淺議高職院校教學(xué)檔案管理

鄧曉珺

（廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣西 南寧530226）

淺議高職院校教學(xué)檔案管理

鄧曉珺

（廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院 廣西 南寧530226）

高職院校的教學(xué)檔案管理工作是一項基礎(chǔ)性工作，是高職院校教學(xué)管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，是衡量高職院校教學(xué)管理水平和教育水平高低的重要標(biāo)志。該文闡述了高職院校教學(xué)檔案管理的內(nèi)容及特點，分析了教學(xué)檔案管理中存在的問題，提出了進(jìn)一步規(guī)范教學(xué)檔案管理的措施。

高職院校；教學(xué)檔案；管理

教學(xué)檔案是指在教學(xué)管理和教學(xué)實踐活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像、電子載體材料等。它是各高職院校檔案的主體、核心、重點，也是高職院校整體工作的記錄和總結(jié)。完整的教學(xué)檔案能夠準(zhǔn)確、真實地反映教學(xué)管理的全過程，是反映教學(xué)運行、教學(xué)管理和教學(xué)建設(shè)的標(biāo)志性材料。高職院校的教學(xué)檔案管理是教學(xué)管理工作中不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量高職院校教學(xué)管理水平的重要標(biāo)志。

高職院校教學(xué)檔案管理的內(nèi)容及特點

教學(xué)檔案作為教學(xué)活動的原始記錄，是反映教學(xué)過程的系統(tǒng)而完整的歷史資料，是進(jìn)行教學(xué)改革和科研活動的基礎(chǔ)資料，也是研究和處理問題的原始證據(jù)。因此，加強教學(xué)檔案管理，建立健全教學(xué)檔案，充分開發(fā)教學(xué)檔案信息，對于推動教學(xué)改革，提高教學(xué)質(zhì)量具有十分重要的作用。

高職院校教學(xué)檔案的內(nèi)容 教學(xué)檔案具有來源渠道多、涉及范圍廣等特點。教學(xué)檔案的內(nèi)容主要有以下幾種類型：（1）綜合類。主要包括上級主管部門下達(dá)的指令性文件、指導(dǎo)性文件；學(xué)校改革、培養(yǎng)目標(biāo)、培養(yǎng)規(guī)格、學(xué)制等方面的指示、規(guī)定、辦法；學(xué)校規(guī)劃、實施計劃、有關(guān)教學(xué)的規(guī)章制度、會議記錄、調(diào)研報告、總結(jié)；教學(xué)檢查、評估和各級優(yōu)秀教學(xué)質(zhì)量評獎材料、學(xué)生運動會等。（2）學(xué)科與實驗室建設(shè)類。包括專業(yè)設(shè)置、學(xué)科設(shè)置及實驗室建設(shè)的材料；學(xué)科、專業(yè)、實驗室論證、評估、申報、審批材料；重點學(xué)科、專業(yè)、實驗室建設(shè)材料及計劃、簡報、總結(jié)和實驗室建設(shè)統(tǒng)計報表。（3）招生類。包括招生宣傳材料和招生申報計劃、上級主管部門的申報材料、新生錄取材料及名單、年度招生的總結(jié)材料等；（4）學(xué)籍管理類。新生入學(xué)登記表、學(xué)生學(xué)籍卡片、學(xué)生成績總冊、在校學(xué)生名冊、學(xué)生學(xué)籍變更材料、學(xué)生獎勵和處分材料；（5）課堂教學(xué)與教學(xué)實踐類。專業(yè)教學(xué)計劃、教學(xué)大綱、課程建設(shè)要求及安排、校歷表、課表、專業(yè)課程試題庫、典型教材、重要備課記錄、教學(xué)實習(xí)、生產(chǎn)實習(xí)計劃、總結(jié)及其有關(guān)材料、社會調(diào)查、社會實踐計劃、總結(jié)及有關(guān)材料；（6）畢業(yè)生類。上級有關(guān)畢業(yè)生的文件、計劃、總結(jié)、簡報、合同、畢業(yè)生正式分配方案及調(diào)配派遣名冊、畢業(yè)證、派遣證存根領(lǐng)取簽收冊、畢業(yè)生質(zhì)量跟蹤調(diào)查和信息反饋材料。（7）教材類。自編或主編的教材、各系各專業(yè)目錄、自編或主編教學(xué)指導(dǎo)書、實習(xí)指導(dǎo)書和習(xí)題冊、其他有保存價值的自編參考資料等。

