利用EXCEL解決期刊郵發(fā)代號變形及排序問題

鄭金婷

（安陽師范學(xué)院圖書館，河南 安陽 455000）

隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，各圖書館在日常業(yè)務(wù)管理中均采用不同的圖書館管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對圖書和期刊的自動化管理，即圖書與期刊的訂購、登到、裝訂、典藏和流通等業(yè)務(wù)管理均可在管理系統(tǒng)中完成。打印訂購、登到、入庫等各種清單成為日常工作之一。由于各圖書館的管理模式不盡相同，從管理系統(tǒng)中得到的清單格式和內(nèi)容不一定符合各圖書館的實際需求，這就需要管理人員充分利用EXCEL的強大功能，將數(shù)據(jù)整理成符合要求的格式進行打印。筆者就這一問題談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

1 Excel在圖書館期刊管理中的應(yīng)用

辦公系統(tǒng)Offic中的Excel是功能強大、應(yīng)用廣泛的大眾常用辦公軟件，它具有強大的行、列的增、刪、移動和復(fù)制能力以及列的分列與合并功能,并具有多種運算、排序、分類匯總、圖形分析、自動填充等功能，有較強的兼容性，能夠與多種軟件進行數(shù)據(jù)交換和共享。所以，不少應(yīng)用程序所設(shè)計的數(shù)據(jù)庫在清單打印時均給出了以Excel文件形式保存的選擇，使用者可根據(jù)自己的意愿方便地運用Excel對文件進行編輯或數(shù)據(jù)加工處理。

安陽師范學(xué)院圖書館對期刊實行統(tǒng)一訂購、登到及配送，在工作過程中，經(jīng)常需要按部門打印訂購表、現(xiàn)刊登到表、現(xiàn)刊排架表等表單，由于管理系統(tǒng)中的格式不能滿足實際工作需要，管理人員將各種表單從系統(tǒng)中以文本文件的格式導(dǎo)出，再利用EXCEL進行整理打印，運用期刊子系統(tǒng)與Excel共同管理期刊，使它們能夠相互補充、相互配合，更有利于對期刊進行有效的、規(guī)范的量化管理，增加文獻信息揭示的深度與廣度。

Excel在處理期刊訂單等業(yè)務(wù)工作中有著其他軟件不可替代的作用。訂購表、現(xiàn)刊登到表、現(xiàn)刊排架表等各種表格內(nèi)容均可以Excel表格的形式另存出來，并根據(jù)不同的需求，選擇恰當?shù)年P(guān)鍵詞排序，增加或減少行、列等數(shù)據(jù)，制作成符合要求的各種表格，并可以方便、快捷地進行期刊種數(shù)及價格等的計算。在各個檢索結(jié)果頁面，只需輕松地點擊一下“另存為”按鈕，系統(tǒng)就會自動將檢索結(jié)果另存為Excel表格文件。一般情況下，這種另存功能非常實用，但對于一些特殊的數(shù)據(jù)，Excel的作用卻不盡如人意，比如在數(shù)據(jù)處理時帶來的郵發(fā)代號變形問題。

2 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換時郵發(fā)代號的變形問題

中文期刊的郵發(fā)代號（也稱為訂購號）在期刊訂購及現(xiàn)刊管理中起著很重要的作用。我們從郵發(fā)代號就可知道期刊的出版地。它的形式是A-B，其中A是地區(qū)代號，其值：1≤A≤84；B是該地區(qū)期刊的種次號，其值：1≤B<1000。所以當期刊數(shù)據(jù)由數(shù)據(jù)庫文件轉(zhuǎn)換成Excel文件后，部分郵發(fā)代號將自動變成“某月某日”或“某月某年”的形式。這是由于Excel在將數(shù)據(jù)庫文件轉(zhuǎn)換成Excel文件時自動將形式為a-b、b-a（當a≤12；b≤31時）的數(shù)據(jù)都變成了“a月b日”；并且將cd、d-c（當 31≤c≤99；1≤d≤12時）都變成了“d（英文月）-c（年）”。例如：期刊《作家雜志》的郵發(fā)代號是12-1，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換后其郵發(fā)代號變成了“12月1日”，且當光標移到此單元格時，編輯欄中顯示的是“2010-12-1”（年份為當年的年號）。期刊《廈門大學(xué)學(xué)報》的郵發(fā)代號是34-7，轉(zhuǎn)換后郵發(fā)代號處變成了“Jul-34”，且當光標移到此單元格處時，編輯欄中顯示的是“1934-7-1”。也就是說只要這個郵發(fā)代號能對應(yīng)上某年某月或某月某日，Excel都會將它自動識別成日期（見表1），這樣的自動轉(zhuǎn)換在期刊的訂購及管理中是很容易引起混亂的。

表1 日期格式的訂購刊號

3 修改變形代號的方法

新建Excel文件時，可以先設(shè)定某一區(qū)域的數(shù)據(jù)格式，如設(shè)定郵發(fā)代號一列為文本格式，錄入“12-1”和“42-8”數(shù)據(jù)時不會發(fā)生變化。但對于自動轉(zhuǎn)換的Excel表格數(shù)據(jù)中，部分郵發(fā)代號已被系統(tǒng)自動識別為日期類型，如再將郵發(fā)代號的數(shù)據(jù)格式設(shè)為文本格式，即會出現(xiàn)錯誤的信息。比如《作家雜志》的郵發(fā)代號是12-1和《廈門大學(xué)學(xué)報》的郵發(fā)代號是34-7，雖然不再是“12月 1日”和“Jul-34”，卻變成了“40513”和“12601”（見表1）。這種簡單用另存為功能將數(shù)據(jù)批量轉(zhuǎn)換成Excel表格文件的方式顯然達不到要求。如何將已成為日期類型的郵發(fā)代號變?yōu)檎_的形式，主要有以下幾種方法：

