基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)踐

■ 徐 淳 于炳江

基于人事檔案信息化的醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)設(shè)計(jì)與實(shí)踐

■ 徐 淳①于炳江①

人事檔案 信息化 人力資源信息系統(tǒng)

總結(jié)了青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)開發(fā)和使用的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，論述了其開發(fā)背景、實(shí)踐思路、系統(tǒng)架構(gòu)與檔案利用情況、效益分析以及應(yīng)用中的主要問題及對策。指出該系統(tǒng)是管理和開發(fā)利用人事檔案的重要工具，可提高利用率并降低管理、利用成本，對醫(yī)院決策和行政事務(wù)起到重要的輔助支持作用。

①青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人事處，266003 山東省青島市江蘇路16號

Author’s address：Department of Human resource, Affiliated hospital of Qingdao university Medical College，No.16, Jiangsu Road, Qingdao,266003, Shandong Province, PRC

人力資源信息系統(tǒng)是對人事檔案數(shù)據(jù)化和信息化的成果，是傳統(tǒng)檔案開發(fā)利用的重要工具和平臺，其開發(fā)是以應(yīng)用為主要目的。在當(dāng)前倡導(dǎo)科學(xué)發(fā)展的背景下，建立一套完善的人力資源信息系統(tǒng)對促進(jìn)醫(yī)院管理科學(xué)化、規(guī)范化，以及人事檔案管理信息化、標(biāo)準(zhǔn)化至關(guān)重要。我院結(jié)合工作實(shí)際自主開發(fā)了一套適用于醫(yī)院系統(tǒng)的通用型人力資源信息系統(tǒng)，經(jīng)多年的使用和維護(hù)升級，已日臻成熟?，F(xiàn)將開發(fā)與應(yīng)用經(jīng)驗(yàn)報(bào)告如下。

1 醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)開發(fā)的背景

近年來，國內(nèi)醫(yī)院規(guī)模不斷擴(kuò)大，醫(yī)護(hù)和輔助人員相應(yīng)增加，動(dòng)輒數(shù)千員工的大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)和醫(yī)療集團(tuán)不斷涌現(xiàn)。由于非贏利性醫(yī)院人員編制的限制，編制外人員長期存在。此外，大型醫(yī)療機(jī)構(gòu)多承擔(dān)教學(xué)和科研任務(wù)，教學(xué)和科研編制人員亦占一定比例。大量、復(fù)雜的人員構(gòu)成給醫(yī)院人事管理工作，尤其是人事檔案管理形成巨大壓力。

隨著改革的不斷深入，醫(yī)院管理更趨科學(xué)化和規(guī)范化。人事檔案已成為引進(jìn)和使用人才的重要依據(jù)，其利用率逐步提高。頻繁的人員流動(dòng)性亦對人事檔案管理提出了更高要求，傳統(tǒng)的管理和利用模式難以滿足現(xiàn)在動(dòng)態(tài)管理的需求。

在2000年后，醫(yī)院信息化建設(shè)逐步提速。其發(fā)展不僅包括HIS、LIS、PACS等主干網(wǎng)絡(luò)，還涉及相關(guān)輔助系統(tǒng)。人力資源信息系統(tǒng)是醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)的重要組成部分，可為其他系統(tǒng)提供基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。此類信息要求更新及時(shí)、迅速，資料準(zhǔn)確。因此，建立與醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)相兼容的信息系統(tǒng)十分必要。

由于醫(yī)院人力資源信息不同于普通企業(yè)，其專業(yè)性強(qiáng)，故難以簡單套用現(xiàn)有的商業(yè)軟件。一般軟件開發(fā)人員缺乏相關(guān)專業(yè)知識，所開發(fā)軟件往往不甚理想。故具有醫(yī)院人事管理經(jīng)驗(yàn)的軟件設(shè)計(jì)人員是理想的研發(fā)團(tuán)隊(duì)核心。

2 醫(yī)院人事檔案信息化的實(shí)踐思路

人力資源信息系統(tǒng)的開發(fā)過程包括可行性研究、需求和數(shù)據(jù)分析、模塊設(shè)計(jì)和開發(fā)、系統(tǒng)安裝和調(diào)試、數(shù)據(jù)錄入、以及維護(hù)升級等。其中需求分析、紙質(zhì)檔案數(shù)據(jù)化、軟件設(shè)計(jì)和信息錄入是實(shí)踐性較強(qiáng)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。

2.1 需求分析

人力資源信息系統(tǒng)是以檔案利用為目的，所采集數(shù)據(jù)應(yīng)針對實(shí)際工作需求，切不可遵循數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)“有文必掃”的建設(shè)思路，以免造成浪費(fèi)[1]。本系統(tǒng)的模塊和字段設(shè)計(jì)主要根據(jù)人事、勞資等部門的需求綜合、篩選、優(yōu)化后確定。

