高校圖書館期刊采購合同的精細(xì)化約定

王靜君

（無錫商業(yè)職業(yè)技術(shù)學(xué)院圖書館，江蘇 無錫 214153）

1 引言

高校圖書館期刊室為全院師生提供期刊閱讀服務(wù)，由于期刊的獨(dú)特優(yōu)勢，為師生的科研學(xué)習(xí)提供了極大的幫助。但由于期刊作為連續(xù)出版物本身的特點(diǎn)，服務(wù)時限長，過程復(fù)雜，如果稍加疏忽，造成期刊延遲到館、缺刊等后果，將影響期刊作用的發(fā)揮，影響師生對期刊的充分利用。因此，圖書館在每年完成招標(biāo)工作，簽訂期刊采購合同時，要細(xì)化各項條目，考慮周到，對各種有可能發(fā)生的情況進(jìn)行預(yù)見，提出解決辦法，才能督促期刊商更好地履行采購合同，加快期刊到刊速度，提高到刊率，做好期刊全年的采購和售后服務(wù)。

期刊采購合同具有以下特點(diǎn)：標(biāo)的物種類多、復(fù)本少、履約持續(xù)時間長、次數(shù)多、標(biāo)的物在周期內(nèi)存在一定變化，如停休刊、改刊名、改出版頻率等，而且大多數(shù)高校圖書館采用信息自動化管理系統(tǒng)，期刊管理實現(xiàn)了數(shù)字化[1]。這些特點(diǎn)客觀上造成了期刊采購的復(fù)雜性，對期刊供應(yīng)商提出了更高的要求，也使得期刊合同管理工作非常復(fù)雜，更加需要對期刊合同條款進(jìn)行精細(xì)化約定。

期刊采購合同的簽訂是在完成招投標(biāo)工作，確定期刊商后的一項工作。招標(biāo)采購后以合同的方式規(guī)范中標(biāo)人，違反合同可以通過法律手段追究期刊發(fā)行商的法律責(zé)任，條款要詳細(xì)、科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)，符合經(jīng)濟(jì)合同法，防止以后發(fā)生糾紛[2]。目前對圖書館在期刊招投標(biāo)完成后如何簽訂采購合同這一方面進(jìn)行相關(guān)研究的論文極少，有必要進(jìn)行探討，以供同行借鑒和共商。

2 期刊采購合同精細(xì)化約定的必要性

目前期刊供應(yīng)商在中標(biāo)并簽訂采購合同后，在具體實施合同提供服務(wù)的過程中，為了節(jié)約成本，往往會出現(xiàn)各種各樣的問題。主要有：

無法提供標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC數(shù)據(jù)。期刊商一般不愿購買國家標(biāo)準(zhǔn)的CNMARC數(shù)據(jù)，而是自行編目，其中一些期刊商由于技術(shù)能力差，缺乏管理，加之人員流動性大，期刊著錄及編目的質(zhì)量難以保證。他們或無法提供編目數(shù)據(jù)，或提供東拼西湊的編目數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)常常很不規(guī)范，無法利用[3]。

期刊前期加工、到刊質(zhì)量不合格、到刊速度慢。在期刊商送來的期刊中，經(jīng)常會出現(xiàn)磁條質(zhì)量和數(shù)量不符合要求、館藏章不按要求蓋、沒有按合同規(guī)定的時間進(jìn)行送刊，造成送刊延誤，讀者無法及時看到最新的期刊。

另外還有缺刊、無法保證訂到率等問題。為防止在期刊供貨過程中出現(xiàn)以上情況，圖書館在與期刊商簽訂采購合同時就要考慮周到，盡量將后期可能出現(xiàn)的問題反映在合同中，并提出具體的解決辦法，進(jìn)行精細(xì)化約定。

3 期刊采購合同精細(xì)化約定的內(nèi)容

期刊采購合同主要包括采購項目、結(jié)算價格、履約保證金、甲乙雙方責(zé)任等項，其中關(guān)鍵在于甲乙雙方責(zé)任的約定。甲方指期刊采購方，即圖書館，乙方是指期刊發(fā)行商。甲方責(zé)任主要包括提供訂刊目錄、收件地址和收件人、及時驗刊和按約定方式付款等常規(guī)項目，這里不再贅述。乙方責(zé)任的約定是整份采購合同的關(guān)鍵所在，所以必須仔細(xì)斟酌，考慮全面，并在此基礎(chǔ)上進(jìn)行詳細(xì)約定。

