油田檔案數(shù)字化研究

摘要:為了使檔案的利用率達到最高，我們依據(jù)檔案數(shù)字化技術(shù)的標準把現(xiàn)有的檔案進行了數(shù)字化改建，首先把最初的油田開發(fā)、基建、會計、科研、設(shè)備、榮譽、聲像和文書八大類的紙質(zhì)目錄都錄入計算機，轉(zhuǎn)換成電子的形式;其次是把所有的文件都轉(zhuǎn)換成統(tǒng)一的電子格式，以便于保存和管理。檔案數(shù)字化就是為了檔案資料的安全和以后更好的利用，但是這個資料又不是所有人都可以隨便查看的，這樣就需要根據(jù)檔案管理辦法中的使用權(quán)限分成不同的使用密級;為了防止丟失還要分成不同的地方進行電子文件的保存。所有的條件都具備后，再利用程序控制操作，實現(xiàn)最終的檔案數(shù)字化。

關(guān)鍵詞:檔案數(shù)字化保存利用

1、檔案數(shù)字化實施

通過調(diào)查和分析，檔案數(shù)字化是解決傳統(tǒng)檔案保管與利用的問題最有效的方法，因此我們根據(jù)檔案數(shù)字的標準對傳統(tǒng)檔案進行了檔案數(shù)字化的改建。

1.1 檔案數(shù)字化標準研究

檔案數(shù)字化就是指利用軟件編制控制程序以及計算機等設(shè)備進行處理，將經(jīng)過原本存儲與傳統(tǒng)載體上的檔案信息轉(zhuǎn)化為存儲在磁盤、光盤等載體上并能被計算機識別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過程。

我們本著檔案數(shù)字化后能夠更加便于管理與利用，對檔案數(shù)字化條件的標準進行了反復的試驗，例如可以使用WORD、EXCEL、PDF等格式存儲，在我們反復的對比之下得出，PDF具有忠實再現(xiàn)原文性。PDF格式的文件能如實保留原來的面貌和內(nèi)容，以及字體和圖像，屏幕上文件可以放大到800%而絲毫不是清晰，瀏覽和打印可以根據(jù)不同需要選擇制定程序，創(chuàng)造不同尺寸和不同精度的PDF格式文件;不依賴該計算機的硬件配置、操作系統(tǒng)和創(chuàng)建文件的應用程序，用戶只要安裝一個PDF閱讀軟件，就可以在微軟各操作系統(tǒng)上閱讀由蘋果機操作系統(tǒng)創(chuàng)建的PDF，也可以在純英文版的操作系統(tǒng)下打印含漢字的PDF文件;在文件保護方面，PDF文件可以進行加密，控制敏感信息的訪問權(quán)限，防止PDF被改動或打印，因而能用來傳送有知識產(chǎn)權(quán)的電子文件。

因此，我們確定檔案數(shù)字化的標準如下:

#61548;采用掃描儀、縮微膠片掃描設(shè)備等設(shè)備對檔案進行數(shù)字化加工，紙質(zhì)載體的文件掃描時分辨率不低于200dpi，以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰可見為標準，采用灰度和彩色兩種方式掃描，存儲格式為具有多頁文件瀏覽功能的PDF格式;

#61548;紙質(zhì)載體的照片掃描時分辨率應不低于400dpi，也用灰度和彩色兩種方式掃描，掃描圖像縮放比為100%，存儲格式為JPEG或TIFF;

#61548;膠片載體的檔案需要利用計算機、放像設(shè)備及視頻采集卡將錄像帶中的視頻信號轉(zhuǎn)化為計算機可識別的數(shù)字新號，數(shù)字化的視頻數(shù)據(jù)傳輸率不低于4MB/S，存儲格式為WMV形勢;

#61548;數(shù)字化檔案命名時由“全宗號—目錄號—件卷號”組成;

#61548;所有電子格式都要在虛擬服務器中存儲，另外為了安全還應可入光盤中一份，作為另外一種保存載體，刻制光盤時應選擇“一次性寫入”方式。

1. 2實施具體做法

首先，為了檔案利用時的檢索方便，實現(xiàn)檔案目錄數(shù)字化，并使目錄與相應的電子文件一一對應，建立索引，各檔案庫的檔案管理員要把對應檔案庫的共10萬余條檔案目錄逐條錄入計算機。例如文書庫的目錄一共3萬多條，目錄項目需要包括檔案號、文件題名、文件編號、文件責任者、文件保密級別、文件一共頁數(shù)、文件產(chǎn)生日期、歸檔日期、保管期限、檔案所在庫房位置、檔案所在檔案盒號，由于來查檔人員也許只知道所要查檔的一個信息，其余都不知道，所以我們要把每件檔案所包含的各類信息盡量的都在目錄中體現(xiàn)，這樣查找時只需輸入一個條件就可以快速的找到所需要的資料。

