試論高校教師業(yè)務(wù)檔案管理的改革＊

劉冬梅

(湖南工業(yè)大學(xué)檔案館，湖南株洲412008)

試論高校教師業(yè)務(wù)檔案管理的改革＊

劉冬梅

(湖南工業(yè)大學(xué)檔案館，湖南株洲412008)

目前，高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理存在諸多弊端，要改變現(xiàn)有管理中存在的體制不規(guī)范、管理方法落后和管理與利用脫節(jié)的弊端，就要在檔案工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)、管理制度和機(jī)制的完善以及檔案管理的現(xiàn)代化等方面，進(jìn)行改革和創(chuàng)新。

高校;教師業(yè)務(wù)檔案;人才培養(yǎng);制度改革;機(jī)制完善

高校教師業(yè)務(wù)檔案是指高校教師個(gè)人在教育、教學(xué)和科研工作中形成的具有保存價(jià)值的各種材料的歷史記錄，它能反映教師的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平和工作實(shí)績(jī)，包括教師從事的專業(yè)、教學(xué)能力、學(xué)術(shù)水平、工作業(yè)績(jī)、獎(jiǎng)懲，以及社會(huì)、學(xué)術(shù)評(píng)價(jià)等方面的情況。它既是教師個(gè)人情況的真實(shí)反映，又是學(xué)校整體素質(zhì)、隊(duì)伍結(jié)構(gòu)和辦學(xué)水平的呈現(xiàn)，但從現(xiàn)實(shí)情況看，目前，高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理存在諸多弊端，亟待加以改進(jìn)。

一

從資料、信息來(lái)源和組成上看，高校教師業(yè)務(wù)檔案主要包括如下內(nèi)容:一是反映個(gè)人基本情況的材料。包括教師基本情況登記表、學(xué)歷學(xué)位證書復(fù)印件、年度考核表、職稱審批復(fù)印件、職稱聘任通知書、教師資格證書復(fù)印件、業(yè)務(wù)自傳等內(nèi)容。二是教學(xué)檔案。包括理論教學(xué)、實(shí)踐教學(xué)課程、畢業(yè)論文的指導(dǎo);專家測(cè)評(píng)、學(xué)生測(cè)評(píng)、社會(huì)反響;優(yōu)秀教學(xué)成果獎(jiǎng)、優(yōu)質(zhì)課或精品課程評(píng)比獎(jiǎng);學(xué)院、系部組織的教學(xué)評(píng)估、講課比賽等內(nèi)容。［1］三是科研檔案。包括科研論文，學(xué)術(shù)專著、編著、譯著、教材，科研項(xiàng)目和科研獎(jiǎng)項(xiàng)等內(nèi)容。新形勢(shì)下，有必要對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案管理工作進(jìn)行重新定位和認(rèn)識(shí)。

首先，教師業(yè)務(wù)檔案真實(shí)地記錄了每個(gè)老師的成長(zhǎng)歷程，原態(tài)式地保存了教師的教學(xué)科研成果，是學(xué)校教師人事檔案的重要內(nèi)容，因此，它是學(xué)校進(jìn)行教學(xué)改革、實(shí)現(xiàn)科學(xué)管理的重要依據(jù)。

其次，教師業(yè)務(wù)檔案是高校教學(xué)檔案的重要組成部分，與學(xué)校諸多方面的工作有密切聯(lián)系。教師業(yè)務(wù)檔案，不僅反映教師個(gè)人的業(yè)務(wù)能力、學(xué)術(shù)水平，還反映一所高校的師資隊(duì)伍建設(shè)情況和辦學(xué)水平。此外，它還能為領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)性和前瞻性、教育管理的定量化和科學(xué)化、教育教學(xué)改革的深化，提供原始的依據(jù)和資料支持。