2.2 軟件的設(shè)計(jì)

本系統(tǒng)采用面向?qū)ο蟮姆椒凹夹g(shù)，利用其封裝和繼承特性，有效地實(shí)現(xiàn)信息隱藏并提高代碼使用率。設(shè)計(jì)過程中著重加強(qiáng)軟件的性能可擴(kuò)展性和功能可擴(kuò)展性，為下一步的推廣應(yīng)用、升級、維護(hù)預(yù)留空間。同時(shí)，根據(jù)人事檔案保密要求，加強(qiáng)數(shù)據(jù)的安全管理，在保存、使用等方面建立有效的安全管理機(jī)制。最終建立一套具有數(shù)據(jù)輸入與維護(hù)、信息查詢、統(tǒng)計(jì)、分析、報(bào)表、輸出等功能，可實(shí)現(xiàn)全員人事信息管理和維護(hù)的較完善的軟件系統(tǒng)。

2.3 紙質(zhì)檔案的數(shù)據(jù)化

人力資源信息系統(tǒng)不是簡單的將人事檔案數(shù)字化，而是擷取其中信息，按照規(guī)范的格式統(tǒng)一錄入，形成數(shù)據(jù)庫并加以管理和利用。電子文檔可以直接導(dǎo)入或轉(zhuǎn)換格式后導(dǎo)入。紙質(zhì)檔案的錄入形式包括文本信息錄入和圖像錄入。前者需人工采集信息，按標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，量化后統(tǒng)一格式錄入。數(shù)據(jù)庫建立后可以查詢、統(tǒng)計(jì)，便于修改和批量操作。本系統(tǒng)數(shù)據(jù)大多采用此種方式輸入。后者將文檔直接掃描輸入，可建立標(biāo)題或關(guān)鍵詞檢索查詢，應(yīng)用較局限，適用于文件的數(shù)字化保存和管理。檔案信息存在顯著的時(shí)代特征，其中部分量化分類相對困難。因此，數(shù)據(jù)庫應(yīng)既包含規(guī)范的原始信息，又具有量化分類信息。

2.4 人事檔案信息錄入的質(zhì)量控制

數(shù)據(jù)庫信息的準(zhǔn)確性是人事信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)和生命，在應(yīng)用時(shí)直接關(guān)系到職工的切身利益并影響醫(yī)院決策，故數(shù)據(jù)錄入的質(zhì)量控制十分重要。一般而言，雙人錄入、交叉審核是減少失誤的基本要求。此外，錄入后的專人再次審核以及使用中的復(fù)核過程是確保數(shù)據(jù)可靠性的重要步驟。本系統(tǒng)資料錄入后，采用將信息發(fā)放給職工本人，通過自我審核的方式進(jìn)一步檢驗(yàn)了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，確保了數(shù)據(jù)的可靠性。

3 系統(tǒng)的架構(gòu)與人事檔案的利用情況

本系統(tǒng)采用C/S架構(gòu)，使用Delphi語言開發(fā)，是基于SQL Server 2005數(shù)據(jù)庫的大型人力資源管理系統(tǒng)。系統(tǒng)包括人事、工資、考勤、考試、文檔等8大模塊。已建成職工檔案信息、文件檔案等數(shù)據(jù)庫，內(nèi)容涵蓋全院在職和離退休人員信息?？奢o助人事、財(cái)務(wù)等相關(guān)部門開展工作。

在數(shù)據(jù)庫開發(fā)過程中，職工檔案信息錄入內(nèi)容最復(fù)雜，工作量大。開發(fā)人員根據(jù)信息需求設(shè)置個(gè)人基本資料、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、工作經(jīng)歷、職稱職務(wù)、聘任崗位、擔(dān)任職務(wù)、社會關(guān)系等十大類近百個(gè)字段。共利用職工人事檔案3764卷，整理、核實(shí)、錄入372636條檔案信息并索引。文件檔案數(shù)據(jù)庫收錄1999年以來人力資源部歸檔文件檔案476份（1815頁）并索引。其他數(shù)據(jù)庫錄入各種電子檔案，如考試數(shù)據(jù)庫導(dǎo)入或錄入職稱計(jì)算機(jī)考試成績1815人次，職稱外語考試成績1233人次。

4 醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)的效益分析

人力資源信息系統(tǒng)建成后，在醫(yī)院人事、科研、教學(xué)、財(cái)務(wù)等相關(guān)領(lǐng)域發(fā)揮了巨大作用，產(chǎn)生了良好的經(jīng)濟(jì)效益和社會效益。

