基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)

周新會

(廣聯(lián)達軟件股份有限公司，北京 100193)

基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)

周新會

(廣聯(lián)達軟件股份有限公司，北京 100193)

項目管理信息系統(tǒng)是項目管理者不可或缺的信息化工具。本文闡述了基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢，介紹了該系統(tǒng)的工作機制以及核心概念設(shè)計，并通過具體的應(yīng)用實例展現(xiàn)了流程驅(qū)動在項目管理信息系統(tǒng)中的重要作用，總結(jié)了基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)對于項目管理能力提升的價值。

項目管理信息系統(tǒng);流程驅(qū)動;項目管理

1 引言

項目管理信息系統(tǒng)即PMIS，在美國項目管理協(xié)會出版的PMBOK第4版中，項目管理信息系統(tǒng)被定義為事業(yè)環(huán)境因素的一部分，是為指導(dǎo)與管理項目執(zhí)行而提供的自動化工具［1］。它主要是利用信息化手段，將項目管理的理念和方法融入到管理信息系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)對項目業(yè)務(wù)的管理，并服務(wù)于項目決策。

流程是一系列業(yè)務(wù)活動的有序組合，它接受各種輸入要素，并通過處理過程產(chǎn)生有價值的輸出結(jié)果［2］。流程驅(qū)動則是以流程為中心將相關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)組合起來，使這些業(yè)務(wù)活動以流程的方式有序開展，從而達成特定的業(yè)務(wù)目標。

基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)，是指在系統(tǒng)中融入流程管理的思想方法和管理手段，將業(yè)務(wù)處理看作一系列任務(wù)過程，這些任務(wù)有輸入、處理和輸出，根據(jù)相應(yīng)的業(yè)務(wù)目標，將相互關(guān)聯(lián)的任務(wù)連接起來形成完整的業(yè)務(wù)流程，從而能夠使管理信息系統(tǒng)提供對業(yè)務(wù)管理過程的全面支持。

2 基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)的優(yōu)勢

項目管理具有明顯的流程化特征，大量的項目業(yè)務(wù)活動都是基于流程方式來進行的［3］。因此，采用流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)，能夠充分發(fā)揮流程管理的優(yōu)勢，有助于為項目各項業(yè)務(wù)的開展提供有效的信息化支持。

傳統(tǒng)的管理信息系統(tǒng)，很多都是以若干單個實體的處理為主，例如常見的單據(jù)處理，會將其看作對一個個實體信息的輸入、查詢。這樣一來，首先是沒有充分抓住項目管理的流程特點，無法按照實際的業(yè)務(wù)流程將存在業(yè)務(wù)相關(guān)性的功能關(guān)聯(lián)起來;其次是局限于對單個實體的關(guān)注，造成只重視結(jié)果而輕視過程，從而使管理信息系統(tǒng)不能有效起到對項目業(yè)務(wù)的過程管控作用。

與傳統(tǒng)面向功能的管理信息系統(tǒng)相比，基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)具有如下優(yōu)勢:

第一，改變分散的點式業(yè)務(wù)處理，通過流程將相關(guān)業(yè)務(wù)優(yōu)化整合，形成符合項目要求的業(yè)務(wù)流程管理。

第二，改變較弱的業(yè)務(wù)過程管控，從關(guān)注結(jié)果到關(guān)心過程，為每個業(yè)務(wù)目標建立起“目標－計劃－執(zhí)行－監(jiān)督－結(jié)果”的管理流程，流程上下游環(huán)環(huán)相扣，從而實現(xiàn)項目業(yè)務(wù)的閉環(huán)管理。

第三，改變手動的業(yè)務(wù)推動模式，通過建立流程驅(qū)動機制，使系統(tǒng)在流程的推動下自動運轉(zhuǎn)，只需人工開始流程起點的業(yè)務(wù)處理，流程中后續(xù)業(yè)務(wù)處理無需人工主動發(fā)起，即可由系統(tǒng)推動直到流程終點。

第四，改變松散的項目職能協(xié)作，通過流程使項目各個職能部門緊密協(xié)同起來，使項目組織由職能式運作轉(zhuǎn)變?yōu)榱鞒淌竭\作［4］。

基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)，不僅僅是信息化手段的運用，更重要的是帶來了管理思想方法的升級，必將成為項目管理者的得力助手。

