新時(shí)期人社局辦公室檔案管理規(guī)范化的思考探討

李媛媛

摘? 要：辦公室工作不僅是做好人社局機(jī)關(guān)各項(xiàng)工作的樞紐，更是克孜勒蘇科爾柯爾克孜自治州就業(yè)、社保保障、人事人才、勞動(dòng)關(guān)系等各項(xiàng)重點(diǎn)工作的中心站。辦公室檔案管理，是人社局日常管理工作中的重要內(nèi)容，其涉及的內(nèi)容基礎(chǔ)且廣泛。檔案記載的內(nèi)容，不僅包括人員的基礎(chǔ)信息，還包括與單位發(fā)展相關(guān)的其他活動(dòng)信息。因此，做好辦公室檔案管理工作，是保障人社局穩(wěn)定發(fā)展的重要途徑。本文從人社局辦公室檔案管理角度出發(fā)，分析并探討進(jìn)一步規(guī)范化管理的途徑。

關(guān)鍵詞：人力資源;社會(huì)保障;辦公室檔案管理;規(guī)范化管理

檔案管理工作若不能得到規(guī)范化的發(fā)展，將對(duì)人社局辦公室工作產(chǎn)生非常不利的影響。時(shí)代發(fā)展至今，企事業(yè)中某個(gè)部門的管理不善已不再單純是其內(nèi)部問題，而是會(huì)影響單位整體發(fā)展。結(jié)合現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新與應(yīng)用，改善辦公室檔案管理環(huán)境，逐步規(guī)范管理行為，是該項(xiàng)事業(yè)持續(xù)良好發(fā)展的重要保障。

一、人社局辦公室檔案管理規(guī)范化意義

人力資源和社會(huì)保障局的工作，是在貫徹落實(shí)相關(guān)政策方針的基礎(chǔ)上，確保各個(gè)行業(yè)人才能夠有效流轉(zhuǎn)。就其目前的發(fā)展局勢(shì)來看，辦公室檔案實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，可以有效促進(jìn)人社局日常工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)，同時(shí)還可以此規(guī)范人才市場(chǎng)環(huán)境，為各個(gè)行業(yè)提供準(zhǔn)確的人才信息數(shù)據(jù)。輔助各部門進(jìn)行人才隊(duì)伍建設(shè)，提高其市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力的同時(shí)，為更多人才提供就業(yè)機(jī)會(huì)[1]。

二、人社局辦公室檔案管理現(xiàn)狀

人社局辦公室檔案涉及范圍很廣，除涉及人社局干部人事工作，中央、自治區(qū)、自治州各類文件收發(fā)工作以外，還包括科室重點(diǎn)工作文稿留檔，人社十四五規(guī)劃、年度計(jì)劃、總結(jié)，年度績(jī)效考核檔案、重要會(huì)議資料留存等相關(guān)內(nèi)容。在實(shí)際工作中，時(shí)常出現(xiàn)各種問題影響該工作的順利開展。

（一）管理意識(shí)有待加強(qiáng)，缺乏重視程度

部門領(lǐng)導(dǎo)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視程度，致使有關(guān)工作的開展得不到領(lǐng)導(dǎo)支持，也就很難實(shí)現(xiàn)工作的高效率完成。由于辦公室檔案管理不會(huì)給單位帶來直觀收益，很多領(lǐng)導(dǎo)都容易忽略該工作的重要性，辦公室檔案管理工作的外在表現(xiàn)形式及作用不明顯，致使其重要性容易被忽略，進(jìn)而降低工作要求，認(rèn)為資料不丟失、不外泄即可，不重視人才的培養(yǎng)與組織優(yōu)化。

（二）檔案管理效率有待提高

領(lǐng)導(dǎo)對(duì)辦公室檔案管理工作的不重視，致使其意識(shí)不到人才隊(duì)伍建設(shè)的重要性，因此忽略高素質(zhì)人才培養(yǎng)給單位帶來的實(shí)際效益。辦公室檔案管理工作涉及范圍較廣，管理內(nèi)容較為繁雜，大量工作給人員帶來的壓力較大，人員專業(yè)性不高的情況下，很難高效完成檔案管理工作。

（三）檔案細(xì)節(jié)化管理有待加強(qiáng)

人員專業(yè)度不高的情況，致使部分單位出現(xiàn)管理細(xì)節(jié)不到位的問題，如人員基礎(chǔ)資料前后不一致，對(duì)其年齡、黨齡等信息的記錄出現(xiàn)錯(cuò)漏現(xiàn)象。公文材料的檔案規(guī)格不規(guī)范，更有甚者將A4紙剪裁為16開紙進(jìn)行檔案的整理，表格填制不合格、裝訂不規(guī)范等現(xiàn)象也時(shí)有發(fā)生。關(guān)于一些人員或文件的檔案資料保存不完整，有丟失、錯(cuò)漏的現(xiàn)象，履歷表或?qū)W歷證明等材料的缺失、未及時(shí)歸檔等，同樣給檔案管理工作帶來不利影響[2]。

三、新時(shí)期人社局辦公室檔案管理規(guī)范化具體措施

實(shí)現(xiàn)辦公室檔案管理規(guī)范化，是新時(shí)期，對(duì)人社局辦公室檔案管理提出的新要求。各單位應(yīng)高度重視此項(xiàng)工作的落實(shí)與發(fā)展，提高思想認(rèn)識(shí)的基礎(chǔ)上，更好采取有效措施進(jìn)行檔案管理工作的規(guī)范化處理，為各項(xiàng)工作的順利開展提供有力支持。

