淺談會計電算化的初始化工作

大多數(shù)企事業(yè)單位在實現(xiàn)會計電算化的過程中，購買通用的商品化會計軟件，基于會計軟件通用性的特點，各單位使用軟件進行日常業(yè)務核算前，需要針對本單位的業(yè)務性質及會計核算與決策管理的特點進行具體設定，即賬務初始化，將通用賬務處理系統(tǒng)轉化成適合本單位的專用賬務處理系統(tǒng)。系統(tǒng)初始化設置工作可分為前期基礎工作、初始化設置及初始化校驗三部分。

一、前期基礎工作

在企業(yè)準備從手工會計轉變到會計電算化的過程中，必須做一些提前的準備工作。按照循序漸近，逐步提高的原則替代手工記賬。

根據(jù)財政部頒布的《會計電算化工作規(guī)范》，替代手工記賬的單位，應具備三個方面的條件：第一，配備了計算機硬件設備和適用的財務軟件，第二，配備了相應的會計電算化工作人員；第三，建立了嚴格的內(nèi)部管理制度。

在達到了相關規(guī)定以后，單位還需要準備好所需要的會計科目體系，手工賬中的各科目的余額，從年度中間開始建賬的還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需要預先從手工賬中整理各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額，避免遺漏，保證初始化輸入的數(shù)據(jù)準確。

二、初始化設置工作

初始化設置是指將手工會計業(yè)務的數(shù)據(jù)移植到計算機中的一系列工作，需要輸入有關的基礎數(shù)據(jù)。比如，會計科目的設置、期初余額的輸入、企業(yè)部門設置、員工設置等等。初始化設置是會計電算化的基礎，初始化工作的好壞，直接影響到會計電算化工作的效果。

(一)建立財務核算系統(tǒng)框架

建立本單位的會計核算體系是財務處理系統(tǒng)初始化設置的第一步，其目的是使財務管理系統(tǒng)適應本單位會計核算體系的基本要求。建立會計核算體系的工作主要包括：

1、增加操作員

增加操作員就是把操作財務軟件的人員輸入到財務軟件系統(tǒng)中，并為每一位操作員設置密碼，密碼只告知本人，并要求操作員對密碼進行保密，并不定期的更換密碼，來保證財務軟件運行的安全性。

2、建立賬套

建立賬套就是把企業(yè)的基礎信息輸入到財務軟件當中。建立賬套的時候，以企業(yè)名稱做為賬套名稱，根據(jù)企業(yè)的性質建立相應的會計科目體系、核算方式、經(jīng)營周期、分類編碼方案、記賬本位幣。核算方式主要是指企業(yè)對客戶、供應商、存貨是否分類核算。經(jīng)營周期一般來講，按照規(guī)定都是從每年的1月1日到12月31日。分類編碼方案主要是對會計科目編碼方案、部門人員的編劇方案、客戶編碼方案、供應商騙碼方案進行設置。例如：會計科目編碼方案是按照4—2—2—2的設置，還是按4-1-1-1的設置。這主要應從企業(yè)的實際情況來考慮，如果明細科目較為繁瑣，則應該選用4—2 2—2的設置方式。如果涉及的明細科目很少的情況下，就可以選用簡單的4—1—1—1設置方式。對于記賬本位幣，按照相關的規(guī)定，一般為人民幣，特殊的企業(yè)也可選用一種外幣做本位幣。

3、設置權限

操作員的權限，一般由系統(tǒng)管理員進行分配。如果該賬套已經(jīng)設置了賬套主管，那么賬套主也可為其他的操作員設置權限。財務軟件對系統(tǒng)操作分工和權限的管理，一方面可以避免與業(yè)務無關的人員進入系統(tǒng)，另一方面可以對系統(tǒng)所包含的各個子產(chǎn)品的操作進行村協(xié)調(diào)，以保證各負其責，流程順暢。操作員權限的設置，要遵循不相容崗位分離原則。例：出納人員不得兼管稽核工作。

(二)輸入期初數(shù)據(jù)

輸入企業(yè)的期初數(shù)據(jù)，我們首先要完善企業(yè)的基礎信息?？蛻?、供應商、部門、人員、憑證類別、會計科目的輔助核算等，都是需要完成的項目。完成這些內(nèi)容后，還應該將計算機開始使用的月初余額錄入到計算機中。

賬務系統(tǒng)的啟用時間不同，對錄入期初余額的要求也不相同。如果企業(yè)是在年初啟用系統(tǒng)，則只需錄入年初余額；如果企業(yè)是沒有在年初啟用系統(tǒng)，則需要輸入啟用月份的月初余額和年初到該月份的各科目借貸方累計發(fā)生額，系統(tǒng)將根據(jù)輸入的數(shù)據(jù)自動計算出年初余額，若某一會計科目涉及輔助核算，還應將輔助核算的期初數(shù)據(jù)輸入到系統(tǒng)中并使之與總賬賬戶保持一致。一般來說，大部分企業(yè)都是在年初啟用會計電算化系統(tǒng)，這樣，企業(yè)各個賬戶的月初余額就是本年的年初余額，沒有借貸方的累計發(fā)生額，相比較來說，工作量小，出錯的率也會降低。

三、初始化的校驗

企業(yè)所有的期初數(shù)據(jù)輸入完畢。并不能馬上脫離手工賬來進行會計電算化工作，而有一個人機并行期間。人機并行，就是說，手工會計與電算化要同時進行會計處理。人機并行的主要任務就是檢查建立的會計電算化系統(tǒng)是否滿足需要，使用過程中是存在問題，對運行中發(fā)現(xiàn)的問題是否時行修改，并逐步建立比較完善的電算化內(nèi)部管理制度。

人機并機期間，按照相關規(guī)定，要最少進行三個月，前期以人工為主計算機為輔，后期以計算機為主人工為輔。在人機并行期間，人工與計算機數(shù)據(jù)相對比時，要進行如下工作：檢驗各種核算方法、檢查會計科目體系正確性和完整性、考查操作熟練程度、糾正財務軟件程序錯誤或業(yè)務的處理錯誤。

初始化工作的好壞，直接影響到以會計電算化工作的以后階段的工作效果，應該認真去對待，這樣才能順利地完成手工核算過渡到會計電算化處理，保證提供及時、準確的會計信息。