淺談群眾文化藝術(shù)檔案管理及利用

一

檔案從收領(lǐng)到整理，從鑒定到保管，最終貴在利用。檔案是利用的基礎(chǔ)，利用是檔案的生命。而檔案的有效利用程度無(wú)疑取決于收集、整理、鑒定、保管各個(gè)環(huán)節(jié)的細(xì)膩工作與否以及檔案利用過程中的積極探索實(shí)踐。如今，藝術(shù)檔案的廣泛利用已涉及到文化事業(yè)發(fā)展的各個(gè)方面，藝檔作為儲(chǔ)存交化知識(shí)的載體、文化發(fā)展史的記錄和文化建設(shè)事業(yè)的組成部分，已成為越來越多人的共識(shí)。當(dāng)然每一事物都有它的特殊性。就我們區(qū)級(jí)文化館而言，藝術(shù)檔案的利用價(jià)值更多體現(xiàn)在于創(chuàng)辦活動(dòng)、等級(jí)考評(píng)、職稱評(píng)定等諸方面。這就形成了文化事業(yè)單位對(duì)藝術(shù)檔案收集、整理、保管等環(huán)節(jié)中的特定要求：一是要求內(nèi)容完整性。一般檔案多為保存結(jié)果和粗略過程，而藝術(shù)檔案中的藝術(shù)活動(dòng)類則十分強(qiáng)調(diào)內(nèi)容完整性，尤其要注意到細(xì)節(jié)、甚至刨根問底。如組織一次地方特色的古詞演唱，不僅要記載這次演唱會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)、人員、效果，而且也有必要借此機(jī)會(huì)記載古詞演唱這種形式的起源、演變和發(fā)展。二是要求分類明朗化。在我們文化館，藝術(shù)檔案被分成若干大類，然后再細(xì)分屬類，如：A館務(wù)類；B活動(dòng)類；C個(gè)人類；D財(cái)會(huì)類；E基建設(shè)備類等屬于大類。A大類下設(shè)2個(gè)屬類：A1行政管理類，A2黨群工作類。B大類下設(shè)6個(gè)屬類：B1文學(xué)戲曲類，B2音樂舞蹈類，B3美術(shù)書法攝影類，B4綜合活動(dòng)類，B5其它活動(dòng)類，B6非物質(zhì)文化遺產(chǎn)。C大類以每個(gè)人設(shè)屬類。D大類包括財(cái)會(huì)歷年來的賬單、發(fā)票等。E大類下設(shè)3個(gè)屬類：E1建造房屋有關(guān)材料，E2房屋普查登記有關(guān)材料，3設(shè)備添置有關(guān)材料。A1行政管理類，因包含內(nèi)容較廣泛，故下設(shè)：A1—1和本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)的文件、函件，A1—2工作計(jì)劃與總結(jié)，A1—3考核評(píng)比材料，A1—4工作交流材料，A1—5群眾團(tuán)體活動(dòng)材料，A1—6其他與本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)有關(guān)材料。這些類別的細(xì)分不僅要求檔案工作要過細(xì)，而且要求目錄表注釋詳盡明確，很多目錄標(biāo)題下面需要一大串注解。因?yàn)橛泻芏嗨囆g(shù)品（攝影、書畫等）和文藝活動(dòng)都是用藝術(shù)語(yǔ)言命名的，這種標(biāo)題不大容易使人一目了然。三是要求整理靈活性。許多檔案是裝訂型的，但藝術(shù)檔案的大部分門類則要求采用“夾頁(yè)型”，理由有三：①活動(dòng)的形式有補(bǔ)充的可能。特別是傳統(tǒng)性的活動(dòng)，它可能會(huì)牽涉到更多的人和事，可能會(huì)追溯到以前更遠(yuǎn)的時(shí)間；②活動(dòng)的時(shí)間拖延性很大。如全國(guó)性和省里組織活動(dòng)全程往往需要很長(zhǎng)時(shí)間，獲得一張證書有的要拖上一年半載。③藝檔在利用過程中隨時(shí)需要抽用和復(fù)印。

每一事物都有其自身的特色，而有特色地開展工作便是提高該事物效能的根本。為使藝術(shù)檔案更好地為本單位服務(wù)，使其利用效能進(jìn)一步提高，本人對(duì)藝術(shù)檔案工作有一些思考并在實(shí)踐中作了嘗試。

