高校財務內(nèi)部控制研究

劉素梅

高校財務內(nèi)部控制研究

劉素梅

文章以高校財務內(nèi)部控制為研究對象，通過對高校財務內(nèi)部控制現(xiàn)狀的分析，揭示了高校普遍缺乏內(nèi)部控制意識，高校財產(chǎn)安全存在很大的風險和隱患等問題，通過分析財務內(nèi)部控制的影響因素，提出了完善高校財務內(nèi)部控制的建議和措施。

內(nèi)部控制高校風險意識

高校是培養(yǎng)人才和開展科學研究的場所，肩負著重要任務，其發(fā)展受到國家各級政府部門的高度重視。隨著我國市場經(jīng)濟體制的建立和教育體制改革的深化，高校經(jīng)濟活動日益活躍和復雜，特別是近幾年，大學擴建、擴招，資金運作更加多樣化，在這種形勢下，迫切需要管好、用好學校各類資源，使之發(fā)揮最大效益。但目前，許多高校在思想上、管理上尚未完全適應市場經(jīng)濟的新情況，高校管理層對會計工作的管理意識比較淡漠，高校的會計基礎工作也相對薄弱，高校在經(jīng)濟管理活動中存在很多漏洞和不足，如固定資產(chǎn)及物資的采購、驗收、保管等職責未嚴格分離，采購教材設備吃回扣、基建工程暗箱操作等，導致了國有資產(chǎn)的流失和越來越多的違法犯罪行為，給高校造成了很大的經(jīng)濟損失。高校迫切需要建立一套科學的、有效的高校財務內(nèi)部控制體制，以滿足高?？焖侔l(fā)展的需要，保證高校的財產(chǎn)安全、提高高校教育資金的管理水平和經(jīng)濟效益，保證高校改革和發(fā)展的順利進行。

一、內(nèi)部控制的涵義

內(nèi)部控制，是指一個單位為了實現(xiàn)其經(jīng)營目標，保護資產(chǎn)的安全與完整，防止，發(fā)現(xiàn)和糾正錯誤舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整，確保經(jīng)營方針的貫徹執(zhí)行，保證經(jīng)營活動的經(jīng)濟性、效率性和效果性而在單位內(nèi)部采取的自我調(diào)整、約束、規(guī)劃、評價和控制的一系列方法、手續(xù)與措施的總稱。內(nèi)部控制包含兩方面內(nèi)容：內(nèi)部管理控制和內(nèi)部會計控制。其中，內(nèi)部會計控制，內(nèi)部控制的核心，是財會部門為了防止侵吞財物和其他違法行為的發(fā)生，以及保護企業(yè)財產(chǎn)的安全所制定的各種會計處理程序和控制措施。

高校財務內(nèi)部控制的范圍很廣泛，其主要內(nèi)容涉及與高校會計事項有關的經(jīng)濟業(yè)務，如對教學、科研、后勤保障等方面的貨幣資金收支、高校教學科研儀器設備的購置、使用和處置、高?；I資與投資活動、基本建設等方面的控制。

二、高校財務內(nèi)部控制當前存在的主要問題

目前，各高校大都建立了財務內(nèi)部控制體系，但具體實施情況卻不盡如人意。主要表現(xiàn)在以下幾個方面：

（一）學費收費管理不嚴格

1.高校收費流程執(zhí)行不嚴格

嚴格地說，學生應該先在財務部門交費，憑財務部門開出的收據(jù)或發(fā)票到各院系報到，辦理學籍注冊、住宿，領取教材和公寓用品等。但在實際工作中，尤其是每年新生報到時，此程序常常被忽略。有許多學生，一分錢未交就辦理了所有入學手續(xù)，到第一學期期末考試時，為了參加期末考試，才到財務部門交費；還有的學生，在領取公寓用品時，直接將款項交給了公寓用品發(fā)放部門。

2.高校收費管理體系不完善，信息不能共享

在學生收費管理工作中，涉及到高校內(nèi)部多個職能部門，如財務處、教務處、學生處、各院(系)等。但在實際操作中，各職能部門各行其是，配合不夠密切。如在收費管理與學籍管理、住宿管理上存在相互脫節(jié)現(xiàn)象；在學生注冊，學生休學、復學、轉(zhuǎn)學、退學、宿舍變動等信息方面，由于沒有及時、準確地互通信息，出現(xiàn)一些管理上的漏洞，存在費用少收、漏收、錯收的情況，給學費收繳帶來困難。