4.1 改善檔案的保存和保管，減少保管成本

人事檔案紙質(zhì)載體是最原始的證據(jù)材料，它的客觀性不容置疑，故對其保護(hù)尤為重要。由于人事檔案利用率非常高，工作中需經(jīng)常查閱。利用計(jì)算機(jī)管理、查詢?nèi)耸聶n案信息，可大幅減少對原始檔案的翻查機(jī)會，有利于材料的完整保存和保管，延長了檔案的壽命，減少保管成本。尤其對于年代較久，易損壞的檔案具有重要意義。

4.2 顯著提高檔案利用率和工作效率，降低利用成本

傳統(tǒng)人事檔案管理模式往往會導(dǎo)致檔案利用中的“死檔案”現(xiàn)象，即明知保存有所需檔案卻無法查找或難以查找，最終只能放棄。在實(shí)際工作中，“死檔案”現(xiàn)象屢見不鮮，尤其在管理檔案較多，索引不完善的檔案室（館），簡單的查找也需要消耗大量的時(shí)間與人力。當(dāng)遇到無檢索工具時(shí)，更是無從查找。使用信息系統(tǒng)后，數(shù)據(jù)庫內(nèi)保存有大量數(shù)據(jù)，可提供近似實(shí)時(shí)的檢索，索引字段多，結(jié)果全面、準(zhǔn)確。檔案人員的勞動(dòng)強(qiáng)度明顯降低，節(jié)省了時(shí)間，提高了工作效率。

4.3 及時(shí)為醫(yī)院決策提供參考，為行政事務(wù)提供信息支持

人力資源信息系統(tǒng)不僅可以提供信息收集、存儲和查詢服務(wù)，還具有較強(qiáng)的統(tǒng)計(jì)、分析功能。如統(tǒng)計(jì)分析性別、年齡、職稱、學(xué)歷的分布情況等。傳統(tǒng)人事信息統(tǒng)計(jì)、分析需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力。在使用信息系統(tǒng)后，由于運(yùn)算速度快，在數(shù)據(jù)信息準(zhǔn)確、規(guī)范的前提下，可提供近似實(shí)時(shí)的統(tǒng)計(jì)分析結(jié)果，必要時(shí)可輸出詳細(xì)資料。為醫(yī)院決策團(tuán)隊(duì)提供了迅速、詳實(shí)、可靠的參考依據(jù)，使醫(yī)院決策更具科學(xué)性。此外，人力資源信息系統(tǒng)可根據(jù)實(shí)際要求為相關(guān)部門提供信息支持，如財(cái)務(wù)、科研、教育等。在導(dǎo)出數(shù)據(jù)格式兼容，系統(tǒng)聯(lián)網(wǎng)或軟件集成后可發(fā)揮更高效率，真正實(shí)現(xiàn)資源共享。

5 醫(yī)院人力資源信息系統(tǒng)應(yīng)用中的主要問題與解決方案

5.1 數(shù)據(jù)更新與系統(tǒng)維護(hù)

人力資源系統(tǒng)是一個(gè)動(dòng)態(tài)的信息系統(tǒng)，需要使用者不斷更新和維護(hù)。要保障該系統(tǒng)正常工作，應(yīng)注意：（1）每次信息錄入須規(guī)范、完整，以避免因格式不當(dāng)或數(shù)據(jù)缺失引起的查詢和統(tǒng)計(jì)結(jié)果錯(cuò)誤。（2）錄入的信息務(wù)求真實(shí)、準(zhǔn)確，這是人力資源系統(tǒng)存在的基礎(chǔ)，也是其發(fā)揮作用的前提。因此，一定要保證錄入數(shù)據(jù)與原始人事檔案一致。日積月累的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)可以癱瘓整個(gè)系統(tǒng)，使之失去可信性和存在的價(jià)值。（3）隨時(shí)更新數(shù)據(jù)、定期數(shù)據(jù)維護(hù)。在數(shù)據(jù)更新后要注意核準(zhǔn)，只有信息真實(shí)、準(zhǔn)確，才能提高數(shù)據(jù)庫質(zhì)量，增加信息系統(tǒng)的可信度和使用率。（4）在政策等調(diào)整時(shí)，及時(shí)升級系統(tǒng)，以確保系統(tǒng)運(yùn)行的連續(xù)性，提高使用率。