二

高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理關(guān)切到學(xué)校的建設(shè)和發(fā)展，但從現(xiàn)有狀況看，很多高校的教師業(yè)務(wù)檔案管理水平還比較低，意識(shí)還不強(qiáng)，信息現(xiàn)代化建設(shè)的道路還很長(zhǎng)。

1．管理體制不規(guī)范，業(yè)務(wù)檔案意識(shí)不強(qiáng)。很多高校的教師業(yè)務(wù)檔案管理不統(tǒng)一，人事檔案、教學(xué)檔案、科研檔案等分屬不同部門管理，有零散、脫節(jié)的弊端。部門分割、分散管理，造成教師業(yè)務(wù)檔案載體、排列、編目等的不規(guī)范、不統(tǒng)一，直接影響到檔案本身的歸檔質(zhì)量。［2］再就是不能從全局、戰(zhàn)略和學(xué)校發(fā)展的高度來(lái)認(rèn)識(shí)教師業(yè)務(wù)檔案的重要性，有部分教師把檔案材料，特別是科研檔案和獎(jiǎng)勵(lì)成果，看成是自己的獨(dú)有成果，不愿歸公管理，給檔案建設(shè)帶來(lái)非常不利的影響。

2．管理方法較落后，檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè)有待加強(qiáng)。很多高校高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理，大多還是依靠人工操作或半人工操作，現(xiàn)代化、信息化建設(shè)還嚴(yán)重滯后。在教師業(yè)務(wù)檔案信息的收集、整理、立卷、歸檔、利用、開發(fā)等方面，缺乏快速、高效、系統(tǒng)的現(xiàn)代化管理模式。

3．教師業(yè)務(wù)檔案重保管，輕利用，管理與利用脫節(jié)嚴(yán)重。業(yè)務(wù)檔案建構(gòu)意識(shí)的不強(qiáng)，管理水平的落后，導(dǎo)致很多高校教師業(yè)務(wù)檔案的利用停留在我管你查，你查我管的被動(dòng)狀態(tài)，保管有余，利用不足，自我封閉傾向十分嚴(yán)重。［3］業(yè)務(wù)檔案管理重視了案卷的立卷、裝訂、保管，但編研整合不夠，開發(fā)程度不夠，嚴(yán)重影響了業(yè)務(wù)檔案的利用價(jià)值。

三

要在教師業(yè)務(wù)檔案管理方面改變管理體制不規(guī)范，管理方法較落后和重保管、輕利用的狀況，就要深化思想認(rèn)識(shí)，創(chuàng)新管理模式，提高管理水平。

1．提高教師檔案認(rèn)識(shí)水平，加強(qiáng)宣傳教育，重視業(yè)務(wù)檔案人員培養(yǎng)。由于業(yè)務(wù)材料大多分散在教師個(gè)人的手中，因此，就有必要加強(qiáng)宣傳教育，提高教師對(duì)建立業(yè)務(wù)檔案重要性的認(rèn)識(shí)，養(yǎng)成積極主動(dòng)上交個(gè)人業(yè)務(wù)檔案的良好習(xí)慣。學(xué)校要重視專業(yè)化的業(yè)務(wù)檔案人才隊(duì)伍的建設(shè)，加強(qiáng)人才的培養(yǎng)和選拔。

2．制定管理制度，規(guī)范管理機(jī)制，確定歸檔內(nèi)容。要制定《教師業(yè)務(wù)檔案立卷歸檔制度》《教師業(yè)務(wù)檔案查閱利用制度》《教師業(yè)務(wù)檔案收集整理制度》《教師個(gè)人業(yè)務(wù)資料上交制度》等相關(guān)制度，建立完善的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度，明確檔案負(fù)責(zé)機(jī)構(gòu)，做好教師檔案的立檔、整理和保存工作。要構(gòu)建學(xué)校綜合檔案室、部門、院(系)檔案室三級(jí)檔案管理模式，配備管理人員，加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，考核上崗。在管理機(jī)制上，推行管理工作的“五同步”原則，做到下達(dá)教學(xué)任務(wù)與教學(xué)文件收集歸檔，檢查教學(xué)工作與檢查教學(xué)文件材料收集歸檔，評(píng)審、鑒定教學(xué)質(zhì)量、優(yōu)秀教學(xué)成果與審查、驗(yàn)收教學(xué)文件收集歸檔，科研項(xiàng)目、成果文件下達(dá)與文件收集歸檔，上報(bào)評(píng)審材料、教學(xué)考核、晉升與檔案部門出具歸檔證明等五個(gè)方面同步。［4］

