農(nóng)民工檔案管理模式探析＊

李海霞

(煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院組織人事處，山東煙臺(tái)264670)

農(nóng)民工檔案管理模式探析＊

李海霞

(煙臺(tái)職業(yè)學(xué)院組織人事處，山東煙臺(tái)264670)

針對(duì)當(dāng)前我國(guó)農(nóng)民工檔案管理模式現(xiàn)狀以及存在的問題，提出了構(gòu)建適合我國(guó)農(nóng)民工需要的檔案管理體系，以期為農(nóng)民工檔案管理的研究提供可行性的建議。

農(nóng)民工;農(nóng)民工檔案;管理模式;檔案管理體系

農(nóng)民工群體是促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的基礎(chǔ)力量，也是社會(huì)管理的重點(diǎn)與難點(diǎn)。從某種意義上說(shuō)，對(duì)如此龐大的流動(dòng)人員管理的成敗，直接影響著我國(guó)社會(huì)、經(jīng)濟(jì)文化等發(fā)展的進(jìn)程。充分利用好這一巨大的人力資源，對(duì)于整個(gè)國(guó)民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的發(fā)展意義重大。建立適應(yīng)中國(guó)國(guó)情的農(nóng)民工檔案管理體系，必然有利于相關(guān)部門掌控有效信息，對(duì)于加強(qiáng)流動(dòng)人員管理、促進(jìn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展，社會(huì)進(jìn)步大有裨益。

一、我國(guó)人事檔案管理模式現(xiàn)狀

當(dāng)前我國(guó)人事檔案管理存在傳統(tǒng)封閉式管理和社會(huì)化開放式管理兩種模式。傳統(tǒng)模式中，人事檔案是由各單位內(nèi)部組織人事機(jī)構(gòu)分別管理，比較封閉和內(nèi)向，在過去人事檔案管理中起到了重要作用，在今天也還有一定的適用范圍。社會(huì)化開放式人事檔案管理模式是在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，與市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)信息化程度密切相關(guān)，它包括四個(gè)方面基本含義:人事檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性;人事檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性;利用者對(duì)人事檔案需求的多樣性;人事檔案管理方式和服務(wù)方式的開放性。當(dāng)前開放與封閉兩種模式并存發(fā)展，各有利弊。傳統(tǒng)人事檔案管理模式對(duì)人事檔案的保密、保護(hù)，方便本機(jī)構(gòu)使用具有優(yōu)勢(shì)，但過于封閉，利用面不廣，實(shí)行規(guī)范化、網(wǎng)絡(luò)化管理難度較大;新的管理模式服務(wù)面廣，便于社會(huì)各種機(jī)構(gòu)和人員利用，易采用現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化管理方式，但存在泄密、丟失等問題。其中，社會(huì)化開放式管理模式，目前主要適用于流動(dòng)人員人事檔案管理。農(nóng)民工這一最大流動(dòng)群體，其人事檔案管理，亦應(yīng)采用社會(huì)化開放式管理模式。

