招標(biāo)和合同信息化管理的方法與成效

唐建生 蔣 睿 蒲莉蓉 周 蘭

（中國石油西南油氣田公司輸氣管理處，四川 成都 610213）

0 引言

隨著中國石油西南油氣田公司300億大氣區(qū)建設(shè)的加快，其下屬單位輸氣管理處以管道為主體的工程建設(shè)資金投入不斷增大，招投標(biāo)及合同管理工作量與日俱增。按招標(biāo)和合同法律制度要求，其監(jiān)控環(huán)節(jié)多、審批審查繁瑣、費(fèi)時(shí)耗力大等問題與工程建設(shè)“時(shí)間緊、任務(wù)重”形成尖銳的矛盾。特別是招標(biāo)及合同審簽程序仍然停留在原始的手工簽發(fā)的基礎(chǔ)上，給基層單位的相關(guān)管理人員以及各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)造成了很多不便。為解決管理人員為完善審簽手續(xù)而疲于奔波的問題，同時(shí)也為領(lǐng)導(dǎo)審簽提供便捷有效的方式，針對(duì)傳統(tǒng)的招標(biāo)和合同審簽管理存在的問題，有必要建立一個(gè)招標(biāo)及合同審簽管理工作的協(xié)同工作平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目招標(biāo)及合同的“審批規(guī)范化、操作透明化、過程網(wǎng)絡(luò)化、監(jiān)督實(shí)時(shí)化”，保證招標(biāo)工作和合同審簽工作的信息暢通、資源共享、優(yōu)質(zhì)高效，提高招標(biāo)及合同審簽管理的工作效率和管理水平。

1 系統(tǒng)構(gòu)建方法

1.1 輸氣處招標(biāo)審簽系統(tǒng)

按“招標(biāo)計(jì)劃、招標(biāo)申請(qǐng)及招標(biāo)文件、可不招標(biāo)申請(qǐng)、招標(biāo)授權(quán)委托書、評(píng)委選定表、不良記錄評(píng)標(biāo)表單、開評(píng)標(biāo)議程、評(píng)標(biāo)及評(píng)標(biāo)報(bào)告和定標(biāo)審定、中標(biāo)通知書、招標(biāo)程序資料保管簽認(rèn)單、電子市場(chǎng)采購邀請(qǐng)函及審簽表、招標(biāo)項(xiàng)目臺(tái)賬”等內(nèi)容，分別設(shè)計(jì)12大模塊程序，具備錄入、審核、查閱、下載、打印、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)信息化管理。

1）招標(biāo)計(jì)劃

各項(xiàng)目承辦單位根據(jù)項(xiàng)目情況進(jìn)入系統(tǒng)的“合同招標(biāo)計(jì)劃編輯”模塊錄入招標(biāo)計(jì)劃。錄入完畢后自動(dòng)轉(zhuǎn)到“合同招標(biāo)計(jì)劃臺(tái)賬”模塊，并可按照時(shí)間及類別對(duì)錄入的計(jì)劃進(jìn)行篩選。系統(tǒng)可自動(dòng)導(dǎo)出《輸氣管理處招標(biāo)計(jì)劃表》，招標(biāo)管理部門可根據(jù)該表督促項(xiàng)目承辦單位開展招標(biāo)工作。

2）招標(biāo)申請(qǐng)及招標(biāo)文件

各項(xiàng)目承辦單位根據(jù)項(xiàng)目實(shí)際情況進(jìn)入系統(tǒng)的“招標(biāo)申請(qǐng)”模塊錄入招標(biāo)申請(qǐng)的基本信息，并將招標(biāo)文件作為招標(biāo)申請(qǐng)的附件上載。招標(biāo)申請(qǐng)按照所選擇的流程由各個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門審查，并經(jīng)項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)及招標(biāo)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。由輸氣處自行審批的限下項(xiàng)目，經(jīng)項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)及招標(biāo)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后即可開展招標(biāo)工作。由分公司審批的限上項(xiàng)目，經(jīng)輸氣處項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)及招標(biāo)分管領(lǐng)導(dǎo)審查同意后，報(bào)分公司手工審簽。審查審批完結(jié)后，其掃描件可作為合同審查的附件向“股份公司合同系統(tǒng)”上傳。

3）可不招標(biāo)申請(qǐng)