其次，把室藏檔案數(shù)字化，嚴格按著檔案數(shù)字化標準進行檔案掃描、刻錄保存。如單井的施工圖，由于施工圖都是沒口井最開始打井時所測得到的，紙張又都非常脆，在掃描時需要夾在大的透明塑料與塑料中間，然后平鋪著一點點進行掃描，掃描后都采用JPEG或TIFF存儲，然后再備份刻錄在DVD光盤中，每完成一張圖紙需要10分鐘左右。

2、使用的級別和數(shù)字檔案的保護

2.1 用戶分級

檔案電子化后檔案得到了充分的共享，但是并不是所有檔案所有人都可以隨便查看的，根據(jù)檔案管理辦法把不同用戶分成不同的使用級別，確保用戶既可以充分利用檔案資源，用能使檔案保密工作得到保障。

根據(jù)工作的需要，按使用權(quán)限分為統(tǒng)管理員、檔案管理員、普通查詢用戶三類用戶，管理員擁有最高權(quán)限，檔案管理員按檔案庫房類別區(qū)分不同的操作權(quán)限，普通查詢用戶根據(jù)檔案保密級別、所在單位、電子文件共享范圍等條件分配不同的查詢權(quán)限。

2.2 檔案的保護

檔案電子化后，由于電子文件本身的特殊性，為了長久、安全的保存，還需要經(jīng)常進行更新、維護、拷貝和遷移。為了檔案更加安全，我們采取了如下措施:首先，接收入庫的電子檔案應進行有效的檢測與維護，定期對儲存電子檔案的載體進行檢測，發(fā)現(xiàn)問題及時采取恢復措施。檔案管理系統(tǒng)所有數(shù)據(jù)庫內(nèi)的數(shù)據(jù)都應建立備份，復制到耐久性的載體上，脫機保存。

其次，文件形成單位應加強計算機的病毒檢測，確保儲存電子文件的光盤等載體不帶病毒，檔案管理人員接收電子檔案歸檔時應進行計算機病毒檢測，確保入庫的電子檔案不帶病毒，并定期進行計算機病毒檢測，確保檔案數(shù)據(jù)安全、有效。

再次，必須對歸檔封存的載體和數(shù)據(jù)庫備份載體采取防改寫措施。要加強對電子文件制作和管理人員的管理，避免人為原因更改電子檔案原始信息。要做好局域網(wǎng)的安全防護工作。通過訪問控制，規(guī)定哪些用戶能夠登錄檔案服務器，并獲取檔案信息資源。設(shè)權(quán)限控制，限定用戶對檔案資源所能進行的操作，確保電子文件的安全。

3、統(tǒng)實現(xiàn)

以Windows2003為系統(tǒng)開發(fā)環(huán)境，利用Web服務器，用.Net2003為開發(fā)平臺和Oracle數(shù)據(jù)庫服務器，編制了數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，有5個方面14個模塊。具體功能如下:

3.1用戶管理

建立分級用戶管理制，不同用戶對應不同類型的檔案，可以查詢和利用相應密級的檔案。確保用戶既可以充分利用檔案信息資源，又能夠使檔案保密工作得到保障。

3.2檔案收集

管理各檔案庫的檔案管理員可以對相應檔案庫的檔案目錄進行維護操作，包括新增，刪除以及查詢到相應的目錄進行修改等操作。在收集過程中針對不同的檔案庫形成對應的移交目錄和卷內(nèi)目錄表格，生成的表格可以導出備份，也可以直接進行打印操作。

3.3檔案查詢

由于檔案管理涉及的部門比較多，考慮到電子檔案的保密和安全性，不同的級別的用戶所見到的查詢界面不同，因此需要把每個級別的檔案分開，并按使用權(quán)限分級建立用戶。用戶可以方便的查詢到自己所需的檔案資料。

3.4借閱管理

用戶在查閱電子文檔目錄的同時，可同時了解當前檔案的實物檔案的相關(guān)借閱信息。管理各檔案庫的管理員可以利用系統(tǒng)對實物檔案的借閱流程進行管理，包括借閱登記、借閱歸還以及借閱情況統(tǒng)計，使系統(tǒng)中電子目錄的借閱狀態(tài)與實物檔案進行相關(guān)對應，從而實現(xiàn)了數(shù)字化檔案與實物檔案的業(yè)務一致性。

3.5匯總統(tǒng)計

檔案使用情況的統(tǒng)計匯總，包含檔案借閱日志、檔案利用率、借閱年報等相關(guān)的統(tǒng)計信息，通過統(tǒng)計匯總可以了解用戶對系統(tǒng)及電子檔案的使用情況。

4、總結(jié)

隨著油田數(shù)字化進程的加快，檔案信息資源已經(jīng)成為油田中重要資料來源。檔案數(shù)字化的重要性可以分為以下幾點:

數(shù)字化檔案是油田信息化建設(shè)發(fā)展的需要。

數(shù)字化檔案具有利用效率高、易管理和安全性高等特點。

建立完善的檔案數(shù)字化管理系統(tǒng)，是數(shù)字化檔案得以實現(xiàn)的關(guān)鍵。

用戶分級管理方法是實現(xiàn)檔案保密工作的有效途徑。