文獻(xiàn)管理軟件在科技查新中的應(yīng)用——以NoteExpress文獻(xiàn)管理軟件為例

黃春曉

（華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，廣州 510640）

文獻(xiàn)管理軟件在科技查新中的應(yīng)用
——以NoteExpress文獻(xiàn)管理軟件為例

黃春曉

（華南農(nóng)業(yè)大學(xué)，廣州 510640）

以NoteExpress軟件為例，針對科技查新工作過程中，文獻(xiàn)量大，分析難度大，撰寫報(bào)告中重復(fù)性工作較多的問題，如題錄信息批量處理、查重及分析文獻(xiàn)、做筆記、標(biāo)注、關(guān)聯(lián)文獻(xiàn)等，嘗試?yán)梦墨I(xiàn)管理軟件予以解決，對提高查新員的工作效率進(jìn)行探討。

科技查新；查新效率；NoteExpress軟件

科技查新工作不僅要求查新員要有較強(qiáng)的專業(yè)學(xué)科背景知識，還要求熟練地掌握檢索技術(shù)。隨著文獻(xiàn)數(shù)量劇增，在查新過程中，不僅查閱、分析文獻(xiàn)量加大，而且也使得撰寫查新報(bào)告的過程中增加了相當(dāng)工作量的機(jī)械性和重復(fù)性操作。如何縮短這些不必要的過程，提高查新效率，成為不少查新員急需解決的問題。在科技查新全過程中利用文獻(xiàn)管理軟件，可極大地減少機(jī)械性工作，投入更多精力分析和挖掘文獻(xiàn)，從而提高查新報(bào)告的質(zhì)量。

NoteExpress是北京愛琴海軟件公司開發(fā)的文獻(xiàn)檢索與管理系統(tǒng)（簡稱NE，下同），其核心功能涵蓋“知識采集、管理、應(yīng)用、挖掘”等知識管理的環(huán)節(jié)[1]?？萍疾樾逻^程中，在文獻(xiàn)檢索階段應(yīng)用NE，可以對文獻(xiàn)做不同主題內(nèi)容的分類管理，便于分析歸納文獻(xiàn)對于課題委托中查新點(diǎn)的相關(guān)性強(qiáng)弱。在文獻(xiàn)分析階段，利用它可以及時(shí)記錄下查新員的思路與分析要點(diǎn)，方便查新員及時(shí)發(fā)現(xiàn)不同主題或者同一主題下的相同文獻(xiàn)。在文獻(xiàn)綜合輸出輸入階段，可以利用它根據(jù)查新規(guī)范的要求，設(shè)計(jì)不同的導(dǎo)入題錄的過濾器，導(dǎo)出題錄信息的樣式。在撰寫查新報(bào)告的階段，可以避免對題錄信息重復(fù)加工的操作，一次性根據(jù)報(bào)告的撰寫要求輸出題錄信息。以下就查新工作應(yīng)用NE過程中的幾個(gè)重點(diǎn)闡述如下。

1 建立不同主題的查新數(shù)據(jù)庫

以委托課題為主題建立數(shù)據(jù)庫，應(yīng)是一個(gè)課題一個(gè)數(shù)據(jù)庫，本過程可通過NE的“新建數(shù)據(jù)庫”功能實(shí)現(xiàn)。

在新建數(shù)據(jù)庫時(shí)，要把保存目錄更改到專門的“查新文件夾”，積累個(gè)人查新原始資料，方便日后查找與復(fù)檢。

做好數(shù)據(jù)備份?？赏ㄟ^NE的“數(shù)據(jù)庫備份”功能實(shí)現(xiàn)，備份自己建立的查新數(shù)據(jù)庫到專門的文件夾，防止數(shù)據(jù)的丟失。NE中可根據(jù)個(gè)人使用習(xí)慣，選擇“打開數(shù)據(jù)庫時(shí)備份”或者“關(guān)閉數(shù)據(jù)庫時(shí)備份”，NE會(huì)根據(jù)用戶的需求，把數(shù)據(jù)庫里的附件一起打包壓縮備份，防止數(shù)據(jù)的丟失。

2 題錄的采集

題錄信息是指文獻(xiàn)的題目、作者、來源、時(shí)間、摘要等相關(guān)信息。目前NE中題錄的采集方式有4種：手工建立；文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果批量導(dǎo)入；從在線數(shù)據(jù)庫檢索后直接導(dǎo)入；從網(wǎng)頁中導(dǎo)入。查新人員可以利用“文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫檢索結(jié)果批量導(dǎo)入”功能來提高題錄采集效率。