各項(xiàng)目承辦單位根據(jù)項(xiàng)目情況進(jìn)入系統(tǒng)的“可不招標(biāo)申請(qǐng)”模塊錄入基本信息。按照所選擇的流程由各個(gè)相關(guān)業(yè)務(wù)部門審查，并經(jīng)項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)及招標(biāo)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。由輸氣處自行審批的限下項(xiàng)目，經(jīng)項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)及招標(biāo)分管領(lǐng)導(dǎo)審批同意后即可開展可不招標(biāo)工作。由分公司審批的限上項(xiàng)目，經(jīng)輸氣處項(xiàng)目分管領(lǐng)導(dǎo)及招標(biāo)分管領(lǐng)導(dǎo)審查同意后，報(bào)分公司手工審簽。審查審批完結(jié)后，其掃描件可作為合同審查的附件向“股份公司合同系統(tǒng)”上傳。

4）招標(biāo)授權(quán)委托書

招標(biāo)管理崗進(jìn)入系統(tǒng)的“委托授權(quán)書”模塊提出委托授權(quán)申請(qǐng)，由處長網(wǎng)上審批后，即可由委托人作為該項(xiàng)目招投標(biāo)工作的負(fù)責(zé)人，全權(quán)負(fù)責(zé)該項(xiàng)目的招標(biāo)工作及與中標(biāo)人的簽約事項(xiàng)。

5）評(píng)委選定表

招標(biāo)管理崗進(jìn)入系統(tǒng)的“評(píng)標(biāo)評(píng)委審查”模塊提出評(píng)標(biāo)評(píng)委審查申請(qǐng)。項(xiàng)目承辦單位可推薦不超過三分之一的評(píng)委，其余評(píng)委在評(píng)委庫中根據(jù)評(píng)委抽取條件隨機(jī)抽選產(chǎn)生。抽取人和監(jiān)督人在系統(tǒng)中簽認(rèn)。招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)。處長在系統(tǒng)中審批簽認(rèn)。招標(biāo)管理崗下載密封，并在評(píng)標(biāo)會(huì)現(xiàn)場(chǎng)開封交評(píng)標(biāo)負(fù)責(zé)人。

6）不良記錄評(píng)標(biāo)表單

招標(biāo)管理崗進(jìn)入系統(tǒng)的“不良記錄審查”模塊提出不良記錄審查申請(qǐng)。招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)。招標(biāo)管理崗下載密封送開標(biāo)現(xiàn)場(chǎng)，與開標(biāo)文件一起開封。

7）開評(píng)標(biāo)議程

項(xiàng)目承辦單位進(jìn)入系統(tǒng)的“開評(píng)標(biāo)議程審查”模塊提出開評(píng)標(biāo)議程審查申請(qǐng)。招標(biāo)管理崗在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)。

8）評(píng)標(biāo)及評(píng)標(biāo)報(bào)告和定標(biāo)審定

項(xiàng)目承辦單位根據(jù)評(píng)標(biāo)負(fù)責(zé)人對(duì)評(píng)委的評(píng)標(biāo)分工進(jìn)入系統(tǒng)的“評(píng)委評(píng)標(biāo)崗位確認(rèn)”模塊進(jìn)行崗位確認(rèn)。評(píng)委評(píng)標(biāo)崗位確認(rèn)完畢后，由項(xiàng)目承辦單位進(jìn)入系統(tǒng)的“評(píng)標(biāo)報(bào)告”模塊提出評(píng)標(biāo)報(bào)告審查申請(qǐng)。各評(píng)委自設(shè)密碼在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)。招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)。處長在系統(tǒng)中審批簽認(rèn)。其電子版可作為合同審查的附件向“股份公司合同系統(tǒng)”上傳。

9）中標(biāo)通知書

處長未授權(quán)項(xiàng)目由項(xiàng)目承辦單位進(jìn)入系統(tǒng)的“評(píng)標(biāo)報(bào)告”模塊提出中標(biāo)通知書審查申請(qǐng)。招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)。處長在系統(tǒng)中審批簽認(rèn)。項(xiàng)目承辦單位下載并加蓋輸氣處行政印章后向中標(biāo)單位發(fā)送中標(biāo)通知書。處長授權(quán)項(xiàng)目由承辦單位進(jìn)入系統(tǒng)的“評(píng)標(biāo)報(bào)告”模塊提出中標(biāo)通知書審查申請(qǐng)。項(xiàng)目承辦單位被授權(quán)人在系統(tǒng)中審批簽認(rèn)后，由招標(biāo)管理崗在系統(tǒng)中核對(duì)確認(rèn)。項(xiàng)目承辦單位下載并加蓋本單位行政印章后向中標(biāo)單位發(fā)送中標(biāo)通知書。審簽完成后，其掃描件可作為合同審查的附件向“股份公司合同系統(tǒng)”上傳。