3．暢通歸檔渠道，提高檔案現(xiàn)代化管理水平。按照檔案管理規(guī)范化的要求，及時(shí)、全面地搜相關(guān)資料、數(shù)據(jù)。采取檔案館、職能部門、教師所在院(系)三級(jí)聯(lián)建，一體化管理的做法，形成一個(gè)分工合作、協(xié)調(diào)發(fā)展的教師業(yè)務(wù)檔案良性管理機(jī)制。院(系)負(fù)責(zé)教師業(yè)務(wù)活動(dòng)資料的搜集和上報(bào)，各業(yè)務(wù)主管部門負(fù)責(zé)對(duì)院(系)上報(bào)資料進(jìn)行鑒別、整理，檔案館負(fù)責(zé)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案資料的鑒定、整合和立卷、開發(fā)和利用。依托計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)教師業(yè)務(wù)檔案的電子化、網(wǎng)絡(luò)化管理，使各種分析、歸納、總結(jié)、整理能建立在較為先進(jìn)、科學(xué)的基礎(chǔ)上，建立起統(tǒng)一、系統(tǒng)、完整、操作性強(qiáng)的教師業(yè)務(wù)檔案信息管理系統(tǒng)。［5］真正實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化時(shí)代高校教師業(yè)務(wù)檔案的現(xiàn)代化管理。

［1］薛四新，彭榮，陳永生．檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)［M］．北京:機(jī)械工業(yè)出版社，2006:128．

［2］傅錦彬，周建軍．高校教師業(yè)務(wù)檔案網(wǎng)絡(luò)化管理初探［J］．浙江檔案，2007(9):9．

［3］黃金蓮．高校教師業(yè)務(wù)檔案的建立與管理初探［J］．甘肅科技，2007(5):192－193．

［4］陳少毅．以人為本促進(jìn)高校檔案館管理與服務(wù)檔案與建設(shè)［J］．檔案與建設(shè)，2010(3):27－28．

［5］王進(jìn)平．簡(jiǎn)述高校教師業(yè)務(wù)檔案的管理［J］．云南檔案，2008(9):19－20．

On Innovation of Professional Archives Management for College Teachers

LIU Dongmei
(Archives of Hunan University of Technology，Zhuzhou，Hunan 412008，China)

With the currently abuses in archives management，the colleges and universities should put up reform and innovation，such as archivist quality training，the perfection of management system and mechanism，and the modernization of archive management in order to get rid of irregular management mechanism and method．

collegesanduniversities;teachers’professionalarchives;talenttraining;systemreform;mechanism improvement

G271

A

1674－117X(2011)04－0147－02

2011－06－01

湖南省社科基金資助項(xiàng)目“高校人事檔案管理工作創(chuàng)新研究”(2010YBB105)

劉冬梅(1971－)，女，湖南攸縣人，湖南工業(yè)大學(xué)檔案館館員，主要從事檔案管理研究。

再次，教師業(yè)務(wù)檔案是高校人才的數(shù)據(jù)庫(kù)。它能為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)發(fā)揮每位教師的業(yè)務(wù)特長(zhǎng)，合理使用人才資源，提供參考;能為高校的教學(xué)、課程、學(xué)科和學(xué)位授予權(quán)等評(píng)估，提供需要的信息;能為教師的職稱晉升、評(píng)優(yōu)和評(píng)先提供原始的依據(jù)。

責(zé)任編輯:黃聲波