（二）創(chuàng)收經(jīng)費控制薄弱，易出現(xiàn)“小金庫”現(xiàn)象

高校強調(diào)對財政性經(jīng)費的內(nèi)部會計控制，而弱化對預算外，特別是創(chuàng)收經(jīng)費等的內(nèi)部會計控制，導致各院系部門坐支，私設“小金庫”。國務院辦公廳1995年5月4日轉(zhuǎn)發(fā)國辦發(fā)[1995]29號《關于清理檢查“小金庫”的意見》給“小金庫”下的定義是：“凡違反國家財經(jīng)法規(guī)及其有關規(guī)定，侵占、截留國家和單位收入，未列入本單位財務會計部門的賬內(nèi)或未納入預算管理，私存私放的各項資金，均屬‘小金庫’?！逼鋪碓粗饕袃煞N方式：一是截留辦學收入，一是為學生集中辦理一些業(yè)務產(chǎn)生的“回扣”。如華南理工大學《內(nèi)部通報》披露，某院系在幾年間，長期截留、隱瞞辦班收入，形成巨額“小金庫”，違紀金額800多萬元，其中300多萬元不知去向?！靶〗饚臁惫芾砘靵y，賬目糊涂，收支隱蔽，易滋生貪污腐敗。

（三）日常支出報銷業(yè)務有法不依、執(zhí)法不嚴的現(xiàn)象較為嚴重

高校的財務部門被定位為后勤保障服務部門，高校對會計人員強調(diào)的是服務及服務意識，這在很大程度上弱化了會計的監(jiān)督和管理職能。財務部門的監(jiān)管行為一般得不到各級部門和有關人員的理解和支持，內(nèi)部會計控制難以有效發(fā)揮作用，高校內(nèi)部控制形同虛設，監(jiān)督缺乏剛性。

（四）財務印鑒、支票的管理和使用不嚴密

財務印鑒章包括財務專用章和私章，此兩種章應有專人分別保管。若單位存在空白支票，必須明確指定專人妥善保管，要貫徹票、印分管的原則，空白支票和印章不得由一人負責保管。這樣可以明確責任，形成制約機制，防止舞弊行為。在實際工作中，為了工作的方便快捷，許多單位沒有做到票、印分管和公、私章分管，貨幣資金在使用中存在極大的隱患。

（五）固定資產(chǎn)內(nèi)部控制制度不健全

1.采購方面：買而不用，用而不足

一些高校資產(chǎn)管理意識淡薄，在購買儀器設備時，缺乏相關的調(diào)研工作，導致購買量多于需求量，或者設備在制定購買計劃時，雖然履行了可行性論證的程序，但往往由于，一方面，不同院系、部門的經(jīng)費在來源、立項、管理、使用、目的上存在著一定的差異，另一方面，各系院、部門之間信息不暢通，所以經(jīng)常出現(xiàn)不同院系、部門之間相同或相近儀器設備的購買沖突，造成了重復購置。多余資產(chǎn)大多處于閑置狀態(tài)，占用大量的資金，是資源的嚴重浪費。與此同時，還有部分資產(chǎn)出現(xiàn)超飽和使用，如宿舍和教室資源緊張，圖書館的藏書時效性差、質(zhì)量不高、數(shù)量不足等。

2.使用方面：未落實財產(chǎn)清查制度

高校是一個較大的工作單位，學生多，教職工也多，物資財產(chǎn)自然也多。高校人員崗位的變動、辦公室、實驗室、甚至是整個學校的搬遷，都可能涉及物資財產(chǎn)位置的移動或使用人的更換，而此相關信息很難及時準確地反映到固定資產(chǎn)卡片上。因此，在高校財產(chǎn)清查中，財產(chǎn)混亂、賬實不符的情況較為突出，這是長期沒有進行財產(chǎn)清查的后果。

