中職學(xué)校檔案管理的現(xiàn)狀及改進(jìn)方法

張紹萍

（煙臺第一職業(yè)中專，山東 煙臺 264001）

學(xué)校檔案管理工作是學(xué)校的檔案工作是教育事業(yè)的重要組成部分，是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要標(biāo)準(zhǔn)，是學(xué)校各項(xiàng)日常工作中形成的第一手資料，是經(jīng)過檔案工作人員去粗取精、分析歸納、分類編目、認(rèn)真整理形成的，是學(xué)校各項(xiàng)評估工作的重要內(nèi)容。目前，中職學(xué)校正面臨著不斷的變革，作為中職學(xué)校工作的重要組成部分的檔案工作，也面臨著嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。那么，如何適應(yīng)新形勢，加快中職學(xué)校檔案工作發(fā)展的步伐呢？根據(jù)《檔案法》的要求，我結(jié)合我校的檔案管理工作，以及自身的學(xué)習(xí)和工作體會，就如何做好中職學(xué)校的檔案管理工作探討如下。

一、當(dāng)前職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.漠視檔案管理的重要性。

就目前的學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀來看，大部分學(xué)校的領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作不重視，其表現(xiàn)為：（1）對檔案管理的意義認(rèn)識不足。多年來，由于對教育改革的狹隘認(rèn)識，導(dǎo)致檔案事業(yè)建設(shè)降低到教育改革的附屬地位，經(jīng)常以一種對當(dāng)前教育改革是否有用的實(shí)用主義來衡量檔案事業(yè)，而這一觀念又恰恰違背了檔案的價(jià)值屬性。因?yàn)闄n案是歷史的產(chǎn)物，不能產(chǎn)生直接的教改成績或效果，檔案往往是到檢查評估利用的時(shí)候才顯出它的價(jià)值。（2）依法歸檔的意識不強(qiáng)。沒有解決檔案收集工作中存在的實(shí)際問題，檔案收集方式仍然依靠檔案管理部門主動索取，而依靠主動移交的可操作性不強(qiáng)，學(xué)校對教職工的評價(jià)考核也沒有把依法治檔作為其中一個(gè)條件。各職能部門把檔案資料的收集、移交看成是一種負(fù)擔(dān)，甚至不當(dāng)一回事，學(xué)期或?qū)W年結(jié)束，該交的檔案資料也沒有整理移交，需要檔案管理人員的多番催促，致使檔案移交工作遲遲不能落到實(shí)處，材料收集不齊全，直接影響收集工作的開展。（3）對《檔案法》的宣傳不夠?！吨腥A人民共和國檔案法》頒布20年了，除檔案管理部門認(rèn)識外，大多數(shù)人不了解、不認(rèn)識檔案的法律責(zé)任，不重視統(tǒng)一管理檔案的意義，領(lǐng)導(dǎo)和廣大職工依法自覺保護(hù)、收集、移交檔案材料的意識沒有真正樹立起來。對加強(qiáng)檔案管理的重要性認(rèn)識不足，沒有意識到檔案對教育事業(yè)的促進(jìn)作用，認(rèn)為學(xué)校不是什么政府職能部門，檔案管理沒必要也不可能要求得那么嚴(yán)格。

2.管理制度不到位。

領(lǐng)導(dǎo)對檔案工作獎罰不明，檔案工作成績再突出，充其量只能是個(gè)默默無聞的“無名英雄”，相反，工作推諉、疲沓，甚至損害了檔案，也得不到懲罰。從另一個(gè)高度講，這種有章不循、違章難糾的現(xiàn)象普遍存在的原因，是學(xué)校的各項(xiàng)管理還沒有完全納入正規(guī)化管理和法制建設(shè)的軌道上來，對各項(xiàng)制度的貫徹落實(shí)缺乏行之有效的、嚴(yán)格的考核獎懲措施。

3.檔案管理人員水平不專業(yè)，態(tài)度不積極。

檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高，檔案管理工作開展難度大。專業(yè)的檔案管理人員缺乏，現(xiàn)有的檔案管理人員業(yè)務(wù)水平低下是中等專業(yè)學(xué)校普遍存在的問題。有的中專學(xué)校的檔案管理人員只有一個(gè)人，而且是臨時(shí)配備的。另外，一些檔案管理人員不是檔案專業(yè)出身的或者不經(jīng)過培訓(xùn)就上崗，不具備最基本的檔案管理業(yè)務(wù)知識，嚴(yán)重制約學(xué)校檔案管理工作的發(fā)展。還有些檔案管理人員，年齡大、學(xué)歷低，思想觀念陳舊，不但創(chuàng)新意識不強(qiáng)，而且工作的積極性不高。