方法一：選中錯誤郵發(fā)代號所在單元格，將光標放在編輯欄的最前面，在半角狀態(tài)下加入單引符號“’”，使這個郵發(fā)代號變成文本形式并刪除這個日期中多余部分，使其變成正確的郵發(fā)代號形式。按回車或光標移開后，這個代號與其他正確顯示的代號無異。操作時一定要加上“’”號，否則光標移開后這個代號就又變回日期形式。

方法二：利用Ctrl鍵和鼠標左鍵對所有“a月b日”的單元格進行選擇，擊鼠標右鍵在下拉式菜單中點擊“設(shè)置單元格格式”，在“數(shù)字”設(shè)置欄中選擇“日期”，顯示“類型”為“3-14”，則所有“a月b日”的日期形式均變?yōu)閍-b的日期形式（見圖1）。雖然這種數(shù)據(jù)仍然是日期類型，但顯示形式與其他代號形式一樣。也可用該方法將其中一個變形為“a月b日”的單元格數(shù)據(jù)的格式定義后，再用格式刷修改其他變形數(shù)據(jù)。即修改完一個數(shù)據(jù)的格式后（光標不要移開），雙擊格式刷，再逐個點擊其他需做同樣修改的單元格，所有這種形式的數(shù)據(jù)就全部被修改。但這種方法并不適合所有“a月b日”形式的數(shù)據(jù)，因a-b和 b-a（當 a<12；b≤31時）都變形為a月b日，如果只機械地按照上述修改方法修改這個代號，未必就是正確的郵發(fā)代號，如期刊《山東文學(xué)》的郵發(fā)代號是24-3，數(shù)據(jù)另存為Excel后變成“3月24日”，簡單用上面的方法將其郵發(fā)代號變?yōu)?-24，顯然是不正確的。因此在使用該方法時要根據(jù)具體情況來修改，必要時方法一和方法二應(yīng)靈活運用。

圖1 設(shè)置單元格格式

方法三：以上兩種方法雖然很實用，但實際操作起來非常麻煩，需要手動逐個進行修改，當數(shù)據(jù)量非常大時，該方法便不可取。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)驗，結(jié)合期刊子系統(tǒng)的實際功能，針對郵發(fā)代號在Excel表格中變形的問題，摸索出一種更加方便快捷的方法，即：先將檢索結(jié)果另存為txt文件，然后再在Excel程序中打開這個txt文件，在打開的過程中分隔符號選擇為“Tab鍵”，連續(xù)點擊兩次“下一步”之后，在定義列數(shù)據(jù)格式頁面，將郵發(fā)代號所在列定義為“文本”格式，然后點擊“完成”即可得到郵發(fā)代號正確的Excel文件，詳見圖2和圖3。

圖2 文本導(dǎo)入步驟二

圖3 文本導(dǎo)入步驟三

4 郵發(fā)代號的排序問題

在許多有關(guān)期刊的表格數(shù)據(jù)中，人們比較習慣按郵發(fā)代號進行排序，這樣會遇到一個比較常見的問題，因為郵發(fā)代號所在列的屬性是文本格式，在對其進行排序時，系統(tǒng)會自動按照每一位阿拉伯數(shù)字的先后順序進行排序，而不是按照“-”后的數(shù)值大小來排序，結(jié)果導(dǎo)致排序不能完全符合工作要求，例如2-2不排到2-1后，而是排到2-199后面，為此，常常需手動將后面的數(shù)據(jù)剪切粘貼到前面正確的位置，該方法雖然可行，但操作繁瑣、不科學(xué)。筆者經(jīng)過對Excel功能進行仔細研究分析，發(fā)現(xiàn)可以充分利用Excel的分列功能，將“ab”所在列利用字符“-”分列，然后把“a”所在列作為主要關(guān)鍵字，“b”所在列作為次要關(guān)鍵字進行排序，再插入一空白列，使其內(nèi)容全部被字符“-”替換，利用函數(shù)CONCATENATE進行列合并，具體公式為“=CONCATENATE（A1，B1，C1）”，其中A1、B1、C1 分別代表“a”、“-”和“b”所在列的第一個單元格，點擊“確定”后結(jié)果即又變成“a-b”，同時選中該單元格，單元格右下角出現(xiàn)黑十字后，點擊鼠標左鍵向下拉直到最后一行，使該行的每一單元都按相同的公式操作，然后再將合并的列復(fù)制粘貼到空白列。需要注意的是，粘貼時一定要選擇性粘貼，要選擇“數(shù)值”而非系統(tǒng)默認的“全部”，即只復(fù)制數(shù)值，而不復(fù)制格式，最后把不需要的列進行刪除，如果不將合并成的列進行選擇性粘貼，刪除不需要的列以后，合并結(jié)果變?yōu)椤?REF!”，且當光標移到此單元格處時，編輯欄中顯示的是“=CONCATENATE（#REF!，#REF!，#REF!）”，說明該函數(shù)所用參數(shù)發(fā)生錯誤。因此一定要將合并的結(jié)果選擇性粘貼出來。

以上問題的解決過程敘述繁瑣，但對于電腦操作比較熟練的工作人員來說，操作起來非常方便快捷，在短時間內(nèi)就可以完成，因此，該方法對于解決此類問題，具有很好的借鑒意義。

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