聘用制下人事檔案管理工作微探

李彥鈞 天津市中醫(yī)藥研究院附屬醫(yī)院

聘用制下人事檔案管理工作微探

李彥鈞 天津市中醫(yī)藥研究院附屬醫(yī)院

衛(wèi)生事業(yè)單位推行聘用制和崗位管理制度，是深化醫(yī)院人事制度改革的需要，對(duì)調(diào)動(dòng)各類專業(yè)技術(shù)人員的積極性、創(chuàng)造性，促進(jìn)醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，具有十分重要的意義。人事檔案作為聘用者的信息庫(kù)和資質(zhì)憑證，發(fā)揮了不可替代的作用。加強(qiáng)人事檔案的管理，充分發(fā)揮人事檔案的作用，是新時(shí)期醫(yī)院人事管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容。

一、明確目標(biāo)，強(qiáng)化管理

衛(wèi)生人事聘任制度，需要我們打造一個(gè)公開(kāi)、公平、公正的透明的用人制度，這就要求人事檔案能全面反映職工的情況，不僅要重點(diǎn)突出、準(zhǔn)確無(wú)誤，更要全面完整，常態(tài)管理，這樣的標(biāo)準(zhǔn)才能為人才的脫穎而出和領(lǐng)導(dǎo)科學(xué)決策提供可靠的依據(jù)。在檔案的歸檔、整理、利用過(guò)程中，我們不斷探索管理方法，以更好地適應(yīng)衛(wèi)生人事改革的需要：

1.充實(shí)收集歸檔范圍

人事檔案是人的“說(shuō)明書”，應(yīng)該全面、詳細(xì)地反映一個(gè)人各方面的情況。長(zhǎng)期以來(lái)，醫(yī)院人事檔案記載和反映了個(gè)人的社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容，多數(shù)是本人的個(gè)人履歷，入黨、入團(tuán)志愿書，組織鑒定，年度考核，職稱評(píng)審、工資變動(dòng)等情況。隨著衛(wèi)生事業(yè)單位人事改革的不斷深入，我們根據(jù)《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》，側(cè)重把繼續(xù)教育、科研課題、論文目錄、成果獎(jiǎng)項(xiàng)等反映個(gè)人知識(shí)結(jié)構(gòu)、能力特點(diǎn)、工作實(shí)際的材料收集整理起來(lái)，以新的人才標(biāo)準(zhǔn)來(lái)更新人事檔案內(nèi)容，強(qiáng)調(diào)動(dòng)態(tài)管理，建立人才業(yè)績(jī)跟蹤系統(tǒng)，將最新的業(yè)績(jī)更新到人事檔案中去，并保證材料的齊全、完整，發(fā)現(xiàn)缺少的材料及時(shí)向有關(guān)部門查找或補(bǔ)救。及時(shí)全面地收集歸檔各類材料，使得人事檔案能客觀反映一個(gè)人的近況和全貌，為醫(yī)院用人選能提供人才信息保障。

2.規(guī)范整理，保證材料完整真實(shí)

按照干部人事檔案工作目標(biāo)管理的要求，對(duì)收集歸檔的材料在一個(gè)月內(nèi)歸入人事檔案袋內(nèi)，進(jìn)袋的材料要做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊。強(qiáng)化整理工作，才能使新材料及時(shí)補(bǔ)充進(jìn)來(lái)，所保管的檔案材料才不會(huì)停留在“過(guò)去時(shí)”。同時(shí)在工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，對(duì)人員基本信息不準(zhǔn)確，材料不合標(biāo)準(zhǔn)、用墨不規(guī)范等問(wèn)題及時(shí)予以糾正，保證入檔材料的完整真實(shí)；將不屬于人事檔案的材料予以剔除，提高人事檔案的價(jià)值；對(duì)歸檔材料進(jìn)行折疊、裁剪、裱糊，使裝訂造冊(cè)的人事檔案整齊規(guī)范，便于利用。通過(guò)規(guī)范整理，使每一冊(cè)檔案達(dá)到完整、真實(shí)、精練、實(shí)用的目的。