4.檔案信息軟件建設(shè)滯后。

目前中等專業(yè)學(xué)校檔案室的管理方式陳舊落后，有些還是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進(jìn)行加工，如調(diào)整與編目。這種機(jī)械的手工抄寫，不僅僅重復(fù)性勞動工作量大、時(shí)間長、速度慢，同時(shí)也極大地限制了檔案的處理速度。這樣的管理模式，致使檔案管理人員無暇顧及對某些有價(jià)值的檔案資料進(jìn)行有效的開發(fā)利用，辦事速度慢，查找準(zhǔn)確率低、查全率低。

5.檔案室硬件建設(shè)滯后。

社會在發(fā)展，學(xué)校的辦學(xué)條件也有了明顯改善，但是很多學(xué)校對檔案室建設(shè)的“硬件”投入相對滯后。表現(xiàn)為：（1）有的不具備最基本的保管檔案的通風(fēng)、防潮、防霉、防盜、防火條件要求；（2）檔案材料隨處散放，造成極大隱患；（3）檔案保管設(shè)備落伍。

6.上級檔案部門的監(jiān)督力度不夠。

一些檔案行政管理部門對于學(xué)校存在的檔案違法行為，往往只進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)糾正。久而久之，執(zhí)法檢查變成了上門服務(wù)，上門幫助組卷、立卷，以指導(dǎo)替代執(zhí)法、替代執(zhí)罰。而對于法定破損檔案，不及時(shí)歸檔，歸檔不全、利用不還，檔案面臨危險(xiǎn)等檔案違法行為不作重點(diǎn)深入檢查和追究。

二、中等職業(yè)學(xué)校檔案管理工作的改進(jìn)方法

1.提高認(rèn)識，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，強(qiáng)化檔案管理意識，建立和完善科學(xué)的檔案管理機(jī)制。

提高和增強(qiáng)學(xué)校全體員工對檔案工作重要性的認(rèn)識，是搞好學(xué)校檔案工作的先決條件。這就要求我們要認(rèn)真學(xué)習(xí)《檔案法》，深入進(jìn)行檔案法律知識的學(xué)習(xí)和宣傳，使領(lǐng)導(dǎo)干部和全體師生員工都認(rèn)識到學(xué)校檔案工作的重要意義，樹立和增強(qiáng)全民的檔案意識，堅(jiān)決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實(shí)用主義短期行為。扎扎實(shí)實(shí)地搞好學(xué)校檔案工作，建立起嚴(yán)密并切實(shí)可行的檔案管理制度，按《檔案法》要求，規(guī)范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。其次要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，主要領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)親自過問檔案工作，解決檔案工作中存在的各種實(shí)際問題，促使學(xué)校檔案工作跟上當(dāng)今新形勢教育教學(xué)改革的步伐。要按上級檔案管理部門的要求，建立綜合檔案管理機(jī)構(gòu)，集中統(tǒng)一管理全校的文書、教育教學(xué)、設(shè)備、基建、會計(jì)、學(xué)籍、團(tuán)隊(duì)等各種門類和載體的檔案。各職能部門均應(yīng)確定一名兼職檔案工作人員，負(fù)責(zé)收集和職能管理本處室的檔案資料，形成檔案工作齊抓共管的局面，以保證學(xué)校的各種資料齊全完整。

2.加強(qiáng)專門檔案人員配備，提高檔案管理人員素質(zhì)。

為了使學(xué)校檔案管理工作高效有序，首先要配備一名思想好、責(zé)任心強(qiáng)、熟悉學(xué)校工作、懂得職教辦學(xué)規(guī)律、有較好的政治素質(zhì)和較強(qiáng)業(yè)務(wù)能力的同志來負(fù)責(zé)，健全工作人員崗位責(zé)任制、檔案室管理制度、查閱制度、資料報(bào)關(guān)保密制度，嚴(yán)格按規(guī)章辦事。注意加強(qiáng)檔案人員自身業(yè)務(wù)素質(zhì)建設(shè)，搞好檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

