煤炭企業(yè)集團(tuán)銷(xiāo)售資金管控體系存在的問(wèn)題與對(duì)策

李 軍

(平煤股份運(yùn)銷(xiāo)公司,河南省平頂山市,467000)

煤炭企業(yè)集團(tuán)銷(xiāo)售資金管控體系存在的問(wèn)題與對(duì)策

李 軍

(平煤股份運(yùn)銷(xiāo)公司,河南省平頂山市,467000)

通過(guò)分析部分煤炭企業(yè)集團(tuán)銷(xiāo)售資金管控體系在運(yùn)行機(jī)制、運(yùn)行協(xié)調(diào)、基礎(chǔ)工作等方面存在的問(wèn)題,探討在煤炭企業(yè)集團(tuán)銷(xiāo)售資金管控體系中系統(tǒng)再造、明確權(quán)責(zé)、加強(qiáng)基礎(chǔ)工作等方面的對(duì)策。

煤炭企業(yè)集團(tuán) 銷(xiāo)售資金 管控體系

近年來(lái),隨著國(guó)有企業(yè)改革力度的加大,企業(yè)管理水平有了進(jìn)一步的提高,企業(yè)銷(xiāo)售財(cái)務(wù)管理得到進(jìn)一步的完善,經(jīng)過(guò)幾年來(lái)的實(shí)施運(yùn)作,煤炭企業(yè)集團(tuán)銷(xiāo)售資金管理控制體系收到了良好的效果,但部分煤炭企業(yè)集團(tuán)銷(xiāo)售資金管控體系在運(yùn)行機(jī)制、運(yùn)行協(xié)調(diào)、基礎(chǔ)工作等方面仍有待完善。

1 煤炭企業(yè)集團(tuán)銷(xiāo)售資金管控體系存在的問(wèn)題

1.1 運(yùn)行機(jī)制缺乏靈活性,業(yè)務(wù)流程冗余

(1)運(yùn)行機(jī)制不靈活性。在整個(gè)復(fù)雜營(yíng)銷(xiāo)系統(tǒng)中,任何一個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)小疏漏或工作過(guò)失都會(huì)干擾資金結(jié)算與回收正常進(jìn)行,而且其處理及反饋的速度較慢,嚴(yán)重影響資金的運(yùn)行效率。

(2)交易流程復(fù)雜。每筆煤炭交易要涉及各相關(guān)部門(mén),每個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)又有一些小的子流程,造成煤炭業(yè)務(wù)流程復(fù)雜冗余。

(3)交易環(huán)節(jié)增多。隨著聯(lián)盟企業(yè)交易量的逐年增加,銷(xiāo)售資金回收環(huán)節(jié)增多,降低了資金回收的效率,而且屏蔽了終端客戶(hù)的交易信息,可控性較差。

1.2 職責(zé)范圍不清,部門(mén)協(xié)調(diào)不暢

(1)各部門(mén)由于具有不同的分工和職能,在業(yè)務(wù)交叉部分往往會(huì)出現(xiàn)職責(zé)范圍劃分不清的情況,扯皮現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。

(2)信息不透明、不對(duì)稱(chēng),傳遞不及時(shí)。各個(gè)部門(mén)往往出于本部門(mén)工作利益考慮,不及時(shí)提供信息,人為制造信息孤島,高層決策者難以獲取準(zhǔn)確的財(cái)務(wù)信息。

1.3 結(jié)算環(huán)節(jié)基礎(chǔ)工作薄弱,銷(xiāo)售資金監(jiān)控不力

(1)財(cái)務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)普遍不高,業(yè)務(wù)處理能力差,對(duì)整體業(yè)務(wù)工作的提高有很大的制約。

(2)結(jié)算方式落后。目前,部分煤炭企業(yè)的部分銷(xiāo)售結(jié)算業(yè)務(wù)手段落后,仍采用手工方式進(jìn)行結(jié)算。

(3)銷(xiāo)售資金在銷(xiāo)售全過(guò)程的跟蹤中難以到位。銷(xiāo)售業(yè)務(wù)涉及多部門(mén)、多環(huán)節(jié),難以實(shí)現(xiàn)某個(gè)部門(mén)、某個(gè)人對(duì)銷(xiāo)售全過(guò)程的持續(xù)跟蹤。

(4)煤炭質(zhì)量變化影響資金回收。由于購(gòu)銷(xiāo)雙方采樣工具、操作方法存在差異,致使用戶(hù)對(duì)煤炭的品質(zhì)認(rèn)定發(fā)生異議,最終導(dǎo)致商務(wù)糾紛,影響回款。

(5)客戶(hù)信用管理不完善,對(duì)客戶(hù)信用的認(rèn)知程度不夠,防范風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足。

