電子檔案管理工作中存在的問題及對策分析

劉建英

隨著計(jì)算機(jī)、通信、網(wǎng)絡(luò)、多媒體等科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案和檔案管理工作已經(jīng)發(fā)生了巨大的變化，單一的紙質(zhì)檔案融入了圖像、影音、電子文本等多種新型載體，即紙質(zhì)檔案向電子檔案發(fā)展，這一趨勢也導(dǎo)致了檔案管理方法和手段的多樣化。因此，有必要基于電子檔案視角對檔案管理相關(guān)問題進(jìn)行研究，以適應(yīng)目前檔案管理信息化發(fā)展要求。雖說，電子檔案在各個(gè)行業(yè)及各個(gè)部門得到了普遍性的推廣和應(yīng)用，但就其管理制度、技術(shù)、方法、人員等方面而言還存在著許多的問題，急需找出電子檔案管理存在的問題，并提出具有針對性、可行性、有效性的策略，以促進(jìn)檔案管理工作的高效開展。

電子檔案管理工作存在的問題

一、電子檔案管理思想觀念問題。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式將檔案的接收和保存視為主要工作，多數(shù)檔案管理人員認(rèn)為只要紙質(zhì)檔案存在就不會(huì)出現(xiàn)什么問題，電子檔案沒有紙質(zhì)檔案看起來實(shí)在，整體表現(xiàn)出對利用信息技術(shù)進(jìn)行電子檔案管理的主動(dòng)性不強(qiáng)。另外，由于電子檔案管理工作任務(wù)繁重，短期難見成效，且需要一定的專業(yè)技術(shù)基礎(chǔ)，導(dǎo)致檔案管理人員不愿費(fèi)時(shí)費(fèi)力來實(shí)施電子檔案管理，缺乏電子檔案主動(dòng)性管理意識。

二、電子檔案管理人員素質(zhì)問題。對于電子檔案管理工作，很多檔案管理人員都認(rèn)為非常容易，和紙質(zhì)檔案管理方法基本相同。而事實(shí)上且大不相同，電子檔案管理人員既要懂得如何存盤、復(fù)制、刻錄、傳輸?shù)入娮訖n案處理計(jì)算機(jī)技術(shù)，還要掌握類似于紙質(zhì)檔案管理中的管理方法，二者缺一不可。但是就目前我國電子檔案管理人員的素質(zhì)現(xiàn)狀來看，還沒有完全達(dá)到上述的要求，需要逐步的提高。

三、電子檔案管理規(guī)范化問題。在進(jìn)行電子檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者缺乏檔案工作者的相關(guān)意見，使得電子檔案從生成到歸檔的整個(gè)過程就存在著不少問題。這就造成了電子檔案管理原則、保管條件、歸檔范圍、組卷方法、歸檔時(shí)間、著錄格式等方面缺乏一個(gè)規(guī)范化的流程或標(biāo)準(zhǔn)。因此，如何針對電子檔案管理要求，制定一系列能長久適用的標(biāo)準(zhǔn)和管理規(guī)范，就顯得非常迫切了。

四、電子檔案管理軟件統(tǒng)一性問題。電子檔案管理計(jì)算機(jī)軟件研制大大落后于電子檔案應(yīng)用和發(fā)展需求，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)各方面電子檔案存儲(chǔ)利用的需要。電子檔案系統(tǒng)在各地區(qū)之間、單位之間存在著使用軟件不統(tǒng)一的現(xiàn)象，勢必影響到互相之間電子檔案的共享和利用。

五、電子檔案完整性問題。電子檔案管理過程較為繁瑣，加上電子檔案處于流動(dòng)狀態(tài)，若不能及時(shí)捕獲信息，可能會(huì)導(dǎo)致信息的丟失。另外，電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜，儲(chǔ)存方式多樣分散，容易造成信息的缺損。這些會(huì)影響到電子檔案的完整性。

六、電子檔案真實(shí)性問題。檔案是歷史的原始記錄，真實(shí)性是檔案發(fā)揮憑證和參考作用的基礎(chǔ)。但是，電子檔案內(nèi)容與載體的結(jié)合形式經(jīng)常發(fā)生變化，如復(fù)制文件會(huì)由于載體或讀寫技術(shù)的不穩(wěn)定性而造成文件內(nèi)容的丟失或變異，也可能在傳輸或轉(zhuǎn)存過程中被改動(dòng)而不留痕跡，所以電子檔案真實(shí)性不易把握。

