開辟新時期檔案館服務(wù)的新途徑

　　一所新世紀(jì)的高等院校，不僅需要公共圖書館等標(biāo)志性文化設(shè)施，也需要與之相適應(yīng)的公共檔案館作為高校文化新翼及校領(lǐng)導(dǎo)親師、愛生和為民服務(wù)的新平臺。高校檔案館在詮釋高校歷史、展示高校文明、提高師生員工素質(zhì)、保障公民權(quán)益中，具有無可替代的作用。高校檔案館在實行了檔案開放政策多年后的今天，由于過去歷史條件下形成的封閉、保守、片面、為政治服務(wù)舊習(xí)慣的影響，同社會上檔案館一樣，與大眾之間仍不同程度地存在相脫離的情況，使檔案館對社會的吸引力與同類型的博物館比起來，在社會性、文化性以及休閑功能方面相對薄弱。因此，在以經(jīng)濟建設(shè)為中心的和諧社會建設(shè)中，從帶有濃厚機關(guān)衙門色彩的封閉型檔案館轉(zhuǎn)型到現(xiàn)在的開放型能接納社會大眾的公共檔案館，這是歷史性的跨越。面向未來，我們必須摒棄一切有悖于“公共”與“服務(wù)”的傳統(tǒng)理念，采納和開辟一切能體現(xiàn)“公共”與“服務(wù)”的新思路與新途徑。筆者認為：應(yīng)在檔案館的社會性、文化性以及休閑型上有所突破。
　　1.影響高校檔案館公共服務(wù)的因素
　　1.1社會性因素
　　宣傳工作不到位：多年來，高校檔案館也曾開展了多層次、多形式的宣傳活動，但這些宣傳活動一般是針對檔案法規(guī)及檔案工作自身而展開的，而對檔案館的公共服務(wù)的宣傳卻未能到位。另外，我國的檔案工作者歷來崇尚“默默無聞”，高校檔案館工作人員更是如此，缺乏對自己所從事的工作及取得的勞動成果加以宣傳的意識，必然影響社會對檔案館的認知程度。
　　館藏匱乏：從館藏結(jié)構(gòu)上看，就檔案館來說，雖是“門類齊全”，但文書檔案占大多數(shù)，科技、聲像檔案卻很少；就圖書館而言，電子圖書以及相應(yīng)配套的閱讀工具遠跟不上形勢的發(fā)展。從館藏內(nèi)容上看，反映高校官方機構(gòu)運作的歷史以及高校宏觀方面的較多，對當(dāng)前由社會發(fā)展而悄然興起的有關(guān)人生、家世、個人業(yè)績、高校名人等檔案卻很少。
　　服務(wù)水平不高：主要表現(xiàn)在：一是利用方式單一，被動服務(wù)是當(dāng)前的主要服務(wù)方式，而結(jié)合館藏內(nèi)容，開展方便、快捷的檔案咨詢等行之有效的利用方式，卻沒有真正付諸實施。二是工作效率和編研質(zhì)量不高，由于檔案館的檢索工具、服務(wù)設(shè)施、閱覽環(huán)境以及編研產(chǎn)品等一系列問題，導(dǎo)致檔案館利用效率的降低，使利用者望而卻步。
　　1.2文化性因素
　　社會歷史原因：檔案館長期以來強調(diào)政治性、機密性，也有其特定的歷史原因，使檔案館并沒有真正地將自身作為國家法定的文化事業(yè)機構(gòu)看待，而更多地是成為政治機構(gòu)的附屬品，是作為黨政機關(guān)的機要基地。
　　館藏信息原因：檔案橫貫自然和社會兩大領(lǐng)域，蘊含著古今人類社會活動的各種社會信息。多年以來，檔案館由于受社會因素的影響，在自然、個人的信息量方面不是很豐富，使檔案館的文化屬性沒有完全顯示出來。
　　館區(qū)環(huán)境原因：目前我國高校檔案館大多數(shù)還沒有從政治附屬物脫解出來，檔案館建筑同博物館、圖書館、美術(shù)館、科技館相比，其標(biāo)志性公共文化設(shè)施被視為現(xiàn)代高校文明象征還沒有受到公眾格外的尊重和普遍的認可。
　　1.3休閑型因素
　　檔案館的政治性：檔案自古以來就被認為是鞏固統(tǒng)治的武器，雖然多年來檔案館一直希望淡化行政色彩，加深文化色彩，但檔案為政權(quán)機關(guān)服務(wù)的特征依然明顯。