3 基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)的工作機制

基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)是一個以流程為核心運轉(zhuǎn)的信息系統(tǒng)，它的核心組成部分包括業(yè)務(wù)處理、流程引擎和通知系統(tǒng)，同時還涉及業(yè)務(wù)處理的角色。其基本的工作機制如圖1所示。

圖1 流程驅(qū)動的工作機制

系統(tǒng)就是在圖1這個流程驅(qū)動的機制下完成一系列業(yè)務(wù)處理過程的，流程各部分相互配合，各司其職，使系統(tǒng)得以順利運轉(zhuǎn)。下面我們就從流程起點到流程終點，完整地了解一下這個工作機制的運行原理。

步驟①:由角色A啟動流程，開始進行業(yè)務(wù)處理1，并在完成后提交。

步驟②:流程引擎根據(jù)業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)規(guī)則，判斷應(yīng)流轉(zhuǎn)到的下一業(yè)務(wù)處理，并將流轉(zhuǎn)信息提供給通知系統(tǒng)。

步驟③:通知系統(tǒng)根據(jù)流轉(zhuǎn)信息，將業(yè)務(wù)通知發(fā)送給下一業(yè)務(wù)處理對應(yīng)的角色。若應(yīng)流轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)處理2，則將業(yè)務(wù)通知發(fā)送給角色B;若應(yīng)流轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)處理3，則將業(yè)務(wù)通知發(fā)送給角色C。

步驟④:接到業(yè)務(wù)通知后，角色B開始進行業(yè)務(wù)處理2，并在完成后提交。流程引擎執(zhí)行步驟②，經(jīng)判斷應(yīng)流轉(zhuǎn)到業(yè)務(wù)處理3，接著由通知系統(tǒng)執(zhí)行步驟③，流程繼續(xù)。

步驟⑤:接到業(yè)務(wù)通知后，角色C開始進行業(yè)務(wù)處理3，并在完成后提交。流程引擎執(zhí)行步驟②，經(jīng)判斷無后續(xù)業(yè)務(wù)處理，已到流程終點，流程結(jié)束。

通過上述流程流轉(zhuǎn)的過程，我們理解了流程驅(qū)動的工作機制，從而為基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)的設(shè)計提供了依據(jù)。

4 基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)的核心概念設(shè)計

根據(jù)流程驅(qū)動的工作機制，系統(tǒng)中與之對應(yīng)的核心概念設(shè)計主要包括業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)通知等幾部分。

4.1 業(yè)務(wù)組件設(shè)計

對應(yīng)于工作機制中的業(yè)務(wù)處理，業(yè)務(wù)組件是在系統(tǒng)中設(shè)計的業(yè)務(wù)處理單元。這些業(yè)務(wù)組件都具有相應(yīng)的功能，用于實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程中各個業(yè)務(wù)處理環(huán)節(jié)。

業(yè)務(wù)組件的設(shè)計包括界面、功能、實體和輸入輸出，界面和功能是業(yè)務(wù)處理過程，實體是業(yè)務(wù)處理結(jié)果，輸入輸出則是對傳遞數(shù)據(jù)的定義。通過這幾部分設(shè)計，就形成了一個完整的業(yè)務(wù)組件模型，如圖2所示。

圖2 業(yè)務(wù)組件模型

在業(yè)務(wù)組件模型中，重點是業(yè)務(wù)組件輸入輸出接口的設(shè)計，也就是定義當前業(yè)務(wù)組件的輸入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)。由于業(yè)務(wù)的相關(guān)性，一個業(yè)務(wù)組件的輸出將成為另一個業(yè)務(wù)組件的輸入，基于一個確定的業(yè)務(wù)目標，就可以通過輸入輸出接口將存在業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)組件連接起來形成流程。因此，業(yè)務(wù)組件是業(yè)務(wù)流程設(shè)計的基礎(chǔ)。

在項目管理信息系統(tǒng)中，可以將項目的各個業(yè)務(wù)處理定義為若干業(yè)務(wù)組件，并根據(jù)不同的業(yè)務(wù)處理類型，按照業(yè)務(wù)組件模型進行相應(yīng)的設(shè)計來實現(xiàn)。然后，為每個業(yè)務(wù)組件配置相應(yīng)的角色。

4.2 業(yè)務(wù)流程設(shè)計

如果說業(yè)務(wù)組件實現(xiàn)了各個點的任務(wù)，那么業(yè)務(wù)流程就是將這些點連接起來。對應(yīng)于工作機制中的流程引擎，系統(tǒng)設(shè)計中的業(yè)務(wù)流程主要實現(xiàn)相關(guān)業(yè)務(wù)組件之間的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)處理。

