淺談藥庫的現(xiàn)代化管理

謝 平

（沭陽縣人民醫(yī)院藥劑科，沐陽 223600）

藥庫管理信息系統(tǒng)軟件已經(jīng)成為現(xiàn)代化管理醫(yī)院的必備，結(jié)合藥房庫管理系統(tǒng)軟件和現(xiàn)代管理理念進行藥庫日常工作管理，對于醫(yī)院現(xiàn)代化管理模式的建設(shè)，醫(yī)院的用藥安全，藥品的庫存控制起到至關(guān)重要的作用。

1 藥庫工作流程的建設(shè)

通過多年的藥庫管理經(jīng)驗。藥庫管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用，結(jié)合現(xiàn)代化管理理念制定藥庫工作流程，保證任何工作人員，任何工作步驟都有復(fù)核檢驗的環(huán)節(jié)，每個工作步驟都有固定的人員、固定的操作模式。

2 藥品的分類分區(qū)編碼

2.1 庫位庫區(qū)編碼方式

根據(jù)醫(yī)院的用藥模式、倉庫面積、藥品的劑型、藥理作用、儲存要求將藥品進行分庫分區(qū)，所有庫區(qū)進行2位數(shù)編碼，在每個庫區(qū)中，每個藥品存儲庫位進行3位數(shù)編碼。這樣，每個藥品就有一個固定的5位數(shù)編碼，前2位數(shù)代表庫區(qū)，后3位數(shù)代表庫位。庫位為3位數(shù)編碼，理論每區(qū)可分為999個庫位，每個庫區(qū)都留有空位編碼，以便增加新品種新規(guī)格。

2.2 藥品名稱首拼編碼方式

藥庫管理軟件在錄入藥品基礎(chǔ)信息時一般都能自動生成首拼編碼，在查詢時能按首拼碼排列；各種招標(biāo)文件中，藥品名稱也按照首拼排序；在電子表格處理軟件以EXCEL為例，藥品名稱也可以方便按字母順序排序。

3 藥品的入庫驗收

藥品入庫驗收在待驗品庫區(qū)，統(tǒng)一雙人驗收，一人負(fù)責(zé)清點藥品，檢查外觀質(zhì)量，核對名稱、劑型、規(guī)格、數(shù)量、批號、有效期、生產(chǎn)廠家等，另一人核對發(fā)票上信息，保證入庫藥品數(shù)量等信息和發(fā)票一致。麻醉藥品必須清點驗收到最小包裝。清點結(jié)束后由工人協(xié)助存入相應(yīng)的庫區(qū)庫位。根據(jù)發(fā)票進行數(shù)據(jù)庫錄入，錄入人員自己核對名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額、批號、有效期、生產(chǎn)廠家等。錄入結(jié)束后，發(fā)票交藥劑科會計，會計著重核對藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量、金額等財務(wù)信息，打印藥品驗收入庫單，藥庫保管員雙簽字確認(rèn)后由藥品會計交財務(wù)科。在藥品入庫驗收過程中，每個環(huán)節(jié)都有兩人以上核對，確保入庫藥品準(zhǔn)確無誤。

4 藥品在庫養(yǎng)護

一般二級以上醫(yī)院藥庫硬件設(shè)施都逐步完善和現(xiàn)代化，藥品在庫養(yǎng)護已經(jīng)不成為藥庫管理難題，因此本文不做重點論述。

5 藥品的出庫調(diào)撥

藥品出庫由各藥房通過藥房庫管理系統(tǒng)軟件請領(lǐng)，藥房按照近效期先領(lǐng)，先產(chǎn)先領(lǐng)原則請領(lǐng)，請領(lǐng)單包含藥品名稱、規(guī)格、庫存數(shù)量、單價、金額、批號、有效期等信息。藥庫初審請領(lǐng)單時同樣遵循“近效期先出”，“先產(chǎn)先出”原則修改請領(lǐng)單，打印請領(lǐng)單，嚴(yán)格按批號發(fā)放藥品，發(fā)藥過程中核對藥品名稱、規(guī)格、庫存數(shù)量，請領(lǐng)數(shù)量、批號等，發(fā)藥后在請領(lǐng)單打鉤，特殊情況文字備注。出庫前由雙人核對品名、規(guī)格、數(shù)量等。根據(jù)請領(lǐng)單備注信息修改電腦出庫單，電腦發(fā)藥，打印出庫單，藥房根據(jù)出庫單核對藥品，出庫單藥庫藥房雙簽字交藥品會計報財務(wù)科。由于藥品的中包規(guī)格包括6、8、10、12、20等數(shù)量，即使非常有經(jīng)驗的藥庫保管人員也會偶爾疏忽而導(dǎo)致數(shù)錯，采取同時清點出庫數(shù)量和庫存數(shù)量的方式可以有效地減低這種差錯的發(fā)生。

6 藥品的盤點

藥庫進行季度盤點，大多藥庫管理軟件不支持庫區(qū)庫位排序方式，可以導(dǎo)出藥品庫存信息至EXCEL，利用原先編制的EXCEL庫區(qū)庫位信息表，用EXCEL中“Vlookup”函數(shù)查找配對藥品庫存信息和庫區(qū)庫位信息至一張工作表中，以庫區(qū)庫位信息排序工作表生成盤點預(yù)備表。因盤點預(yù)備表中的排序和藥品庫區(qū)庫位排序完全一致，給盤點工作帶來極大的便利。

7 藥品的計劃采購

藥品采購一般每月一次，根據(jù)情況可以制定臨時采購計劃。藥庫管理系統(tǒng)一般都可以設(shè)置庫存高低限，庫存低于低限會報警，庫存高限減去低限生成采購計劃量。高低限可以隨時調(diào)整。但是這種系統(tǒng)生成的計劃單有許多顯而易見的缺陷：

7.1 當(dāng)某種藥用量很少時，藥房的調(diào)撥幾乎就是一次采購量，也就是整個藥庫的庫存量，藥庫庫存為零時就會生成計劃單，但確需采購的時間可能是幾個月以后。

7.2 當(dāng)某種藥的用量忽然發(fā)生較大的變化（臨床上常有這種情況），高低限的調(diào)整往往要延后幾個月才能實現(xiàn)，如果用量突然變低，就會產(chǎn)生積壓，如果用量突然變高，就會產(chǎn)生缺貨。

改善這種情況可以：①結(jié)合EXCEL導(dǎo)出最近6個月的銷量，公式計算每個月的平均銷量（函數(shù)AVERAGE），和最大銷量（函數(shù)MAX），以及在最大銷量月份用條件格式突出顯示。統(tǒng)計庫存時同時統(tǒng)計各個藥房的即時庫存以便參照。②根據(jù)臨床用藥結(jié)合倉儲面積，藥品單次采購量分成2個月銷量、3個月銷量、有些用量小的品種甚至是半年銷量或者1年銷量。③用IF函數(shù)比較最大銷量和平均月銷量的偏離程度，如達(dá)到某一極限突出顯示，并以最大銷量乘以系數(shù)，否則用平均月銷量乘以系數(shù)得出一個理論采購量。④結(jié)合表格給出的信息人工逐條審核分析，得出實際采購量。

在現(xiàn)代藥庫管理中，必須充分利用藥庫管理系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)管理，根據(jù)實際工作經(jīng)驗對藥庫管理系統(tǒng)軟件開發(fā)提出建議，利用EXCEL電子表格補充分析數(shù)據(jù)，并根據(jù)現(xiàn)代管理理論不斷完善藥庫的工作流程。