高校行政秘書隊伍現(xiàn)狀與素質(zhì)提升路徑選擇

連 欣

（福建商學院經(jīng)濟貿(mào)易系，福建 福州 350108）

高校行政秘書不僅僅是學校行政管理層的助手和參謀，也是學校行政管理層與教師、學生、員工間的紐帶和橋梁，并且具有深厚的內(nèi)涵、承上啟下、傳遞性以及多樣性等特征。在高校建設(shè)和發(fā)展的過程中，行政秘書工作發(fā)揮著十分重要的作用，有效地協(xié)調(diào)和維持著日常工作、部門內(nèi)部以及部門之間的正常運轉(zhuǎn)，同時也積極貫徹和宣傳著高校的工作精神。伴隨高等教育大眾化的速度加快，我國各大高校也得到了飛快的發(fā)展，但是由于資源緊張、時間不足等問題，高校普遍將注意力放在了教學基礎(chǔ)的設(shè)施建設(shè)以及師資力量的培養(yǎng)上，而嚴重忽略了對教學管理隊伍的建設(shè)?，F(xiàn)階段，高校行政秘書隊伍依舊存在許多的問題，本文將就其現(xiàn)狀展開探討，進而提出有效的素質(zhì)提升路徑。

一、高校行政秘書隊伍的現(xiàn)狀

1、缺乏較強的創(chuàng)新意識和專業(yè)素養(yǎng)

在現(xiàn)階段的高校行政秘書隊伍中，大部分的人都沒有經(jīng)歷教育學專業(yè)的學習，并且缺乏一定協(xié)調(diào)管理能力與文秘寫作能力，很難勝任高校行政秘書的工作。一方面，高校行政秘書需要一定的專業(yè)能力，而高校行政秘書隊伍素質(zhì)不高的主要原因是人員素質(zhì)構(gòu)成參差不齊。大部分從事行政秘書工作的人并沒有將其視為愿意一生為之努力的事業(yè)，而只是將其看作維持生計的工作罷了。另一方面，行政秘書人數(shù)過少，導致秘書經(jīng)常被日常繁瑣的事務和管理所困，很難進行在職學習和脫產(chǎn)進修。但是，現(xiàn)在更多的情況是，繁雜的行政事務擠占了高校行政秘書的理論思考和業(yè)務學習的時間，沒有精力去潛心學習和研究理論。所以，相當大部分的行政秘書缺乏一定的技能訓練和專業(yè)知識，大多停留在解決問題和就事論事的管理層面上。

2、缺乏高校領(lǐng)導的重視和合理的隊伍結(jié)構(gòu)

大多數(shù)的高校都存在著輕管理、重教學的現(xiàn)象。與此同時，高校并沒有意識到行政秘書隊伍建設(shè)的重要性，在相當長的一段時間里，都只是將行政秘書看作事務性的工作，很輕易地就可以被替代。有些高校在行政秘書的配備上具有較強的隨意性，人員來源也十分地復雜，主要是由以下兩種類型的人員構(gòu)成：一是為了引進高層次的人才而調(diào)動的人員，甚至有一些是領(lǐng)導的親屬，進而造成專業(yè)不對口、年齡較低、職稱與學歷不對稱等問題；二是為了減少其他崗位或者是加強師資力量而調(diào)動的人員，進而造成專業(yè)不對口的問題。這種做法對高校行政秘書隊伍良性發(fā)展造成了嚴重的影響，并且在一定程度上導致了高校行政秘書隊伍結(jié)構(gòu)的不合理性。種種問題都說明了高校行政秘書工作得不到相應的重視，沒有良好的職業(yè)發(fā)展前景，并且行政秘書工作缺乏合理的科學評價考核標準，很難衡量其工作業(yè)績，從而造成工作干得好也得不到領(lǐng)導表揚的情況。