二

堅(jiān)持“隨記法”，為藝術(shù)檔案的有效利用提供寶貴的原始素材

人的記憶力是有限的，常言道：“好記性不如爛筆頭”。一般的檔案往往是采取“搜集”和“回憶”的方法集成的。這給藝術(shù)檔案的準(zhǔn)確性和完整性帶來很大的影響。為提高藝術(shù)檔案整理的效率與質(zhì)量，我常備了一本“隨記本”，隨身攜帶。每逢活動(dòng)，從一開始到結(jié)尾都盡可能的記下來，看似象“流水帳”，或象“小事記”，點(diǎn)點(diǎn)滴滴，多多益善。我把這種方法稱之為“隨記法”。養(yǎng)成了這種習(xí)慣以后，檔案整理起來就方便、及時(shí)了?；顒?dòng)一結(jié)束，我根據(jù)“隨記本”，再綜合各方面插集的材料，在較短的時(shí)間里就可形成“夾頁(yè)式”檔案。然而，我也不輕易丟掉“隨記本”，而是把它作為“特殊檔案”保存起來，因?yàn)槲以趯?shí)踐中發(fā)現(xiàn)它還有著特殊價(jià)值，即除了編制檔案之外，它的某些“余量”還可利用。如一項(xiàng)大獎(jiǎng)賽過后，我們檔案收編的大多是獲獎(jiǎng)作品和獲獎(jiǎng)人員名單。殊不知很多作品雖未獲獎(jiǎng)，但其中不少演員的表演卻是不錯(cuò)的，這在我的“隨記本”里往往會(huì)有記錄。我們搞群眾文化，非常需要來自各條戰(zhàn)線的群眾演員。在好多次活動(dòng)物色演員時(shí)，我的“隨記本”就派上用場(chǎng)了。此外，還有不少單位為編寫創(chuàng)建文明單位材料、許多人在高考和招工中為收集反應(yīng)自己特長(zhǎng)的材料，也是在我的“隨記本”上找到了“證據(jù)”。

規(guī)范“雙重制”，為藝術(shù)檔案的有效利用提供準(zhǔn)確的實(shí)用資料

單位藝檔與個(gè)人藝檔雙管齊下，我稱之為“雙重制”?！半p重制”檔案整理、編制的難度在于量大且繁瑣。區(qū)一級(jí)的文化活動(dòng)大多具備一定的規(guī)模，本館工作人員三四十號(hào)人均需參與其中?；顒?dòng)過后，除了編制單位藝檔之外，還得做許多個(gè)人檔案，專業(yè)不同，材料繁雜，有時(shí)復(fù)印件就一大堆。盡管如此，我認(rèn)為個(gè)人藝檔非常重要，只有同時(shí)做好“雙重制”，才能保證整個(gè)藝術(shù)檔案的完整性。

“雙重”檔案的利用價(jià)值集中體現(xiàn)在個(gè)人職稱評(píng)定和職稱人員的人事關(guān)系調(diào)動(dòng)方面。在評(píng)定職稱中個(gè)人藝檔無(wú)疑是申報(bào)者的原始證據(jù)。一份詳盡的個(gè)人藝檔目錄表，不僅給上級(jí)主管部門確定推薦意見提供依據(jù)，而且也給審批部門提供了依據(jù)。個(gè)人藝檔中的原始材料既方便個(gè)人申報(bào)職稱，又為從職人員的工作調(diào)動(dòng)提供了依據(jù)。個(gè)人藝檔是一個(gè)文藝工作者火紅人生的記載。藝檔跟著人員走，什么事情都清楚。