　　館藏的載體特征：館藏中絕大部分檔案的載體是文字紙張，形式比較單一，而不像博物館大多以文物和標(biāo)本為基礎(chǔ)，具有實物性和直觀性。根據(jù)心理高和認知高的原理，人們對各種載體的敏感度表現(xiàn)為實物＞圖片＞文字。因此，檔案的文字特征決定了檔案館休閑功能的發(fā)揮和體現(xiàn)程度。
　　觀念落后：許多檔案工作人員仍然有意無意地將檔案館看成是為上級機關(guān)、領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的機構(gòu)，沒有使檔案館服務(wù)對象平民化。而相比之下，博物館紛紛利用雙休日和法定節(jié)假日開館，成了許多人休閑、休假的首選之地。
　　檔案意識薄弱：檔案休閑與一般休閑服務(wù)業(yè)相比對受眾有更高的文化要求。我國國民文化總體素質(zhì)較低，生產(chǎn)力水平還不是很高，讓一個為衣食住行奔忙的人到檔案館去休閑，無異于跟一個沒有解決溫飽的人說，“你需要節(jié)食減肥了”。因此檔案館休閑的普及需要一個循序漸進的過程，是社會經(jīng)濟發(fā)展到一定程度才能夠?qū)崿F(xiàn)的。
　　2.高校檔案館公共服務(wù)的新途徑
　　2.1開發(fā)檔案館的社會服務(wù)功能
　　豐富館藏：豐富館藏的意義并不僅僅是增加數(shù)量，還必須以質(zhì)量為保證，堅持數(shù)量與質(zhì)量并重，二者不能偏廢，這就要求從嚴把好檔案進館這一關(guān)，去“粗”取“精”，強調(diào)優(yōu)化。同時要適當(dāng)擴大檔案的接收面，改善館藏內(nèi)容和結(jié)構(gòu)的單一狀況：在檔案的種類方面，其一是非公務(wù)性檔案。這里主要指加大對涉及私人事務(wù)如家譜、族譜、地籍、婚姻、醫(yī)療、戶籍等方面的檔案的收集、征集、購買力度，其二是特色檔案。這里所指的“特色檔案”不是泛指一般意義上的地方特色檔案，而是專指各個單體檔案館館藏中，富有個性特點互補型的地方特色的檔案，因為這類檔案能為公眾提供一種根源感、身份感和地方感。第三是珍品檔案。即那些年代久遠，最具價值，含金量高的鎮(zhèn)館之寶。在檔案的載體方面，既要收集傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，同時還要收集現(xiàn)代的膠片、磁帶、磁盤、光盤以及電子形式的檔案。這些不同來源、內(nèi)容、形式和載體的檔案，互相補充，互相印證，可使檔案館豐富多彩，如此才能給檔案館的公共服務(wù)提供必要的物質(zhì)基礎(chǔ)。
　　加大宣傳：高校檔案館應(yīng)抓住每一個機會，利用多種形式向社會展示自己，強化公眾對檔案館的認識。一是利用各種現(xiàn)代傳媒手段向公眾宣傳自己，普及檔案知識，激發(fā)大眾的檔案保護、利用意識，擴大檔案館的社會知名度和影響力；二是把向教師和學(xué)生服務(wù)作為推廣公共服務(wù)的重點來抓，檔案館工作人員可利用培訓(xùn)班等形式為高校各個部門的檔案工作人員進行檔案、檔案館知識講座，在學(xué)生中可利用開設(shè)選修課的形式進行，培養(yǎng)和訓(xùn)練教師、學(xué)生對應(yīng)用檔案解決實際問題、開展歷史研究的興趣和能力。三是設(shè)立檔案宣傳專欄，將檔案工作、館藏內(nèi)容定期向公眾介紹，還可組織師生員工以及校外相關(guān)人士參觀檔案館、聽取館藏介紹、觀看電腦查檔演示圖等，讓公眾熟悉、了解高校檔案館，進一步提高檔案館的開放度。
　　搞好檔案的開放：檔案的開放，就是在無損于國家和個人利益的前提下，將檔案向社會公眾開放，最大限度地體現(xiàn)檔案的價值，發(fā)揮檔案的作用。開放時一定要嚴格依照《檔案法》及有關(guān)法規(guī)，認真篩選，審慎鑒定，符合開放條件的檔案必須向社會開放，另外，還要做好開放檔案的宣傳工作，通過發(fā)布公告等方式，向社會公眾公布開放檔案目錄，介紹開放檔案內(nèi)容，以便社會公眾知曉，為開放檔案創(chuàng)造條件。