3、缺乏一定的服務意識和工作意識

由于高校行政秘書自身工作的特殊性，行政秘書既需要處理辦公室的基本業(yè)務，還需要進行監(jiān)督、協(xié)調(diào)以及會務安排等工作，所以這就要求高校行政秘書必須具備較強的工作責任意識。但是在實際的工作過程中，有一部分的行政秘書存在缺乏一定工作責任意識和行政道德認識的現(xiàn)象，并且在行使自身工作責任時，缺乏為人民服務和“以人為本”的服務意識，甚至有些人認為高校行政秘書在高校中工作任務負擔重、工資低、地位低，每天都是在做瑣碎的事情，談不上什么前途，于是就消極對待工作，往往是對付一天是一天的心態(tài)，如果一直抱有這樣的心態(tài)工作，根本無法提升高校行政秘書工作的效率，可見人們并沒有充分意識到高校行政秘書的工作和服務意義。

二、高校行政秘書現(xiàn)狀造成的心理失衡表現(xiàn)

1、職業(yè)愿景與自身抱負的矛盾所造成的動機失衡

作為高校知識分子的主要組成部分，行政秘書能夠在高校特定的學歷層次以及工作環(huán)境中獲得與具有高學術(shù)造詣的人士的接觸機會，能夠通過耳濡目染來滿足自身在學術(shù)方面的心理需求，進而將職業(yè)愿景規(guī)劃地較為遠大。而實際上，繁雜的事務性工作占據(jù)了高校行政秘書大部分的工作時間，并且經(jīng)常會加班加點地趕寫材料，從而導致很難分出精力和時間來提升自身的專業(yè)素養(yǎng)，更不要談科研工作了。所以，高校行政秘書想要在科研方面取得一定的成就是很難的。從另一個角度來說，他們很難得到心理上的滿足。這主要是因為高校行政秘書通常處于緊張的工作狀態(tài)和較為嚴肅的工作環(huán)境氛圍，導致他們無法對工作產(chǎn)生濃厚的興趣，也就無法得到工作上的滿足與成就。由此可知，高校行政秘書很容易出現(xiàn)長久期待與現(xiàn)實嚴重脫節(jié)的心理矛盾。

2、自卑心理與渴望尊重的矛盾所造成的動機失衡

作為高校權(quán)力機關(guān)的輔助職位，高校行政秘書的地位和身份決定了其不僅要承擔繁重的工作任務以及工作責任，還要多方位、全面地為領(lǐng)導提供服務。由此可見，高校行政秘書工作的核心內(nèi)容是服務性的工作。從一個角度來說，高校行政秘書與黨政機關(guān)秘書的身份與地位是有很大區(qū)別的，尤其是在晉升和待遇方面更是沒有有利的發(fā)展前景。從另一個角度來說，高校行政秘書必須肩負著社會輿論的壓力。高校內(nèi)部對于行政秘書是有一定偏見的，社會上也會對其存在一定的誤解，對高校行政秘書職業(yè)存在有失科學的想法，更是將傳統(tǒng)思想觀念深入到秘書工作之中，把高校行政秘書簡單看作為打雜、收發(fā)文檔、接打電話等，認為只有教學能力差、學歷水平低的人才會去做這個行業(yè)，進而導致高校行政秘書很容易出現(xiàn)自卑心理，形成渴望尊重與自卑心理二者之間的矛盾。

三、高校行政秘書隊伍素質(zhì)提升的主要路徑

1、為其提供學習的機會和良好的培訓

高校應對行政秘書相關(guān)的管理技能以及業(yè)務知識等方面培訓給予高度的重視，不斷加強對其的培訓力度。首先，高校應組織和制定關(guān)于行政秘書工作培訓的制度，并定期地在校內(nèi)開展培訓活動，同時時常邀請有關(guān)專家或是具有豐富經(jīng)驗的校內(nèi)老師來進行講解，有重點、有組織、有計劃地實施行政秘書業(yè)務技能的學習和培訓。其次，高校應積極派遣行政秘書外出參加學習和培訓交流活動，通過交流和學習來開闊自身的知識面，有效加強其業(yè)務素養(yǎng)和管理能力。