3.搞好檔案室硬件建設(shè)。

硬件建設(shè)是提高檔案水平的基礎(chǔ)，也是保證檔案管理質(zhì)量的最佳手段。要專門設(shè)立檔案室，添購檔案管理設(shè)施設(shè)備，分類存放，編檔管理，配備六防（火、防盜、防潮、防光、防蟲、防高溫、防霉、防塵），確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規(guī)范。

4.加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，提高現(xiàn)代化管理水平。

檔案信息化建設(shè)是社會信息化發(fā)展不可缺少的組成部分，也是現(xiàn)代檔案工作的基礎(chǔ)，是檔案工作現(xiàn)代化的必由之路。首先，觀念現(xiàn)代化，即要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案是重要的信息資源這一重要觀念。其次，在具體管理上要與時(shí)俱進(jìn)，要正確確立中等專業(yè)學(xué)校檔案管理的理念，制訂一整套科學(xué)嚴(yán)密的與現(xiàn)代化管理相適應(yīng)的管理體系和運(yùn)行機(jī)制。最后，檔案管理中實(shí)現(xiàn)技術(shù)現(xiàn)代化，即采用計(jì)算機(jī)、傳真機(jī)和信息檢索終端等現(xiàn)代化辦公設(shè)施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案的服務(wù)質(zhì)量。建立檔案工作網(wǎng)絡(luò)，運(yùn)用現(xiàn)代化管理技術(shù)和先進(jìn)技術(shù)設(shè)備，提高管理水平，跟上辦公自動化步伐。

5.加強(qiáng)檔案的收集和整理。

學(xué)校檔案工作應(yīng)堅(jiān)持“以我為主”的立卷歸檔原則，著重收集本單位形成的文件材料，上級針對本單位制發(fā)的文件材料，本單位公務(wù)活動形成的重要會議材料、協(xié)議書、勞動工資等方面的材料。文件材料收集齊全后，要根據(jù)不同門類、不同載體按年度、類別分別整理歸檔。

6.提升管理方法和手段。

追本窮源，強(qiáng)化文件材料的預(yù)立卷管理，是提升檔案管理的重要方法和手段。預(yù)立卷是學(xué)校檔案工作的一項(xiàng)長期的基礎(chǔ)工作，學(xué)校檔案工作必須堅(jiān)持從源頭抓起，要堅(jiān)持一個(gè)口子、兩個(gè)環(huán)節(jié)、三個(gè)重點(diǎn)、四項(xiàng)工作?！耙粋€(gè)口子”即學(xué)校由一個(gè)口子統(tǒng)一進(jìn)行校內(nèi)外收發(fā)文?！皟蓚€(gè)環(huán)節(jié)”指抓好學(xué)校收來文件和帳外文件管理這兩個(gè)環(huán)節(jié)?！叭齻€(gè)重點(diǎn)”即對重點(diǎn)檔案門類、重點(diǎn)歸檔部門的歸檔進(jìn)行重點(diǎn)指導(dǎo)?！八捻?xiàng)工作”包括：①將檔案工作納入部門及有關(guān)人員崗位職責(zé)；②每年進(jìn)行檔案工作檢查評比；③對部門兼職檔案人員定期實(shí)施崗位培訓(xùn)；④對檔案工作有關(guān)人員進(jìn)行年度考核。

總之，學(xué)校檔案管理工作是學(xué)?；A(chǔ)工作的重要組成部分，建立健全學(xué)校檔案，實(shí)行檔案管理，有利于對學(xué)校的正確評估，有利于對教師和學(xué)生的全面考核，有利于查找和使用歷史資料，有利于學(xué)校進(jìn)行科學(xué)管理，有利于提高教育教學(xué)質(zhì)量。我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作的同時(shí)，還應(yīng)主動提供檔案利用服務(wù)，做到檔案管理工作管理方法科學(xué)化，管理手段高效化，檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，建立檔案管理工作長效機(jī)制，使檔案價(jià)值得以充分體現(xiàn)。只要努力把學(xué)校檔案建好、管好、用好，就一定能使學(xué)校辦出成績，辦出特色，辦出水平。

［1］周楓，辛梅菊.做好學(xué)校檔案管理工作初探［J］.山東檔案，2005，（5）.

［2］劉索珍.中職學(xué)校教學(xué)檔案管理工作初探［J］.衛(wèi)生職業(yè)教育，2005，（17）.

［3］代利利.加強(qiáng)學(xué)校檔案管理［J］.阜陽師范學(xué)院學(xué)報(bào)，2005，（5）.