淺談企業(yè)會(huì)計(jì)電算化管理工作

摘要:本文從企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的組織機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)崗位責(zé)任制、內(nèi)部管理制度等方面討論了企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作應(yīng)解決的問題，以保證企業(yè)會(huì)計(jì)電算化工作的安全實(shí)施和順利開展。

企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的管理為什么會(huì)引起人們的關(guān)注?為什么兩個(gè)單位配置同樣的軟件、硬件設(shè)備，一個(gè)運(yùn)行正常，能及時(shí)準(zhǔn)確地提供信息，另一個(gè)卻屢出故障，核算效率低?從實(shí)踐來看，應(yīng)用不佳的單位絕大多數(shù)是由于忽視管理所致。因此，規(guī)范會(huì)計(jì)電算化的組織實(shí)施工作，做好單位會(huì)計(jì)電算化的管理，建立健全會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制、會(huì)計(jì)電算化操作管理制度、計(jì)算機(jī)軟硬件和數(shù)據(jù)管理制度、電算化檔案管理制度，是確保會(huì)計(jì)電算化成功的關(guān)鍵。

一、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的組織機(jī)構(gòu)

在我國(guó)會(huì)計(jì)電算化工作的實(shí)踐中，各單位應(yīng)根據(jù)其工作的特點(diǎn)和實(shí)際要求，合理設(shè)置會(huì)計(jì)部門的組織機(jī)構(gòu)及工作內(nèi)容。目前，會(huì)計(jì)電算化的組織機(jī)構(gòu)主要有以下兩種形式:會(huì)計(jì)部門內(nèi)部設(shè)置電算化小組和企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一管理。

1、企業(yè)會(huì)計(jì)部門內(nèi)部設(shè)置電算化小組

這種組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置是目前我國(guó)企業(yè)會(huì)計(jì)電算化采用的最普遍的形式，這種組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)是會(huì)計(jì)部門內(nèi)部設(shè)立電算化小組，與各手工業(yè)務(wù)核算小組一起接受會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)人的領(lǐng)導(dǎo)。會(huì)計(jì)部門單獨(dú)配備計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和機(jī)房設(shè)施，并配備有關(guān)人員，如數(shù)據(jù)錄入員、系統(tǒng)操作員和系統(tǒng)維護(hù)員等，完全由會(huì)計(jì)部門負(fù)責(zé)計(jì)劃組織電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)或商品化財(cái)務(wù)軟件的選購、系統(tǒng)的使用和維護(hù)等工作。

采用這種組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是能調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)部門人員實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作電算化的積極性，能夠較好地協(xié)調(diào)原有會(huì)計(jì)人員，適應(yīng)性強(qiáng);能夠根據(jù)會(huì)計(jì)部門的需求和業(yè)務(wù)特點(diǎn)選擇適用的會(huì)計(jì)軟件。其缺點(diǎn)是計(jì)算機(jī)的利用率低，不利于滿足單位的總體信息需求;不利于協(xié)調(diào)會(huì)計(jì)部門與其他部門之間的關(guān)系。

2、企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組統(tǒng)一管理

這種組織機(jī)構(gòu)也稱為集中管理下的分散組織機(jī)構(gòu)，是實(shí)現(xiàn)企業(yè)單位管理信息系統(tǒng)現(xiàn)代化的一種形式，它的實(shí)現(xiàn)需要有網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的支持。

這種組織機(jī)構(gòu)的特點(diǎn)是企業(yè)單位管理信息系統(tǒng)的總體規(guī)劃、設(shè)備配置、軟件選用及開發(fā)，系統(tǒng)使用過程中的軟件、硬件維護(hù)等由計(jì)算機(jī)中心統(tǒng)一管理，同時(shí)在會(huì)計(jì)部門設(shè)置計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)終端，會(huì)計(jì)部門主要負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)收集、整理、輸入及系統(tǒng)運(yùn)行，在企業(yè)信息化領(lǐng)導(dǎo)小組領(lǐng)導(dǎo)下，按照會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)劃進(jìn)行分步開發(fā)工作。會(huì)計(jì)部門內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置取決于電算化的程度，如果會(huì)計(jì)核算工作基本上由計(jì)算機(jī)來處理，就不能按手工核算方式設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，而主要設(shè)置電算化組，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的規(guī)劃和開發(fā);數(shù)據(jù)準(zhǔn)備組，負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)所需數(shù)據(jù)的組織、整理工作;數(shù)據(jù)處理組，負(fù)責(zé)電算化會(huì)計(jì)信息的運(yùn)行工作;財(cái)務(wù)管理組，負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)管理工作;檔案管理組，負(fù)責(zé)會(huì)計(jì)檔案的保管工作。

