現(xiàn)代辦公自動(dòng)化管理

沈聰

信息技術(shù)的發(fā)展速度超出人類社會(huì)其它領(lǐng)域的發(fā)展步伐，在管理領(lǐng)域，其直接后果是改變了傳統(tǒng)辦公的方式。

辦公自動(dòng)化（Office Automation，簡稱OA），是將現(xiàn)代化辦公和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，是采用Internet／Intranet技術(shù)，基于工作流的概念，使企業(yè)內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，高效地協(xié)同工作，實(shí)現(xiàn)迅速，全方位的信息采集和信息處理，為企業(yè)的管理和決策提供科學(xué)的依據(jù)，其所帶來的管理高效化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化及智能化均為企業(yè)發(fā)展提供了有力保障。

實(shí)施原因

一、企業(yè)現(xiàn)代化管理的迫切需要。企業(yè)實(shí)現(xiàn)OA的程度是衡量企業(yè)實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的標(biāo)準(zhǔn)。OA變革的不僅僅是技術(shù)，更多的是將最新的管理思想、管理理念植入其中，突破以往傳統(tǒng)的嚴(yán)格的部門分工，打破使企業(yè)在高速發(fā)展過程中呈現(xiàn)出的多項(xiàng)目、跨區(qū)域、集團(tuán)化的發(fā)展趨勢受時(shí)間、地域、部門之間的限制所帶來的信息孤島，從而提升企業(yè)的整體競爭力和前進(jìn)速度。

二、企業(yè)信息化管理的必然趨勢。面對知識(shí)經(jīng)濟(jì)和信息化時(shí)代的挑戰(zhàn)，以信息化實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理現(xiàn)代化，堅(jiān)定不移地推進(jìn)辦公自動(dòng)化管理創(chuàng)新，對于企業(yè)而言，是提高企業(yè)各部門的辦公效率，提高決策的科學(xué)性、正確性，提高綜合管理水平和競爭能力的必然趨勢。

三、企業(yè)制度創(chuàng)新和管理創(chuàng)新的有效途徑。OA管理是企業(yè)管理的一項(xiàng)十分重要的基礎(chǔ)工作，將有力推動(dòng)企業(yè)加強(qiáng)多層面、全方位管理，進(jìn)而有力促進(jìn)企業(yè)組織結(jié)構(gòu)和工作流程的優(yōu)化重組。

主要功能

一、公文管理。包括公文的收發(fā)、起草、傳閱、批辦、會(huì)簽、下發(fā)、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)等基本功能，初步實(shí)現(xiàn)公文處理的網(wǎng)絡(luò)化、自動(dòng)化和無紙化。二、會(huì)議管理。包括會(huì)議計(jì)劃、日程、通知、組織、紀(jì)要、歸檔、查詢、統(tǒng)計(jì)等功能和會(huì)議室管理功能，使會(huì)議通知、協(xié)調(diào)、安排都能在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下實(shí)現(xiàn)。三、公共信息管理。包括各種通知、匯報(bào)材料、電子刊物、大事記、電子公告等。四、部門事務(wù)處理。包括部門值班、休假安排、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、部門活動(dòng)等。五、個(gè)人辦公管理。包括通訊錄、日程、個(gè)人事務(wù)等。六、文檔資料管理。包括文檔資料的立卷、借閱、統(tǒng)計(jì)等。七、人員/權(quán)限管理。包括人員的權(quán)限、角色、口令、授權(quán)等。

平臺(tái)化發(fā)展趨勢

需求推動(dòng)技術(shù)發(fā)展。隨著企業(yè)信息化的發(fā)展和成熟，OA擬逐步向平臺(tái)化的方向發(fā)展，整合越來越多的應(yīng)用，從行政管理轉(zhuǎn)移到行政、業(yè)務(wù)兼管，從溝通轉(zhuǎn)移到協(xié)作，從單一應(yīng)用轉(zhuǎn)移到系統(tǒng)整合，逐步成為一個(gè)員工辦公、中層管理、門戶、領(lǐng)導(dǎo)決策的知識(shí)協(xié)同的平臺(tái)。

一、高效的協(xié)同管理工作平臺(tái)。將組織管理中的業(yè)務(wù)活動(dòng)、管理活動(dòng)及活動(dòng)產(chǎn)生的信息在組織、部門、個(gè)人之間進(jìn)行及時(shí)高效、有序可控、全程共享的溝通和處理，實(shí)現(xiàn)支持多分支、跨地域的辦公模式以及移動(dòng)辦公，使相關(guān)的人員能夠有效地獲得整體的信息，提高整體的反應(yīng)速度和決策能力。

二、有效的知識(shí)資產(chǎn)管理平臺(tái)。辦公自動(dòng)化使各種文檔實(shí)現(xiàn)電子化，通過電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和共享。

三、個(gè)性化的設(shè)計(jì)平臺(tái)。隨著OA功能的不斷擴(kuò)展，越來越強(qiáng)調(diào)人性化的設(shè)計(jì)需求。根據(jù)員工的需求進(jìn)行功能組合，力求最大限度的滿足員工的個(gè)性化需求，實(shí)現(xiàn)真正的人本管理。

四、靈活的業(yè)務(wù)流程整合平臺(tái)。OA可將日常工作活動(dòng)、管理活動(dòng)、業(yè)務(wù)活動(dòng)有機(jī)的結(jié)合，以快速響應(yīng)客戶需求，同時(shí)減少不必要的重復(fù)工作，將管理流程與業(yè)務(wù)流程進(jìn)行有效的整合。

五、開發(fā)無線數(shù)據(jù)平臺(tái)。通過向IPAD、智能手機(jī)等智能終端擴(kuò)展，實(shí)現(xiàn)其對企業(yè)OA的訪問與處理，應(yīng)用平臺(tái)更加廣泛。

產(chǎn)生的效益

一、提高辦公效率。通過OA系統(tǒng)的實(shí)施，公文往來基本實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上無紙化傳輸和流轉(zhuǎn)，實(shí)現(xiàn)了多點(diǎn)辦公、異地辦公，通過集中統(tǒng)一管理，降低了通訊費(fèi)用與管理成本，減少了重復(fù)勞動(dòng)，節(jié)省了人力物力。人與人之間、各部門之間、企業(yè)之間的溝通更加方便高效，極大地提升了企業(yè)的辦公效率。

二、優(yōu)化工作流程。OA系統(tǒng)基于工作流原理，規(guī)范并優(yōu)化了各部門的辦公流程，簡化了人工操作，減少了資源與時(shí)間的損失與浪費(fèi)。建立起規(guī)范有序、靈活高效的管理模式，提高了企業(yè)對市場競爭的反應(yīng)速度，提升了企業(yè)的執(zhí)行力。

三、提升信息的安全性。在信息的轉(zhuǎn)存、轉(zhuǎn)寄等時(shí)候，容易發(fā)生企業(yè)的信息泄秘。OA系統(tǒng)開發(fā)中，采取了一系列安全措施，確保用戶的數(shù)據(jù)安全性。

四、提供決策的可靠性。OA系統(tǒng)提供的信息，為決策提供了可靠的依據(jù)。OA利用業(yè)務(wù)各環(huán)節(jié)提供的基礎(chǔ)“數(shù)據(jù)”，提煉出有用的管理“信息”，把握業(yè)務(wù)進(jìn)程，降低經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn)，提高了經(jīng)營效率，為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)提供決策參考和依據(jù)。

（作者單位：湖北省武漢市中國電力工程顧問集團(tuán)中南電力設(shè)計(jì)院）