(6)煤炭銷(xiāo)售合同簽訂規(guī)范性、嚴(yán)肅性不夠,容易造成商務(wù)糾紛,影響銷(xiāo)售資金的回收。

(7)銷(xiāo)售資金的清收力度不夠,缺少切實(shí)有效的措施,對(duì)清欠人員缺乏激勵(lì)機(jī)制,運(yùn)用法律手段解決債務(wù)糾紛的意識(shí)不強(qiáng)。

2 加強(qiáng)企業(yè)銷(xiāo)售資金的管控的對(duì)策

要完善煤炭企業(yè)集團(tuán)的銷(xiāo)售資金管控體系,煤炭銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的各個(gè)部門(mén)必須圍繞物流、資金流和信息流暢通運(yùn)行開(kāi)展工作,實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售過(guò)程中的物流、資金流和信息流有效整合與集成;將企業(yè)銷(xiāo)售、調(diào)運(yùn)、質(zhì)檢、結(jié)算等各條塊型的相關(guān)專(zhuān)業(yè)化結(jié)構(gòu)轉(zhuǎn)化為物流、資金流和信息流流程型的綜合性結(jié)構(gòu),實(shí)現(xiàn)資金管控過(guò)程系統(tǒng)化、全員化、可控化。

2.1 進(jìn)行銷(xiāo)售資金管控系統(tǒng)再造

進(jìn)行銷(xiāo)售資金管控系統(tǒng)再造,優(yōu)化業(yè)務(wù)流程,簡(jiǎn)化交易環(huán)節(jié),實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的靈活高效。

(1)在目前較為完善的三流整合系統(tǒng)的基礎(chǔ)上,進(jìn)行煤炭銷(xiāo)售資金管控系統(tǒng)的再造。要做好煤炭銷(xiāo)售合同簽訂、運(yùn)輸計(jì)劃、煤炭發(fā)運(yùn)和貨款回收等各環(huán)節(jié)的整體系統(tǒng)再造。要實(shí)行“五統(tǒng)一”,即銷(xiāo)售、合同、計(jì)劃、發(fā)運(yùn)、結(jié)算的統(tǒng)一歸口分類(lèi)管理。要建立高效的協(xié)作、促進(jìn)關(guān)系,互相制約,努力完成各自承擔(dān)的任務(wù)。

拓寬煤炭銷(xiāo)售資金管控系統(tǒng)的外延,推進(jìn)“四位一體”的工作思路,即實(shí)現(xiàn)資源、市場(chǎng)、銷(xiāo)售、客戶(hù)的統(tǒng)一,從更寬的層面上完善煤炭銷(xiāo)售資金管控系統(tǒng),真正有效地實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置。

(2)優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。在對(duì)煤炭銷(xiāo)售資金管控系統(tǒng)的再造的同時(shí),進(jìn)一步優(yōu)化業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程是企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的核心。對(duì)于一些關(guān)鍵的、績(jī)效性高的流程要全部予以保留,對(duì)一些績(jī)效低下、重要性較低、復(fù)雜的流程進(jìn)行簡(jiǎn)化,對(duì)與實(shí)際業(yè)務(wù)不符的流程以及嚴(yán)重影響、阻滯資金流運(yùn)行的流程予以剔除。

(3)減少交易環(huán)節(jié)。針對(duì)日漸增多的聯(lián)盟交易,要綜合考慮銷(xiāo)售資金與過(guò)票結(jié)算的利弊平衡,在不影響與客戶(hù)戰(zhàn)略聯(lián)盟穩(wěn)定的前提下,盡可能地減少交易環(huán)節(jié)。

(4)利用權(quán)變?cè)?提升系統(tǒng)適應(yīng)環(huán)境變化的能力。在進(jìn)行銷(xiāo)售資金管控系統(tǒng)三流整合時(shí),針對(duì)例外事件要預(yù)留開(kāi)口,補(bǔ)充完善業(yè)務(wù)流程,實(shí)現(xiàn)反饋及時(shí)、處理到位。

2.2 責(zé)權(quán)利相結(jié)合,明確崗位職責(zé)分工

責(zé)權(quán)利相結(jié)合,明確崗位職責(zé)分工,完善信息傳遞責(zé)任制度,實(shí)現(xiàn)目標(biāo)統(tǒng)一,部門(mén)協(xié)同。

(1)明確各部門(mén)、各崗位的分工、業(yè)務(wù)關(guān)系,定崗定員,責(zé)權(quán)利相結(jié)合。只有將權(quán)、責(zé)、利有機(jī)地結(jié)合起來(lái),才能使其有外在壓力和內(nèi)在動(dòng)力,從而提高企業(yè)整體抵御財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的能力。