七、電子檔案安全性問題。電子檔案數(shù)據(jù)的易消失性、數(shù)據(jù)的易改動(dòng)性、數(shù)據(jù)的易復(fù)制性以及網(wǎng)絡(luò)的易侵害性給電子檔案的安全保密帶來了極大的威脅?？梢哉f電子檔案安全性是當(dāng)前電子檔案管理存在的一個(gè)突出的問題，必須引起檔案管理人員的密切關(guān)注。

電子檔案管理工作問題解決策略

一、更新電子檔案管理思想。面對電子檔案對檔案管理帶來的“沖擊”，檔案工作者當(dāng)務(wù)之急是更新傳統(tǒng)的管理思想觀念。轉(zhuǎn)變長期以來以紙質(zhì)檔案管理利用為基礎(chǔ)的傳統(tǒng)思維模式，建立以電子檔案為基礎(chǔ)的新型思維模式，樹立檔案現(xiàn)代化的管理意識。傳統(tǒng)檔案管理體現(xiàn)的是“事后管理”思想，認(rèn)為“檔案是死去的文件，是文件的精魂；文件是活著的檔案，是檔案的前身?！彼?，文書工作與檔案工作是嚴(yán)格分家的，文書工作對文件的形成及文件的管理，即文件的收獲、執(zhí)行、督辦，一直到歸檔組卷，都有一套嚴(yán)格的程序。文件歸檔組卷了，該文件便退出了現(xiàn)實(shí)的舞臺(tái)，文書工作對該文件來說也就結(jié)束了。然而在電子檔案運(yùn)行的環(huán)境中，用傳統(tǒng)的思想顯然是行不通了。國外學(xué)者提出了“前端控制”思想，所謂“前端控制”，又可稱作“提前介入”，按照國際檔案理事會(huì)電子文件委員會(huì)制定的《電子文件管理指南》的觀點(diǎn)，就是在文件形成前采取行動(dòng)，將干預(yù)的時(shí)機(jī)確定在電子文件管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，盡可能把文件各個(gè)階段的管理要求放在設(shè)計(jì)階段予以考慮，把原來紙質(zhì)文件管理系統(tǒng)中的許多事后管理手段和要求向前延伸到電子文件管理下作之中。隨著電子時(shí)代的到來，使檔案管理工作者面臨的不僅是保管實(shí)體載體材料上的變化，更重要的是檔案從形成、運(yùn)作到利用等過程中產(chǎn)生的根本性變化所帶來的挑戰(zhàn)。因此。應(yīng)采用各種方法和手段，包括行政、社會(huì)等，大力宣傳電子文件的積累與歸檔，電子檔案的管理與價(jià)值，提高檔案管理人員的思想意識，增強(qiáng)大眾社會(huì)對電子檔案認(rèn)知意識，為做好電子檔案管理工作打下牢固的思想意識基礎(chǔ)。

二、建立電子檔案管理制度。應(yīng)根據(jù)上級電子檔案管理規(guī)范，結(jié)合單位實(shí)際情況，制定一套切實(shí)可行的電子檔案管理制度，使電子文件形成、積累過程的管理以及歸檔責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)做到有章可循。制定電子檔案制度時(shí)應(yīng)注意以下幾個(gè)方面的問題：

注意劃清電子檔案管理過程中各級各類人員的責(zé)任；歸檔電子文件的責(zé)任簽署應(yīng)明確；注意電子文件歸檔工作程序規(guī)范問題；注意電子文件的動(dòng)態(tài)管理問題；明確電子文件檢查、鑒定內(nèi)容及要求；歸檔時(shí)機(jī)應(yīng)適合本單位工作實(shí)際。

三、完善電子檔案管理系統(tǒng)。

第一，建立電子檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。電子檔案管理是與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理完全不同的檔案工作，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)是有效管理電子檔案必備手段。檔案部門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)滿足電子檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的要求，如：歸檔檢查的要求、修改完善的要求、電子檔案信息管理的要求、電子信息提供利用的要求等。因此電子檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)在硬件上應(yīng)滿足本單位當(dāng)前和今后一定時(shí)期的工作需要，在軟件上應(yīng)能夠識別全部歸檔電子信息，即檔案管理系統(tǒng)在軟件方面應(yīng)涵蓋各個(gè)工作環(huán)節(jié)使用的工具軟件，同時(shí)各部門要盡量統(tǒng)一使用同一電子檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)。

