淺談科技檔案的信息化模式

摘要：大規(guī)模、綜合性的自然科學(xué)研究和生產(chǎn)技術(shù)工作的開展使人類對(duì)科技成果的交流與應(yīng)用更為廣泛和頻繁，社會(huì)的發(fā)展也越來越離不開科學(xué)技術(shù)事業(yè)。由于科學(xué)理論和生產(chǎn)技術(shù)的創(chuàng)新與革命，總是在知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)繼承、積累的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，這就使得人們對(duì)承載科學(xué)技術(shù)知識(shí)、成果的科技檔案愈加重視。如何利用好現(xiàn)有的科技檔案成為了大家關(guān)注的焦點(diǎn)之一，本文正是基于此，從信息化進(jìn)行了分析和討論，旨在為科技檔案信息化的發(fā)展提供借鑒和參考。

關(guān)鍵詞：科技檔案；信息化；模式

新中國建立以后，我國提出了為建設(shè)強(qiáng)大的社會(huì)宅義國家而奮斗的宏偉目標(biāo)，要實(shí)現(xiàn)農(nóng)業(yè)、工業(yè)、國防和科學(xué)技術(shù)的四個(gè)現(xiàn)代化，要開發(fā)和綜合利用各種豐富的物質(zhì)資源，要運(yùn)用科學(xué)技術(shù)改造和裝備國民經(jīng)濟(jì)的各個(gè)部門，這就必然地大量產(chǎn)生和形成很多種類的科技檔案，而運(yùn)用信息化技術(shù)可以很好的貯存、積累和查考利用這些科技檔案。

一、科技檔案信息化的概念

進(jìn)入信息時(shí)代，科技檔案管理有了重大改觀。主要的原因就是計(jì)算機(jī)和因特網(wǎng)的技術(shù)支持。并且隨著技術(shù)的改善，科技檔案信息化的概念逐漸走進(jìn)了大家的視野。

科技檔案信息化就是運(yùn)用電子化手段，對(duì)科技檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，并按數(shù)字化文稿進(jìn)行管理，且以磁盤、光盤存貯，這可以有效地解決傳統(tǒng)檔案管理中存在的“保存”問題，丟失“安全陸”問題，同時(shí)還解決了“借閱難”的問題。將原檔案進(jìn)行電子化、數(shù)字化，以方便存貯、查閱，這不僅滿足了檔案資料不斷增長，加速了收集、整理、成冊(cè)的步伐，也保證了隨時(shí)隨地查閱。

二、科技檔案信息化的意義

1 基于信息化的科技檔案建設(shè)順應(yīng)了當(dāng)今時(shí)代的潮流。以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為核心的現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，使人們的生活、工作步入了一個(gè)嶄新的信息時(shí)代。許多行業(yè)和領(lǐng)域都已經(jīng)應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行業(yè)務(wù)管理。在這樣一個(gè)大背景之下，只有盡早運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)管理信息，才能使得科技檔案的發(fā)展跟上社會(huì)發(fā)展的步伐。如何借助信息化的翅膀，整合科技檔案，是時(shí)代的要求，也是科技檔案今后發(fā)展趨勢(shì)。

2 基于信息化的科技檔案建設(shè)順應(yīng)了改革的需要。由于生產(chǎn)力和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，科技檔案工作的任務(wù)、內(nèi)容、范圍都發(fā)生了很大的變化。在這種情況下，科技檔案的信息也不可避免地遇到許多新困難、新難題。諸如新型文件的管理越來越多地用計(jì)算機(jī)應(yīng)用程序完成，科技檔案的種類也不斷增加，載體形式日趨復(fù)雜多樣化。

由此可見，科技檔案信息管理日趨復(fù)雜，動(dòng)態(tài)化管理是必要的。為適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展，必須實(shí)施科技檔案信息化管理，使用戶可以在網(wǎng)際間自由地穿梭跨越，不受地理位置和時(shí)間限制的查詢、共享檔案信息，促使科技檔案工作取得突破性進(jìn)展，滿足利用者多方面的需求。

三、科技檔案的信息化建設(shè)模式

1 科技檔案數(shù)據(jù)處理自動(dòng)化模式。這種模式是要求實(shí)現(xiàn)科技檔案的采集、存儲(chǔ)、加工、處理和傳輸自動(dòng)化。對(duì)原有的檔案資料采用數(shù)字化輸入，提高了科技檔案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)、傳輸以及共享程度，增強(qiáng)了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和可靠性。