3.處置方面：廢而不理或處置手續(xù)不完整

固定資產(chǎn)分散在各個使用部門，許多報廢資產(chǎn)，如已不能使用的舊電腦、舊打印機等，就堆放在各系院、部門的小倉庫里，這些資產(chǎn)得不到及時處理，使得賬面價值與實物價值大不相符，給人造成資產(chǎn)資源充裕的假相。有的設備報廢了，使用部門就當廢品處理了，缺少上報鑒定審批的意識，財產(chǎn)清查時就作為盤虧報告，事后難以追究處置不當?shù)呢熑巍?/p>

三、高校財務內(nèi)部控制的影響因素

（一）內(nèi)部控制環(huán)境對財務內(nèi)部控制的影響

內(nèi)部控制環(huán)境對財務內(nèi)部控制的影響主要體現(xiàn)在以下方面：

1.內(nèi)部控制意識

領導者及管理層對內(nèi)部控制重要性的認識直接影響高校財務內(nèi)部控制水平。如果領導層內(nèi)控意識薄弱，則會導致內(nèi)控制度威懾力下降。一些高校的領導層對內(nèi)部控制建立的重要性缺乏認識，把財務機構(gòu)的任務理解成只是簡單地管理學校賬務、資金，保證學校的開支和運行，高校內(nèi)部沒有建立健全的內(nèi)部控制機制，學校的財務內(nèi)部控制薄弱也就成了理所當然。

2.風險意識

公辦院校屬財政撥款的事業(yè)單位，除了與財務相關的人員有風險意識外，其大多教職工的風險意識淡薄，內(nèi)部控制缺乏有效的風險管理與預警機制。

3.內(nèi)部監(jiān)督

高校內(nèi)的財務監(jiān)督，大多指內(nèi)部審計。內(nèi)部審計是內(nèi)部控制的一個重要環(huán)節(jié)，也是內(nèi)部控制的重要組成部分?，F(xiàn)階段高等院校的內(nèi)部審計則處于一種尷尬的局面，有的學校沒有設置專門的內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)，有的內(nèi)部監(jiān)督機構(gòu)設置不合理，內(nèi)部控制有效性難以保證。

4.人員素質(zhì)水平

內(nèi)部控制制度能否有效實施，關鍵取決于人員的職業(yè)素質(zhì)。若財務內(nèi)部控制制度重要執(zhí)行者，如會計人員、各系院財務管理人員，素質(zhì)偏低，在經(jīng)濟業(yè)務處理過程中，就極有可能出現(xiàn)錯誤、舞弊等現(xiàn)象，內(nèi)部控制制度的有效性難以發(fā)揮。

（二）內(nèi)部控制程序?qū)ω攧諆?nèi)部控制的影響

控制程序，是指管理當局所制定的方針和程序，用以保證達到一定的目的。它包括：經(jīng)濟業(yè)務和活動的批準權；明確各員工的職責分工；充分的憑證、賬單設置和記錄；資產(chǎn)和記錄的接觸控制；業(yè)務的獨立審核等。高校內(nèi)部會計控制程序是高校財務內(nèi)部控制的重要內(nèi)容之一。有些高校雖然建立了內(nèi)部控制制度，卻不認真執(zhí)行，更沒有健全有效的考核獎懲機制。部分院校缺乏權力制衡與約束機制，不按程序操作，具體執(zhí)行人員責任感不強，使內(nèi)控制度流于形式，有章不循，導致內(nèi)控制度威懾力下降。

四、加強高校財務內(nèi)部控制的對策

（一）加強財務內(nèi)部控制意識

高校全體教職工要樹立正確的內(nèi)部控制意識。首先是管理層和財務人員，要提高對內(nèi)控重要性的認識。然而，財務內(nèi)部控制又不僅僅是校領導、財務部門及工作人員的事，應該是全校教職員工的事。因此，各高校應廣泛深入地開展內(nèi)部會計控制制度的宣傳教育，提高師生員工對內(nèi)部會計控制重要性的認識，從而使大家能夠理解并能有效地貫徹和執(zhí)行內(nèi)部會計控制制度。

1.加強預算控制意識

預算有剛性也有彈性，實際工作中，預算的剛性約束力太弱。高校各部門應加強預算的編制、執(zhí)行、考核、分析等環(huán)節(jié)的管理，增強預算的剛性，保證預算的貫徹執(zhí)行，嚴禁超預算列支。

