評估之后的思考——圖書館和諧檔案管理芻議

●許惠（廈門市圖書館，福建廈門361012）

1 業(yè)務(wù)和諧——評估標(biāo)準(zhǔn)與檔案制度及日常檔案工作之間的和諧

2009年第四次省級圖書館評估定級工作完美結(jié)束。事實(shí)證明：建立起科學(xué)、規(guī)范、系統(tǒng)的圖書館檔案資料，是評估取得好成績的關(guān)鍵。檔案資料不僅是圖書館工作業(yè)績的真實(shí)反映，也是國家對圖書館進(jìn)行評估定級的重要依據(jù)。

1.1 存在問題

評估定級所依據(jù)的《省級圖書館評估標(biāo)準(zhǔn)》（以下簡稱《評估標(biāo)準(zhǔn)》）不僅僅是對當(dāng)下圖書館工作優(yōu)劣評判定級的標(biāo)尺，更是一種方向和指揮棒，對于做好評估定級后的圖書館工作以及4年后的下一次“迎評”工作，都有著極為重要的指導(dǎo)意義和啟示作用。[1]隨著新一輪評估周期的開始，如何用評估標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范圖書館檔案管理，如何把評估標(biāo)準(zhǔn)落實(shí)貫穿于日常檔案管理工作中，同時(shí)又能與固有的檔案制度（包括國家檔案局第8號令、廈門市《歸檔文件整理規(guī)則》實(shí)施細(xì)則等）相和諧，是擺在圖書館檔案工作者面前一項(xiàng)緊迫且重要的任務(wù)。今年，筆者試著將評估標(biāo)準(zhǔn)與檔案制度相結(jié)合，參照評估標(biāo)準(zhǔn)，以評估檔案的形式整理我館2009年度業(yè)務(wù)檔案，實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)該方法雖有一定的科學(xué)性但也存在一些問題：

（1）評估標(biāo)準(zhǔn)與檔案制度相矛盾。目前一般采用“年度—問題—保管期限”的方法對檔案進(jìn)行分類，如果“問題”的設(shè)置以評估標(biāo)準(zhǔn)中的類目來劃分，就容易造成同一問題分散在不同保管期限的多卷中，將導(dǎo)致每卷的檔案數(shù)量太少難以立卷。而如果把同一問題相對集中存放，就會違背《歸檔文件整理規(guī)則》的要求，出現(xiàn)不同保管期限的材料放同一卷里或不同問題同一佐證材料多次重復(fù)出現(xiàn)在多卷中等問題，違背了檔案制度唯一性原則；即使在備注中做參見，也因數(shù)量太多而顯得雜亂無章。

（2）以評估細(xì)則來指導(dǎo)、檢驗(yàn)本部門檔案整理的意識有待加強(qiáng)。以往部門檔案材料的形成就是對平時(shí)工作材料的簡單收集和整理，而如果具體按評估細(xì)則所列舉的條目進(jìn)行細(xì)化分類，我們就會發(fā)現(xiàn)仍有不少的疏忽缺漏，工作做了，但是拿不出要求的原始資料或匯總說明等。圖書館檔案資料來源于各部門的日常工作，專職檔案管理員不可能全面深入掌握各部門具體業(yè)務(wù)的開展情況，需要花費(fèi)大量時(shí)間先按評估細(xì)則分類整理后，再對照逐項(xiàng)補(bǔ)缺補(bǔ)漏，與部門反復(fù)多次溝通核對，即便如此仍難免存在遺漏。要在每年初檔案移交后第一時(shí)間一次性向領(lǐng)導(dǎo)提交檔案材料具體的缺漏情況更是有相當(dāng)難度。

（3）電子文件的檔案歸檔管理亟需規(guī)范。隨著檔案數(shù)字化的新趨勢，電子檔案已成為業(yè)務(wù)檔案乃至評估檔案的有力補(bǔ)充，評估細(xì)則中很多備查項(xiàng)，紙質(zhì)檔案無法完整收錄的材料都可以電子文件的形式儲存。紙質(zhì)文件歸檔經(jīng)過多年的實(shí)踐已形成穩(wěn)定的流程，而電子文件歸檔整理意識則相對薄弱，部門電子檔案移交時(shí)，多是一股腦打個(gè)包就發(fā)給檔案管理員，不管是否定稿、不管有無存檔價(jià)值，處理起來零亂無頭緒。

1.2 工作建議

如何將評估融入日常檔案管理中，通過評估標(biāo)準(zhǔn)審查發(fā)現(xiàn)問題、糾正偏差、及時(shí)補(bǔ)漏，同時(shí)又能兼顧檔案制度的要求，和諧共存，使檔案資料更好地為評估服務(wù)，這也是筆者在日常工作中不斷思考的問題。以下是幾點(diǎn)建議：

