醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀及對策

李 萍

（南京市第二醫(yī)院，江蘇南京 210003）

胡錦濤同志從黨和國家事業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略高度充分肯定了檔案工作的重要地位、重要使命和重要意義，他指出：檔案是人類活動的真實記錄，是人們認識和把握客觀規(guī)律的重要依據，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可缺少的方面。醫(yī)院檔案事業(yè)是一項典型的“功在當代，利在千秋”的可持續(xù)性發(fā)展的事業(yè)[1]。

醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作的一個重要組成部分，醫(yī)院檔案是提高醫(yī)療技術、開展科研教學的重要參考資料和醫(yī)院發(fā)展的寶貴歷史資料。隨著我國醫(yī)療衛(wèi)生改革的不斷深入，醫(yī)療單位特別是公立醫(yī)院受到了前所未有的沖擊，如：國有非營利性的事業(yè)單位性質與市場經濟下的企業(yè)管理模式的調適；全民公益性的醫(yī)療服務與患者以消費者身份出現(xiàn)的醫(yī)患矛盾；傳統(tǒng)醫(yī)療方法與先進科技手段的應用等，這些為醫(yī)院檔案工作提供了新的內容，增加了新的種類，提出了新的挑戰(zhàn)。因此，準確把握醫(yī)院發(fā)展的特點，做好醫(yī)院檔案管理工作，使之更好地為臨床醫(yī)療和醫(yī)院管理以及社會服務，是我們目前所要面臨的新任務、新課題[2]。

1 當前醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀

1.1 檔案管理意識淡薄

對檔案管理方面的認識較淡薄，有些醫(yī)院領導認為醫(yī)院的中心工作主要是醫(yī)療、科研，醫(yī)院管理的重點是提高醫(yī)療技術水平，而檔案不直接產生經濟效益。因此，對檔案工作重視不夠，在檔案工作上舍不得投入，忽略了醫(yī)院發(fā)展的連續(xù)性和歷史資料的完整性，導致檔案利用率不高。此外，有的醫(yī)院工作人員往往忙于繁重的醫(yī)務工作，對于工作中涉及的諸多內容沒有認真記錄、積累。同時，缺乏檔案保存的觀念，認識不到檔案工作的重要性，認為檔案管理工作無足輕重，做好檔案工作是檔案員的本職工作，與自己無關。還有的部門從自身工作方便的角度考慮，不愿把文件資料移交檔案室保存，嚴重影響了檔案的查找和利用。

1.2 檔案管理隊伍不穩(wěn)定

目前醫(yī)院的檔案人員兼多職于一身，沒有足夠的時間從事檔案管理工作，很多人原來不是學習檔案管理專業(yè)，而是從行政、護理、醫(yī)療等部門調過來的，造成檔案管理人員隊伍專業(yè)素質、理論水平、文化程度等方面參差不齊，表現(xiàn)為檔案專業(yè)人員較少、專業(yè)知識老化、知識面較窄、缺乏從事檔案工作所具備的基本理論和知識技能，因而影響了檔案工作效率和質量。在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，多數(shù)醫(yī)院一般重視醫(yī)療、科研人員素質的提高和繼續(xù)教育，對檔案管理人員的素質提高未納入計劃中，檔案管理人員平時進修學習的機會較少，缺乏系統(tǒng)的檔案知識培訓，管理水平停留在經驗上，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展要求，缺乏創(chuàng)新和活力，使醫(yī)院檔案工作處于應付和被動狀態(tài)。

1.3 檔案管理缺乏現(xiàn)代化手段

近年來，隨著科學技術的進步，計算機、網絡技術廣泛應用于醫(yī)院管理中，電子檔案應運而生。檔案人員對電子檔案的存貯管理、信息安全、計算機病毒防治技術等缺乏足夠的應付能力。計算機在檔案管理中的開發(fā)較其他領域仍有很大的差異。目前，一部分醫(yī)院檔案管理僅限于將計算機作為檢索工作來使用，計算機的許多功能和特點均未被充分開發(fā)和利用，比如極大的數(shù)據貯存量、運算速度以及相當靈敏的識別能力等，這實際上也是一種資源的浪費。因此，開發(fā)醫(yī)院檔案管理的系統(tǒng)軟件，拓展計算機在檔案管理方面的應用范圍，已迫在眉睫。