2.樹立不相容職務相互分離的控制意識

高校應按照不相容職務相互分離的原則，合理設計會計及相關工作崗位，明確職責權限，形成相互制衡機制。主要做好兩個方面工作：一是確定哪些崗位和職務是不相容的，二是明確各個機構(gòu)和崗位的職責權限，使不相容崗位和職務之間能夠相互監(jiān)督、相互制約。

3.加強授權批準控制意識

授權批準是指單位在處理經(jīng)濟業(yè)務時，必須經(jīng)授權批準以進行控制，就是要明確規(guī)定每個工作的授權批準的范圍、權限、程序、責任等內(nèi)容，學校各管理層必須在自己的授權范圍內(nèi)行使自己的權力，避免出現(xiàn)越權或無權審批的現(xiàn)象出現(xiàn)。

4.樹立風險控制意識

目前，高校發(fā)展越來越市場化，許多高校還通過銀行貸款方式來緩解自己的資金壓力，出現(xiàn)了一定的財務風險和經(jīng)營風險，這就要求高校必須樹立風險意識，建立有效的風險管理系統(tǒng)，其中包括風險預警、風險評價、風險分析等多方面內(nèi)容，全面防范和控制可能發(fā)生的財務風險和經(jīng)營風險。

（二）建立完善的財務內(nèi)部控制體制

高校必須根據(jù)財政部印發(fā)的《內(nèi)部會計控制規(guī)范一基本規(guī)范試行》中的有關規(guī)定，建立內(nèi)部會計控制體系。如票據(jù)及會計檔案管理制度、會計核算制度、財務管理制度及貨幣資金及實物資產(chǎn)管理制度等。針對當前高校內(nèi)部控制中存在的問題，主要進行以下幾個方面的規(guī)范：

1.票章管理要嚴密

財務專用章應由專人保管，個人名章必須由本人或其授權人保管，嚴禁一人保管支付款項所需的全部印章。存在空白支票的單位，必須明確指定專人妥善保管空白支票，要做到票、章分管，這樣可以明確責任，形成制約機制，防止舞弊行為。

2.授權批準控制要嚴格執(zhí)行

高校財務管理大多實行“一枝筆”審批，學校應明確規(guī)定各工作授權批準的范圍、權限、程序、責任等內(nèi)容，各部門有關人員處理經(jīng)濟業(yè)務必須經(jīng)過授權批準才能辦理，經(jīng)辦人員必須在授權范圍內(nèi)辦理業(yè)務，不得越權辦理。近幾年來重慶市、湖南常德市和長沙市天心區(qū)等地推行了一把手“四個不直接分管”的監(jiān)督和制約機制，即一把手不直接分管財務、不直接分管人事、不直接分管工程招投標、不直接分管物資采購，推行“副職分管、一把手監(jiān)督、集體領導、科學決策”的新決策機制，把決策、執(zhí)行、監(jiān)督等權力相對分離開來，擴大決策的知情、透明、公開，防止暗箱操作。

3.健全學生收費管理制度

在學生收費管理制度中，應明確規(guī)定各職能部門、學院、系的工作職責，落實崗位責任制，形成各職能部門通力合作的良好局面。高校應在學生的繳費方法、繳費程序、休學、復學、退費、緩交及欠交的處理等方面進行詳細的規(guī)定，形成文件。一旦出現(xiàn)問題，要及時地處理，追究相應責任單位或責任人的過失。

4.加強固定資產(chǎn)管理

（1）固定資產(chǎn)購置要有計劃性

高校在添置新設備時，可以對現(xiàn)有的此類儀器設備資源的情況進行摸底檢查，看看現(xiàn)有的設備資源在性能、數(shù)量及新舊程度上能否滿足提出設備購置申請部門的要求。如確實需要重新購置時，要對各系部部門提出的設備添置計劃歸納分析，看看校內(nèi)系院部門的儀器設備需求是否有重復，以便統(tǒng)籌考慮。相關職能部門要嚴格把關，制定周全計劃，避免功能和用途相近的儀器設備重復購置，節(jié)約資金，減少資源的浪費。