實(shí)踐中，我認(rèn)為做好“雙重”藝檔工作應(yīng)注意三個(gè)方面：一要及時(shí)。每項(xiàng)活動(dòng)結(jié)束都應(yīng)將材料及時(shí)整理收編，即使加班也要把事情辦了，拖下來往往會(huì)出現(xiàn)遺漏；二要準(zhǔn)確。尤其是在一些細(xì)節(jié)上不能有誤。比如在獲獎(jiǎng)等級(jí)上容易混淆：證書上原來字體不規(guī)范又遇見筆劃脫落，“二等獎(jiǎng)”就變成了“一等獎(jiǎng)”，或是證書在復(fù)印中產(chǎn)生誤差。解決這些現(xiàn)象的辦法也是很簡(jiǎn)單，即在個(gè)人藝檔中把目錄表上的字體規(guī)范起來，比如把“二等獎(jiǎng)”寫成“貳等獎(jiǎng)”等等；三要齊全。檔案工作者要有較強(qiáng)的事業(yè)心與責(zé)任感。做到齊全無(wú)非就是在“勤”字和不厭其煩上下氣力。對(duì)經(jīng)常碰到的“一證件反映多人成績(jī)”等情況，作為檔案工作者應(yīng)細(xì)心對(duì)待，區(qū)分不同專業(yè)和類型，復(fù)制各種印件，及時(shí)充實(shí)個(gè)人藝檔，盡可能在齊全上不留遺憾。

采用“列表式”，為藝術(shù)檔案的有效利用提供全面的匯兌資料

為了能夠及時(shí)準(zhǔn)確的提供綜合性材料，我采用了“列表式”的做法，即把單位的實(shí)績(jī)用統(tǒng)計(jì)表的方法表現(xiàn)出來。

“列表式”首先是制表。需要制作一份能全方位反應(yīng)情況，又能隨時(shí)擴(kuò)充內(nèi)容的表格。然后是及時(shí)填表，盡量縮短時(shí)差關(guān)系。再次是備份，為了及時(shí)反應(yīng)情況，便于利用，一般情況下，需要備有雙份表，隨時(shí)可拿出一份。

“列表式”用途廣泛。每遇年度考核少不了，每遇單位匯總情況少不了，每遇展覽報(bào)捷少不了，尤其是單位等級(jí)考評(píng)時(shí)用處特別大。

“列表式”試行幾年，取得了較好的效果。

三

探索藝術(shù)檔案有效利用的范圍很廣，內(nèi)容很豐富，跨度也很大?；仡檸啄旯ぷ鲗?shí)踐，感到許多方面還有待于提高。求得共識(shí)和藝檔工作者不斷努力。

首先需要擺正“利用觀”。這里有三個(gè)實(shí)際問題：一是不要“待到利用時(shí)方知重要性”，尤其是加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，增加投入，不斷增添更新藝檔設(shè)施設(shè)備；二是需要更多的人參與藝檔工作。文化單位大部份人員都是各項(xiàng)活動(dòng)的組織者，絕大部分人員都有個(gè)人藝檔，如果每個(gè)人都能自覺及時(shí)把資料送交藝檔室，就有可能避免遺漏；三是藝檔工作者不能只是單純地利用而疏忽整理，否則會(huì)偏廢藝檔。

其次需要科學(xué)管理藝檔。檔案的保管是門科學(xué)，有硬件方面的要求，也有方法上的要求。作為單位藝檔工作者有必要根據(jù)單位實(shí)際情況提出更新設(shè)施設(shè)備的計(jì)劃，并按科學(xué)的方法去整理和保管檔案。

第三需要對(duì)藝檔工作者加強(qiáng)現(xiàn)代信息技術(shù)培訓(xùn)。現(xiàn)在已進(jìn)入信息時(shí)代，檔案工作者不僅要具有基礎(chǔ)的文化科學(xué)知識(shí)、豐富的檔案專業(yè)知識(shí)，還必須掌握現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練運(yùn)用電子計(jì)算機(jī)及現(xiàn)代化通訊設(shè)備來進(jìn)行檔案管理。因此，必須下大力氣，開展現(xiàn)代信息培訓(xùn)，造就具有現(xiàn)代檔案管理意識(shí)和現(xiàn)代檔案管理技能的檔案工作人員。這是推進(jìn)文化館藝術(shù)檔案管理進(jìn)程的一項(xiàng)關(guān)鍵性工作。

藝術(shù)檔案與其他檔案相比尚屬“年輕”，但已茁壯成長(zhǎng)，且具規(guī)模。豐富和完善藝術(shù)檔案，需要時(shí)間，更需要人們不懈地努力，希望能在《浙江檔案》等刊物中學(xué)到更多的有關(guān)藝術(shù)檔案工作方面的見解和經(jīng)驗(yàn)。