（1）以評估細(xì)則作為歸檔范圍。評估標(biāo)準(zhǔn)中的所有細(xì)則都是對圖書館業(yè)務(wù)工作的規(guī)范，是圖書館行業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)，在檔案制度的基礎(chǔ)上更具針對性、更加具體化，因此，與其事后花大量時(shí)間、精力查漏補(bǔ)缺，不如將評估標(biāo)準(zhǔn)作為各部門業(yè)務(wù)材料歸檔范圍的參考，分放給各個(gè)部門，全員參與了解評估，發(fā)揮以綜合檔案室為中心的全館檔案管理網(wǎng)絡(luò)的實(shí)效作用，在日常業(yè)務(wù)工作中執(zhí)行該標(biāo)準(zhǔn)，形成規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的檔案材料，增強(qiáng)圖書館員的標(biāo)準(zhǔn)化意識。[2]

（2）在不與檔案制度相左的情況下，盡量按評估細(xì)則中的類目立卷。筆者認(rèn)為作為單位綜合檔案管理應(yīng)以嚴(yán)格遵循檔案制度為前提，從長遠(yuǎn)來說更能充分發(fā)揮檔案職能。按“年度—問題—保管期限”的分類方法，問題的設(shè)置在不與檔案制度相左的情況下，應(yīng)盡量按評估細(xì)則中的類目立卷，以便今后評估檔案整理的查找利用。同時(shí)，綜合檔案不應(yīng)該等同于評估檔案，它只能作為評估檔案的基礎(chǔ)，盡可能涵蓋評估標(biāo)準(zhǔn)中列出的各細(xì)則要求，為包括圖書館評估在內(nèi)的各項(xiàng)評估檢查工作服務(wù)。

（3）編寫文件目錄時(shí)，注意主題詞的選擇使用。為方便評估時(shí)對綜合檔案的利用，除注意按評估標(biāo)準(zhǔn)保證文件的完整、齊全外，尤其在編寫文件目錄時(shí)，盡可能使用評估細(xì)則中提及的材料名稱，突出重點(diǎn)，準(zhǔn)確概括，便于查找使用；有的重要數(shù)據(jù)、重要問題，在卷內(nèi)目錄應(yīng)注明，主題詞不符合檔案制度對題名規(guī)定的，可在備注中標(biāo)注，讓使用者查閱目錄時(shí)能很快注意到要找的目標(biāo)。一些經(jīng)常利用的重要文獻(xiàn)可進(jìn)行備份，單獨(dú)存放，便于提取。[3]

（4）注重電子文檔的保存以及紙質(zhì)文檔的數(shù)字化處理。以前，人們通常將圖書館自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化等看作是圖書館現(xiàn)代化的主要內(nèi)容，但隨著近幾年圖書館自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的普及和提高，其在評估工作中的重要性已有所降低，而數(shù)字化建設(shè)的重要性和分值大大增強(qiáng)。數(shù)字化圖書館已成為圖書館現(xiàn)代化發(fā)展的大方向，作為圖書館工作基礎(chǔ)的檔案管理必須與時(shí)俱進(jìn)。首先要解決的就是電子文件的保存問題，筆者認(rèn)為在形成階段就應(yīng)首先考慮電子文件的形成目的和意圖，并對工作文檔進(jìn)行有效篩選，看是否有保存價(jià)值、是否是最后定稿等，這在很大程度上就決定了電子檔案的質(zhì)量。其次需要制定電子文檔指導(dǎo)性的保存原則或指南。與紙質(zhì)檔案相對應(yīng)，以紙質(zhì)檔案的歸檔范圍為依據(jù)，同時(shí)作為紙質(zhì)檔案的補(bǔ)充，保存普通文件電子稿及無法打印出來、只能以電子形式加以利用的文件。關(guān)于紙質(zhì)檔案數(shù)字化問題，筆者認(rèn)為應(yīng)對一些需永久保存的文檔、重要文檔以及利用率高但無電子稿的檔案進(jìn)行數(shù)字化，以促進(jìn)方便利用。

2 人員和諧——館領(lǐng)導(dǎo)、中層干部與專職檔案管理員三者之間的和諧

我館目前建立的是以綜合檔案室為中心的全館檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各部門均配備了以部門副主任為主的兼職檔案員，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)以“館領(lǐng)導(dǎo)—專職檔案管理員—各部門副主任”為網(wǎng)絡(luò)的分級管理責(zé)任制。館領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)對日常工作進(jìn)行指導(dǎo)；專職檔案管理員具體負(fù)責(zé)檔案的整理歸檔；各部門副主任負(fù)責(zé)收集本部門日常工作中形成的各種原始資料。[4]三者通過指導(dǎo)、溝通與協(xié)作共同促進(jìn)我館檔案工作的和諧發(fā)展。