二、當(dāng)前我國(guó)農(nóng)民工檔案管理模式

(一)農(nóng)民工輸出地構(gòu)建檔案管理體系

這一模式是指由農(nóng)民工所在基層行政組織負(fù)責(zé)農(nóng)民工檔案收集建立工作，我國(guó)農(nóng)村基層組織為村委會(huì)，而農(nóng)民工外出打工以村為起點(diǎn)和落腳點(diǎn)，因此一般由村委會(huì)負(fù)責(zé)本村外出務(wù)工者的登記統(tǒng)計(jì)，為其建立個(gè)人檔案。村委會(huì)將所收集的農(nóng)民工檔案報(bào)鄉(xiāng)鎮(zhèn)匯總，由鄉(xiāng)鎮(zhèn)再報(bào)縣委集中統(tǒng)一保管，并由縣政府組織建立本縣農(nóng)民工檔案資源庫(kù)。每逢農(nóng)忙和春節(jié)農(nóng)民工大量返鄉(xiāng)時(shí)，再收集信息，并對(duì)原有的信息進(jìn)行更新。黑龍江省己經(jīng)在這方面探索出了新路子，為830萬(wàn)農(nóng)民工建立了個(gè)人檔案。他們的辦法是在村里設(shè)聯(lián)絡(luò)員，了解本村勞動(dòng)力外出務(wù)工情況，鄉(xiāng)鎮(zhèn)一級(jí)設(shè)服務(wù)站、搜集各村情況，縣里建檔案資源庫(kù)和計(jì)算機(jī)平臺(tái)，向省里匯總并實(shí)行聯(lián)網(wǎng)。檔案一式三份，農(nóng)民工自己帶一份，村里、鄉(xiāng)里各存一份?；旧蠈?shí)現(xiàn)了“進(jìn)城有人接、務(wù)工有人管、求助有人幫、異鄉(xiāng)也溫暖”的跟蹤服務(wù)。這一做法的優(yōu)點(diǎn)便于勞務(wù)輸出地對(duì)農(nóng)民工人員的管理和控制，有利于有組織、有秩序的勞務(wù)輸出;由政府出面建立農(nóng)民工檔案是政府服務(wù)民生職能的體現(xiàn)，保障了資金、人員、技術(shù)的投入，可以使農(nóng)民工檔案工作真正落到實(shí)處。缺點(diǎn)是農(nóng)民工檔案動(dòng)態(tài)更新比較困難，農(nóng)民工在外求職工作的真實(shí)狀態(tài)很難掌握。

(二)農(nóng)民工輸入地相關(guān)部門構(gòu)建檔案管理體系

其一，由用工單位管理部門建立農(nóng)民工檔案管理系統(tǒng)。農(nóng)民工由于其流動(dòng)性、不穩(wěn)定性極大，一般用人單位都不愿將其檔案資料收入自己的人力資源管理部門自行管理。而有些用工數(shù)量比較大的單位迫切需要通過農(nóng)民工檔案信息加強(qiáng)管理、維護(hù)勞動(dòng)關(guān)系正常進(jìn)行。因此各行業(yè)的管理部門開始建立農(nóng)民工檔案管理系統(tǒng)，專門管理本區(qū)域本行業(yè)所轄農(nóng)民工的個(gè)人檔案。如濟(jì)南市建管局，在2003年底己為6萬(wàn)民工建立了用工檔案，只要鼠標(biāo)輕點(diǎn)，各種信息全部顯現(xiàn)。他們把收集到的民工檔案全部錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，收到任何舉報(bào)都可以找到責(zé)任單位，為農(nóng)民工解除了后顧之憂。

其二，由務(wù)工所在地工會(huì)構(gòu)建檔案管理系統(tǒng)。2003年9月，中國(guó)工會(huì)第十四次全國(guó)代表大會(huì)首次將發(fā)展農(nóng)民工入會(huì)寫進(jìn)報(bào)告，此后，全國(guó)各地工會(huì)開始推動(dòng)農(nóng)民工加入，有的城市專門成立農(nóng)民工工會(huì)，農(nóng)民工在自覺自愿的前提下，通過填報(bào)個(gè)人資料便可加入自己信賴的工會(huì)組織。2006年中華全國(guó)總工會(huì)辦公廳制定《建立困難職工檔案制度暫行辦法》，其中增加了農(nóng)民工檔案一項(xiàng)內(nèi)容。此后，各地工會(huì)紛紛建立農(nóng)民工檔案，并統(tǒng)一錄入困難職工檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成了全國(guó)范圍內(nèi)的農(nóng)民工檔案管理網(wǎng)絡(luò)。

由農(nóng)民工輸入地相關(guān)部門建立農(nóng)民工檔案便于輸入地流動(dòng)人員管理;便于用人單位人力資源管理;為維護(hù)農(nóng)民工合法權(quán)益提供有利條件。缺點(diǎn)是這種模式對(duì)于比較集中、有組織、有正規(guī)單位接納的農(nóng)民工比較適用，而對(duì)于分散式農(nóng)民工卻不大可行，同時(shí)可能會(huì)因?yàn)檗r(nóng)民工單位不斷變換而造成“棄檔”現(xiàn)象發(fā)生。