采用這種組織機(jī)構(gòu)的優(yōu)點(diǎn)是便于對(duì)企業(yè)管理信息系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃、集中管理，避免重復(fù)開發(fā)，提高數(shù)據(jù)的共享程度。由于會(huì)計(jì)電算化規(guī)劃是由會(huì)計(jì)部門根據(jù)企業(yè)規(guī)劃并結(jié)合財(cái)務(wù)工作特點(diǎn)和需要制定的，而且會(huì)計(jì)部門參與電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的開發(fā)工作，因此，有利于調(diào)動(dòng)會(huì)計(jì)部門的積極性，增強(qiáng)系統(tǒng)的實(shí)用性。這種組織機(jī)構(gòu)一般適用于具備網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的大中型企業(yè)單位，特點(diǎn)是那些采用ERP對(duì)企業(yè)進(jìn)行全面管理的大中型企業(yè)

二、人員的工作崗位及職責(zé)

《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》中提出了建立會(huì)計(jì)算化崗位責(zé)任制的原則，“實(shí)行會(huì)計(jì)電算化的單位，要建立會(huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，要明確每個(gè)工作崗位的職責(zé)范圍，切實(shí)做到事事有人管，人人有專責(zé)，辦事有要求，工作有檢查?！苯?huì)計(jì)電算化崗位責(zé)任制，有利于會(huì)計(jì)工作程序化、規(guī)范化，有利于落實(shí)責(zé)任，有利于提高工作效率和質(zhì)量。

按照這一原則和會(huì)計(jì)電算化的工作特點(diǎn)，實(shí)施會(huì)計(jì)電算化過程中，各單位可以根據(jù)內(nèi)部牽制制度的要求和工作需要，對(duì)會(huì)計(jì)崗位的劃分劃行調(diào)整和設(shè)立必要的工作崗位。會(huì)計(jì)電算化后的工作崗位基本上可為分基本會(huì)計(jì)崗位和電算化會(huì)計(jì)崗位。

基本會(huì)計(jì)崗位與手工會(huì)計(jì)崗位相對(duì)應(yīng)，可以一人一崗，也可以一人多崗或一崗多人，但應(yīng)當(dāng)符合內(nèi)部牽制制度的要求。

電算化會(huì)計(jì)崗位是指直接管理、操作、維護(hù)計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的工作崗位。一般來講，電算化會(huì)計(jì)可設(shè)立如下崗位。

1、電算主管

負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行工作，要求具備會(huì)計(jì)和計(jì)算機(jī)知識(shí)以及相關(guān)的會(huì)計(jì)電算化組織的經(jīng)驗(yàn)。電算主管可以由會(huì)計(jì)主管來兼任。電算主管可以調(diào)用系統(tǒng)的所有功能，具有很大的權(quán)限，因此，不能兼管系統(tǒng)維護(hù)工作。

2、軟件操作

負(fù)責(zé)輸入記賬憑證和原始憑證等會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)，輸出記賬憑證、會(huì)計(jì)賬薄、報(bào)表，進(jìn)行會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理工作，要求具備財(cái)務(wù)軟件操作知識(shí)，達(dá)到會(huì)計(jì)電算化初級(jí)知識(shí)培訓(xùn)的水平。

3、審核記賬

負(fù)責(zé)對(duì)輸入計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行審核，以保證會(huì)計(jì)憑證的合法性、正確性和完整性，操作財(cái)務(wù)軟件登記賬簿，對(duì)打印輸出的賬簿、報(bào)表進(jìn)行確認(rèn)。

4、電算維護(hù)