2 加強醫(yī)院檔案管理的措施及對策

2.1 增強全員檔案管理意識

首先，領導重視是提高醫(yī)院檔案管理水平的前提，要把檔案管理納入重要議事日程，作為醫(yī)院發(fā)展的重要內容來抓，與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃、同步發(fā)展。堅持四個“不忘”：制訂工作計劃時不忘檔案工作，檢查工作時不忘檔案工作，總結工作時不忘檔案工作，安排財務經費時不忘檔案工作。其次，長期不懈地抓《檔案法》的宣傳教育。《檔案法》是做好醫(yī)院檔案管理工作的法律依據和保證。提高全員對檔案工作的法制意識，方法采取多樣：①利用院內培訓、業(yè)務學習時間集中學習；②邀請專家舉辦講座，進行現(xiàn)場指導；③利用黑板報、櫥窗形式宣傳《檔案法》，印發(fā)宣傳資料，科室學習，進一步提高全體工作人員的檔案法制意識，使醫(yī)院領導、全院職工充分認識到檔案的重要性，認識到檔案管理工作是一項基礎性的管理工作，每個人都有義務保護好醫(yī)院的檔案，自覺參與檔案的管理。從根本上改變檔案工作可有可無、質量優(yōu)劣無關大局的認識，使之更好地服務于醫(yī)院建設和發(fā)展[3-4]。

2.2 創(chuàng)新檔案管理理念

管理創(chuàng)新是知識經濟和信息時代對檔案工作的要求，檔案管理部門要有創(chuàng)新意識，解放思想，不僅要具有先進的管理理念，而且要將專業(yè)檔案知識和最新理念融合在一起，做好領導的參謀助手。在思維觀念上，要克服“為檔案而做檔案”的封閉思想，改變過去“等、靠、要”的傳統(tǒng)工作模式，打破過去重管輕用的陳舊管理方式，由封閉式管理向開放式管理轉變，由被動管理向主動管理轉變，拓寬檔案工作的服務面，密切關注醫(yī)院建設發(fā)展大局，主動參與服務醫(yī)院中心工作，做到醫(yī)院中心工作開展到哪里，檔案工作就延伸到哪里，以工作上的“有為”提升檔案工作的“有位”，確保將相關檔案收集好、保管好、利用好，為醫(yī)院創(chuàng)造良好的社會效益和經濟效益[5]。

2.3 建設高素質的檔案管理隊伍

時代在不斷前進，知識也需要不斷地更新和充實。隨著醫(yī)療衛(wèi)生體制改革的不斷深入，新的行業(yè)和領域不斷形成，檔案內容日益豐富，檔案信息載體日益多樣，檔案管理手段日益先進，這些都對檔案人員的素質建設提出越來越高的要求?，F(xiàn)代化管理需要的是既熟悉檔案業(yè)務、又掌握現(xiàn)代知識的復合型人才。檔案工作者應具備較高的思想政治素質和職業(yè)道德水準，要有敬業(yè)精神、創(chuàng)新意識和嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，平時注重技能培訓，加強對檔案法規(guī)、檔案管理、信息管理等專業(yè)知識的學習；工作中注意搜集和整理醫(yī)院檔案科學研究經驗資料，提高檔案管理水平。此外，在醫(yī)院人才培養(yǎng)中，要堅持以人為本的原則，將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計劃，重視對專、兼職檔案員隊伍的培養(yǎng)和培訓，通過專業(yè)培訓、知識更新、進修學習等，提高業(yè)務水平，建立檔案管理人才梯隊，最大限度地實現(xiàn)醫(yī)院檔案隊伍素質的整體提高[6]。

