高校檔案現(xiàn)代化管理目前存在的問題及其發(fā)展趨勢＊

程丹

(中南大學(xué)檔案館，湖南長沙410075)

高校檔案現(xiàn)代化管理目前存在的問題及其發(fā)展趨勢＊

程丹

(中南大學(xué)檔案館，湖南長沙410075)

論述了高校檔案館數(shù)字化建設(shè)的現(xiàn)狀，闡述了存在的問題以及高校檔案現(xiàn)代化管理今后的發(fā)展趨勢和應(yīng)對措施。

高校檔案;數(shù)字化建設(shè);存在問題;解決方法

網(wǎng)絡(luò)和計算機(jī)是當(dāng)今社會不可缺少的信息技術(shù)，檔案工作對于高校各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行有著重要作用，隨著電子文件的不斷增加，檔案信息的需求也不斷提高，高校中的原始檔案如果仍以紙質(zhì)檔案作為唯一保存方式，那么就會暴露很多弊端，例如查證速度慢、檔案原件受損嚴(yán)重、信息流轉(zhuǎn)不順、文件存檔工作量大等問題。如何更好地利用原始檔案這樣的信息源，是檔案工作者目前面臨的一個重大任務(wù)，盡快實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的現(xiàn)代化管理是解決這一問題的最好途徑。

一、高校檔案數(shù)字化建設(shè)的意義

(一)檔案數(shù)字化的概念

數(shù)字化是指計算機(jī)技術(shù)將模擬信號轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號的處理過程。檔案數(shù)字化是指利用計算機(jī)、掃描技術(shù)、數(shù)字?jǐn)z影、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、多媒體技術(shù)、存儲技術(shù)等高新技術(shù)把各種載體的檔案資源轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式存儲、網(wǎng)絡(luò)化的形式互相聯(lián)接，利用計算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行管理，形成一個有序的檔案信息庫，能夠及時提供利用，實(shí)現(xiàn)資源共享。它的主要內(nèi)容是指以現(xiàn)代管理科學(xué)為理論基礎(chǔ)，采用先進(jìn)的電子計算機(jī)技術(shù)對紙質(zhì)文書檔案進(jìn)行管理。數(shù)字檔案館不是一種具體的檔案館形態(tài)，而是一種無形的信息組織和利用環(huán)境。

(二)我國高校檔案數(shù)字化建設(shè)的重大意義

高校檔案信息化建設(shè)是高校數(shù)字化校園建設(shè)的重要組成部分，是利用信息技術(shù)工具獲取、處理、應(yīng)用檔案資源，提高檔案管理效率，實(shí)現(xiàn)資源共享。因此高校檔案數(shù)字化建設(shè)具有重要意義，主要體現(xiàn)在以下幾方面。

(1)高校檔案數(shù)字化建設(shè)是快速提高檔案管理水平的需要。1999年我國檔案部門完成了《電子文件歸檔的管理規(guī)范》，并向全國高校檔案部門轉(zhuǎn)發(fā)了《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”規(guī)劃》，其中明確要求高校檔案部門積極做好檔案信息化建設(shè)工作以及電子文件的歸檔和管理。但就目前來看，大部分高校的檔案數(shù)字化建設(shè)并不十分理想，數(shù)字化工作進(jìn)行的不徹底，沒有實(shí)現(xiàn)真正意義上的網(wǎng)絡(luò)化。所以加大高校檔案數(shù)字化工作的力度是進(jìn)一步深化檔案工作改革與發(fā)展的重要舉措。

(2)很好的完成高校檔案數(shù)字化建設(shè)可以極大的提高檔案工作者的工作效率，并為檔案利用者提供更快捷有效的服務(wù)。隨著每年檔案數(shù)量的不斷增加，庫房存量已經(jīng)存在嚴(yán)重不足的現(xiàn)象，很多紙質(zhì)檔案如果可以用光盤、硬盤等載體存儲，就可以大大減少實(shí)體檔案的存儲量，而且查卷從電腦中直接調(diào)出，節(jié)省了利用者的時間，也提高了檔案工作者的工作效率。高校數(shù)字化檔案信息便于網(wǎng)上利用，很多利用者通過網(wǎng)絡(luò)就可以查到自己所需要的資料，這樣檔案工作者就可以減少很多查閱工作，許多文獻(xiàn)匯編和數(shù)據(jù)匯編的工作也會隨之減少，這樣檔案工作者就會有更多的時間進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)整理工作，加快檔案數(shù)字化建設(shè)的進(jìn)度。