10）招標(biāo)程序資料保管簽認(rèn)單

項(xiàng)目承辦單位進(jìn)入系統(tǒng)的“招標(biāo)程序資料保管簽認(rèn)單”模塊提出招標(biāo)程序資料保管簽認(rèn)單審查申請(qǐng)。招標(biāo)管理崗在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)。

11）電子市場(chǎng)采購邀請(qǐng)函及審簽表

物資采購部進(jìn)入系統(tǒng)的“電子市場(chǎng)采購邀請(qǐng)函”模塊提出電子市場(chǎng)采購邀請(qǐng)函審查申請(qǐng)，相關(guān)業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)，處招標(biāo)分管領(lǐng)導(dǎo)在系統(tǒng)中審批簽認(rèn)。招標(biāo)管理崗進(jìn)入系統(tǒng)的“評(píng)標(biāo)評(píng)委審查”模塊提出評(píng)標(biāo)評(píng)委審查申請(qǐng)。物資采購部可推薦不超過三分之一的評(píng)委，其余評(píng)委由企管法規(guī)科招標(biāo)崗在評(píng)委庫中根據(jù)評(píng)委抽取條件隨機(jī)抽選產(chǎn)生。物資采購部進(jìn)入系統(tǒng)的“評(píng)標(biāo)及評(píng)標(biāo)報(bào)告和定標(biāo)審定”模塊提出評(píng)標(biāo)報(bào)告及定標(biāo)審定審查申請(qǐng)，各評(píng)委自設(shè)密碼在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)，招標(biāo)管理部門負(fù)責(zé)人在系統(tǒng)中審查簽認(rèn)，處長在系統(tǒng)中審批簽認(rèn)。系統(tǒng)自動(dòng)生成的上述表單電子版均可作為合同審查的附件向“股份公司合同系統(tǒng)”上傳。

12）招標(biāo)項(xiàng)目臺(tái)賬

招標(biāo)管理崗進(jìn)入系統(tǒng)的“招標(biāo)項(xiàng)目臺(tái)賬”模塊即可導(dǎo)出全處的招標(biāo)項(xiàng)目臺(tái)賬。招標(biāo)管理崗進(jìn)入系統(tǒng)的“可不招標(biāo)項(xiàng)目臺(tái)賬”模塊即可導(dǎo)出全處的可不招標(biāo)項(xiàng)目臺(tái)賬。

1.2 輸氣處合同審簽系統(tǒng)

按“合同計(jì)劃、合同選商及談判記錄單、重大合同談判方案、補(bǔ)充談判記錄單、內(nèi)部合同（責(zé)任書）談判記錄單、合同進(jìn)度或完結(jié)驗(yàn)收單、合同履行檢查記錄單及抽樣信息表、合同違約責(zé)任追究單、合同資料保管簽認(rèn)單、合同臺(tái)賬及用印登記、合同被授權(quán)代理人承諾書、合同訂立授權(quán)委托書”等內(nèi)容，分別設(shè)計(jì)12大模塊程序，具備錄入、審核、查閱、下載、打印、統(tǒng)計(jì)等功能，實(shí)現(xiàn)信息化管理。其運(yùn)行方法與招標(biāo)審簽系統(tǒng)類似。

2 實(shí)踐成效

2.1 創(chuàng)新效果

1）實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)和合同管理創(chuàng)新。股份公司開發(fā)有合同管理系統(tǒng)，而在招標(biāo)管理上并無類似的業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)，因此填補(bǔ)了西南油氣田公司招標(biāo)業(yè)務(wù)信息化管理的空白。而在合同管理方面，輸氣處招標(biāo)和合同審簽系統(tǒng)為合同簽訂前期各項(xiàng)程序表單的信息化處理提供了必要的手段和平臺(tái)，是對(duì)股份公司合同管理系統(tǒng)前期及后期工作的完善和補(bǔ)充。系統(tǒng)以項(xiàng)目關(guān)聯(lián)的程序表單中所涵蓋的基本信息為基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源，項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)為信息錄入端，錄入的信息通過計(jì)算機(jī)處理及網(wǎng)絡(luò)傳輸，使項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)與各業(yè)務(wù)部門實(shí)現(xiàn)信息共享，機(jī)關(guān)各職能部門為網(wǎng)上審簽協(xié)作部門，合同招標(biāo)部門為歸口管理部門，達(dá)到既能分散操作，又能集中管理的目的。

