建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的必要性

張朝艷 天津醫(yī)院

建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的必要性

張朝艷 天津醫(yī)院

本文主要闡述了建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)的必要性，目前我國醫(yī)院信息系統(tǒng)存在各種各樣的弊端及問題，通過建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)務(wù)信息的全過程跟蹤和動態(tài)管理，縮短病人的診療時(shí)間，為醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)學(xué)研究的長期效應(yīng)帶來綜合效益。

醫(yī)院；管理系統(tǒng)；醫(yī)務(wù)信息

21世紀(jì)是人類社會進(jìn)入信息時(shí)代的標(biāo)志。隨著信息技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，以Internet為代表的國際互聯(lián)網(wǎng)使信息打破了以往地區(qū)和國門的界限，正以驚人的速度漫游世界的各個(gè)角落，使人們足不出戶便知道天下事，達(dá)到信息共享。由信息共享我們清楚地看到它是促進(jìn)社會和經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要基礎(chǔ)。由此也為醫(yī)療信息共享而達(dá)到促進(jìn)人類的健康事業(yè)的發(fā)展奠定了基礎(chǔ)。

一 醫(yī)院信息系統(tǒng)存在的問題

目前，我國醫(yī)院的信息處理基本上還停留在手工方式，勞動強(qiáng)度大且工作效率低，醫(yī)師、護(hù)士和管理人員的大量時(shí)間都消耗在事務(wù)性工作上，致使“人不能盡其才”,并且病人排隊(duì)等候時(shí)間長，輾轉(zhuǎn)過程多，影響醫(yī)院的秩序。

其次，病案、臨床檢驗(yàn)、病理檢查等許多寶貴的數(shù)據(jù)資料的檢索十分費(fèi)事甚至難以實(shí)現(xiàn)，對這些資料深入的統(tǒng)計(jì)分析手工方式無法進(jìn)行，不能充分為醫(yī)學(xué)科研利用。

再次，在經(jīng)濟(jì)管理上也因而存在漏、跑、錯(cuò)、費(fèi)現(xiàn)象，醫(yī)院物資管理由于信息不準(zhǔn)確，家底不明，積壓浪費(fèi)，以致“物不能盡其用”。

因此，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)可以克服資料檔案管理中的不足，并能達(dá)到資料永久保存、查詢快、改寫方便、保密性強(qiáng)等管理要求，以實(shí)現(xiàn)資料檔案的現(xiàn)代化管理。

二 建立醫(yī)院信息系統(tǒng)的好處

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)作為醫(yī)院管理信息系統(tǒng)（HIS）的一個(gè)部分，在中國起步比較晚。

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)信息的全過程追蹤和動態(tài)管理，從而做到簡化患者的診療過程，優(yōu)化就診環(huán)境，改變目前排隊(duì)多、等候時(shí)間長、秩序混亂的局面。如目前多數(shù)醫(yī)院就診必須經(jīng)過掛號、等候病歷、劃價(jià)、收費(fèi)、取藥或治療一系列過程，一個(gè)患者少則排3次隊(duì)，多則5、6次，用于過程性的時(shí)間最少在1個(gè)小時(shí)以上，利用醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)，每個(gè)病人用于診療的中間過程性時(shí)間會大幅度減少，其產(chǎn)生的社會效益和間接經(jīng)濟(jì)效益是明顯的。

同時(shí)該系統(tǒng)的實(shí)施也可以強(qiáng)化醫(yī)院內(nèi)部管理，降低醫(yī)護(hù)人員的工作強(qiáng)度和時(shí)間，解決偽、冒、漏現(xiàn)象，加速資金周轉(zhuǎn)和減少藥品、器械等物資積壓。當(dāng)然使用該系統(tǒng)更主要的還在于它對醫(yī)院管理、醫(yī)療質(zhì)量和醫(yī)學(xué)研究的長期效應(yīng)帶來的綜合效益。它的效益遠(yuǎn)遠(yuǎn)超出醫(yī)院本身，因?yàn)橥暾牟∪酸t(yī)學(xué)記錄是醫(yī)學(xué)研究的重要信息資源，這類資源在手工作業(yè)環(huán)境下，大部分被拋棄了。

最突出的表現(xiàn)在還局限在病案信息隨固定載體流動的水平上。隨著醫(yī)療水平的發(fā)展，原有的檔案管理模式、體系已經(jīng)不適應(yīng)檔案管理的現(xiàn)有需求，現(xiàn)代檔案管理要求我們更應(yīng)注重病案信息本身的流動，所以真正意義上檔案管理應(yīng)該是檔案信息在檔案管理系統(tǒng)中快速安全流動。以現(xiàn)代電子技術(shù)為基礎(chǔ)，充分利用現(xiàn)有的巨大的檔案信息資源庫，從而充分發(fā)揮電子病案的技術(shù)優(yōu)勢，是解決檔案信息合理充分利用的根本途徑。

