“大檔案”時(shí)代的企業(yè)檔案工作

　　“大檔案”是當(dāng)今檔案事業(yè)的發(fā)展方向，在2010年全國(guó)檔案局長(zhǎng)館長(zhǎng)會(huì)議上楊冬權(quán)局長(zhǎng)就強(qiáng)調(diào)要樹立“大檔案”的觀念。在“大檔案”時(shí)代，企業(yè)檔案工作如何開展？以下是本人的一些認(rèn)識(shí)和理解。
　　一、“大檔案”時(shí)代企業(yè)檔案工作特點(diǎn)
　　1、檔案收集范圍擴(kuò)大。檔案收集范圍擴(kuò)大有三層含義：一是因?yàn)槠髽I(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)增加，檔案的絕對(duì)數(shù)量增加；二是因?yàn)榘凑諆r(jià)值歸檔理念，把原來(lái)沒列入歸檔范圍的一些文字材料收集歸檔；三是因?yàn)闄n案載體形式多樣化，在歸檔傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體檔案的同時(shí)還要把電子文件、聲像載體、實(shí)物檔案等其他載體檔案收集歸檔。
　　2、檔案蘊(yùn)含信息量大。企業(yè)檔案包括：紅頭文件、會(huì)議材料、工作計(jì)劃、工作總結(jié)、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、重要報(bào)告、合同協(xié)議、資產(chǎn)登記、產(chǎn)權(quán)變更憑證、各類會(huì)計(jì)憑證、各類會(huì)計(jì)帳簿、各類財(cái)務(wù)報(bào)告以及在地質(zhì)勘測(cè)、科學(xué)研究、生產(chǎn)管理、設(shè)備儀器管理、產(chǎn)品管理、基建項(xiàng)目管理中形成的各類文件、圖紙、圖表、聲像材料以及企業(yè)員工個(gè)人的人事檔案等各種文件材料。企業(yè)檔案的內(nèi)容包羅萬(wàn)象，企業(yè)檔案蘊(yùn)含的信息量極大。
　　3、檔案服務(wù)范圍增大。除了傳統(tǒng)的服務(wù)范圍，企業(yè)檔案還廣泛服務(wù)于企業(yè)的強(qiáng)化內(nèi)部管理、優(yōu)化生產(chǎn)流程、挖掘自身產(chǎn)能、科技創(chuàng)新、新產(chǎn)品研發(fā)、把握市場(chǎng)走勢(shì)、情報(bào)分析、企業(yè)文化建設(shè)和防范法律風(fēng)險(xiǎn)等生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)。
　　4、檔案利用需求更高?，F(xiàn)代企業(yè)大量應(yīng)用現(xiàn)代管理科學(xué)成果和信息化技術(shù)，對(duì)檔案利用的需求，不僅數(shù)量急劇增多，而且質(zhì)量要求更高，從原來(lái)“以保持檔案信息原貌型利用為主”的利用方式逐步向“以使用半成品型檔案信息利用和創(chuàng)造型檔案信息利用為主”的利用方式轉(zhuǎn)變，對(duì)企業(yè)檔案工作的信息管理能力和檔案編研工作也提出更高的要求。
　　5、檔案發(fā)揮作用巨大。檔案在企業(yè)改制上市、安全生產(chǎn)、設(shè)備維護(hù)、應(yīng)用新技術(shù)、提高產(chǎn)品質(zhì)量、減少勞動(dòng)消耗、降低產(chǎn)品成本、節(jié)約生產(chǎn)費(fèi)用、維護(hù)合法權(quán)益、環(huán)境保護(hù)、公益事業(yè)等方面發(fā)揮出巨大作用，創(chuàng)造了十分可觀的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益。檔案在為個(gè)人服務(wù)方面，如：為職工辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)、證明工齡、職稱評(píng)審等事務(wù)中也具有舉足輕重的作用。