第二，建立電子檔案管理人員系統(tǒng)。電子檔案管理人員系統(tǒng)至少應(yīng)包括電子檔案管理人員和電子檔案專家咨詢組兩方面的隊(duì)伍。首先，檔案人員除具備傳統(tǒng)檔案人員的素質(zhì)要求之外，還應(yīng)具有豐富的計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和日常維護(hù)技能，因此配備適合工作要求的檔案人員是做好電子檔案管理工作的條件之一。另外，為了提高電子檔案管理專業(yè)人才的素質(zhì)，還應(yīng)建立滿足人才發(fā)展需求的培訓(xùn)深造系統(tǒng)；第二，由于電子信息的復(fù)雜性，專職電子檔案管理人員無法完全滿足電子信息管理的各方面要求，因此還必須在本單位聘請各行業(yè)的專家，組成對電子信息管理的技術(shù)支持層，對電子信息歸檔進(jìn)行檢查、對管理過程的問題實(shí)時(shí)解決。

第三，建立專門電子檔案保管體系。電子檔案保管體系即滿足電子檔案載體保管的環(huán)境和設(shè)備要求，包括符合標(biāo)準(zhǔn)、面積足夠、環(huán)境清潔、溫濕度適宜、防磁性好、安全性高的專用電子檔案庫室，具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī)，具有良好儲(chǔ)存容量、質(zhì)量性能的磁盤介質(zhì)等。

四、強(qiáng)化電子檔案安全管理。電子檔案信息以其傳輸快捷、便于利用等特點(diǎn)備受青睞，同時(shí)也給檔案信息安全提出了新的問題。解決安全問題的方法主要包括以下幾個(gè)方面：一是應(yīng)用各種先進(jìn)的電子檔案安全防范計(jì)算機(jī)技術(shù)，如證書式數(shù)字簽名、手寫式數(shù)字簽名、電子文檔加密、數(shù)據(jù)訪問身份驗(yàn)證、電子檔案網(wǎng)絡(luò)防火墻、電子檔案文件設(shè)“只讀”狀態(tài)設(shè)置等。二是運(yùn)用先進(jìn)的現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行監(jiān)控技術(shù)，對網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行實(shí)施有效監(jiān)控，防止運(yùn)行過程對電子信息的破壞；三是通過對員工和設(shè)備的管理杜絕人為侵害的產(chǎn)生；四是嚴(yán)格按規(guī)范進(jìn)行電子文件的歸檔審查，保證歸檔電子文件的完整、準(zhǔn)確及軟硬件環(huán)境的齊套性，保證電子檔案的利用環(huán)境的存在與優(yōu)化；五是跟蹤計(jì)算機(jī)軟、硬件的更新節(jié)拍，搞好電子信息的轉(zhuǎn)化工作。

五、注重電子檔案動(dòng)態(tài)管理。電子檔案動(dòng)態(tài)管理是維持其真實(shí)性、完整性、安全性的重要保證。一是在電子信息歸檔時(shí)要利用一切可利用的條件對電子信息進(jìn)行檢查、鑒定、驗(yàn)收，除有關(guān)歸檔責(zé)任簽署之外，還必須發(fā)揮電子檔案專家咨詢組的作用，有針對性地進(jìn)行檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題、及時(shí)解決問題；二是做好電子檔案管理中的電子信息管理，使歸檔的電子信息跟蹤科研生產(chǎn)變化，也即做好電子檔案的更改補(bǔ)充工作，實(shí)行動(dòng)態(tài)管理。不能將電子檔案管理停留在管好幾張光盤的初級階段。

文章結(jié)合實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)對于電子檔案管理存在的問題，提出了綜合性的解決策略，可為相關(guān)檔案工作者的實(shí)踐工作提供參考，然而在具體的電子檔案管理過程中還需要處理好以下兩方面的關(guān)系。一是處理好電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理之間的關(guān)系。電子檔案實(shí)現(xiàn)的同時(shí)不是傳統(tǒng)檔案的消亡之日，不可能全面廢除和拋棄傳統(tǒng)檔案的運(yùn)行方式，但會(huì)很大程度上改變檔案工作的一些特點(diǎn)和固有規(guī)律，為此絕不可忽視傳統(tǒng)檔案工作的統(tǒng)籌安排，但同時(shí)也要堅(jiān)決反對電子檔案與檔案工作決然割裂的做法。二是處理好電子信息檔案化與檔案信息電子化之間的關(guān)系。電子信息檔案化就是要對電子信息進(jìn)行建檔、歸檔保存等，而檔案信息電子化則是指將原先非電子化的信息進(jìn)行電子化處理，二者的最終目的都是為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化。但筆者認(rèn)為電子檔案管理的工作重點(diǎn)首先應(yīng)該是電子信息的檔案化，其次是后者。在處理好以上關(guān)系的基礎(chǔ)上實(shí)施電子檔案管理將更有利于電子檔案管理目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

（作者單位：福建省電力有限公司南平電業(yè)局）