高職院校教學(xué)檔案管理的特點 （1）分散性。高職院校教學(xué)檔案主要是由教與學(xué)兩方面的材料轉(zhuǎn)化而來。教的方面來自于一線教師的講義、輔導(dǎo)材料、資料、教師教學(xué)效果評價、教師考核情況、教師受獎勵或處分的材料、教師科研成果、講座、學(xué)術(shù)專著、教學(xué)研究報告等；學(xué)的方面來自于學(xué)生管理方面的有關(guān)規(guī)章制度、學(xué)生手冊、學(xué)籍管理材料、學(xué)生成績、實習(xí)報告、畢業(yè)設(shè)計、論文以及其他與教學(xué)有關(guān)的錄像、光盤、課件、照片等有關(guān)資料。其中，許多材料分散在各個教學(xué)部門及教師、學(xué)生或管理者手中，它們往往是分散的、不集中的。（2）復(fù)雜性。高職院校教學(xué)檔案的內(nèi)容十分廣泛，包括自然科學(xué)、社會科學(xué)和新興的邊緣科學(xué)，也有招生計劃、分配措施、專業(yè)設(shè)置、教學(xué)安排、教師管理工作、學(xué)生管理工作等內(nèi)容。涉及的范圍十分廣泛，包括學(xué)院教學(xué)管理工作的方方面面。（3）周期性。高職院校教學(xué)活動是一種以培養(yǎng)學(xué)生為目標(biāo)的周期性活動，每屆學(xué)生的培養(yǎng)過程就是一個教學(xué)周期，教學(xué)活動的周期性決定了教學(xué)檔案的周期性特點。因此，教學(xué)檔案在年度劃分上與其他檔案不同，它是以教學(xué)年度和學(xué)制管理加以區(qū)分的，而非傳統(tǒng)意義上的以年為周期。

高職院校教學(xué)檔案管理中存在的問題

教學(xué)檔案收集困難 大多數(shù)教學(xué)、科研人員對教學(xué)檔案管理工作認(rèn)識不足。有的教師認(rèn)為，教學(xué)科研成果是自己在教學(xué)過程中取得的，理應(yīng)由自己保管；有的教師唯恐材料移交給檔案部門立卷、歸檔后便被充公，給自己使用帶來不便。在教學(xué)檔案收集方面，檔案部門始終處于被動地位，教學(xué)部門移交什么就接收什么，有些應(yīng)該歸檔的珍貴資料散失在個人手中，以致教學(xué)檔案難以發(fā)揮應(yīng)有的作用。

教學(xué)部門與檔案管理部門缺乏溝通與協(xié)調(diào) 很多單位認(rèn)為教學(xué)部門的主要工作是教學(xué)，至于檔案收集、管理是檔案部門的工作，因此，在部門規(guī)劃和工作制度中很少涉及這方面內(nèi)容，即使收集到部分材料，也會因為缺乏統(tǒng)一的可執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)而使教學(xué)檔案的整理、分類缺乏系統(tǒng)性、關(guān)聯(lián)性。

檔案載體結(jié)構(gòu)單一，管理方式落后 目前，高職院校檔案室收集的主要是紙質(zhì)檔案，光盤、錄音、錄像和照片載體的檔案僅占極少部分，不少檔案室的聲像檔案還呈現(xiàn)空白狀態(tài)?，F(xiàn)在的高職院校中，音、像等特殊載體的檔案數(shù)量是相當(dāng)多的，教師自己制作的教學(xué)課件、學(xué)校各項活動錄音和錄像資料等不能按時、完整地移交給檔案館（室），即使給了檔案館（室）也沒有設(shè)備播放。檔案載體的單一化與利用需求產(chǎn)生了較大矛盾。檔案管理方式主要是手工作業(yè)，文件立卷歸檔后，檔案工作人員還需對其進(jìn)行加工、調(diào)整和編目。這種機械的手工抄寫，重復(fù)性勞動量大，時間長，速度慢，極大地限制了檔案處理的速度和效率。

資金缺乏 輿論宣傳和管理難以到位，教學(xué)檔案收集、整理、歸檔、保管和提供利用等工作無法有效開展。

推進(jìn)高職院校教學(xué)檔案管理工作的措施

規(guī)范和完善教學(xué)檔案管理制度 健全的制度是做好教學(xué)檔案管理工作的保障，高職院校應(yīng)根據(jù)教學(xué)檔案的內(nèi)容、特點以及本校的實際情況，制定和完善教學(xué)檔案管理的各項規(guī)章制度，明確教學(xué)檔案管理人員的任務(wù)和職責(zé)，把教學(xué)檔案管理工作納入教學(xué)計劃，作為教學(xué)管理工作的一項重要內(nèi)容來抓，使教學(xué)檔案工作步入制度化軌道，并逐漸形成良好的運行機制。