目前科技查新工作常用的國內(nèi)外文獻(xiàn)檢索結(jié)果都可以通過NE預(yù)設(shè)的各種過濾器導(dǎo)入到NE中 ， 如 SCI、Wiley、Springer、Elsevier、Scifinder、CNKI等各個(gè)子庫、維普等數(shù)據(jù)庫，都可以將檢索結(jié)果導(dǎo)入到NE中。

導(dǎo)入題錄信息關(guān)鍵是選擇合適的保存格式和與之相匹配的過濾器。有時(shí)，為了與保存格式相匹配，在實(shí)際工作中還有可能需要查新人員利用文獻(xiàn)管理軟件的簡單的二次開發(fā)功能制作專門的過濾器。下面，中文以CNKI總庫、外文以SCI為例，介紹如何將數(shù)據(jù)庫中的題錄信息導(dǎo)入NE中。

2.1 CNKI題錄信息采集

進(jìn)入CNKI的總庫平臺，根據(jù)課題檢索的需要，確定檢索式，進(jìn)行檢索，選擇與課題相關(guān)的檢索結(jié)果，進(jìn)行保存。

選擇合適的保存格式，一般在總庫平臺中，選擇查新格式，然后輸出到本地文件，進(jìn)行保存。

在NE中選擇與保存格式相對應(yīng)的過濾器，若選擇保存的格式為NoteExpress，則選擇的過濾器為NE；若選擇的是查新格式，過濾器為CNKI（查新）。

2.2 SCI數(shù)據(jù)庫題錄信息的采集

進(jìn)入SCI檢索界面，輸入檢索詞，選擇合適的檢索結(jié)果進(jìn)行保存。在NE中選擇與之相匹配的過濾器web of science，將檢索結(jié)果的題錄信息導(dǎo)入到NE中。

3 課題查新數(shù)據(jù)庫的管理與分析

數(shù)據(jù)庫中的資源只有進(jìn)行整理，才方便使用。對建立好的課題查新數(shù)據(jù)庫中的資料要進(jìn)行查重和在線更新，通過附件形式管理全文，做相關(guān)性心得分析筆記，做標(biāo)識備注等。

3.1 題錄信息的查重

在查新過程中，通常要檢索中外文數(shù)據(jù)庫達(dá)十多個(gè)，數(shù)據(jù)庫中的文獻(xiàn)有些存在重復(fù)收錄的現(xiàn)象，利用NE的“查找重復(fù)題錄”功能可以大大減少人工查重的時(shí)間和錯(cuò)誤率，同時(shí)也可以解決導(dǎo)入到NE的題錄信息重復(fù)問題。打開查重窗體，軟件自動(dòng)將查重結(jié)果中重復(fù)的題錄選中并鎖定，可一次性將顯示重復(fù)的題錄全部刪除。

3.2 查新數(shù)據(jù)庫同步更新

查得的文獻(xiàn)通常會(huì)因分析文獻(xiàn)的需要及撰寫查新報(bào)告的需求，補(bǔ)充題錄中例如摘要、頁碼、作者單位等信息。利用NE的“在線更新題錄”功能可快速從數(shù)據(jù)庫中查找并補(bǔ)全所需文獻(xiàn)資料的題錄信息。

補(bǔ)全題錄信息。先通過庫內(nèi)檢索資源的題錄，再根據(jù)題錄找到資料?？梢愿鶕?jù)重要等級為每個(gè)記錄標(biāo)識，這樣可以快速地找到所需的資料。如要找某個(gè)文獻(xiàn)的正文，可以先查找這個(gè)文獻(xiàn)的題錄，然后在附件中找到這個(gè)文獻(xiàn)的正文。

3.3 做批注、標(biāo)識

在閱讀分析文獻(xiàn)時(shí)，可以通過筆記功能來記錄文獻(xiàn)分析情況和相關(guān)線索分析批注，在附件中也可以添加與之相關(guān)的信息，筆記和附件中的內(nèi)容可以直接打開瀏覽。為題錄添加筆記，并把筆記和題錄通過鏈接關(guān)聯(lián)起來，方便以后查詢、閱讀。閱讀文獻(xiàn)時(shí)記錄的筆記，在撰寫查新報(bào)告過程中可以運(yùn)用到相關(guān)文獻(xiàn)的分析中，節(jié)省撰寫報(bào)告的時(shí)間，也可在文獻(xiàn)條目中插入自己特有的標(biāo)識，如“密切文獻(xiàn)”、“相關(guān)文獻(xiàn)”等，從而更有利于管理查新人員的文獻(xiàn)數(shù)據(jù)，提高撰寫查新報(bào)告的工作效率。