(2)進(jìn)一步加強(qiáng)行政引導(dǎo)和部門(mén)協(xié)調(diào),完善信息傳遞責(zé)任制度,實(shí)現(xiàn)協(xié)同效應(yīng)。行政引導(dǎo)是指揮棒,管理層通過(guò)管理指令,引導(dǎo)下屬各部門(mén)、各環(huán)節(jié),按照總體發(fā)展目標(biāo),通過(guò)加強(qiáng)協(xié)調(diào)一致、統(tǒng)一目標(biāo)的過(guò)程,真正實(shí)現(xiàn)組織協(xié)同、業(yè)務(wù)協(xié)同、信息協(xié)同、財(cái)務(wù)協(xié)同的“1+1＞2”的協(xié)同效應(yīng)。結(jié)算中心是銷(xiāo)售資金的信息中心,結(jié)算中心全程跟蹤、收集、整理、分析銷(xiāo)售資金運(yùn)行的全過(guò)程,結(jié)算中心履行銷(xiāo)售資金信息管理考核職責(zé),以保證銷(xiāo)售資金管控信息有效及時(shí)傳遞。

2.3 完善基礎(chǔ)工作,對(duì)煤炭銷(xiāo)售資金的全過(guò)程實(shí)行管理、控制

(1)要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的管理和培養(yǎng)。財(cái)務(wù)人員是銷(xiāo)售資金管控系統(tǒng)的主體,對(duì)其管理的不力以及業(yè)務(wù)素質(zhì)的不高,嚴(yán)重制約銷(xiāo)售資金管控體系的提高。因此要加強(qiáng)對(duì)財(cái)務(wù)人員的管理,主要是建立健全財(cái)務(wù)人員檔案管理制度、實(shí)施財(cái)務(wù)人員委派制度,按照不相容崗位相分離的要求設(shè)置崗位,并實(shí)現(xiàn)定期輪崗制度,定期進(jìn)行業(yè)績(jī)考核,獎(jiǎng)勵(lì)與處罰相結(jié)合。對(duì)財(cái)務(wù)人員的培養(yǎng)主要通過(guò)職業(yè)道德教育,其次是在職培訓(xùn)、后續(xù)教育、學(xué)歷教育及職稱(chēng)考試,把理論、實(shí)踐相結(jié)合,提升財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)能力。

(2)要確立全員的銷(xiāo)售資金管理意識(shí)。資金管理是財(cái)務(wù)部門(mén)的職責(zé),但管理銷(xiāo)售資金僅僅依靠財(cái)務(wù)一個(gè)部門(mén)是行不通的。要加強(qiáng)全員銷(xiāo)售資金管理意識(shí)的宣傳和教育,讓每個(gè)員工深刻理解到銷(xiāo)售資金管控的必要性和相關(guān)性,確立全員的銷(xiāo)售資金管理意識(shí),從而真正做到財(cái)務(wù)管理以資金管理為中心。

(3)利用現(xiàn)代化管理手段提升管理水平。積極推進(jìn)企業(yè)銷(xiāo)售財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)一體化的工作。利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)整合物流流程,使業(yè)務(wù)操作更加規(guī)范,實(shí)現(xiàn)物流、信息流、資金流信息資源共享與統(tǒng)一。加強(qiáng)銷(xiāo)售業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)的相互配合,減少兩者之間的磨擦。

(4)建立健全銷(xiāo)售日常管理和控制制度。充分發(fā)揮銷(xiāo)售財(cái)務(wù)組織機(jī)構(gòu)和人員的作用,加強(qiáng)銷(xiāo)售的日常管理和控制,最終實(shí)現(xiàn)銷(xiāo)售資金的有效管理和控制,以避免或減少壞帳發(fā)生。各部門(mén)、各環(huán)節(jié)、各員工之間要在實(shí)現(xiàn)分工的同時(shí)形成一定的牽制制約,推行職務(wù)不兼容制度。在遵守《會(huì)計(jì)法》等財(cái)務(wù)法律法規(guī)的前提下,結(jié)合《合同法》等經(jīng)濟(jì)法規(guī),建立健全銷(xiāo)售日常管理制度、內(nèi)部控制制度和考核制度等管理制度,規(guī)范化管理、指導(dǎo)銷(xiāo)售財(cái)務(wù)日常工作的開(kāi)展。

