現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接

張瑞麗 平頂山市公路局直屬分局，河南平頂山 467013

現(xiàn)代文秘工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接

張瑞麗 平頂山市公路局直屬分局，河南平頂山 467013

一 現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作的“一體兩面”關(guān)系

現(xiàn)代文秘工作和檔案工作的銜接主體主要是公文。公文是文秘工作的主要產(chǎn)品。檔案資料主要來源于公文。公文是檔案的前身，公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說沒有高質(zhì)量的公文就不會有高質(zhì)量的檔案，高水平的檔案管理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上的，可見，現(xiàn)代化文秘工作是檔案管理工作的基礎(chǔ)性工作，它們是一個(gè)整體的兩個(gè)方面，既緊密相連，又相對獨(dú)立。

隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，特別是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，檔案界提出的“文檔一體化”管理模式，便是這種“一體兩面”關(guān)系的實(shí)際反映和科學(xué)應(yīng)用。所謂“文檔一體化”就是從文秘和檔案工作的全局出發(fā)，在公文生成制發(fā)到歸檔管理的全過程，使用“文檔一體化”計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，一次輸入，多次輸出，從公文產(chǎn)生到運(yùn)轉(zhuǎn)的每一個(gè)環(huán)節(jié)上，特別是在公文向檔案轉(zhuǎn)化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，都體現(xiàn)出檔案工作的具體要求，使文檔實(shí)體生成一體化，管理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，實(shí)現(xiàn)文秘工作和檔案工作信息共享，規(guī)范銜接。

二 當(dāng)前文秘工作和檔案工作銜接方面存在的主要問題

實(shí)際工作中，文秘和檔案實(shí)行的是分塊管理制度。實(shí)踐證明這是一種有效的、比較科學(xué)的管理制度。但是這種體制某種程度上卻拉大了文秘工作和檔案工作的距離。文秘人員檔案意識淡薄，檔案人員也很少考慮文秘工作，致使二者在銜接過程中出現(xiàn)了許多脫節(jié)之處。目前，在文秘工作和檔案工作的銜接主體上，即公文的格式和處理辦法方面存在著諸多不規(guī)范現(xiàn)象。

（一）用紙不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范。《國家行政機(jī)關(guān)公文格式》（以下簡稱《格式》規(guī)定公文用紙一般使用紙張定量為60g/－80 g/的膠紙印刷紙或復(fù)印紙,型號為國際通用A4型。裝訂要求左側(cè)訂，不漏頁，無壞釘，不脫落，不散頁，后背平整。但長期以來，公文用紙很少注意克度要求，常因紙張質(zhì)量差和耐折度低，以至于保存時(shí)間不長便開始發(fā)黃。印刷裝訂中，掉頁、漏頁、壓字、釘腳不齊等問題時(shí)有發(fā)生，使公文的嚴(yán)肅性、美觀性和檔案的完整性都受到一定影響。

（二）版記不全面，附件不規(guī)范。版記是文書部門和檔案部門相互銜接，順利實(shí)現(xiàn)“文檔一體化”的一個(gè)重要標(biāo)志。而日常文秘工作中常常不被重視，只有主題詞而無抄送發(fā)單位者有之，不標(biāo)明印發(fā)部門和時(shí)間者有之，甚或沒有版記，增加了“文檔一體化”的操作難度。《格式》還對公文的附件作了明確規(guī)定，但在現(xiàn)行的公文制發(fā)中，有些單位卻不能正確處理，有的“附件”字樣標(biāo)志不當(dāng)，正文和附件的名稱、序號不一致，附件單獨(dú)裝訂時(shí)不標(biāo)志正文字號和排列序號，附件和正文以對號入座等，也嚴(yán)重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范歸檔。

（三）文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范。《國家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡稱《辦法》規(guī)定公文主要有13種。但實(shí)際應(yīng)用時(shí)，往往“決定”和“意見”不分，“通知”和“通告”混用，公文的實(shí)際效力常因此削弱。最容易混淆的是“請示”和“報(bào)告”中夾雜“請示”的內(nèi)容，有的甚至把兩個(gè)文種合二為一成“請示報(bào)告”，給公文受理機(jī)關(guān)帶來了不便，影響了公文作用的發(fā)揮。公文的辦理程序雖說是一個(gè)嚴(yán)密的體系，但在日常工作中，越級行文，越級簽發(fā)，有校對無復(fù)核，不登記就印發(fā)等無序現(xiàn)象卻很難避免，從而為檔案工作留下后患。