文獻(xiàn)全文以及參考文獻(xiàn)原文、筆記、網(wǎng)址甚至影像資料等，都可以通過添加附件的方式來組織和管理。

4 利用NE實(shí)現(xiàn)對文獻(xiàn)信息的導(dǎo)出與整理

4.1 導(dǎo)出文獻(xiàn)

利用NE自帶的導(dǎo)出題錄信息的功能，在撰寫查新報(bào)告時(shí)，可以根據(jù)報(bào)告的格式要求，制作相應(yīng)的導(dǎo)出樣式，把相關(guān)文獻(xiàn)信息一次性導(dǎo)出。

導(dǎo)出題錄信息的關(guān)鍵在于之前的數(shù)據(jù)庫建立，通過前述的標(biāo)注功能實(shí)現(xiàn)，把經(jīng)過標(biāo)注為“密切相關(guān)”或者“相關(guān)文獻(xiàn)”的文獻(xiàn)集中在一個(gè)文件夾中，然后選擇這些文獻(xiàn)，通過NE“導(dǎo)出題錄”功能導(dǎo)出。

4.2 利用NE對引用信息進(jìn)行處理

根據(jù)查新報(bào)告對引用文獻(xiàn)的要求，引用到文獻(xiàn)題錄，體現(xiàn)形式主要有兩類：（1）列舉所選用的相關(guān)文獻(xiàn)，這類文獻(xiàn)的題錄必須帶摘要和作者單位信息；（2）列舉在附件中，需要提供查到的所有文獻(xiàn)的題錄，這類文獻(xiàn)的內(nèi)容不需帶詳細(xì)摘要的。

可以利用NE的輸出樣式功能，根據(jù)提示內(nèi)容，制作自己需要的導(dǎo)出樣式，或者通過“樣式管理器”開發(fā)適合自己的樣式。

5 結(jié)束語

在課題查新過程中使用NoteExpress等文獻(xiàn)管理軟件，注重個(gè)人數(shù)據(jù)庫的建立，將所查課題的文獻(xiàn)分類存放，標(biāo)記備注，建立專題數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)，根據(jù)工作需要進(jìn)行簡單的二次開發(fā)等，可以有效節(jié)省查找、管理、引用文獻(xiàn)和資料的時(shí)間，不僅使得查新人員的分析文獻(xiàn)與撰寫查新報(bào)告變得簡單、易行，更能使得查新人員擺脫大量機(jī)械性的工作，投入更多的精力在文獻(xiàn)的挖掘整理中，提高科技查新報(bào)告水平。

[1]黎健杏，賴 群，朱麗珍.基于NoteExpress的桉樹人工林專題數(shù)據(jù)庫管理[J].農(nóng)業(yè)圖書情報(bào)學(xué)刊，2009，（5）：62.

[2]楊菲菲，王寶杏，李朝品.NoteExpress在構(gòu)建粉螨專題數(shù)據(jù)庫中的應(yīng)用[J].江西圖書館學(xué)刊，2008，（3）：119-120.

[3]羅紅燕，陳紹蘭.利用NoteExpress建立專題文獻(xiàn)數(shù)據(jù)庫的方法與技巧[J].西南師范大學(xué)學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2009，（6）：81-84.

[4]葉佩珍.基于NoteExpress的個(gè)人知識管理[J].情報(bào)探索，2008，（7）：75-78.

[5]謝奇，李立立，關(guān)中玉等.NoteExpress——中文科技文獻(xiàn)管理的絕佳助手[J].科技文獻(xiàn)信息管理，2007，21（3）：18-21.

Application of the document management software in sci-tech novelty search work——A case study of NoteExpress

HUANG Chun-xiao
（South China Agricultural University,Guangzhou 510640,China）

This article probes into raising the work efficiency by trying to use document management software.NoteExpress is a case in point,sci-tech novelty search work involves great quantity of bibliography information to be dealt with,much repetition work in writing the reports,duplication checking,document analysis,note-taking,mark-making,relevant document searching,etc..

sci-tech novelty search work；work efficiency；NoteExpress software

G252

B

1006-1525（2011）01-0054-02

2010-10-15

黃春曉，女，館員。

（編輯：朱愛瑜）