(3)檔案信息化建設(shè)可以很好的促進(jìn)檔案信息資源的共享。檔案信息化建設(shè)的最終目的是無論何時、何地、何人都能方便快捷的利用檔案信息。高校信息化建設(shè)就是要以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)實(shí)現(xiàn)從辦公與教學(xué)資源的全部數(shù)字化，最終實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上辦公、網(wǎng)上管理和網(wǎng)上服務(wù)。值得注意的是，在進(jìn)行檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)化管理過程中，仍要做好紙質(zhì)等傳統(tǒng)載體形式的檔案管理工作，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理并不能解決檔案管理中的所有問題，由于電子文件本身的局限性，使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案與電子文檔需要并存一段時期，所以不能放松對傳統(tǒng)載體形式的檔案管理工作。

(4)高校檔案數(shù)字化建設(shè)是高校信息化、現(xiàn)代化管理的關(guān)鍵所在。高校檔案數(shù)字化建設(shè)隨著學(xué)校計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)以及多媒體技術(shù)的發(fā)展而成為一種新型檔案信息數(shù)字形態(tài)，它把分散在不同載體、不同領(lǐng)域的信息資源以數(shù)字化的形式貯存、以網(wǎng)絡(luò)化的方式互相聯(lián)接，從而提供快捷、科學(xué)的管理平臺，為高校教學(xué)科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。各高校檔案館之間和行業(yè)、系統(tǒng)之間建立互通、互補(bǔ)的檔案信息關(guān)系，逐步做到信息資源服務(wù)整體化、網(wǎng)絡(luò)化，為高校的現(xiàn)代化管理提供便利條件。

二、高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題及應(yīng)對措施

(一)高校檔案數(shù)字化建設(shè)存在的問題

(1)基礎(chǔ)設(shè)施落后

高校普遍存在偏重教學(xué)科研，對檔案工作重視不夠的現(xiàn)象，現(xiàn)有的基礎(chǔ)設(shè)施已經(jīng)很難滿足檔案信息的數(shù)字化建設(shè)需要，這需要足夠的經(jīng)費(fèi)支持。檔案工作基礎(chǔ)建設(shè)包括檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)和檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，它是實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的必要條件，是反映檔案工作水平的重要標(biāo)志。我們必須改變過去重教學(xué)輕管理，重眼前輕歷史的做法，從全校發(fā)展的高度，積極支持檔案的數(shù)字化建設(shè)，滿足數(shù)字化建設(shè)的硬件要求。

(2)缺乏計算機(jī)專業(yè)人才

檔案工作者的素質(zhì)是數(shù)字化檔案建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，高素質(zhì)、高水平的檔案現(xiàn)代化管理人才是實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要保障。檔案信息化建設(shè)需要既懂檔案專業(yè)，又掌握現(xiàn)代信息技術(shù)的復(fù)合型人才。實(shí)現(xiàn)檔案信息電子化，首先要有現(xiàn)代化的人，管理人員要有較高的知識層次和先進(jìn)技術(shù)水平，不能僅僅滿足于一般的計算機(jī)操作。另外，加強(qiáng)檔案工作者的政治素質(zhì)也是很重要的，這主要包括政治思想、理論修養(yǎng)、法律意識、職業(yè)道德等，保證檔案信息內(nèi)容的安全性?，F(xiàn)有的檔案工作者要盡快從傳統(tǒng)的管理模式轉(zhuǎn)變過來，不斷加強(qiáng)計算機(jī)操作、數(shù)據(jù)庫管理、網(wǎng)絡(luò)管理等計算機(jī)基本技能，快速推動高校數(shù)字化檔案建設(shè)的發(fā)展進(jìn)程。

(3)檔案數(shù)據(jù)庫應(yīng)用軟件缺乏統(tǒng)一性和延續(xù)性

要建立檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化體系，制定出檔案數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)化過程中應(yīng)該遵守的標(biāo)準(zhǔn)制度，只有這樣才能最大限度地消除檔案工作中的無序、無組織和不系統(tǒng)現(xiàn)象，更快更好的推進(jìn)檔案數(shù)字化建設(shè)。在對以往的紙質(zhì)檔案進(jìn)行錄入時，由于數(shù)據(jù)量過多，錄入人員大多是臨時的，所以更換頻繁，導(dǎo)致存在很多不盡人意的地方，檔案數(shù)據(jù)庫中漏洞百出，這給今后的檔案網(wǎng)絡(luò)化管理造成很大的困擾。