3. 采用信息化管理

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，人事檔案管理的工作方式也在逐步改變，原始的、手工的檔案保管、檢索等極大地限制了人事檔案的利用。檔案數(shù)字化，是人事檔案工作的必然要求?，F(xiàn)階段我們通過(guò)將人員基本信息、檔案目錄輸入計(jì)算機(jī)的方法，建立人力資源數(shù)據(jù)庫(kù)和各類別人才信息庫(kù)，反映出各類專業(yè)人才自身個(gè)性特點(diǎn)和專業(yè)特長(zhǎng)信息，便于查詢利用，逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)字化管理環(huán)境。利用辦公軟件系統(tǒng)對(duì)這些信息資料進(jìn)行快速統(tǒng)計(jì)、分析，使人事檔案信息得以開(kāi)發(fā)利用，為領(lǐng)導(dǎo)合理選人用人提供了可靠依據(jù)。人事檔案管理模式的改變，實(shí)現(xiàn)了檔案工作質(zhì)的飛躍。

二、夯實(shí)基礎(chǔ)，提升服務(wù)

人事檔案管理工作作為一項(xiàng)系統(tǒng)工程，不僅需要領(lǐng)導(dǎo)的重視，方方面面的幫助與支持，更需要通過(guò)檔案人員的辛勤工作，提升工作水平，滿足醫(yī)院管理中對(duì)人事檔案信息的需求，積極主動(dòng)地提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。創(chuàng)新工作方法和探索更加完善的管理途徑，是我們要著力思考的新問(wèn)題。

1.完善人事檔案管理制度

人員是基礎(chǔ)，制度是保障。人事檔案的性質(zhì)決定了人事檔案工作是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作，必須嚴(yán)格按照人事檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度來(lái)辦事。遵循《收集制度》，建立人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，明確收集的范圍和要求，讓制度使人事檔案內(nèi)容充實(shí)，更全面地反映一個(gè)人的情況；遵循《鑒別歸檔制度》，明確鑒別的內(nèi)容和歸檔的要求，對(duì)材料進(jìn)行有效的鑒別，及時(shí)去偽存真、查遺補(bǔ)缺，確保檔案材料的內(nèi)容準(zhǔn)確可靠；遵循《保管保密制度》，采取切實(shí)有效的措施，減少人為因素的破壞，保障人事檔案的安全；遵循《查（借）閱制度》，明確人事檔案利用的方式和方法，保證人事檔案得到合理的利用；嚴(yán)把材料審查、材料轉(zhuǎn)入和檔案轉(zhuǎn)遞等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，確保檔案材料的真實(shí)與完整。踐行全面的人事檔案管理制度，提高了人事檔案的質(zhì)量和價(jià)值，為每一個(gè)聘用者搭建了一個(gè)公平展示的舞臺(tái)，也成為衡量檔案管理工作的一個(gè)重要標(biāo)尺。

2.提升人事檔案的利用價(jià)值

聘用制取消了“身份管理”這一概念，因此許多人對(duì)人事檔案不再重視。要改變這一狀況，一方面要積極宣傳人事檔案相關(guān)的知識(shí)，使職工認(rèn)識(shí)其在人事調(diào)整、人才選拔、工資晉級(jí)、職務(wù)晉升、人員聘用等項(xiàng)工作中的憑證作用，另一方面要提升檔案的利用價(jià)值，使人事檔案成為能全面、立體的反映一個(gè)人地德、勤、能、技等方面情況的信息載體，以備考憑。要以《檔案法》為基礎(chǔ)，明確人事檔案工作的職責(zé)范圍，賦予其必要的管理權(quán)限，突出檔案管理的行政管理職能。同時(shí)人事檔案管理要?jiǎng)?chuàng)建管理與服務(wù)之間的和諧氛圍，加大個(gè)人對(duì)本人人事檔案內(nèi)容的知情權(quán)，除了人事檔案中一些與國(guó)家利益和個(gè)人隱私，組織考察干部、群眾座談等有關(guān)需保密的材料外，一般的人事檔案材料要向本人開(kāi)放。透明度加大，必然使檔案當(dāng)事人更加了解自身狀況，更加關(guān)注人事檔案工作的開(kāi)展，關(guān)注檔案信息資源開(kāi)發(fā)工作，有利于增強(qiáng)職工的檔案價(jià)值意識(shí)，促使其將業(yè)務(wù)水平、工作實(shí)績(jī)、學(xué)習(xí)進(jìn)修以及在從事崗位工作過(guò)程中形成的各種最新材料及時(shí)納入檔案管理，為人事檔案帶來(lái)真正的“陽(yáng)光”。