2、加強對業(yè)務素質(zhì)和思想道德修養(yǎng)提升的重視

作為學校形象的綜合部門，學校辦公室中的行政秘書是一個重要的職位，需要時刻注意提升自身的思想道德修養(yǎng)，保持積極的心態(tài)和進取的思想，樹立正確的工作態(tài)度和工作作風，具備較強的自信心和責任感。與此同時，高校行政秘書還要注重業(yè)務能力的加強。大多數(shù)的高校并沒有開展具有較強專業(yè)性的行政秘書業(yè)務能力培訓，所以高校行政秘書應充分發(fā)揮積極性和主觀能動性，利用業(yè)余時間來加強自身的業(yè)務素質(zhì)。例如，通過對各類秘書文本和資料的研讀，來提升自身的專業(yè)技能和業(yè)務知識；通過多讀書、積極參加培訓，來改善工作方式，提高管理能力、控制能力和協(xié)調(diào)能力等；通過網(wǎng)絡(luò)學習和向他人請教，來不斷加強自身的公文寫作水平。

3、提高組織對其的人文關(guān)懷

高校行政秘書隊伍人員調(diào)動十分地頻繁，很容易出現(xiàn)人文關(guān)懷的缺乏，進而導致高校缺乏一定的凝聚力和向心力，工作效率也會隨之降低。根據(jù)調(diào)查顯示，大約有75%的高校行政秘書認為自己所承擔的工作對加強個人和學校競爭力起不到一半以上的作用，甚至是沒有作用，由此可知，高校行政秘書嚴重缺乏認同感，再加上沒有一個科學和合理的衡量標準來體現(xiàn)高校行政秘書的工作業(yè)績，所以更加難以得到認同。所以，高校應不斷提高對行政秘書隊伍的人文關(guān)懷。首先，構(gòu)建有利于行政秘書發(fā)展的良好輿論氛圍。高校應多夸贊、多鼓勵，在政策允許的范圍內(nèi)適當?shù)亟o予他們獎勵，讓其感受到領(lǐng)導對自身的認同感，進而激發(fā)其進步的信心。與此同時，高校還應在招聘階段嚴格選拔業(yè)務能力強、綜合素質(zhì)高的人員，有效加強高校行政秘書的威望。

4、不斷完善評價考核體系

根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，普遍的高校還沒有建立起較為完善的行政秘書評級考核體系。首先，制定針對高校行政秘書的獎懲機制，對于考取秘書從業(yè)證一級或年度評比表現(xiàn)優(yōu)秀的工作人員，給予職務聘用優(yōu)先或是一定的獎勵等有效方式，進而有效激發(fā)其工作主動性和積極性。其次，提供給高校行政秘書更多的選擇和發(fā)展機會。根據(jù)相關(guān)數(shù)據(jù)可知，大約有一半的行政秘書是希望能夠轉(zhuǎn)到院系教學崗位的，也就表明了大多數(shù)的高校行政秘書對未來的發(fā)展前景并不看好，所以才會選擇去做院系的專任教師。針對這類高校行政秘書，高校應鼓勵其加強自身職業(yè)能力和專業(yè)素養(yǎng)，為日后自我職業(yè)規(guī)劃的實現(xiàn)奠定一定的能力基礎(chǔ)。再次，采取較為完善和成熟的考核方式。例如制定民主測評與工作完成效果相結(jié)合的業(yè)績考核制度，將其工作內(nèi)容制定為考核項目的指標之一。

結(jié)語

綜上所述，在高校日常的工作環(huán)節(jié)中，高校行政秘書發(fā)揮著極其重要的作用，而現(xiàn)階段高校行政秘書面臨著眾多的問題，例如：缺乏一定的服務意識和工作意識、缺乏高校領(lǐng)導的重視和合理的隊伍結(jié)構(gòu)、缺乏較強的創(chuàng)新意識和專業(yè)素養(yǎng)等問題。面對這些問題，必須尋求高校行政秘書隊伍素質(zhì)提升和能力進步的有效路徑，在提升高校行政秘書自我專業(yè)素養(yǎng)和思想道德素質(zhì)的同時，高校還應構(gòu)建完善且成熟的考核評價體系，加強對行政秘書隊伍的人文關(guān)懷，并且向他們提供良好的學習機會和培訓活動。

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