（四）原稿不齊全，編號不規(guī)范。公文原稿的收集整理是公文處理的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。有時(shí)候，辦文過程很規(guī)范，但實(shí)際歸檔時(shí)，卻發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿。從某種意義上講，修改稿特別是領(lǐng)導(dǎo)指示的原稿更具有存檔價(jià)值。還有的歸檔材料是傳真原件，不經(jīng)過復(fù)印就存檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清。公文編號的差錯(cuò)一般則是由于登記不及時(shí)、分類不準(zhǔn)確造成的，漏號、重號等亂號情況的出現(xiàn)，既影響了公文的質(zhì)量，又不符合立卷歸檔的要求。

另外，《辦法》規(guī)定撰寫公文材料應(yīng)該盡量使用碳素或藍(lán)黑墨水，不能用鉛筆或圓珠筆寫，包括領(lǐng)導(dǎo)的簽字在內(nèi)。在以往檔案工作檢查中，這一條幾乎沒有單位能完全做到，案卷中的圓珠筆字變形、鉛筆字模湖難辨、有涂改痕跡等現(xiàn)象普遍存在，使檔案的真實(shí)性難以保障。

實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化文秘工作和檔案管理工作規(guī)范銜接的“三強(qiáng)化”措施

三 要實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化文秘工作和檔案管理工作的規(guī)范銜接，筆者認(rèn)為應(yīng)著重從“三強(qiáng)化”起。

（一）強(qiáng)化“文檔一體化”意識

“文檔一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體全程序真正交融在一起。這個(gè)概念的提出，旨在加強(qiáng)檔案部門對文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，同時(shí)減少檔案部門的工作程序，避免無謂的重復(fù)勞動，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。文秘工作是“文檔一體化”的基礎(chǔ)工作，最重要的是文秘人員必須具有較強(qiáng)的檔案意識。檔案，是人們社會實(shí)踐的歷史記錄，是歷史的折射和縮影，是傳承社會文明的薪火，可以說沒有檔案就沒有歷史。所以，每一個(gè)文秘人員頭腦中都要有“檔案”二字，不僅僅只是為當(dāng)前工作服務(wù)，更要站在對歷史負(fù)責(zé)的高度，按“文檔一體化”的要求，規(guī)范辦理好每一份公文。

（二）強(qiáng)化“全過程管理”工作

首先，要樹立質(zhì)量管理意識。不論文秘工作，還是檔案工作，每個(gè)環(huán)節(jié)的每個(gè)工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認(rèn)識各自的崗位質(zhì)量責(zé)任，這是“全過程管理”的前提。

其次，要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?！稒n案法》、《格式》和《辦法》等法規(guī)對國家機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，這是“全過程管理”的根本法規(guī)，全體檔案工作人員和文秘人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上模范執(zhí)行。

另外還要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。這是“全過程管理”的基礎(chǔ)。

要建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。這些規(guī)定和程序要盡可能細(xì)化，簡捷明確，操作性強(qiáng)。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無效、無用的文件，要依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具，注意操作的熟練性和規(guī)范化，對一切不合理、不經(jīng)濟(jì)、不正當(dāng)?shù)氖褂眯袨橐獔?jiān)決禁止。

（三）強(qiáng)化“文書部門立卷”工作

“文書部門立卷”是《檔案法》早已明確的一個(gè)基本制度?！掇k法》也規(guī)定公文辦理完畢后，由文書部門或業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)“及時(shí)整理（立卷）、歸檔”。公文立卷歸檔是文秘工作的最后環(huán)節(jié)，卻是檔案工作的開始環(huán)節(jié)，并成為二者真正意義上的銜接點(diǎn)。各單位辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘人員集中統(tǒng)一保管，根據(jù)立卷的原則和方法，在檔案工作人員的指導(dǎo)和幫助下，編寫“案卷目錄”將其及時(shí)“對號入座”，使文件的立卷工作日常化?！拔臅块T立卷”主要是做好平時(shí)歸卷工作，關(guān)鍵在于“及時(shí)”二字，及時(shí)收集，及時(shí)分類，切忌拖拉積壓。會議文件應(yīng)在會議結(jié)束時(shí)及時(shí)收集歸卷；聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位收集歸檔，協(xié)辦單位保存復(fù)制件或副本。文秘人員平時(shí)有計(jì)劃地收集整理文件，進(jìn)行分門別類的管理，既方便平時(shí)查閱，又利于年終立卷。需要指出的是，當(dāng)遇到工作人員因故調(diào)離工作崗位時(shí)，應(yīng)將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時(shí)進(jìn)行清交，以保證檔案材料的整齊全。

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.07.126