3.提高檔案管理人員素質(zhì)

人事檔案管理是醫(yī)院一項(xiàng)重要的管理職能，應(yīng)由政治素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)較高的專人管理。檔案管理人員要努力使自己成為“創(chuàng)造型、復(fù)合型、協(xié)作型”的多素質(zhì)人才，創(chuàng)新工作模式，更新管理理念，適應(yīng)聘用制工作的需要。結(jié)合崗位工作特點(diǎn)，要突破傳統(tǒng)觀念，探索、完善、總結(jié)新方法，創(chuàng)新檔案管理制度，完善檔案管理機(jī)制，與時(shí)俱進(jìn)，不斷創(chuàng)新；要增強(qiáng)自學(xué)能力，通過(guò)自我學(xué)習(xí)、職業(yè)培訓(xùn)、網(wǎng)絡(luò)學(xué)習(xí)、同行交流等渠道拓寬知識(shí)面，掌握新技能，學(xué)習(xí)新的業(yè)務(wù)構(gòu)建，努力將自己打造成為具有多重知識(shí)結(jié)構(gòu)的復(fù)合型人才；要增強(qiáng)團(tuán)隊(duì)意識(shí)，樹(shù)立不計(jì)得失，甘于奉獻(xiàn)，團(tuán)結(jié)協(xié)作的精神，在日益復(fù)雜的檔案技術(shù)及管理中互相配合、借鑒，協(xié)同高效地完成檔案管理工作；提高文字能力、綜合分析能力及溝通協(xié)調(diào)能力，準(zhǔn)確把握利用者的需要，收集、提供醫(yī)院各部門所需要人事檔案的信息，為選賢舉能搭建平臺(tái)。

4.加強(qiáng)人事檔案現(xiàn)代化和信息化建設(shè)：

人事檔案是人才信息資源庫(kù)，合理利用各種資源，使其最大限度地發(fā)揮作用，必須把先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于人事檔案管理，以達(dá)到提高工作效率和延長(zhǎng)人事檔案壽命的目的。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步建立人事檔案信息存儲(chǔ)和資料檢索系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)人事檔案資源的合理配置和利用，確保醫(yī)院在人才培養(yǎng)，職稱晉升，干部聘用等方面的合理性和公正性。要提高工作效率，就需要對(duì)人事檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理，利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)，將檔案資料整理輸入計(jì)算機(jī)，通過(guò)相應(yīng)的技術(shù)處理，將文字、圖片、聲像等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案紙質(zhì)與數(shù)據(jù)格式并存，根據(jù)需要，通過(guò)屏幕查閱有關(guān)內(nèi)容。同時(shí)要充分利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來(lái)進(jìn)行人事檔案管理創(chuàng)新，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，可以對(duì)不屬于保密范圍的檔案信息的實(shí)現(xiàn)共享，提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)，既方便利用者又提高了人事檔案工作的效率和質(zhì)量，推動(dòng)醫(yī)院人事檔案科學(xué)化、規(guī)范化、現(xiàn)代化建設(shè)。

總之，衛(wèi)生事業(yè)單位人事聘用制的推行，既給人事檔案事業(yè)帶來(lái)了挑戰(zhàn)，也提供了在改革中創(chuàng)新和前進(jìn)的機(jī)遇。我們應(yīng)該抓住時(shí)機(jī)，不但要從制度上創(chuàng)新，還要從觀念上更新，積極探索人事檔案現(xiàn)代管理模式，促進(jìn)醫(yī)院各項(xiàng)管理工作更加健康，充滿活力。

[1]陸曉路.聘任制改革中的人事檔案工作.檔案與建設(shè).2010年12期

[2]葉先英.醫(yī)院人事檔案管理問(wèn)題與對(duì)策分析.中國(guó)衛(wèi)生人才.2006年9期

10.3969/j.issn.1001-8972.2011.07.111

李彥鈞，女，天津市中醫(yī)藥研究院附屬醫(yī)院，本科學(xué)歷，館員。