2.1 各級領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理的重視是工作開展的有力保障

2.1.1 館領(lǐng)導(dǎo)重視

自2007年我館新館開館以來，在館領(lǐng)導(dǎo)的帶動(dòng)下，多項(xiàng)促進(jìn)檔案管理的舉措得以實(shí)施。一是加強(qiáng)圖書館檔案管理制度化建設(shè)，包括設(shè)立了專職檔案管理員，建立了綜合檔案室并配齊相應(yīng)設(shè)備，修訂了《廈門市圖書館檔案管理制度》等；二是制定切實(shí)可行的檔案管理工作規(guī)范，包括設(shè)立三級圖書館檔案管理網(wǎng)絡(luò)、統(tǒng)一業(yè)務(wù)文件格式等；三是經(jīng)常與檔案管理員溝通，過問、了解檔案工作動(dòng)態(tài)，指導(dǎo)解決檔案工作中出現(xiàn)的問題；四是提出以評估指導(dǎo)檔案工作的管理理念及建議。在館領(lǐng)導(dǎo)的重視和指導(dǎo)下，我館已逐步建成科學(xué)、規(guī)范的檔案管理和完整齊全的檔案材料，這是搞好圖書館評估的基礎(chǔ)和依據(jù)，檔案資料在圖書館評估和日常工作中的作用日漸凸顯。

2.1.2 中層干部重視

圖書館的中層干部上承館領(lǐng)導(dǎo)的決策和指示，下啟各部門內(nèi)部崗位和人員管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，他們既是管理者，又是被領(lǐng)導(dǎo)者；既是具體工作的參與或操作者，又是館里各部門具體工作目標(biāo)的實(shí)施者。工作做的好與不好，某種程度上取決于中層干部。中層干部的主動(dòng)意識和工作責(zé)任心直接影響著工作的深入與發(fā)展。[2]2009年，我館檔案試行以評估標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)的歸檔整理方法，中層干部按照檔案制度要求收集整理本部門工作資料，隨時(shí)與檔案管理員溝通、核對所需佐證材料及相關(guān)數(shù)據(jù)，并按評估標(biāo)準(zhǔn)撰寫情況說明、統(tǒng)計(jì)分析、編制各類數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)表，為檔案管理工作的順利實(shí)施奠定了基礎(chǔ)。

2.2 專職檔案員是圖書館檔案管理和諧規(guī)范的必備條件

如何將收集的資料按歸檔要求整理成檔案，這是檔案管理人員的工作。檔案人員要按歸檔原則、歸檔范圍、歸檔時(shí)間、歸檔程序、歸檔價(jià)值進(jìn)行分類、立卷。[4]各圖書館可根據(jù)本單位實(shí)際情況確立歸檔內(nèi)容和歸檔范圍。如我館目前試行的以圖書館評估標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù)的歸檔方法，對專職檔案員提出了更高的要求，除了具備扎實(shí)的檔案專業(yè)知識，還應(yīng)定期接受統(tǒng)一的培訓(xùn)、繼續(xù)教育，不斷更新知識。同時(shí)加強(qiáng)圖書館業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，只有具備扎實(shí)的圖書館業(yè)務(wù)基礎(chǔ)，才能對移交材料進(jìn)行全面審視，查漏補(bǔ)缺。在這里關(guān)于和諧，筆者著重要強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是專職檔案員還要具備良好的協(xié)調(diào)溝通能力。檔案工作比較平凡、瑣碎，容易使人產(chǎn)生厭煩心理，不像其他業(yè)務(wù)工作，短期內(nèi)就能見明顯實(shí)效，它注重的是資料的歷史性、連續(xù)性以及作用的長效性。因此長期以來多數(shù)圖書館人都認(rèn)為圖書館只要做好讀者服務(wù)工作就行，檔案工作無關(guān)緊要。慶幸的是隨著圖書館評估，文明館、巾幗崗的評比以及舉辦展覽等業(yè)務(wù)工作的深入開展，各業(yè)務(wù)部門逐漸認(rèn)識到了檔案的重要性。這就要求檔案管理人員應(yīng)審時(shí)度勢，抓住時(shí)機(jī)，找機(jī)會不斷宣傳檔案的重要性和必要性，積極主動(dòng)與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通交流，及時(shí)總結(jié)歸納檔案工作中存在的問題。

3 結(jié)語

這兩年我館的各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作突飛猛進(jìn)，先后順利通過了多項(xiàng)考核評估，成績的背后是全體圖書館人的汗水和辛苦的付出。為總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提前做好評估各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，筆者認(rèn)為必須進(jìn)一步規(guī)范各項(xiàng)檔案管理制度，以評估促工作、以評估促創(chuàng)新，逐步建立“業(yè)務(wù)和諧、人員和諧”的良性互動(dòng)的和諧檔案。

[1]吳林.比較·啟示·思考——2009年省級圖書館評估標(biāo)準(zhǔn)解讀[J].新世紀(jì)圖書館，2010（4）：60.

[2]關(guān)春琦.評估過后話評估——圖書館評估標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)落實(shí)于日常工作管理[J].圖書館學(xué)刊，2010（6）：33－34.

[3]壽潔敏.檔案資料在圖書館評估中的重要性[J].圖書館研究與工作，2005（2）：37.

[4]潘玉萍.檔案資料在公共圖書館評估定級中的作用——兼論如何加強(qiáng)圖書館檔案工作[J].情報(bào)探索，2008（6）：80－81.