三、我國(guó)農(nóng)民工檔案管理應(yīng)采取的模式

筆者認(rèn)為，應(yīng)該采取以勞務(wù)輸出地為主，勞務(wù)輸入地為輔的農(nóng)民工檔案建構(gòu)體系，以實(shí)現(xiàn)上述兩種模式的優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)。由農(nóng)民工輸出地負(fù)責(zé)農(nóng)民工檔案收集、整理、保管與數(shù)字化工作;由農(nóng)民工輸入地負(fù)責(zé)農(nóng)民工檔案數(shù)據(jù)的動(dòng)態(tài)更新，二者互為補(bǔ)充，良性互動(dòng)，此舉可以有效避免農(nóng)民工檔案的重復(fù)建設(shè)，同時(shí)保持農(nóng)民工檔案的連續(xù)性與完整性。為了保證農(nóng)民工檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、格式規(guī)范，同時(shí)為了統(tǒng)一的農(nóng)民工檔案信息系統(tǒng)平臺(tái)構(gòu)建，農(nóng)民工檔案信息系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)由各地的勞保部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)，各地勞保部門應(yīng)充分利用己有的信息資源和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)，根據(jù)國(guó)家有關(guān)部門的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)，按照統(tǒng)一的數(shù)據(jù)格式采集農(nóng)民工檔案信息數(shù)據(jù)，并依托互聯(lián)網(wǎng)建立分布式的農(nóng)民工檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，最終以專門的農(nóng)民工檔案網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)為平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源共享和查詢利用。檔案行政部門應(yīng)盡快出臺(tái)農(nóng)民工檔案數(shù)據(jù)模型標(biāo)準(zhǔn)和檔案管理制度規(guī)范，并做好監(jiān)督指導(dǎo)工作;政府部門應(yīng)給予農(nóng)民工檔案工作所需的政策、資金、技術(shù)、人才支持;各用人單位、行業(yè)管理部門、各級(jí)工會(huì)應(yīng)將農(nóng)民工務(wù)工期間形成的檔案信息及時(shí)反饋給各級(jí)勞保部，以保證農(nóng)民工檔案信息資源的新鮮血液。

考慮到農(nóng)民工群體流動(dòng)性大的特殊性、以及農(nóng)民工檔案實(shí)用性特點(diǎn)，應(yīng)在全國(guó)試行農(nóng)民工檔案信息卡制度。農(nóng)民工檔案管理可以借鑒西方國(guó)家經(jīng)驗(yàn)，將農(nóng)民工檔案制成信息卡由農(nóng)民工本人攜帶，一是可以有效避免農(nóng)民工在攜帶本人紙質(zhì)檔案時(shí)易丟失、損毀的不便;二是方便用人單位對(duì)農(nóng)民工檔案的管理和動(dòng)態(tài)更新;三是可以有效規(guī)避用人單位補(bǔ)充不實(shí)、偽造材料，確保農(nóng)民工對(duì)本人檔案的知情權(quán)。

無(wú)論是農(nóng)民工檔案信息基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，還是農(nóng)民工檔案信息卡的制定，都是一項(xiàng)系統(tǒng)浩大的工程，需要政策制度的支持和國(guó)家主管部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)。我國(guó)農(nóng)民工數(shù)量之多、來(lái)源之廣為世界之最，為其建立個(gè)人檔案不是一朝一夕所能完成的，需要循序漸進(jìn)、長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃。根據(jù)我國(guó)各地發(fā)展情況的不同，農(nóng)民工檔案管理信息系統(tǒng)構(gòu)建可以先在條件成熟的某些省市進(jìn)行試點(diǎn)，然后分步驟向全國(guó)范圍推廣，最終構(gòu)建全國(guó)范圍的農(nóng)民工檔案管理體系。

［1］朱玉媛．現(xiàn)代人事檔案管理［M］．北京:中國(guó)檔案出版社，2002．

［2］白天亮．830萬(wàn)民工有了就業(yè)檔案［N］．人民日?qǐng)?bào)，2005－02－25．

［3］濟(jì)南對(duì)民工規(guī)范管理6萬(wàn)人被錄入“檔案”［EB/OL］．http://www．jndaxxw．gov．cn/dabl/bmlf/200405/7427．htm．

［4］葉美珍．淺談農(nóng)民工檔案的建立與管理［J］．海峽科學(xué)，2007，(4)．

［5］宋熙東，杜慶坪．我國(guó)農(nóng)村勞動(dòng)力個(gè)人檔案的雙重構(gòu)建［J］．山西檔案，2005，(6)．

2011－10－17

李海霞(1974－)，女，山東煙臺(tái)人，館員。