加強宣傳，不斷強化檔案意識 檔案意識指人們在實際工作中對檔案資料的認(rèn)知性，包括對檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用等方面的積極主動意識和保密意識。教學(xué)檔案是由教學(xué)管理、教學(xué)實踐、教學(xué)研究和教學(xué)改革等多方面的文件材料組成，它不僅形成于學(xué)校的教學(xué)管理各職能處室、各教學(xué)系部，還形成于各專業(yè)教研室、各教學(xué)輔助科室，甚至教師個人，他們都是教學(xué)檔案的“供應(yīng)商”。但在具體的教學(xué)文件材料收集過程中，常常遇到有些教師存在著自存自用的想法，不愿將在日常工作中所形成的文件材料拿出來歸檔，或者不知道那些材料應(yīng)該歸檔，檔案管理人員往往要催交。為此，高職院校應(yīng)加強宣傳，不斷增強全體教師的檔案意識?？梢圆捎脮h、櫥窗展覽、參觀學(xué)習(xí)、檔案利用等多種形式，宣傳《檔案法》和教學(xué)檔案管理規(guī)章制度，宣傳教學(xué)檔案的重要性及作用。同時，必須深入開發(fā)與利用教學(xué)檔案的實際效用，加強教學(xué)檔案工作人員、教師、教學(xué)管理人員的檔案意識，進(jìn)而調(diào)動教師與教學(xué)管理人員主動提供教學(xué)管理資料的積極性。

提高教學(xué)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平 教學(xué)檔案管理工作平凡而具體，工作內(nèi)容繁雜而瑣碎，但工作崗位至關(guān)重要，因此，要提高教學(xué)檔案人員的業(yè)務(wù)水平。一方面，高職院校應(yīng)創(chuàng)造機會組織教學(xué)檔案管理人員積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)教學(xué)檔案專業(yè)知識理論；另一方面，教學(xué)檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時，要注重辦公自動化的應(yīng)用知識，注重對信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，不斷提高教學(xué)檔案的管理水平，確保教學(xué)管理工作的規(guī)范化和現(xiàn)代化，努力成為綜合型教學(xué)檔案管理人才。高職院校教學(xué)檔案是衡量高職院校教學(xué)管理水平、教學(xué)水平和教育質(zhì)量的重要標(biāo)志之一，只有科學(xué)規(guī)范地管理教學(xué)檔案，才能適應(yīng)高職院校教育發(fā)展的需要，使教學(xué)檔案在高職院校建設(shè)發(fā)展中充分發(fā)揮獨特的作用和價值，服務(wù)師生，服務(wù)社會。

綜上所述，教學(xué)檔案管理工作是高職院校管理工作的重要構(gòu)成部分，是一項關(guān)系到學(xué)校能否正常運轉(zhuǎn)的基石性任務(wù)，因此，必須認(rèn)真對待。通過分析高職院校檔案管理中存在的各類問題及相應(yīng)的對策，可以為我們的檔案管理提供一些參考，從而改進(jìn)檔案管理現(xiàn)狀。筆者認(rèn)為，高職院校的領(lǐng)導(dǎo)干部應(yīng)加大對檔案管理的重視及投入力度，改變傳統(tǒng)的觀念及看法，樹立正確的思想認(rèn)識，從而使檔案管理工作更專業(yè)，管理更科學(xué)，方法更有效，最終實現(xiàn)檔案的最優(yōu)化管理，為高職院校的廣大師生員工提供最優(yōu)化的服務(wù)，進(jìn)而為高職院校的改革與發(fā)展做出自己應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

[1]甘翠蘭.論高職院校教學(xué)檔案管理[J].湖北師范學(xué)院學(xué)報（哲學(xué)社會科學(xué)版），2005，25（5）.

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[3]趙連強.淺析檔案管理工作的創(chuàng)新[J].科技資訊，2007，（25）.

G717文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A文章編號：1672-5727（2011）11-0060-02

鄧曉珺（1968—），女，廣東五華人，廣西職業(yè)技術(shù)學(xué)院副研究館員，研究方向為高職院校檔案管理。