負(fù)責(zé)保證計(jì)算機(jī)硬件、軟件的正常運(yùn)行，管理機(jī)內(nèi)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。維護(hù)人員不能擔(dān)任與系統(tǒng)操作有關(guān)的工作。

5、電算審查

負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及財(cái)務(wù)軟件系統(tǒng)的運(yùn)行，防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。要對(duì)系統(tǒng)輸入和輸出的數(shù)據(jù)進(jìn)行審查，以保證數(shù)據(jù)的正確、完整和合法。

6、數(shù)據(jù)分析

負(fù)責(zé)對(duì)計(jì)算機(jī)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分析。

7、會(huì)計(jì)檔案資料保管

負(fù)責(zé)各種電算化會(huì)計(jì)檔案資料的保管工作。對(duì)系統(tǒng)的文檔資料、各種數(shù)據(jù)存儲(chǔ)介質(zhì)、各種憑證賬表進(jìn)行保管，并保證其安全完整。

三、企業(yè)會(huì)計(jì)電算化的日常管理

企業(yè)實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，為了保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)信息的可靠性，經(jīng)營(yíng)管理的有效性和電算化系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，企業(yè)應(yīng)該制定完善的管理制度，加強(qiáng)內(nèi)部管理。這些制度主要包括會(huì)計(jì)電算化的操作管理制度、電算化會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)運(yùn)行管理制度、會(huì)計(jì)電算化信息系統(tǒng)會(huì)計(jì)檔案管理制度。

1、操作管理

操作管理是指對(duì)會(huì)計(jì)系統(tǒng)操作運(yùn)行過程中的控制和管理工作。建立健全操作管理制度并嚴(yán)格實(shí)施，是系統(tǒng)安全、有效運(yùn)行的保證，也是操作管理的具體體現(xiàn)。主要包括以下內(nèi)容:

第一、嚴(yán)格執(zhí)行操作人員的工作職責(zé)和工作權(quán)限。任何一位操作員都靠密碼來標(biāo)明身份的，每個(gè)人的密碼自己應(yīng)該妥善保管，并經(jīng)常更換，對(duì)他人保密。

第二、不相容崗位分離原則。例如，出納人員不能兼管稽核、會(huì)計(jì)檔案保管。

第三、制定必要的上機(jī)操作記錄制度。每位操作員在上機(jī)操作后，應(yīng)該進(jìn)行登計(jì)。做完工作后，要及時(shí)進(jìn)行備份。

2、維護(hù)管理

系統(tǒng)維護(hù)是系統(tǒng)運(yùn)行過程中最重要的工作，企業(yè)應(yīng)該加強(qiáng)維護(hù)工作的管理，來保證系統(tǒng)軟硬件的故障及進(jìn)排除，保證系統(tǒng)安全、正常運(yùn)行。

3、檔案管理

檔案管理要制定各種會(huì)計(jì)檔案資料的保存期限及期滿銷毀制度。要按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。除了紙質(zhì)文檔資料外，磁性介質(zhì)的資料也要注意，要做到防磁、防潮和防塵。重要的會(huì)計(jì)檔案要準(zhǔn)備雙份，存放在不同地點(diǎn)。

4、病毒管理

對(duì)于計(jì)算機(jī)病毒管理主是是采取各種預(yù)防措施，保證計(jì)算機(jī)干靜、安全。要保證財(cái)務(wù)用的計(jì)算機(jī)專用制度，禁止來路不明的光盤、U盤上的程序在財(cái)會(huì)專用計(jì)算機(jī)上運(yùn)行。

總之，企業(yè)在實(shí)行電算化的時(shí)候，要結(jié)合企業(yè)的實(shí)際，按照系統(tǒng)工程的需要進(jìn)行精心組織、科學(xué)實(shí)施，在實(shí)施過程中要著重解決會(huì)計(jì)電算化崗位和會(huì)計(jì)電算化制度等要素的匹配問題，從源頭上來確保企業(yè)電算化工作的順利實(shí)施，保證以后的工作安全可靠。

參考文獻(xiàn):

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[2]《初級(jí)會(huì)計(jì)電算化》經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社2008年12月第1版

[3]《會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)》西南財(cái)經(jīng)大學(xué)出版社. 黃文峰、盧燕 主編