3.1 期刊訂購系統(tǒng)的約定

在簽訂完期刊訂購合同后，就要進(jìn)行新一年度的期刊訂購，為能及時準(zhǔn)確地將館方所訂購的期刊目錄發(fā)給期刊發(fā)行商，履行甲方需向乙方提供訂刊目錄的責(zé)任，要求乙方提供相應(yīng)的訂購系統(tǒng)。以前期刊發(fā)行商一般只提供紙本目錄，但隨著圖書館自動化管理的發(fā)展，期刊訂購任務(wù)都需要在圖書館系統(tǒng)中加以實現(xiàn)，紙本目錄已不能滿足要求，需要有電子目錄和相應(yīng)的訂購系統(tǒng)，但有的期刊發(fā)行商不一定有能力提供，所以需要在合同中進(jìn)行事先約定，可約定“乙方免費(fèi)向甲方提供訂購軟件及目錄，必須與甲方使用的期刊管理系統(tǒng)兼容”。這樣可有效防止因期刊商無法提供訂購系統(tǒng)，造成圖書館無法及時提供訂刊目錄，甚而導(dǎo)致錯過訂購時間，影響新一年度前幾期的到刊情況。

3.2 MARC數(shù)據(jù)的約定

期刊因其形式、刊期、價格等經(jīng)常變化的特征，需要在期刊系統(tǒng)中及時更新原來的MARC數(shù)據(jù)，反映期刊的最新形態(tài)。另外，每年訂購的期刊會根據(jù)學(xué)院專業(yè)設(shè)置和讀者需求等情況有所變動，需要對新增刊進(jìn)行編目。為了提高工作效率，節(jié)約人力物力，需要期刊商提供所訂期刊的MARC數(shù)據(jù)，方便圖書館及時更新期刊數(shù)據(jù)。

在合同中要對期刊商提供的MARC數(shù)據(jù)著錄項作詳細(xì)規(guī)定，防止有些期刊商用簡單編目數(shù)據(jù)濫竽充數(shù)，同時在提供時間上進(jìn)行約定，如可以約定“對于甲方提交的中文期刊訂單，乙方應(yīng)100%免費(fèi)提供標(biāo)準(zhǔn)的編目CNMARC數(shù)據(jù)，MARC數(shù)據(jù)需按甲方需求達(dá)到完整級著錄。CNMARC數(shù)據(jù)必須在某年某月某日前提供。編目CNMARC數(shù)據(jù)需符合《中文期刊機(jī)讀目錄編目規(guī)則》、《CALIS聯(lián)機(jī)合作編目手冊》要求”。

另外，要規(guī)定若乙方不能提供甲方有關(guān)訂購期刊的標(biāo)準(zhǔn)CNMARC或提供的CNMARC不符合要求時的處理辦法，如可約定每缺少一條數(shù)據(jù)乙方須向甲方支付一定數(shù)量的違約金，從履約保證金中抵扣支付。

3.3 訂到率、到刊率、停休刊等細(xì)節(jié)的約定

期刊訂到率反映了期刊商的實力，也直接影響到期刊室的服務(wù)，所以應(yīng)事先進(jìn)行約定。一般要求期刊商保證100%的訂到率（出版商取消出版的除外），并對因期刊發(fā)行商原因不能訂到刊物所造成的后果設(shè)定賠償責(zé)任。

訂到率是針對期刊種類而言的，對于某一種期刊雖然訂到了，但能不能保證每一期都送到也是期刊商后續(xù)服務(wù)中的重要一項，即到刊率情況（是否有缺刊），簽訂采購合同時應(yīng)進(jìn)行相關(guān)約定，可約定對于缺刊，乙方應(yīng)設(shè)法補(bǔ)齊，并對補(bǔ)刊時間進(jìn)行規(guī)定，一般要求30天內(nèi)予以補(bǔ)齊，對于確實無法補(bǔ)缺的期刊，可要求乙方提供該刊的復(fù)印本，并約定賠償責(zé)任，從而保證館藏期刊的完整性。

