論高校檔案管理工作的創(chuàng)新方略

摘要：高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要工作之一，特別是高校的檔案管理錯綜復(fù)雜，更要講究管理上的方法與創(chuàng)新工作。 如何發(fā)揮好檔案在高校事業(yè)發(fā)展中的重要作用成了許多檔案管理工作人員關(guān)注的問題。本文就高校檔案管理機制的創(chuàng)新進行了逐條深入分析，強調(diào)運用檔案管理的現(xiàn)代手段，科技興檔，使檔案工作更具生機和活力，從而推動檔案事業(yè)的持續(xù)快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：高校 檔案工作 管理創(chuàng)新

高校檔案管理工作是高校事業(yè)發(fā)展的重要組成部分，是高校履行人才培養(yǎng)、科學研究、社會服務(wù)功能和開展各項活動的直接記錄。檔案的收集、管理及創(chuàng)新是構(gòu)建優(yōu)質(zhì)檔案管理工作的重要要素。要實現(xiàn)檔案管理工作的科學化，不斷的發(fā)展創(chuàng)新才是推動其持續(xù)進步的重要保證。本文擬就高校檔案管理工作的創(chuàng)新方略談?wù)剛€人的認識，求教于專家學者和檔案管理工作者。

一、建立科學的管理體系

按照最新頒布的《高校檔案管理辦法》，結(jié)合本校的實際情況，制定檔案管理的實施細則，做到從宏觀上把握主線，從微觀上把握細節(jié)，努力把檔案管理工作落到實處，并按照《高校檔案管理辦法》認真貫徹執(zhí)行。首先要提高認識。要使檔案工作高效有序地貫徹落實，首先必須提高全校教職工對依法治檔重要性的正確認識。為了保證檔案工作的順利開展，高校應(yīng)積極做好檔案工作重要性方面的宣傳工作。第一，學校領(lǐng)導給予足夠的重視。領(lǐng)導重視檔案工作，并善于用檔案資料統(tǒng)籌學校的各項工作，是做好高校檔案管理工作的基礎(chǔ)。第二，學校檔案管理部門應(yīng)與其他部門合作，聯(lián)合舉辦各種宣傳活動，大力宣傳檔案管理工作的重要性，使學校不同部門明白檔案管理工作對所在部門發(fā)展的重要作用，從而促使各部門在平時工作中加強收集相關(guān)的檔案信息，促進學校檔案工作的順利發(fā)展。

其次在宣傳教育中，還應(yīng)當建立獎懲制度。長期以來，檔案管理工作以經(jīng)驗管理居多，這在某種程度上制約了人才的流動，容易產(chǎn)生不思進取的觀念，更談不上創(chuàng)新。因而必須引進競爭機制，從源頭上解決創(chuàng)新的根本問題。同時，明確責任分工，使每個人都有危機感，激發(fā)工作活力，最大限度地挖掘個人潛力，努力營造一種鼓勵創(chuàng)新的氛圍和環(huán)境，促進檔案工作的良性發(fā)展。

二、做好人才資源的創(chuàng)新工作

針對高校檔案管理隊伍存在的問題，要樹立人才資源是第一資源的思想，針對檔案工作人員成長和工作特征，努力營造一種尊重個性的文化氛圍，造就一支政治強、業(yè)務(wù)精、作風正、工作實、紀律嚴的專業(yè)人才隊伍。檔案人員要適應(yīng)新形勢下的工作，首先就得提高自身的計算機網(wǎng)絡(luò)水平，學會使用計算機處理檔案信息，并能夠從計算機數(shù)據(jù)庫中著錄、檢索檔案信息。不斷加強館員的在職培訓及繼續(xù)教育，以保證專業(yè)知識的更新和擴充，防止知識老化或停滯不前。同時，鼓勵館員利用業(yè)務(wù)時間參加各種繼續(xù)教育課程的學習，如計算機課程培訓、歸檔文件整理等。

三、加強檔案信息資源的全面整合

在當今社會，信息資源已經(jīng)成為重要的戰(zhàn)略資源，因此一定要加強對信息資源的全面整合和集中管理。在檔案管理工作中要始終堅持三要素：統(tǒng)一業(yè)務(wù)領(lǐng)導，統(tǒng)一管理制度，統(tǒng)一分類辦法。

科學整合區(qū)域內(nèi)不同領(lǐng)域的檔案資源。通過統(tǒng)一業(yè)務(wù)指導，采取對檔案資源歸屬和流向的調(diào)整、檔案工作機構(gòu)的歸并等多種措施，進一步理順檔案管理部門與主管部門在專業(yè)檔案工作中的關(guān)系，建立以檔案管理部門為主體、各主管部門配合的高校檔案資源建設(shè)監(jiān)管體制，變專業(yè)檔案的多頭管理、分散保管為綜合檔案館的集中統(tǒng)一管理，最大限度地優(yōu)化配置檔案資源。

建章立制，規(guī)范管理。加強制度建設(shè)，制定并發(fā)布有關(guān)專業(yè)檔案管理制度，明確檔案部門與各主管部門在專業(yè)檔案形成、流轉(zhuǎn)和管理工作中的關(guān)系與職責，建立流轉(zhuǎn)新機制，確保各類專業(yè)檔案的完整與規(guī)范。檔案管理模式改革，必須堅持體現(xiàn)以人為本的核心思想，以最大程度地滿足全社會用戶和學校的需求為出發(fā)點和落腳點，真正發(fā)揮檔案本身價值的特殊作用

建立統(tǒng)一的分類原則，完成檔案信息“一條龍”服務(wù)系統(tǒng)，按照最大程度地方便廣大教職工利用檔案的原則，建立檔案 “一條龍”服務(wù)，實現(xiàn)檔案服務(wù)透明、快捷、方便、高效的目的。

四、加強信息資源的共享

檔案工作必須主動與高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)接軌。如今各高校已普遍利用計算機等通信設(shè)備以及現(xiàn)代化的辦公設(shè)備進行檔案管理，更加迅速準確地完成檔案信息的收集、加工、傳送處理、整理和保管等過程，實現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化、自動化。這一改變同時也從實際工作中體現(xiàn)了人才資源創(chuàng)新的重要性。這一創(chuàng)新行為不但把檔案工作人員從繁瑣、枯燥的手工作坊式勞動中解放出來，大大提高了人力資源利用率，同時也逐步實現(xiàn)了檔案信息的資源共享，體現(xiàn)了檔案信息的價值最大化。

科技興檔，強化服務(wù)。采用現(xiàn)代科學技術(shù)手段，建立館藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫、多媒體數(shù)據(jù)庫，改進服務(wù)方式，實現(xiàn)信息共享。

高校檔案管理工作是高?；A(chǔ)工作的重要組成部分，要把檔案的收集、整理等工作與不斷創(chuàng)新相結(jié)合，提高綜合管理能力。并且，我們在做好檔案的收集、整理、歸檔工作時，還要做到主動提供服務(wù)，使檔案的價值得以充分體現(xiàn)。全面提升高校綜合檔案館現(xiàn)代化管理水平和整體服務(wù)能力，使得檔案管理工作更好地服務(wù)高校管理工作。

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作者單位：湖北師范學院外國語學院