三 醫(yī)院信息系統(tǒng)的技術(shù)前提

醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)是基于WEB開發(fā)的中高端企事業(yè)單位的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)。該數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)包括患者的數(shù)據(jù)庫管理(包括基本情況、質(zhì)量管理、醫(yī)保接口)、系統(tǒng)維護(hù)、唯一查詢、綜合查詢、關(guān)于、注銷和退出等幾個(gè)部分。

該系統(tǒng)不同于復(fù)雜的管理系統(tǒng)，不需要復(fù)雜的操作，不需要大量的流程重組，不需要很強(qiáng)的IT實(shí)施能力，操作簡單、維護(hù)方便、實(shí)用性強(qiáng)，繼承了眾多“醫(yī)院檔案”軟件的優(yōu)點(diǎn)?？梢浴巴度肷?，實(shí)施周期短，解決企事業(yè)單位最關(guān)鍵、最需要解決的問題”。

該系統(tǒng)基于B/S結(jié)構(gòu)，在數(shù)據(jù)庫維護(hù)的各個(gè)環(huán)節(jié)中，利用互聯(lián)網(wǎng)工具,從數(shù)據(jù)的提交—審核—查詢等過程中，借助強(qiáng)有力的權(quán)限管理系統(tǒng)，提供完善的業(yè)務(wù)流程多級審批流程控制。

對于檔案管理方面，由于其信息龐大，多樣，對計(jì)算機(jī)的各個(gè)方面要求也比較嚴(yán)格，但是隨著數(shù)據(jù)庫技術(shù)的發(fā)展，這些困難得到了很大的解決。

建立數(shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)——醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)。使用這種系統(tǒng)可輕松實(shí)現(xiàn)對醫(yī)院病案檔案進(jìn)行檔案管理，其中包括檔案登記、修改、刪除、檔案任意條件的查詢、登記簿打印等操作，利用友好的界面可以使醫(yī)務(wù)工作者從煩瑣、復(fù)雜的手工勞動中脫離出來輕松實(shí)現(xiàn)對病案檔案的管理。

數(shù)據(jù)庫是數(shù)據(jù)管理的最新技術(shù)，是計(jì)算機(jī)科學(xué)的重要分支，并已發(fā)展成為通用的系統(tǒng)軟件。由于數(shù)據(jù)庫具有數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)化、最低冗余度、較高的程序與數(shù)據(jù)獨(dú)立性、易于擴(kuò)充、易于編制應(yīng)用程序等優(yōu)點(diǎn)，較大的信息系統(tǒng)都是建立在數(shù)據(jù)庫設(shè)計(jì)之上的。

依托于這種數(shù)據(jù)庫技術(shù)，可以“捕捉”任何現(xiàn)存的東西，包括照片、紙張等非常容易毀壞變形的檔案材料，把它們轉(zhuǎn)換成數(shù)字形式，永久地保存起來。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)有技術(shù)和設(shè)備，將館藏檔案信息數(shù)字化，建成各種專業(yè)性、綜合性檔案信息庫，不但方便檔案信息的檢索和查詢，同時(shí)也保護(hù)了檔案信息資源。

因此，建立醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)后，可以在以下幾個(gè)方面凸顯特性：

1.建立基本病歷檔案信息庫。

2.連接住院處、病房、病案室搜集信息，加強(qiáng)各個(gè)部門之間的聯(lián)系。

3.方便醫(yī)師的病案的查閱和患者費(fèi)用的查閱。

4.替代手工填寫病歷，提高工作效率。

5.運(yùn)用系統(tǒng)傳遞醫(yī)院檔案信息，提高病歷的保密性。

6.留有醫(yī)保系統(tǒng)傳輸接口，方便醫(yī)保部門及時(shí)得到信息。

人類的生老病死問題，是人類世世代代不斷去研究、發(fā)現(xiàn)、探索的問題，在科學(xué)的研究這些問題的過程中，檔案信息是基礎(chǔ)、是依據(jù)、是指針。在現(xiàn)代社會，檔案信息不僅是醫(yī)學(xué)、教學(xué)、科研上的需求，它的內(nèi)涵還可以反映出環(huán)保問題、經(jīng)濟(jì)問題、文化建設(shè)問題、社會發(fā)展問題等。面對21世紀(jì)的信息革命，面對人類與地球的生存的重要課題，作為新時(shí)期醫(yī)療信息管理者全方位做好信息科學(xué)管理是義不容辭的責(zé)任。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.13.070