（一）規(guī)范檔案管理制度

“不以規(guī)矩，不成方圓”，任何管理工作的順利開展，都離不開制度的支持。建立健全管理制度，在制度中提出規(guī)范化要求，在實(shí)際行動(dòng)中，規(guī)范落實(shí)管理意見，是保證辦公室檔案工作順利進(jìn)行的重要途徑。在明確崗位職責(zé)的基礎(chǔ)上，建立一套科學(xué)規(guī)范的管理制度，對(duì)人員操作流程進(jìn)行有效約束，規(guī)范執(zhí)行權(quán)限，實(shí)現(xiàn)管理、監(jiān)督、激勵(lì)制度體系的建設(shè)，最終提高辦公室檔案管理的整體水平。

重視規(guī)范化人才隊(duì)伍建設(shè)，嚴(yán)格按照招聘管理制度進(jìn)行人才選拔，對(duì)符合標(biāo)準(zhǔn)人員給予更多鼓勵(lì)，使其在工作中通過學(xué)習(xí)交流不斷提升自我，以滿足崗位需要，提高工作效率。

（二）規(guī)范檔案管理行為

在健全制度的要求下，通過合理約束工作人員行為提高檔案管理效率。管理，就應(yīng)該遵照一定流程進(jìn)行。應(yīng)依據(jù)管理制度、操作流程來規(guī)范管理行為，進(jìn)而達(dá)到科學(xué)管理的目的。對(duì)于辦公室人員及文件檔案進(jìn)行科學(xué)、合理的收集、整理及分類歸檔，是檔案管理的基本內(nèi)容，在人員出現(xiàn)崗位變動(dòng)或是晉升的過程中，檔案管理人員應(yīng)該能夠按照流程規(guī)范進(jìn)行檔案的整理工作。完善歸檔制度，以保證檔案材料的完整性、可靠性[3]。

尤其是在細(xì)節(jié)方面，更應(yīng)該注重管理行為的規(guī)范化。規(guī)范用紙，調(diào)整檔案用紙至統(tǒng)一規(guī)格，利用新形式文件夾對(duì)檔案進(jìn)行分類、登記卷內(nèi)目錄等工作，簡(jiǎn)化并規(guī)范工作流程，降低繁瑣程度，提高檔案管理工作效率。

（三）規(guī)范檔案信息化管理

現(xiàn)代科技的發(fā)展為各行各業(yè)提供了極大便利，人社局辦公室的檔案管理工作也應(yīng)該跟上時(shí)代發(fā)展步伐，運(yùn)用信息技術(shù)手段為管理工作創(chuàng)造更多的可能。檔案信息化管理已成為一種必然趨勢(shì)，數(shù)字化管理辦法可以科學(xué)、準(zhǔn)確地實(shí)現(xiàn)信息的收集與存儲(chǔ)，再利用計(jì)算機(jī)技術(shù)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的便捷檢索與查閱。信息管理技術(shù)可以通過代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案更好地完成信息資料的收錄及歸檔、查閱等工作，以幫助檔案管理人員提高管理效率，促使其更加高效、精準(zhǔn)的完成此項(xiàng)工作。

（四）提高檔案管理質(zhì)量

將會(huì)議相關(guān)文件進(jìn)行整理、歸檔，涉及到一些工作人員的績(jī)效考核成績(jī)、工作情況或是于重要活動(dòng)中的表現(xiàn)等內(nèi)容也可以整理歸檔，充實(shí)檔案內(nèi)容，為人員于單位今后的發(fā)展提供檔案依據(jù)。從事檔案管理工作的人員，應(yīng)及時(shí)且定期對(duì)鑒定類、任免類以及黨團(tuán)類等方面的表格信息進(jìn)行收集整理，嚴(yán)格把關(guān)材料收集、整理、歸檔過程，避免出現(xiàn)檔案資料錯(cuò)漏或遺失的現(xiàn)象。從細(xì)節(jié)到具體活動(dòng)，均要保證符合檔案管理工作的質(zhì)量要求[4]。

結(jié)束語(yǔ)：

總而言之，管理規(guī)范化，是人社局辦公室檔案管理的必然趨勢(shì)，經(jīng)歷過時(shí)間洗禮，勇于創(chuàng)新和實(shí)踐，才能最終贏得掌聲。新時(shí)期下，辦公室檔案管理工作應(yīng)順應(yīng)發(fā)展要求，合理運(yùn)用信息技術(shù)等，逐步實(shí)現(xiàn)并完善檔案的信息化管理，持續(xù)提高管理水平的同時(shí)，更好保證辦公室檔案管理工作的開展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王曉鋒. 淺析人社局辦公室文書檔案的管理和利用[J]. 人力資源管理，2018（7）：112.

[2]王曉鋒. 芻議大數(shù)據(jù)時(shí)代下人社局辦公室文書檔案的管理和利用[J]. 數(shù)碼世界，2019（5）：102.

[3]張紅光. 新時(shí)代環(huán)境下人力資源和社會(huì)保障局人事檔案管理研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2021（7）：145-146.

[4]胡娟. 人力資源和社會(huì)保障局個(gè)人檔案管理的措施研究[J]. 辦公室業(yè)務(wù)，2020（5）：144，146.