(5)建立健全客戶(hù)信用管理機(jī)制。加強(qiáng)客戶(hù)信用管理,制定合理的信用政策,設(shè)置專(zhuān)門(mén)的信用管理崗位。通過(guò)收集信息、辯識(shí)分類(lèi),核定客戶(hù)的信用水平;建立賒銷(xiāo)審批制度;動(dòng)態(tài)跟蹤風(fēng)險(xiǎn)較高的地區(qū)、行業(yè)用戶(hù),縮短評(píng)估周期。

(6)簽訂嚴(yán)密的煤炭銷(xiāo)售合同。市場(chǎng)信息的判斷、客戶(hù)信息的分析以及合同條款的設(shè)計(jì)與審定等是簽訂銷(xiāo)售合同時(shí)應(yīng)注意的幾個(gè)方面。在合同簽訂時(shí)要對(duì)煤質(zhì)、價(jià)格、運(yùn)輸方式、結(jié)算流程、資金支付形式、回款確認(rèn)方式有詳細(xì)的約定。保證合同簽訂的嚴(yán)密性、執(zhí)行的嚴(yán)肅性,以減少執(zhí)行過(guò)程中不必要問(wèn)題的出現(xiàn)。

(7)加強(qiáng)煤炭產(chǎn)品質(zhì)量管理,減少商務(wù)糾紛。要加強(qiáng)煤質(zhì)管理,健全檢驗(yàn)監(jiān)督機(jī)制,在檢驗(yàn)環(huán)境上體現(xiàn)公平、公正原則。建立完善的商務(wù)糾紛處理機(jī)制,及早解決商務(wù)糾紛,實(shí)現(xiàn)貨款及時(shí)回收。

(8)加強(qiáng)銷(xiāo)售與回款內(nèi)部控制,加大應(yīng)收賬款催收力度。在銷(xiāo)售實(shí)現(xiàn)后,要加快結(jié)算速度,縮短回款周期。掌握票據(jù)傳遞的過(guò)程,保證票據(jù)及時(shí)安全傳遞到終端用戶(hù)手中。加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的管理。一是要對(duì)用戶(hù)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理,全過(guò)程實(shí)時(shí)跟蹤;二是要明確各相關(guān)部門(mén)的崗位的職責(zé)、權(quán)限,確保辦理銷(xiāo)售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督;三是嚴(yán)格審批應(yīng)收賬款授權(quán)批準(zhǔn)方式、權(quán)限、程序、責(zé)任和相關(guān)控制措施;四是加強(qiáng)與用戶(hù)的定期對(duì)賬制度,明確雙方的債權(quán)債務(wù)關(guān)系。企業(yè)應(yīng)采取以下措施,加大催收力度,爭(zhēng)取按期收回欠款。一是通過(guò)電話、函告、去人等方式;二是通過(guò)法律手段催收,如財(cái)產(chǎn)保全、破產(chǎn)還債、法院強(qiáng)制執(zhí)行等;三是債轉(zhuǎn)股,實(shí)現(xiàn)債權(quán)股權(quán)的有效轉(zhuǎn)化。

[1]魏勝兵.煤炭銷(xiāo)售結(jié)算資金的占用及對(duì)策[J].現(xiàn)代商業(yè),2006(8)

[2]高超.現(xiàn)代企業(yè)集團(tuán)財(cái)務(wù)管理模式、風(fēng)險(xiǎn)及控制[J].企業(yè)經(jīng)濟(jì),2004(4)

[3]鄭阿林.財(cái)務(wù)管理以資金管理為中心之思考[J].江蘇冶金,2006(2)

[4]侯衛(wèi)東.淺談銷(xiāo)售環(huán)節(jié)的財(cái)務(wù)管理[J].湖南商學(xué)院學(xué)報(bào),2008(1)

[5]楊珂.當(dāng)前經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下煤炭企業(yè)應(yīng)收賬款的風(fēng)險(xiǎn)控制[J].煤炭工程,2009(7)

(責(zé)任編輯 張大鵬)

Management/control system of distribution capital in coal enterprises and groups:problems and countermeasures

Li Jun
(Transportation and Trade Company,Pingdingshan Tianan Coal Industry Co.,Ltd,Pingdingshan,Henan 467000,China)

Based on analyzing the problems existing in operating mechanism,cooperation,and basic work in the distribution capital management/control system in some coal enterprises and groups,including,the paper discusses the countermeasures for the reconstruction of system,well-defined power and responsibility,and enhancement of basic work in the distribution capital management/control system of coal enterprises and groups.

coal enterprise and group,sales capital,management/control system

TD-942

B

李軍(1974-),男,河南省平頂山市人,經(jīng)濟(jì)師,平煤股份運(yùn)銷(xiāo)公司地銷(xiāo)煤部副主任,碩士學(xué)位,主要從事煤炭銷(xiāo)售市場(chǎng)、合同、價(jià)格的研究。