文書(shū)檔案價(jià)值鑒定的方法論與組織實(shí)施

一、鑒定檔案價(jià)值的方法論

1.研究檔案利用規(guī)律，預(yù)測(cè)未來(lái)利用需要

實(shí)踐證明，估計(jì)檔案對(duì)利用需要的作用，甄別檔案保存價(jià)值的可靠經(jīng)驗(yàn)，往往要更多地從檔案的實(shí)際利用中取得。因此，要了解和熟悉過(guò)去檔案被利用的情況，總結(jié)出一些規(guī)律性的認(rèn)識(shí)，作為預(yù)測(cè)同類檔案今后可能需要利用和確定保管期限的參照。

2.研究檔案保存的效益

檔案的保存價(jià)值是由檔案滿足社會(huì)需要的作用決定的，但是，檔案作用的大小不同，有時(shí)差別很大。因此，不能認(rèn)為某種檔案對(duì)人們只要有一點(diǎn)用處，就具有保存價(jià)值；而應(yīng)是當(dāng)檔案發(fā)揮作用所帶來(lái)的利益，超過(guò)因保存檔案所付出的代價(jià)時(shí)，才具有保存價(jià)值。

3.掌握檔案的重要性和保存時(shí)間長(zhǎng)短的關(guān)系

檔案的保存價(jià)值，有重要性和時(shí)間性兩方面的衡量標(biāo)準(zhǔn)。在一般情況下，兩者是一致的。但是，兩者不完全相等。如一般機(jī)關(guān)的年度工作計(jì)劃，是重要的，有永久保存價(jià)值；重要機(jī)關(guān)的調(diào)動(dòng)干部、轉(zhuǎn)移黨組織關(guān)系介紹信存根只具有定期保存價(jià)值，財(cái)務(wù)部門(mén)的原始憑證只具有15年保存價(jià)值，但這并不表示其重要性比年度工作計(jì)劃低，它們?cè)跈n案生命期內(nèi)也是重要的。因此，鑒定檔案的保存價(jià)值，應(yīng)注意到重要性和時(shí)間性兩個(gè)方面的衡量標(biāo)準(zhǔn)，并統(tǒng)一起來(lái)進(jìn)行考察。

4.檔案保存價(jià)值分析中的彈性處理方法

鑒定檔案的保存價(jià)值，既然是對(duì)檔案可能被利用的一種估計(jì)和預(yù)測(cè)，所以難以完全準(zhǔn)確。一般應(yīng)掌握：保存從寬，銷毀從嚴(yán)；孤本（指其他單位、其他檔案館沒(méi)有重復(fù)的）從寬，復(fù)本（其他單位、其他檔案館有重復(fù)的）從嚴(yán)；本機(jī)關(guān)的文件從寬，外機(jī)關(guān)文件從嚴(yán)。對(duì)介于兩可之間的，可采取“就低不就高”的處理方法，即先確定一個(gè)最低保存期限，待保存期滿后再行鑒定調(diào)整。

二、鑒定工作的組織領(lǐng)導(dǎo)

檔案室和檔案館的檔案鑒定工作，必須有組織有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。機(jī)關(guān)的檔案鑒定工作，必須在機(jī)關(guān)辦公廳（室）主任的主持下，由檔案部門(mén)和有關(guān)業(yè)務(wù)部門(mén)組成鑒定小組共同進(jìn)行，鑒定工作結(jié)束后，應(yīng)提出工作報(bào)告。檔案館對(duì)無(wú)須繼續(xù)保存的檔案進(jìn)行鑒定和處理須征求有關(guān)部門(mén)的意見(jiàn)，并經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)批準(zhǔn)。

三、文書(shū)檔案鑒定的一般方法

——直接鑒定法

直接鑒定法要求鑒定人員逐件逐張審查檔案材料，從文件的內(nèi)容、作者、名稱、可靠程度等方面全面考察分析，確定其價(jià)值，而不是僅僅根據(jù)案卷目錄、案卷標(biāo)題或文件目錄、文件題名等簡(jiǎn)單判定檔案的價(jià)值。一般情況下，文件題名和案卷目錄應(yīng)該正確反映文件和案卷的內(nèi)容和成分，但有時(shí)候也會(huì)出現(xiàn)題名中文種使用不當(dāng)或組卷不合理的情況，導(dǎo)致題名和目錄不能正確揭示文件或案卷的內(nèi)容和成分。若簡(jiǎn)單地根據(jù)它們?nèi)ヅ卸n案的價(jià)值，就可能發(fā)生錯(cuò)誤。為了保證鑒定工作的質(zhì)量，必須直接審查檔案材料的內(nèi)容。

四、文書(shū)檔案鑒定工作的實(shí)施步驟

文書(shū)檔案鑒定工作由檔案部門(mén)會(huì)同文書(shū)部門(mén)和業(yè)務(wù)部門(mén)進(jìn)行。具體工作通常分為三個(gè)步驟：

第一步，在文件歸檔時(shí)確定是否屬于歸檔范圍，剔除一部分沒(méi)有保存價(jià)值的文件，由機(jī)關(guān)文書(shū)處理部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)保存一、二年后銷毀。第二步，對(duì)歸檔文件確定其保管期限，即確定檔案的“生存期”。通常的做法是各單位在每年的歸檔類目中預(yù)定每個(gè)案卷或每份文件的保管期限，正式整理時(shí)再根據(jù)文件的內(nèi)容和保存價(jià)值確定每卷或每件最終的期限。這一階段的鑒定工作主要由機(jī)關(guān)文書(shū)立卷人員具體實(shí)施。第三步，到一定年限后對(duì)檔案的價(jià)值進(jìn)行復(fù)審。復(fù)審主要采取兩種形式：一是移交復(fù)審，即需要向檔案館移交檔案的機(jī)關(guān)在移交檔案時(shí)，由本機(jī)關(guān)檔案人員和檔案館的接收人員共同對(duì)移交檔案的期限加以審查；二是到期復(fù)查，即對(duì)于定期保管的檔案在保管期滿后，重新審查這些檔案是否需要繼續(xù)保存。對(duì)于保管期滿但仍具有保存價(jià)值的檔案，要重新劃定保管期限，對(duì)于確實(shí)失去保存價(jià)值的檔案，要剔除并按規(guī)定程序進(jìn)行銷毀。