業(yè)務(wù)流程的設(shè)計包括流轉(zhuǎn)規(guī)則解析、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)推送和流轉(zhuǎn)信息生成，流轉(zhuǎn)規(guī)則解析負責判斷應(yīng)流轉(zhuǎn)到的下游業(yè)務(wù)組件，業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)推送負責將上游業(yè)務(wù)組件的輸出傳送給下游業(yè)務(wù)組件的輸入，流轉(zhuǎn)信息生成負責將流轉(zhuǎn)規(guī)則解析的結(jié)果生成格式化的信息以便業(yè)務(wù)通知系統(tǒng)使用。通過這幾部分設(shè)計，就形成了一個完整的業(yè)務(wù)流程模型，如圖3所示。

圖3 業(yè)務(wù)流程模型

在業(yè)務(wù)流程模型中，重點是業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)規(guī)則解析的設(shè)計，也就是對規(guī)則表達式的解析，根據(jù)解析的結(jié)果，就可以確定當前業(yè)務(wù)組件的下游業(yè)務(wù)組件，然后利用兩個業(yè)務(wù)組件的輸出和輸入接口實現(xiàn)待處理業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)推送，從而通過業(yè)務(wù)流程完成業(yè)務(wù)組件之間的任務(wù)傳遞。

在項目管理信息系統(tǒng)中，可以為項目的各個業(yè)務(wù)目標定義若干業(yè)務(wù)流程，并根據(jù)不同業(yè)務(wù)場景，按照業(yè)務(wù)流程模型設(shè)置相應(yīng)的上下游業(yè)務(wù)組件和流轉(zhuǎn)規(guī)則來實現(xiàn)。在業(yè)務(wù)流程配置時，要按照閉環(huán)管理的原則將項目管理的要求落實到系統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程中。

4.3 業(yè)務(wù)通知設(shè)計

業(yè)務(wù)流程解決了關(guān)鍵的業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)處理，業(yè)務(wù)通知則完成了流程驅(qū)動中的最后一推。對應(yīng)于工作機制中的通知系統(tǒng)，系統(tǒng)設(shè)計中的業(yè)務(wù)通知主要實現(xiàn)將通知信息發(fā)送給下游業(yè)務(wù)組件對應(yīng)的角色，并接受業(yè)務(wù)處理完成的反饋。

業(yè)務(wù)通知的設(shè)計包括通知信息發(fā)送和業(yè)務(wù)處理反饋，通知信息發(fā)送負責根據(jù)業(yè)務(wù)流程中生成的流轉(zhuǎn)信息，將相應(yīng)的通知信息發(fā)送給下游業(yè)務(wù)組件對應(yīng)的角色，業(yè)務(wù)處理反饋負責根據(jù)業(yè)務(wù)處理完成的反饋更新已處理和未處理業(yè)務(wù)數(shù)。通過這幾部分設(shè)計，就形成了一個完整的業(yè)務(wù)通知模型，如圖4所示。

圖4 業(yè)務(wù)通知模型

在業(yè)務(wù)通知模型中，重點是通知信息發(fā)送的設(shè)計，也就是從業(yè)務(wù)流程生成的流轉(zhuǎn)信息中得到業(yè)務(wù)組件的上下游關(guān)系，然后匹配對應(yīng)的業(yè)務(wù)通知并增加未處理業(yè)務(wù)數(shù)，再根據(jù)下游業(yè)務(wù)組件找到對應(yīng)的角色并發(fā)送通知信息。在得到該通知對應(yīng)的業(yè)務(wù)處理已完成的反饋之前，通知系統(tǒng)將持續(xù)跟蹤并催辦該項任務(wù)。

在項目管理信息系統(tǒng)中，通知信息的設(shè)置應(yīng)使用用戶易于理解的業(yè)務(wù)語言，并可以嵌入未處理、已處理業(yè)務(wù)數(shù)等參數(shù)。另外，系統(tǒng)還可以實現(xiàn)業(yè)務(wù)通知以手機短信、電子郵件等多種渠道和方式傳遞。流程驅(qū)動從“人找事”到“事找人”的轉(zhuǎn)變，使得系統(tǒng)的用戶在流程中不需要主動發(fā)起業(yè)務(wù)，而是根據(jù)業(yè)務(wù)通知來執(zhí)行流程賦予自己的任務(wù)即可。

