芻議檔案管理工作的實效性

高英偉

(黑龍江省水利科學(xué)研究院，哈爾濱150080)

檔案管理不僅是現(xiàn)代人對歷史社會、歷史人物、歷史事件、歷史文化、歷史科學(xué)技術(shù)、歷史古跡等認識評價、繼承沿襲的基本依據(jù)，也是現(xiàn)代人對現(xiàn)實社會所有發(fā)生的事情記錄保存并被他人應(yīng)用的寶貴資料財富庫?，F(xiàn)代科技、信息的飛速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)的全球化，使信息交流的節(jié)奏大大加快，所以如何使檔案的應(yīng)用更加有實效性，值得認真研討。

1 檔案管理工作面臨的矛盾

隨著信息、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的沖擊，檔案管理工作面臨著一系列的矛盾［1］:檔案記錄的原始性與現(xiàn)代性，檔案的保密性與公開性，檔案的內(nèi)向性與社會的流通性，檔案材料的完整性與信息的分散性，檔案工作的手工操作與現(xiàn)代技術(shù)的管理等等。要解決這些矛盾，傳統(tǒng)的檔案工作管理模式和方法顯然不能適應(yīng)現(xiàn)代技術(shù)管理的要求，并且必然被新的現(xiàn)代化的管理方式所代替。

2 檔案管理的分類與系統(tǒng)模塊的設(shè)計

就水利事業(yè)單位而言，一般存檔可分為以下5個類型。

2.1 文書類

文書類檔案主要是反映本單位黨、政、青、工的文件材料，包括①黨群工作;②行政綜合;③組織人事;④總務(wù)工作等。

2.2 勘測規(guī)劃設(shè)計與基建工程類

基建類檔案包括在基建工程中形成的文件材料:如可行性研究報告、立項書、工程地質(zhì)、水文地質(zhì)、土壤、社經(jīng)、水文等設(shè)計基礎(chǔ)材料、設(shè)計文件、施工及其管理文件、竣工文件、財務(wù)及器材管理、房屋產(chǎn)權(quán)等。

2.3 儀器設(shè)備類檔案包括購置儀器設(shè)備的計劃、報告、訂貨合同、移交清冊、驗收報告及有關(guān)文件材料等。

2.4 會計類檔案包括報表、帳簿、憑證三分部。

2.5 聲像類檔案包括歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子的相片、重要會議的聲像、重大活動聲像等。

人事類檔案包括干部和工人兩大部分檔案等等。

上述五大類檔案分別設(shè)置下列模塊1)選擇檔案文件，指在系統(tǒng)模塊中選擇不同類別或不同目錄序號的檔案;2)建新檔案文件，指某類檔案其目錄序號的檔案已排完后再重新建目錄序號;3)刪除檔案文件時，在校對目錄過程中應(yīng)用到;4)查詢卷內(nèi)目錄，查詢卷內(nèi)目錄即為檔案目錄檢索，根據(jù)檔案期限、責(zé)任者、發(fā)文號、發(fā)文日期等多種途徑進行查詢和瀏覽，便于查找和利用。

3 如何鑒別存檔材料的質(zhì)量

3.1 強調(diào)實用性

1)存檔材料的真實性［2］。要實用就必須真實。檔案編研材料要以并重歷史、尊重事實為本，編研人員在任何情況下都不能歪曲、篡改檔案事實的實際內(nèi)容。在搜集素材、編輯加工材料審核等各個環(huán)節(jié)，也不能讓“主觀臆斷”、“簡單拼湊”、“斷章取義”等影響編研成果的真實，編研只有全面、系統(tǒng)、準(zhǔn)確、真實反映檔案信息的實際，才有實用價值。

2)編研材料的有用性。這體現(xiàn)在編研成果能否為社會提供利用需求、能否在社會主義現(xiàn)代化建設(shè)中發(fā)揮重要的服務(wù)作用上。特別是在知識經(jīng)濟下，更應(yīng)積極順應(yīng)時代的需要，充分發(fā)揮檔案編研材料的知識傳播、社會教育、學(xué)術(shù)研究，提供參考依據(jù)等諸多作用，使之被廣泛地應(yīng)用于社會，為人們的工作、學(xué)習(xí)、生活提供服務(wù)，并在服務(wù)中體現(xiàn)價值。

編研的目的是為了社會利用，編研材料的質(zhì)量最終也應(yīng)該由社會來檢驗和評定。如果我們編研的產(chǎn)品在社會上不受歡迎、不被認可，甚至無人問津，其自身價值就無法體現(xiàn)，也就談不上較高質(zhì)量。

3.2 講究效益

1)講求時效。時效性是衡量檔案編研材料質(zhì)量的一個重要指標(biāo)。許多編研材料，一旦錯過了最佳利用時機，其價值將會大打折扣。比如，某政府單位檔案館抓住2008年北京奧運會契機，及時地編輯了《中國體育百年圖志》書稿，雖然圖書還未出版發(fā)行，但書稿中的圖片史料卻得到了社會各界的高度重視。2007年8月，利用書稿圖片史料，中國收藏家協(xié)會與某政府機構(gòu)等多個部門聯(lián)合舉辦了“中國體育百年——大型圖片史料展”，引起了強烈的社會反響。人民日報社的編輯人員在看到書稿后，認為史料價值極高，決定在100集的“2008北京奧運特刊”上開辟專欄介紹這些圖片史料。同時，新華日報、北京檔案等報刊媒體也先后開辟專欄刊登書稿的部分史料。目前，該檔案館聯(lián)系辦展和出版史料的部門仍絡(luò)繹不絕。所以說，一部高質(zhì)量的編研材料除了注重內(nèi)容價值外，還應(yīng)該適時高效地編輯完成，才能充分發(fā)揮作用。

2)講社會效益和經(jīng)濟效益。檔案編研為的是滿足社會利用需求，這主要體現(xiàn)在為推動經(jīng)濟發(fā)展和社會進步服務(wù)兩個方面，發(fā)鄧經(jīng)濟效益和社會效益。

3.3 要有含金量

1)編研成果所包含的信息量。比如百科全書、年鑒、叢書等大型編研材料，內(nèi)容涉及面廣，信息含量大，它的價值就相對較高。

2)編研成果研究內(nèi)容的深度和廣度。編研成果的內(nèi)容全面系統(tǒng)、清楚明了，能夠使讀者客觀認識歷史事件的時代背景、發(fā)生原因、發(fā)展經(jīng)過、最終結(jié)果以及歷史意義等全方面信息，使讀者從中受益，這樣才是一部高質(zhì)量的編研材料。研究的深度和廣度是衡量高質(zhì)量的重要指標(biāo)。編研需要對檔案原件進行研究、綜合、加工，要對原始信息進行提煉和升華。

［1］ 李冬梅，李亞清.現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用［J］.黑龍江水利科技，2001，29(02):133－134.

［2］ 劉學(xué)仁.水利工程技術(shù)檔案管理與資料整理［J］.黑龍江水利科技，2010，38(04):118－119.