　　6、檔案工作影響深遠(yuǎn)。企業(yè)檔案工作不僅對(duì)企業(yè)資產(chǎn)的保值增值有重要影響，還對(duì)企業(yè)文化建設(shè)、知識(shí)管理和信息共享等產(chǎn)生重要影響。檔案館已逐漸成為企業(yè)的檔案資料保管基地、企業(yè)的文化教育基地、企業(yè)的信息傳播基地。
　　二、“大檔案”時(shí)代企業(yè)檔案工作要點(diǎn)
　?。ㄒ唬┱J(rèn)真研究企業(yè)檔案工作形勢(shì)，努力提高企業(yè)檔案工作定位。
　　1、“大檔案”時(shí)代的企業(yè)檔案工作原則。企業(yè)檔案是企業(yè)不可再生的、稀缺的特殊資產(chǎn)和信息資源，科學(xué)發(fā)展的重要工具、領(lǐng)導(dǎo)決策的信息寶典、安全生產(chǎn)的有力支撐、技術(shù)創(chuàng)新的豐富源泉、融洽關(guān)系的特殊資源、樹立形象的最佳要素、維護(hù)權(quán)益的可靠憑證、企業(yè)文化的固化載體、傳承知識(shí)的百科全書、選拔人才的客觀依據(jù)，是一種非常重要的企業(yè)軟實(shí)力。因此，“大檔案”時(shí)代的企業(yè)檔案工作原則為：企業(yè)檔案工作不僅要完成檔案的歸檔、保管和利用等基礎(chǔ)工作內(nèi)容，還要承擔(dān)起構(gòu)建企業(yè)軟實(shí)力的重要任務(wù)，使企業(yè)檔案成為與廠房、資金、設(shè)備等企業(yè)硬實(shí)力具有同等重要作用的企業(yè)軟實(shí)力。
　　2、“大檔案”時(shí)代的企業(yè)檔案工作目標(biāo)。即：以前瞻性的戰(zhàn)略思維，提高全員檔案意識(shí)；以積極的參與措施，實(shí)現(xiàn)檔案全程控制；以精細(xì)化的管理理念，完善各項(xiàng)檔案制度；以強(qiáng)大的執(zhí)行力度，落實(shí)各方檔案責(zé)任；以系統(tǒng)的整理活動(dòng)，完成檔案信息的著錄；以先進(jìn)的信息化手段，實(shí)現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理；以敏銳的反應(yīng)機(jī)制，開發(fā)利用檔案資源；以充裕的人財(cái)物力，實(shí)施檔案工作投入。
　　3、“大檔案”時(shí)代的企業(yè)檔案工作模式。鑒于“大檔案”時(shí)代的企業(yè)檔案工作特點(diǎn)，“大檔案”時(shí)代企業(yè)檔案工作模式不同于傳統(tǒng)企業(yè)檔案工作模式，需要實(shí)現(xiàn)三個(gè)轉(zhuǎn)變：一是歸檔機(jī)制由被動(dòng)歸檔向主動(dòng)歸檔轉(zhuǎn)變；二是檔案管理由注重載體管理向注重信息管理轉(zhuǎn)變；三是檔案利用由各自為政向資源共享轉(zhuǎn)變。歸檔機(jī)制由被動(dòng)歸檔向主動(dòng)歸檔轉(zhuǎn)變就是：通過(guò)有效的宣傳和教育使檔案工作成為一項(xiàng)特殊的全員參與的工作。使每一個(gè)員工都認(rèn)識(shí)到將自己在工作中形成的文件資料歸檔不但是完成工作任務(wù)的必要步驟，更是記錄工作歷程、保存勞動(dòng)成果、展示才華、留名企業(yè)青史的寶貴機(jī)會(huì)，認(rèn)真配合歸檔工作，由“要我歸檔”轉(zhuǎn)變成“我要?dú)w檔”。檔案管理由注重載體管理向注重信息管理轉(zhuǎn)變就是：增強(qiáng)檔案工作中信息管理、信息提取、信息分析等工作的比重，提高檔案工作的科技附加值，逐步將檔案整理、數(shù)字化等勞動(dòng)密集型工作