2 科技檔案數(shù)據(jù)處理一體化模式，采用大型空間數(shù)據(jù)庫對(duì)所有科技檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行一體化管理，基礎(chǔ)科技檔案數(shù)據(jù)僅需錄入一次，就能生成由此派生的其他相關(guān)科技檔案數(shù)據(jù)，形成數(shù)據(jù)鏈，以減少科技檔案數(shù)據(jù)的重復(fù)錄入和存儲(chǔ)。同時(shí)，盡可能將各種科技檔案系統(tǒng)互聯(lián)為一體，或?qū)F(xiàn)有科技檔案數(shù)據(jù)資源納入到計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)中，以提高數(shù)據(jù)的利用率、保持?jǐn)?shù)據(jù)的延續(xù)性。

3 科技檔案數(shù)據(jù)處理實(shí)用化模式。這種模式是要求科技檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，要建立具有友好的用戶界面，良好的系統(tǒng)性能，較高的處理效率，便于掌握、使用和維護(hù)科技檔案，同時(shí)要采用成熟的軟件開發(fā)技術(shù)。

4 科技檔案數(shù)據(jù)處理先進(jìn)化模式，這種漠式是要求科技檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，要建立采用當(dāng)前最先進(jìn)、最成熟的技術(shù)和方法的系統(tǒng)，使整個(gè)系統(tǒng)達(dá)到一個(gè)較高的水平，并具有較長的生命周期。

5 科技檔案數(shù)據(jù)處理開放化模式。這種模式是要求科技檔案數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)，要具有良好的科技檔案數(shù)據(jù)輸入輸出接口，能接收和輸出各種科技檔案數(shù)據(jù)格式和圖形。同時(shí)，系統(tǒng)預(yù)留部分功能模塊接口，便于系統(tǒng)的進(jìn)一步升級(jí)和擴(kuò)充。

此外，對(duì)于各種科技檔案信息化模式建設(shè)要對(duì)整個(gè)系統(tǒng)運(yùn)行可靠，容鍇性強(qiáng)等方面進(jìn)行要求，不能由于誤操作而出現(xiàn)死機(jī)現(xiàn)象。同時(shí)系統(tǒng)通過設(shè)置不同等級(jí)的操作許可，以保證數(shù)據(jù)的安全性，在保證系統(tǒng)陸能的前提下，盡量選擇“性價(jià)比”高的軟硬件產(chǎn)品，發(fā)揮有限資金的使用效率，統(tǒng)籌考慮軟硬件投入，分步實(shí)施。同時(shí)，在科技檔案的信息化建設(shè)的過程中，采用并遵循統(tǒng)一的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)：如通信信道、網(wǎng)絡(luò)協(xié)議、網(wǎng)絡(luò)規(guī)程、網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)、應(yīng)用系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、網(wǎng)絡(luò)體系結(jié)構(gòu)、系統(tǒng)安全等方面。

四、科技檔案的信息化建設(shè)的保障措施

1 積極科技檔案的提供利用工作。隨著經(jīng)濟(jì)體制改革的深入，橫向經(jīng)濟(jì)聯(lián)系有較大的發(fā)展，科技檔案工作也應(yīng)走改革、開放、搞活的道路。檔案人員要掌握館藏情況，熟悉檔案內(nèi)容，積極合理地開發(fā)檔案資源，將編研成果。這種高層次的開發(fā)工作也應(yīng)是科技檔案管理人員的努力方向。

2 解決好規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化問題。我國檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化起步較低，檔案現(xiàn)代化工作提到議事日程上來不久，相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)也較少?！案愫脴?biāo)準(zhǔn)化，才有現(xiàn)代化”這是經(jīng)過實(shí)踐取得的重要經(jīng)驗(yàn)。經(jīng)過檔案人員的不懈努力，我國目前已有了與《檔案著錄規(guī)則》相配套的《中國檔案分類法》、《中國檔案主題詞表》等一系列標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。隨著信息化進(jìn)程的不斷加劇，科技檔案信息化化領(lǐng)域的標(biāo)準(zhǔn)化也要積極組織和開展。

3 檔案信息數(shù)字化的基礎(chǔ)工作要做好，科技檔案管理人員要做好科技文件、圖紙等的歸檔工作，以避免由于前期工作失誤而對(duì)后期整理工作造成麻煩。歸檔后，科技檔案管理人員要深入細(xì)致地作好技術(shù)整理、檔案整編、館藏組織、信息錄入等中間性的基礎(chǔ)工作。