除了上述幾部分核心設(shè)計外，系統(tǒng)中相關(guān)的設(shè)計還包括角色管理等，從而為基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)的實現(xiàn)和應(yīng)用提供了全面和完善的支持。

5 基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用實例

在系統(tǒng)核心概念設(shè)計的指導(dǎo)下，我們實現(xiàn)了一個基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)，該系統(tǒng)支持流程驅(qū)動的工作機制，符合業(yè)務(wù)組件、業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)通知等各部分的概念設(shè)計。在實際的應(yīng)用中，系統(tǒng)滿足從業(yè)務(wù)流程配置到執(zhí)行的全過程應(yīng)用。

下面我們就以工程項目的物資采購管理業(yè)務(wù)為例，介紹流程驅(qū)動在項目管理信息系統(tǒng)中的應(yīng)用。在業(yè)務(wù)流程配置環(huán)節(jié)，系統(tǒng)提供了流程配置工具，可以利用物資采購管理相關(guān)的業(yè)務(wù)組件配置形成物資采購業(yè)務(wù)流程，如圖5所示。

在業(yè)務(wù)流程執(zhí)行環(huán)節(jié)，系統(tǒng)實現(xiàn)了流程執(zhí)行的各個步驟。當用戶登錄到系統(tǒng)首頁，就可以看到由通知系統(tǒng)發(fā)送的業(yè)務(wù)通知，用戶通過通知信息打開業(yè)務(wù)組件并進行業(yè)務(wù)處理，完成任務(wù)后即可提交。在系統(tǒng)后臺，流程引擎和通知系統(tǒng)根據(jù)已經(jīng)建立的物資采購業(yè)務(wù)流程進行流轉(zhuǎn)處理和通知發(fā)送，當流程下游業(yè)務(wù)的執(zhí)行用戶登錄系統(tǒng)后，即可看到發(fā)給自己的業(yè)務(wù)通知，從而開始下游業(yè)務(wù)的處理。系統(tǒng)始終通過這個循環(huán)來執(zhí)行業(yè)務(wù)流程，如圖6所示。通過上述應(yīng)用實例，可以看出流程驅(qū)動在項目管理信息系統(tǒng)中所發(fā)揮的重要作用。由于項目管理的跨行業(yè)適用性，該系統(tǒng)可應(yīng)用于以項目管理為運作方式的各種組織，只需要在系統(tǒng)中實現(xiàn)不同行業(yè)的業(yè)務(wù)組件和配置適應(yīng)該行業(yè)的業(yè)務(wù)流程即可。

6 結(jié)語

基于流程驅(qū)動的項目管理信息系統(tǒng)是對傳統(tǒng)面向功能的管理信息系統(tǒng)的變革，是運用信息化手段輔助項目管理的又一進步。由于該系統(tǒng)良好的擴展性和靈活的配置能力，完全可以支持項目管理流程的再造，對組織項目管理能力的不斷提升具有重要價值。

［1］(美)項目管理協(xié)會著;王勇，張斌譯.項目管理知識體系指南(PMBOKRR指南)(第4版)［M］.北京:電子工業(yè)出版社，2009.

［2］朱海林等著.IT服務(wù)管理、控制與流程［M］.北京:機械工業(yè)出版社，2006.

［3］劉躍華.基于Web的流程驅(qū)動工程項目管理系統(tǒng)研究與實現(xiàn)［J］.計算機工程與科學(xué).2009，31(6).

［4］鄭峰，劉旭儒.基于流程驅(qū)動的業(yè)務(wù)重組研究［J］.工業(yè)工程與管理.2008年第4期.

A Project Management Information System Based on Process Driver

Zhou Xinhui

(Glodon Software Co.，Ltd.，Beijing 100193，China)

Project management information system is project managers indispensable informatization tools.This paper expounds the advantages of the project management information system based on process driver，introduces the working mechanism and the core concept design of the system，and indicates the effect of process driver in project management information system through the actual applications.Then it summarizes the important role of project management information system based on process driver to enhance the project management ability.

PMIS;Process Driver;Project Management

C931.6;TP391

A

1674－7461(2011)01－0063－04

周新會(1974－)，男，加拿大魁北克大學(xué)MPM，美國項目管理協(xié)會PMP。主要研究方向:項目管理與企業(yè)信息化。E-mail:zhou_xinhui@sina.com