期刊形態(tài)不像圖書相對固定，會出現(xiàn)改名、停刊、休刊、合并、拆分、價格變動等情況，對更名刊、合刊、?？?、休刊等特殊情況處理不當(dāng)，容易把更名刊當(dāng)作新刊或未訂刊處理而漏登，把休刊或合刊作缺刊處理造成缺期[4]。這些問題一方面要求期刊管理者驗收時要仔細(xì)核對，另一方面可通過合同的相關(guān)約定來減少此類情況的發(fā)生，如合同中可要求期刊發(fā)行商及時提供期刊變動信息和發(fā)刊進(jìn)度，最好能提供網(wǎng)上發(fā)刊進(jìn)度查詢，可以方便期刊管理者及時了解到刊情況，更新系統(tǒng)數(shù)據(jù)，對于停休刊等情況做到心中有數(shù)。

3.4 到刊速度、送刊頻率的約定

到刊速度、送刊頻率直接關(guān)系到讀者在期刊出版后多長時間內(nèi)能看到期刊，由于期刊內(nèi)容新穎、時效性強(qiáng)，到刊速度和送刊頻率就顯得尤為重要，在采購合同中應(yīng)特別約定。

對于到刊速度，一般可約定“乙方應(yīng)在刊物出版發(fā)行之日起15天內(nèi)將期刊送交需方指定地點(diǎn)（需方要求緩送的除外），對未能及時送達(dá)的期刊，乙方應(yīng)給予說明”。

送刊頻率的規(guī)定要視期刊商和訂刊量情況而定。如是本地郵局，可要求其只要有刊就送，一般一周至少送3次；如果是外地期刊商，因其在期刊配送時是捆綁打包投遞方式（由于期刊發(fā)行日期不一致，等到期刊陸續(xù)匯集積累到一定數(shù)量再捆綁打包投遞）[5]，還必須通過物流或快遞公司轉(zhuǎn)送期刊，需要的時間相對長一些，一般要求期刊商一周送1次。此外，要約定好將期刊送到指定地點(diǎn)。

3.5 到刊質(zhì)量、加工情況的約定

對于送到的期刊，期刊管理者應(yīng)在刊到后及時驗收入庫并上架，驗收時要檢查到刊質(zhì)量和加工情況，為避免日后出現(xiàn)到刊不合格的現(xiàn)象，在簽訂采購合同時要進(jìn)行明確約定。

到刊質(zhì)量主要包括兩方面，一是刊有沒有到齊，期刊和清單是否相符；二是期刊本身質(zhì)量，在合同中都需進(jìn)行相應(yīng)的約定。第一方面可約定“期刊商對于送到的每批期刊，都應(yīng)配有期刊總明細(xì)單一式兩份，明細(xì)單包含郵發(fā)代號、刊名、刊期、ISSN號、單價和總冊數(shù)等項，清單順序必須與包內(nèi)期刊排放的順序相同”；第二方面可約定“送達(dá)到甲方的期刊應(yīng)保證質(zhì)量和完整性，不得扣押隨刊贈刊及附件，驗收時若發(fā)現(xiàn)有非正版期刊，或污損、圖文不清、缺頁、倒頁、缺附件（含光盤）等質(zhì)量不合格的期刊，乙方必須在規(guī)定時間內(nèi)無條件給予調(diào)換，否則按缺刊處理，為確保期刊運(yùn)輸安全，期刊用防水包裝紙打包”。

圖書館期刊在上架前需進(jìn)行簡單加工，如貼磁條、蓋館藏章等，為提高工作效率，加快上架速度，現(xiàn)在各圖書館一般都要求期刊商加工好后再送刊，為保證加工質(zhì)量，有必要在合同中進(jìn)行特別約定。約定蓋館藏章的具體位置，如本館統(tǒng)一在版權(quán)頁和刊中第15頁蓋章，且要求蓋在中間位置，保證蓋章的整齊美觀；約定貼的磁條類型，是要貼永久磁條還是可充消磁磁條，鈷基還是鐵基磁條，磁條長度，如有漏貼或貼錯磁條需進(jìn)行一定額度的賠償?shù)龋祟惣s定可避免刊到后發(fā)現(xiàn)問題產(chǎn)生糾紛。

