電子檔案在高校中的管理初探

　　隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在各個(gè)高校的科研、行政等相關(guān)領(lǐng)域得到廣泛的運(yùn)用，高校相關(guān)電子檔案運(yùn)用而生，如何來(lái)管理這些比較特殊的電子檔案，使學(xué)校電子檔案管理工作逐漸走向正規(guī)化和數(shù)字化建設(shè)的發(fā)展軌道上來(lái)，是各個(gè)高校檔案管理工作者首要解決的問(wèn)題。
　　一、高校電子檔案在管理方面存在的相關(guān)問(wèn)題
　　(一)對(duì)電子文檔的認(rèn)識(shí)不足
　　高校中的管理人員對(duì)于電子文檔在高校中的認(rèn)識(shí)，主要有以下三種觀點(diǎn)。一是認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案，而電子文件只是作為一般的查閱資料或者是當(dāng)作副本進(jìn)行保管；二是因?yàn)橛?jì)算機(jī)的快速性和簡(jiǎn)單方便性過(guò)分的依賴計(jì)算機(jī)，所以對(duì)一些重要的文件如果不及時(shí)地保存或者是備份，一旦計(jì)算機(jī)出現(xiàn)故障，這些數(shù)據(jù)就會(huì)在最短的時(shí)間內(nèi)丟失；三是完全不相信計(jì)算機(jī)，對(duì)所有的電子文件都打印出來(lái)，這樣的做法不僅浪費(fèi)，還不利于檔案的管理。
　　(二)高校內(nèi)缺乏一套完整的、規(guī)范的管理電子檔案的規(guī)章制度
　　因?yàn)闆](méi)有制定一套系統(tǒng)、完整的管理電子檔案的規(guī)章制度，導(dǎo)致對(duì)電子文件的不重視。當(dāng)前，很多高校中具有價(jià)值的教學(xué)、黨政、科研等方面的電子資料散落地?cái)R置在高校內(nèi)的各個(gè)部門，沒(méi)有得到有效的保存。即便是能及時(shí)的歸檔，使用的載體也具有較大的隨意性，不能進(jìn)行統(tǒng)一的管理。還有在校內(nèi)的各職能部門有多種軟件庫(kù)，因?yàn)闊o(wú)法與檔案管理的軟件兼容，致使歸檔的電子文件脫離了軟件支持系統(tǒng)。
　　(三)對(duì)電子文件的原始憑證難鑒定
　　傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件主要是以一種很直觀的形勢(shì)反應(yīng)出來(lái)的，而電子文件可進(jìn)行隨意的拷貝，或者是在傳輸、保存的過(guò)程中被改動(dòng)但卻不留痕跡，因此很難將原件和復(fù)制件區(qū)別開來(lái)，所以電子文件的真實(shí)性和原始性是很難進(jìn)行鑒定的。
　　(四)管理電子檔案的工作人員專業(yè)性不強(qiáng)
　　管理高校檔案的工作人員不僅要具備專業(yè)的管理素質(zhì)，還要熟悉計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)以及相關(guān)數(shù)字通信的技術(shù)。但事實(shí)上，高校中管理檔案的專業(yè)人員較少，技術(shù)力量比較薄弱，缺乏既懂檔案管理又懂計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型的專業(yè)人才，使高校電子檔案在管理方面出現(xiàn)了落后的局面。
　　二、針對(duì)高校電子檔案管理提出的相關(guān)措施
　　根據(jù)以上高校對(duì)電子檔案管理的不足，下面提出了相對(duì)的管理措施。
　　(一)提高對(duì)電子檔案管理的認(rèn)識(shí)
　　紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理從根本上就是不同的，因此這就要求管理人員要改變自己的管理工作理念。電子檔案管理是一項(xiàng)系統(tǒng)化的工程，并不只是靠幾個(gè)人就能將管理完成，是需要校內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)和各個(gè)業(yè)務(wù)部門共同的配合而完成的，因此要提升領(lǐng)導(dǎo)思想上的認(rèn)識(shí)，為他們樹立正確現(xiàn)代化的意識(shí)，要求他們?cè)谫Y金上、技術(shù)上、策略上給予支持和幫助。同時(shí)，要求管理檔案的工作人員從理論和實(shí)踐上學(xué)習(xí)和掌握專業(yè)的現(xiàn)代化信息管理知識(shí)，提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。
　　(二)在高校內(nèi)建立并完善電子檔案的管理制度
　　目前很多高校并未制定有關(guān)電子檔案管理的規(guī)章制度，需盡快建立并完善這方面的制度，促使電子檔案管理工作的有序、順利的進(jìn)行。學(xué)?？筛鶕?jù)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》制度，結(jié)合本校的實(shí)際情況制定《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》、《高校電子文件歸檔細(xì)則》等制度，從而加強(qiáng)對(duì)電子檔案的系統(tǒng)化管理。高校中的電子檔案來(lái)源比較廣泛，從檔案的形成、歸檔、利用，中間會(huì)經(jīng)過(guò)很多的環(huán)節(jié)。檔案主要包括文件文本、多媒體文件和學(xué)生考核的成績(jī)、學(xué)籍管理數(shù)據(jù)庫(kù)以及財(cái)務(wù)部門的管理文件等，若要將這些繁瑣的、復(fù)雜的電子文件歸檔，就必須要有規(guī)范的制度進(jìn)行約束，才能進(jìn)行有效的管理。
　　(三)要不斷的完善技術(shù)手段以保證電子文件的原始憑證性
　　電子檔案從形成到利用是需要經(jīng)過(guò)很多環(huán)節(jié)的，為了保證文件的真實(shí)性和原始性，必須要設(shè)置相關(guān)的檔案?jìng)浞?、密碼技術(shù)、消息認(rèn)證、身份驗(yàn)證以及簽署技術(shù)等措施，這樣才能保證電子檔案從形成到利用過(guò)程中的真實(shí)性、原始性。
　　(四)注重對(duì)高校電子檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)培養(yǎng)
　　對(duì)高校電子檔案管理的工作人員要加強(qiáng)業(yè)務(wù)上、技術(shù)上的培訓(xùn)，有效的利用校內(nèi)的教學(xué)資源，針對(duì)性地開展相關(guān)的職業(yè)培訓(xùn)，更新工作人員的管理理念，提升業(yè)務(wù)技能，滿足電子檔案管理的需求。同時(shí)，還要不斷擴(kuò)大電子檔案管理的隊(duì)伍建設(shè)，充分做到新老員工的均衡交替，隨時(shí)為檔案管理注入新鮮血液，促使高校電子檔案管理的穩(wěn)步、快速發(fā)展。