2.4 健全醫(yī)院檔案管理機制

建立科學的檔案管理體系，形成由分管領導監(jiān)督指導，院辦主任負責，各科室負責人和專、兼職檔案員為成員的醫(yī)院檔案三級管理網絡，有利于組織監(jiān)督各部門的檔案工作，解決人員、經費、設備等問題。此外，進一步完善檔案管理制度，醫(yī)院檔案管理涉及檔案收集、整理、編目、鑒定、保管、統(tǒng)計、檢索與提供利用等內容，其中檔案收集工作是起點，是檔案管理的基礎，由于醫(yī)院檔案工作具有種類多、部門分散、專業(yè)性強等特點，因此，健全檔案收集制度尤為重要。檔案部門應根據醫(yī)院發(fā)展趨勢，對進檔材料應從手續(xù)是否完備、表述是否準確、觀點是否明確等方面嚴格把關，認真鑒別、科學歸檔。加強與相關部門和個人的聯(lián)系，注意收集對醫(yī)院發(fā)展有潛在價值的文件材料，一旦發(fā)現(xiàn)遺失，及時查找補救，確保檔案信息的齊全、完整。

2.5 實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息化管理

引進現(xiàn)代化的管理技術和設備，利用計算機進行信息管理。醫(yī)院檔案部門應從實際情況出發(fā)，創(chuàng)造條件，力爭采用計算機為管理工具，建立局域網，將文書、人事、圖書、設備、科研檔案納入其中，擴建成為醫(yī)院檔案信息中心，并在中心網絡平臺上編制與之配套的檔案管理的自動化軟件，形成醫(yī)院檔案信息管理網絡。大大提高辦公效率，方便有關人員閱讀，實現(xiàn)檔案資料在線利用，在完善保密條件的前提下，利用網絡技術，實現(xiàn)資源共享，同時有一整套安全可靠的檢索系統(tǒng)，方便利用者及時、快捷查找，閱讀所需檔案資料。在局域網內構建平穩(wěn)高效的檔案信息傳輸平臺，實現(xiàn)檔案信息、圖書資料的一體化管理。計算機網絡的發(fā)展給檔案管理提供了新的廣闊的發(fā)展平臺，復雜而繁瑣的人工式的檔案管理工作被科學的檔案管理系統(tǒng)所取代。醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)代化已成為必然的發(fā)展趨勢。

2.6 重視醫(yī)院檔案的開發(fā)和利用

檔案管理的最終目的就是開發(fā)利用，檔案部門要樹立服務意識，緊緊圍繞醫(yī)院中心開展工作，參與醫(yī)院各項重大活動，如院慶、院史館的籌建、大型學術活動、義診活動、突發(fā)性公共衛(wèi)生活動等，運用多種形式和載體做好檔案業(yè)務工作，積極拓展醫(yī)院檔案服務領域，更好地為臨床、醫(yī)療、教學和科研工作服務。同時，積極開展多種編研活動，使檔案編研工作與醫(yī)院醫(yī)學、科研、經濟建設、管理工作結合得更加緊密，對信息進行深層次開發(fā)和加工，編寫各種專題匯編，如編輯大事記匯編、基礎數(shù)字匯編、發(fā)文匯編、醫(yī)療信息匯編、院志等編研材料，多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源，為利用者提供多層次、多方面、有實效的信息，讓檔案信息資源在深化醫(yī)院改革、建設文明行業(yè)、提高醫(yī)療質量中發(fā)揮重要作用，提高檔案在醫(yī)院管理中的地位，為促進醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展服務。

[1]程玉坤.用科學發(fā)展觀指導醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展[J].中國醫(yī)藥指南,2009,7(18):102-103.

[2]于紅紅.新時期醫(yī)院檔案管理現(xiàn)代化評析[J].醫(yī)學信息,2010,23(7):45-46.

[3]周華,成艷.淺談新時期醫(yī)院檔案管理[J].山西檔案,2008,12(3):89-90.

[4]于秀珍.醫(yī)院檔案管理工作現(xiàn)狀與對策[J].北京檔案,2007,15(8):102-103.

[5]陸培蘭,程英升.醫(yī)院檔案管理的現(xiàn)狀與對策[J].中國衛(wèi)生資源,2006,12(4):85-86.

[6]張景華,徐柏林,厲紅霞.淺析醫(yī)院檔案管理工作的現(xiàn)狀與對策[J].中國病案,2004,36(11):105-106.