3.6 其他約定

在對訂刊系統(tǒng)、到刊率、到刊速度和質(zhì)量等主要方面約定以后，還有其他一些因素需考慮仔細(xì)：如圖書館在訂購好期刊并將訂刊清單發(fā)給期刊商后，因某些原因需要增刪訂購種類，可事先在合同中約定“甲方可能對正式訂購的中文期刊作適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，對調(diào)整的中文期刊品種，乙方應(yīng)能及時提供有關(guān)專題期刊目錄，并配備相應(yīng)的期刊完整的CNMARC”；針對期刊在流通使用過程中有可能會出現(xiàn)個別刊丟失的情況，可約定期刊商協(xié)助補(bǔ)購；招標(biāo)文件是采購合同的一部分，里面的所有條款期刊商在進(jìn)行招投標(biāo)時已作過承諾，在簽訂采購合同時，可寫上“乙方承諾甲方招標(biāo)文件的全部條款”，以保證期刊商切實履行招標(biāo)文件和合同中承諾的內(nèi)容；合同最后還需約定“如乙方違約，甲方保留終止部分或全部合同的權(quán)利”，“履約保證金不足以賠償違約金的，按實際損失賠償”。

4 結(jié)語

期刊合同的簽訂是期刊招標(biāo)采購中比較關(guān)鍵的一個環(huán)節(jié)，因此，在采購合同中要詳細(xì)列出違約方應(yīng)承擔(dān)的相應(yīng)賠償責(zé)任及處罰的數(shù)額比例，盡量避免一些模棱兩可的詞語，應(yīng)當(dāng)明確需要承擔(dān)的責(zé)任，盡可能全面地列出可能產(chǎn)生爭議的事項，詳細(xì)規(guī)定違約補(bǔ)救措施。要嚴(yán)格合同簽訂，寫清雙方的責(zé)任和義務(wù)，在法律層面上促使雙方認(rèn)真履行合同職責(zé)，從而確保期刊采購質(zhì)量[6]。

以上是圖書館在和期刊商簽訂采購合同時要進(jìn)行精細(xì)化約定的主要方面，在具體操作時還應(yīng)根據(jù)具體情況作適當(dāng)調(diào)整和增補(bǔ)，并在具體履行合同過程中遵循全過程合同管理理念，重視合同履約的監(jiān)管工作[7]。

總之，在進(jìn)行期刊采購過程中，如果合同前期準(zhǔn)備充分，合同條款具有預(yù)見性，能未雨綢繆，簽訂合同時就考慮到全年服務(wù)過程中可能遇到的各種問題，進(jìn)行事先約定，必將事半功倍，配合動態(tài)的全過程管理，將有利于監(jiān)督期刊發(fā)行商更好地履行服務(wù)，圓滿完成全年的采購任務(wù)，以保證圖書館期刊資源建設(shè)的科學(xué)有序。

[1] 倪勝霞.高校圖書館期刊采購招標(biāo)的合同履約管理[J].圖書館論壇，2010（1）：89-90.

[2] 張宏.招標(biāo)采購在期刊管理中的應(yīng)用[J].圖書館工作與研究，2005（4）：27-28.

[3] 祁安琪.治理民營書商誠信缺失的制度構(gòu)建[J].圖書館建設(shè)，2009（11）：20-22.

[4] 李景芝.論高校圖書館紙本期刊催詢補(bǔ)缺的質(zhì)量管理[J].農(nóng)業(yè)圖書情報學(xué)刊，2009（3）：205-208.

[5] 燕姣云.藍(lán)海戰(zhàn)略：高校圖書館與期刊發(fā)行商的“非零和”博弈——中文期刊采購招標(biāo)的個案啟示[J].圖書情報工作，2007（7）：101-104.

[6] 劉鳳俠，趙杰.高校圖書館外文期刊招標(biāo)存在的問題及對策分析[J].圖書館建設(shè)，2010（2）：25-27.

[7] 倪勝霞.圖書館期刊采購中的全過程合同管理[J].大學(xué)圖書館學(xué)報，2010（6）：62-65.