時(shí)簡(jiǎn)化合一的可能性

由于印章和簽署是文件生效的主要標(biāo)志，在現(xiàn)有技術(shù)條件下，對(duì)一些具有憑證作用和法律效力的文件必須以紙介質(zhì)形式保存。鑒于電子文件載體和信息技術(shù)的不穩(wěn)定性，以及電子文件的易修改性，也有必要將重要的水文電子文件拷貝存檔，以確保數(shù)據(jù)的安全。目前，電子文件、紙質(zhì)文件轉(zhuǎn)化為檔案一般采取“雙軌制”，歸檔內(nèi)容形成“兩套制”，即紙介質(zhì)與磁、光介質(zhì)兩種文件一起歸檔，形成內(nèi)容相同的兩套檔案。其歸檔時(shí)使用不同的編目方法和存貯裝具。檔案室應(yīng)在每一卷紙質(zhì)檔案的備考表或卷內(nèi)目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的電子文件的編碼及存址，同時(shí)，在電子文件歸檔目錄“備注”項(xiàng)中注明相應(yīng)的紙質(zhì)文件的檔號(hào)及存址，以便利用時(shí)參照。

在磁、光介質(zhì)文件耐久性留存的問(wèn)題尚未解決之前，它將與紙質(zhì)檔案并存很長(zhǎng)時(shí)間。但從長(zhǎng)遠(yuǎn)看，在水文電子檔案存儲(chǔ)介質(zhì)的技術(shù)條件進(jìn)一步改進(jìn)之后，可嘗試對(duì)那些參考作用大、情報(bào)價(jià)值高的檔案，采取以磁、光介質(zhì)歸檔為主，紙介質(zhì)歸檔為輔的做法。而對(duì)那些憑證價(jià)值較高的檔案，則采取以紙介質(zhì)歸檔為主，磁、光介質(zhì)歸檔為輔的做法。這樣，不但能夠提高檔案管理工作效率，優(yōu)化室藏，而且能減少檔案的體積，緩解庫(kù)房緊張的狀況。兩種介質(zhì)歸檔的簡(jiǎn)化合一，要經(jīng)過(guò)審慎驗(yàn)證，在萬(wàn)無(wú)一失的情況下實(shí)行。最好以簡(jiǎn)報(bào)、情況通報(bào)類(lèi)及信息的實(shí)質(zhì)內(nèi)容已被其他檔案所包含的文件作為簡(jiǎn)化合一的首選目標(biāo)。