（2）加強固定資產(chǎn)的使用管理

首先，在儀器設備管理和使用上堅持“統(tǒng)一政策、統(tǒng)一領導、分級管理、責任到人、物盡其用”的原則。各系院部門要明確資產(chǎn)管理的主要負責人，并配備專職或兼職的資產(chǎn)管理員，特別要明確實驗室資產(chǎn)的管理人員，每件設備都要落實管理人員。資產(chǎn)管理人員要相對穩(wěn)定，調(diào)動時，要按照交接程序進行及時、認真、仔細的交接，交接過程中要進行賬、物的清點，填寫書面交接表。固定資產(chǎn)在不同使用人、不同部門之間發(fā)生轉(zhuǎn)移，必須辦理資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，經(jīng)過設備處辦理內(nèi)部資產(chǎn)轉(zhuǎn)移手續(xù)，經(jīng)過轉(zhuǎn)移雙方二級單位主管審批后，由校財務部門審核并進行賬務處理。

其次，建立固定資產(chǎn)清查盤點制度。定期盤點固定資產(chǎn)是保護學校資產(chǎn)的必要控制手段。學校應每年進行一次全面的固定資產(chǎn)盤點，并不定期的進行部門固定資產(chǎn)盤點抽查。盤查小組不但有負責保管、記賬等不同職能的人員，還必須要有與設備無關的其他人員一起參與。每次盤點均需保留紙面記錄，由盤點人員簽名確認并妥善保管。

5.實行會計輪崗制度

會計崗位輪換是加強內(nèi)部控制的一項重要措施，能起到相互牽制、相互監(jiān)督、相互促進的作用。通過崗位輪換，可以檢查會計人員在崗期間履行崗位職責情況，有無缺點、漏洞和虛假，特別是重要崗位的輪換，可以及時發(fā)現(xiàn)其中有無違法亂紀行為，增加了工作的透明度和可考核性，從制度上對工作人員行為進行制約，有利于提高員工自我約束的能力，加強內(nèi)部監(jiān)督，防范經(jīng)濟案件的發(fā)生；通過崗位輪換，給會計人員創(chuàng)造了學習的機會，讓其在各個崗位上得到鍛煉，這有利于員工全面了解各崗位的工作職責，避免員工間相互不理解，相互攀比的不平衡心理；有利于員工全面掌握各崗位的業(yè)務知識和操作技能，提高其業(yè)務素質(zhì)；還可以使他們在崗位輪換過程中，知道自己的特長是什么，能勝任哪個崗位的工作，有利于人力資源的優(yōu)化配置，做到“人盡其才，才盡其用”。

（三）建立完善的內(nèi)部審計監(jiān)督機制

內(nèi)部審計主要是通過對高校的各種內(nèi)部會計控制制度和職能部門的各種經(jīng)濟業(yè)務進行獨立評價，以確定其經(jīng)濟行為是否符合國家法律、法規(guī)的規(guī)定，是否符合內(nèi)控制度規(guī)定的程序和標準，內(nèi)控制度能否有效保證管理目標的實現(xiàn)。加強內(nèi)部審計監(jiān)督，不局限于查賬，更要向著管理、風險審計等方面拓展；要制定所涉及領域的審計實施辦法和處理處罰規(guī)定，對實施審計的對象、內(nèi)容、范圍、審計方式及要求做出明確規(guī)定，以便確保審計質(zhì)量，促使高校的經(jīng)濟活動走向制度化、規(guī)范化的健康軌道；要提高審計人員的業(yè)務素質(zhì)，配備適合的專職審計人員，使其勝任內(nèi)審工作職責，確保內(nèi)審工作的客觀公正。

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Research on Internal Financial Control of Universities and Colleges

LIU Su-mei
Binzhou University,Binzhou 256603

The paper takes the inner financial control of universities and colleges as the research object,and reveals that universities are general lack of internal control consciousness,and the safety of their property has very big risk and hidden danger through the analysis of internal financial control situation.It provides suggestions and measures about college internal financial control through the analysis of the problems such as influence factors of internal financial control.

Internal Control;Universities and Colleges;Consciousness of Risk

G47

A

劉素梅，女，濱州學院教師，碩士研究生，研究方向：財務管理；山東省濱州市，256603。