2）提高了管理效率，節(jié)約了管理資源。采用先進(jìn)的軟件開發(fā)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)了招標(biāo)和合同審簽流程的信息化管理，解決了業(yè)務(wù)兼職人員在程序表單辦理過程中審簽周期長、效率低的問題。該系統(tǒng)開發(fā)前，全憑人工管理，每一個(gè)招標(biāo)項(xiàng)目從招標(biāo)申請(qǐng)開始到合同簽訂完成，至少需要花費(fèi)1個(gè)月的時(shí)間，特別是基層作業(yè)區(qū)需要往返輸氣處總部機(jī)關(guān)與作業(yè)區(qū)至少3 次，平均1 500 km 路程。該系統(tǒng)開發(fā)后，每個(gè)招標(biāo)合同平均節(jié)省工作時(shí)間10天以上，并節(jié)約了各基層單位派車派人往返總部辦理審簽手續(xù)等的人力和財(cái)力（按輸氣處年均招標(biāo)與非招標(biāo)審簽200 余項(xiàng)、合同審簽1 300 余份計(jì)，年均節(jié)約管理成本超過200萬元）。

3）強(qiáng)化了業(yè)務(wù)流程邏輯順序，規(guī)范了法律制度執(zhí)行方法。通過數(shù)據(jù)錄入限制和法律制度硬性約束，將每項(xiàng)業(yè)務(wù)程序相互關(guān)聯(lián)起來進(jìn)行約束控制，已在4個(gè)方面產(chǎn)生了正向效應(yīng)：一是杜絕了因“時(shí)間緊、任務(wù)重”而將項(xiàng)目招標(biāo)轉(zhuǎn)為非招標(biāo)的情況再產(chǎn)生。二是避免了招標(biāo)過程中的人為因素影響，提高了招標(biāo)與合同廉政建設(shè)水平。三是規(guī)范了招標(biāo)程序表單的填制，實(shí)現(xiàn)了整潔、便存、快檢的功能。四是確保了招標(biāo)與合同的程序合法、管理合規(guī)。

4）精細(xì)了匯總、統(tǒng)計(jì)、分析、查詢功能。各類程序表單通過網(wǎng)絡(luò)完成電子簽認(rèn)程序后即可作為實(shí)施證據(jù)表單完成合同簽訂工作，招標(biāo)和合同簽訂信息自動(dòng)匯總形成臺(tái)賬，提供查詢、統(tǒng)計(jì)和分析功能。強(qiáng)化業(yè)務(wù)承辦單位（部門）和業(yè)務(wù)主管部門對(duì)招標(biāo)和合同管理業(yè)務(wù)的控制能力，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目招標(biāo)及合同的“審批規(guī)范化、操作透明化、過程網(wǎng)絡(luò)化、監(jiān)督實(shí)時(shí)化”。

5）提升了招標(biāo)綜合管理能力，滿足了內(nèi)控管理體系運(yùn)行。該系統(tǒng)的開發(fā)與運(yùn)用滿足了與國際上市企業(yè)接軌的中國石油內(nèi)控管理體系運(yùn)行“程序不能少”的高標(biāo)準(zhǔn)管理和控制要求，適應(yīng)了輸氣專業(yè)化企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營和管道建設(shè)“效率要提高”客觀實(shí)際的迫切需要，促進(jìn)了輸氣處招標(biāo)綜合管理能力的大幅度提升。2011 年7 月，西南油氣田公司招標(biāo)主管部門首次對(duì)輸氣處招標(biāo)合同管理系統(tǒng)進(jìn)行了測(cè)試檢查并對(duì)招標(biāo)管理能力進(jìn)行了測(cè)評(píng)。在對(duì)數(shù)十項(xiàng)指標(biāo)的測(cè)試和檢查后，評(píng)定輸氣處招標(biāo)管理能力為95.5分，取得A 級(jí)（90 分以上）資格。這為輸氣處正在實(shí)施的“創(chuàng)國內(nèi)一流天然氣運(yùn)營企業(yè)”戰(zhàn)略奠定了招標(biāo)合同管理方面的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

2.2 實(shí)踐應(yīng)用

系統(tǒng)在輸氣處成功運(yùn)行，合同兼職人員通過系統(tǒng)填制招標(biāo)及合同管理程序表單，并可以在系統(tǒng)上任意查詢下載、打印歷史單據(jù)，管理人員可對(duì)承辦單位招標(biāo)及合同業(yè)務(wù)流程進(jìn)行跟蹤與督促整改。截至2011 年11 月，該系統(tǒng)已完成972 個(gè)合同、140 次項(xiàng)目招標(biāo)的運(yùn)行。系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定、可靠、高效，實(shí)現(xiàn)了輸氣處招標(biāo)及合同業(yè)務(wù)的信息化管理。