(4)工作意識淡薄、工作方法落后

檔案管理工作在高校工作流程中處于最后環(huán)節(jié)，很大一部分人認(rèn)為檔案管理工作是單純的記錄保存，對高校檔案管理的作用和重要性沒有充分認(rèn)識到位，在歸檔工作中甚至有抵觸消極的態(tài)度，在很大程度上制約了檔案管理的發(fā)展。另外，很多高校檔案管理還處在管家式的管理模式，不能積極學(xué)習(xí)新的管理方法，導(dǎo)致思維狹隘、無法很好地發(fā)揮高校檔案服務(wù)于學(xué)校工作的作用。

(5)在進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)開放服務(wù)的同時，要注意網(wǎng)絡(luò)安全問題

高校檔案數(shù)字化建設(shè)的最終結(jié)果是要通過網(wǎng)絡(luò)開展檔案信息的社會化服務(wù)，使人們能在網(wǎng)絡(luò)上查詢到所需信息，這是檔案信息化的最終趨勢。那么在網(wǎng)絡(luò)中來自黑客、病毒等威脅嚴(yán)重影響了檔案數(shù)據(jù)的信息安全，我們必須要做好防范措施，確保系統(tǒng)的正常運(yùn)行和數(shù)據(jù)安全。

(二)應(yīng)對措施

(1)要加強(qiáng)檔案意識，積極宣傳檔案法，讓大家明白檔案資源的重要性，各級領(lǐng)導(dǎo)轉(zhuǎn)變觀念，提高對檔案數(shù)字化建設(shè)的認(rèn)識，增加資金投入，為快速高質(zhì)的建設(shè)數(shù)字化檔案提供堅實(shí)的物質(zhì)基礎(chǔ)。同時建立行之有效的工作制度，從而使檔案的轉(zhuǎn)換過程中有一個統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效率。

(2)逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化歸檔。檔案館只需編制相應(yīng)的檔案號和整理上架，并對數(shù)據(jù)進(jìn)行深層次的處理開發(fā)。盡量減少檔案管理部門的工作人員頻繁調(diào)動的現(xiàn)象，對現(xiàn)有檔案工作者定期進(jìn)行關(guān)于計算機(jī)管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平及各種辦公軟件的培訓(xùn)。對于新進(jìn)人員一定要嚴(yán)格把關(guān)，優(yōu)先考慮計算機(jī)專業(yè)人員。

(3)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是信息化建設(shè)的前提和必要條件。就目前而言，檔案系列的軟件開發(fā)缺乏整體規(guī)劃性、通用性、實(shí)用性等不足，必須研發(fā)推廣功能強(qiáng)大操作簡單的統(tǒng)一應(yīng)用軟件，這樣可以在資源共享的同時避免人力、物力、財力的浪費(fèi)。

(4)加強(qiáng)錄入前的準(zhǔn)備和錄入后的校隊工作，最大程度的提高檔案數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性。組織固定的專門人員，對即將錄入的檔案條目進(jìn)行仔細(xì)核對，核對準(zhǔn)確后再進(jìn)行錄入。在錄入結(jié)束后也要反對校隊，盡量確保無誤，提高數(shù)據(jù)庫的準(zhǔn)確性。

(5)針對服務(wù)對象的需求進(jìn)行定期的數(shù)字化處理。高校檔案的內(nèi)容豐富、門類眾多，利用者對檔案的要求并不是單一重復(fù)的，尤其是一些特別專業(yè)的利用者已經(jīng)不再滿足于一般性的查詢服務(wù)，而是要求檔案部門提供綜合性強(qiáng)的信息服務(wù)，因此檔案信息化工作者可以根據(jù)利用者要求制定目標(biāo)。

檔案的現(xiàn)代化建設(shè)不是一朝一夕的事情，作為檔案部門應(yīng)該積極探索，順應(yīng)檔案數(shù)字化建設(shè)的趨勢，設(shè)立科學(xué)合理的目標(biāo)和管理方法，這項(xiàng)工作需要檔案工作者長期不懈的努力，根據(jù)實(shí)際情況一步一步地實(shí)現(xiàn)數(shù)字化建設(shè)。

［1］鄭香虹．高校檔案信息數(shù)字化建設(shè)的對策研究［J］．浙江海洋學(xué)院學(xué)報(人文科學(xué)版)，2010，27(2):122－125．

［2］王麗．加強(qiáng)教學(xué)檔案信息化建設(shè)的思考［J］．中國成人教育，2009，(2)．

［3］關(guān)曼苓．高校檔案數(shù)字化建設(shè)面臨的問題及對策［J］．哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報，2010，(3):110－111．

［4］劉芳．中外檔案數(shù)字化政策比較與啟示［J］．浙江檔案，2010，(10):27－28．

2011－12－01

程丹(1979－)，女，內(nèi)蒙古牙克石人，館員。