　　加強編研工作：編研工作是開發(fā)館藏檔案信息資源的重要手段，編研水平的高低，直接影響檔案館社會功能的發(fā)揮。從目前各高校實際工作來看，一是要加強編研力量，增加人、財、物的投入，為編研工作的開展創(chuàng)造良好的條件。二是提高編研質(zhì)量，編出具有較高使用價值、實用性強、大眾化的易于傳播的史料。
　　開發(fā)計算機網(wǎng)絡(luò)功能：利用計算機高效、準(zhǔn)確的性能，實現(xiàn)計算機檢索，同時建立信息網(wǎng)絡(luò)，實現(xiàn)檔案信息資源共享。高校檔案館應(yīng)盡快加入公共信息網(wǎng)絡(luò)，使檔案信息的利用具有更廣泛的社會性，最大限度地發(fā)揮高校檔案館的社會功能。
　　2.2創(chuàng)建高校檔案（圖書）館文化事業(yè)機構(gòu)保障體系
　　法律政策保障。檔案館文化性的發(fā)揮，首先取決于國家政策的保障。《中華人民共和國檔案法》第二章第八條明確規(guī)定“中央和縣級以上地方各級各類檔案館，是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)?！睆亩x予檔案館文化性的法律保障，而各級各類檔案館文化功能的具體架構(gòu)，還須相應(yīng)的各級政府予以政策上的扶持。如在制定高校發(fā)展戰(zhàn)略時，要切實地將檔案館作為不可或缺的重要組成部分納入其中，并予以經(jīng)濟上的扶持和必要的政策傾斜。此外，隨著社會形勢的不斷發(fā)展變化，逐步修訂和完善符合時代要求的法律、法規(guī)和政策，為檔案館開展公共服務(wù)提供有力的法律支持和政策保障。
　　思想觀念保障。更新觀念，增強檔案的開放和服務(wù)意識，擺脫檔案館傳統(tǒng)的“衙門”或“機要重地”的影響，實現(xiàn)檔案館文化性的思想定位，是檔案館走出“象牙塔”、融入社會、與社會大文化合流的必由之路。
　　管理者素質(zhì)保障。檔案事業(yè)要適應(yīng)社會的需要，抓檔案教育，抓人才培養(yǎng)是永恒的主題。此外，檔案工作者還要有崇高的敬業(yè)精神和良好的職業(yè)道德，這需要檔案館工作人員對自身所從事的職業(yè)要從心底由衷的熱愛。只有這樣才會從主觀上增強提高自身文化素質(zhì)、思想政治素質(zhì)的自覺性，使自己成為一個真正的“文化人”。
　　2.3改善高校檔案館工作服務(wù)方式
　　隨著社會文明程度以及國民文化程度的不斷提高，大眾的休閑時間逐漸的多了起來，休閑制度和休閑理念在我國逐步地得以建立和完善。由于國民的整體素質(zhì)不斷提高，人們對于信息的價值認識就會比較深刻，就能夠善于運用各種獲取信息的手段，并逐漸使整個社會把利用檔案信息視為日常生活中不可缺少的一部分，成為人們不可或缺的休閑場所。營造高校檔案館休閑利用氛圍，應(yīng)從以下幾方面考慮：
　　應(yīng)將檔案館建于遠離高校機關(guān)、易于師生員工以及廣大公眾接近的地方。
　　檔案館要加強內(nèi)部管理，做到“內(nèi)緊外松”，營造休閑寬松的場館氛圍。
　　利用雙休日、節(jié)假日向公眾開放，讓不同層次的人有機會到檔案館來。
　　變被動索取的靜態(tài)服務(wù)方式，為主動提供的動態(tài)服務(wù)方式。
　　總之，檔案館這個曾經(jīng)神秘而機要的地方，如今正以不可逆轉(zhuǎn)的趨勢走向大眾，只要我們能夠積極地思考，合理地創(chuàng)新，充分發(fā)揮檔案和檔案館的優(yōu)勢，把整個社會和全體公民看作是自己的服務(wù)對象，不斷創(chuàng)新服務(wù)機制，增強信息開發(fā)服務(wù)功能，擴大窗口利用服務(wù)的領(lǐng)域，正確認識并大力弘揚檔案館的社會性、文化性以及休閑功能，就能夠創(chuàng)建起高效、便捷的現(xiàn)代化公共服務(wù)體系，以滿足社會各階層人士多樣的需求，更好地為人類的政治、經(jīng)濟、科教、文化、教育服務(wù)。