5.2 人員培訓(xùn)與素質(zhì)的提高

要充分發(fā)揮人力資源信息系統(tǒng)的作用，全面實(shí)現(xiàn)信息化，就必須組建一支高水平和高素質(zhì)的使用和維護(hù)人員團(tuán)隊(duì)。相關(guān)人員必須是既熟悉計(jì)算機(jī)技術(shù)，又掌握人事管理和人事檔案工作的復(fù)合型人才。因此，崗前培訓(xùn)著重加強(qiáng)了計(jì)算機(jī)技能，尤其是該系統(tǒng)軟件的應(yīng)用培訓(xùn),《檔案法》、人事檔案管理知識和規(guī)章制度培訓(xùn)，以及現(xiàn)代醫(yī)院管理知識培訓(xùn)。在系統(tǒng)使用過程中，針對出現(xiàn)的問題，及時(shí)組織學(xué)習(xí)，讓使用人員熟悉實(shí)際情況，加快磨合。同時(shí)，通過不斷的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，加強(qiáng)工作人員自身素質(zhì)的培養(yǎng)，使之適應(yīng)醫(yī)院建設(shè)和持續(xù)發(fā)展的需要。

5.3 數(shù)據(jù)資料的保存和原始檔案的管理

人力資源信息數(shù)據(jù)庫可保存于磁介質(zhì)和光介質(zhì)，體積小，易于保管，日常使用的數(shù)據(jù)庫存儲于系統(tǒng)服務(wù)器。由于信息更新頻率較低，不需使用“熱備”系統(tǒng)，僅采用定期備份或修改后自動(dòng)備份即可。由于紙質(zhì)檔案的客觀性不容忽視，電子檔案尚無法完全替代紙質(zhì)原始檔案。采用紙質(zhì)載體與電子檔案并存的“雙軌制”是目前常用的管理模式。此模式不僅能將檔案管理人員從繁瑣的手工操作中解脫出來，充分實(shí)現(xiàn)人事信息的高效利用，還可以改善原始檔案的保存和保管，是目前較理想的管理方式。

5.4 系統(tǒng)安全

人事檔案管理執(zhí)行相對嚴(yán)格的保密原則。在軟件開發(fā)過程中采用高可用技術(shù)，加強(qiáng)人事信息數(shù)據(jù)安全控制，建立從網(wǎng)絡(luò)層、系統(tǒng)層和應(yīng)用層面的安全機(jī)制和科學(xué)的安全管理體系。對系統(tǒng)管理和使用人員采取分級授權(quán)，對聯(lián)網(wǎng)計(jì)算機(jī)加強(qiáng)管控。在應(yīng)用過程中，注重使用人員的培訓(xùn)、管理，將數(shù)據(jù)安全納入醫(yī)院安全管理的范圍。

6 深入開展檔案信息化工作，有效利用人事檔案，提高服務(wù)水平

加強(qiáng)醫(yī)院人事檔案信息化是信息時(shí)代的需要，更是醫(yī)院現(xiàn)代化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)和必由之路。在完成信息系統(tǒng)開發(fā)后，充分合理的使用是開發(fā)的最終目的。早期開發(fā)的資金、技術(shù)投入必須依靠使用來獲取效益，而利用效率直接反映了系統(tǒng)開發(fā)的成敗。在醫(yī)院建設(shè)和發(fā)展過程中，人事檔案主要為人才發(fā)掘、培養(yǎng)和管理工作服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和全院員工服務(wù)。人事檔案管理部門和人員應(yīng)從思想上樹立主動(dòng)服務(wù)意識，主動(dòng)了解相關(guān)部門、人員對人事檔案的需求。組織他們參與檔案信息的收集，鼓勵(lì)為人力資源信息系統(tǒng)的進(jìn)一步開發(fā)和升級建言獻(xiàn)策，使系統(tǒng)信息更完整，更具針對性和實(shí)用性。在此基礎(chǔ)上，充分利用檔案信息為醫(yī)院建設(shè)、管理提供重要且可靠的依據(jù)。

[1] 張照余. 關(guān)于檔案信息化建設(shè)效益問題的思考[J].檔案學(xué)通訊,2007 (4):57-59.

Design and practice of personnel archives information oriented human resources information system in hospital

XU Chun, YU Bingjiang

Chinese Hospitals.-2011,15(7)：64-66

personnel archives, informatization, human resource information system

Experience of human resources information system development and application in Affiliated Hospital to Qingdao University, Medical College is summarized. The background, conception, information system structure and archives utilization, benefit analysis, main problems and their countermeasures are discussed. The information system is an important tool for human archive management and utilization. It can improve efficiency,reduce management and utilization cost and give support for decision making and hospital administration.

徐淳：青島大學(xué)醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院人事處副研究館員。

E-mail：prince_room@sina.com

2011-04-13](責(zé)任編輯 張曉輝)